Férias anuais

O Flowtly disponibiliza opções de configuração para limites de licença anual tanto ao nível organizacional como individual de cada colaborador. Isto suporta cenários envolvendo alterações na antiguidade dos colaboradores ou acordos específicos com colaboradores. A configuração para os limites de licença anual aplicados a todos os colaboradores da organização por defeito está localizada na secção de definições de organização. Para circunstâncias específicas de colaboradores, como alterações de antiguidade, utilize as definições individuais de limite de licença disponíveis no perfil do colaborador.

Adicionar um limite de licença individual

Cada limite pode ser configurado com um tipo de acordo específico e dentro de um período definido. Para definir um limite de licença anual para um colaborador, ou para o aumentar, adicione uma nova entrada especificando o novo limite (por exemplo, 26 dias) e a data de entrada em vigor. O formulário requer as seguintes informações:

• Dias - o número de dias que define o limite
• Data de início - a data a partir da qual o limite é aplicável
• Variante - a variante de acordo à qual o limite se aplica (por exemplo, contrato de trabalho ou B2B)
• Tipo de férias - o tipo de férias ao qual o limite se aplica

Após adicionar informações de licença anual, estas aparecem na lista do colaborador na coluna Dias livres/Ano e são também refletidas na coluna Dias livres restantes.

Para repor o limite de licença de um colaborador para um valor anterior, elimine a entrada atual se o limite já não deve ser aplicado, ou adicione uma nova entrada para estabelecer um novo limite, substituindo efetivamente o anterior. Por exemplo, se um colaborador deve ter um limite aumentado apenas por um período específico, e depois reverter para o limite standard, "substitua" este limite adicionando uma nova entrada.

Por exemplo, um colaborador que começa a 1 de janeiro com um limite de 20 dias pode ter o limite aumentado adicionando um limite de 26 dias com efeito a partir de 1 de março. Para reverter para o limite original após um período específico, pode ser adicionada outra entrada com um limite de 20 dias, com efeito a partir de 1 de junho. Os limites de licença aplicam-se a partir da data especificada no formulário indefinidamente, até que outra configuração altere o limite para o mesmo tipo de contrato e tipo de licença.

O Flowtly permite configurar as definições de licença anual para toda a organização, para além de ajustar individualmente estas definições para cada colaborador.

Como o direito é calculado

O separador de licença anual de um colaborador abre com o saldo: o cartão Time off balance com os dias do ano passado por baixo, e How we calculate this junto aos dois. Num ecrã estreito ficam empilhados.

Time off balance mostra a mesma leitura que o colaborador vê na sua própria página: Available now, By year end, o valor anual como etiqueta e uma barra com o acumulado e o já gozado. É o único lugar onde o saldo aparece neste separador. Nos outros separadores da pessoa, o cabeçalho leva o mesmo valor, com o número de fim de ano por baixo, para que os dois não possam divergir; no separador de licença anual esse cartão é omitido em vez de repetir o número.

How we calculate this é a aritmética por trás desse número e termina exatamente no número do cartão ao lado:

• Annual limit: os dias configurados para este contrato, com uma etiqueta sobre a origem: Individual para uma entrada neste separador, ou o valor predefinido da organização. Em qualquer caso é o direito de um contrato a tempo inteiro.
• × EPE from the contract: o equivalente a tempo inteiro do contrato ativo, a mesma percentagem que aparece junto à dimensão da função e às horas semanais.
• Accrued so far: quanto do ano já foi acumulado, face ao valor anual.
• As linhas de transporte do ano anterior, dias caducados e dias usados só aparecem quando não são zero.
• Available now: o total, o mesmo número do cartão acima.

Num ecrã estreito este painel está recolhido; selecione How we calculate this para o abrir.

A interface está em inglês porque o Flowtly ainda não está traduzido para português.

O número da coluna Days é o direito de um contrato a tempo inteiro. O Flowtly aplica o EPE depois. Introduzir um limite individual já reduzido à mão para alguém a tempo parcial volta a proporcioná-lo uma segunda vez e deixa a pessoa com dias a menos. Para meio tempo com 20 dias na organização, o limite individual correto continua a ser 20; ou nenhum, já que o predefinido diz 20.

Um saldo é sempre lido a uma determinada data e conta a licença até essa data, inclusive. A licença marcada para um dia posterior, incluindo o dia útil imediatamente a seguir, não reduz o saldo apresentado para essa data.

Dias transportados do ano anterior

Sob o cartão Time off balance, Leave from <ano> mostra com que a pessoa entrou no ano corrente e se alguém o indicou. Um número escrito por uma pessoa é marcado como entered by hand; um que o Flowtly deduziu do ano anterior, como calculated. Use o botão de adicionar, ou editar e eliminar sobre um valor já existente.

Os dias com que uma pessoa começou o ano são um registo, não o que ainda pode tirar, por isso a linha mostra-os como quatro números separados:

• Opening · 1 Jan <ano> — os dias transportados para o ano.
• Used from this pool — quantos deles já foram tirados.
• Expired — quantos caducaram sem uso na data de caducidade.
• Still available — o que resta do transporte hoje. Este é o número a consultar ao planear férias.

Quando o Flowtly não consegue determinar quanto do transporte foi usado ou caducou, só o valor inicial é mostrado, em vez de zeros que ninguém mediu. Quando a pessoa entrou no ano com um défice — mais licença tirada do que a adquirida —, a linha mostra o valor inicial abaixo de zero e Deducted from <ano>, o montante retirado do direito deste ano, e nada mais: não há bolsa a usar nem nada a caducar.

Enquanto restarem dias transportados e tiverem uma data de caducidade, o cartão Time off balance e o cartão de férias da página inicial avisam sobre eles: <montante> from <ano> expires on <data>. Use it first. O montante é o que resta do transporte, não o valor inicial. Quando o transporte for usado ou caducar, o aviso dá lugar a uma linha definitiva como From <ano>: <montante> used.

Um número inserido manualmente tem uma secção Source, note and override options. Abra-a para ler a nota deixada com o número e, se tiver permissão para o alterar, o que fazem a edição e a eliminação. O Flowtly não mostra quem inseriu o número, quando, nem que valor calculado substituiu, e a secção diz isso em vez de deixar um vazio: Entered by: unavailable · Entry date: unavailable. e Replaced calculated figure: unavailable.

Eliminar um número inserido manualmente pede confirmação primeiro: Delete this entry? The calculated carry-over from the organisation's settings applies again, and this person's balance is recalculated.

Isto importa sobretudo a uma organização que passou para o Flowtly a meio de um ano: os dias com que as pessoas chegaram são precisamente os que o Flowtly não consegue deduzir sozinho.

De onde vem cada limite

A tabela de limites encontra-se sob o título Annual entitlements, com o único botão Add annual time off deste separador ao lado. O botão só é mostrado a pessoas autorizadas a gerir acordos.

Eliminar um limite individual pede confirmação primeiro: Delete this individual limit? The organisation's calculation applies again for this person, and their balance is recalculated from the applicable rule.

Cada linha da tabela leva uma etiqueta sobre a proveniência: Individual para um limite definido neste separador, o predefinido da organização com a sua variante, e = default como aviso quando uma linha pessoal apenas repete o predefinido; uma linha assim parece inofensiva e depois sobrevive em silêncio à alteração seguinte do predefinido. Um rodapé conta-as.

Quando o Flowtly não consegue determinar de onde vêm as linhas, a etiqueta de cada uma mostra Source unavailable, e uma linha sob a tabela diz: The original rule and entry history for these rows are unavailable. — em vez de não mostrar nenhuma etiqueta, o que pareceria que as linhas seguem simplesmente o valor predefinido da organização.

O predefinido em vigor também é listado, a cinzento, com um botão para as definições da organização. Um predefinido substituído por uma linha pessoal é assinalado como tal.

Se nem um limite pessoal nem um predefinido cobrirem a variante contratual da pessoa, o separador di-lo a vermelho em vez de mostrar um zero que parece um saldo esgotado.

Num ecrã estreito cada linha da tabela passa a ser um cartão.

Acumulação de horas extra

Quando a organização acumula horas extra, a Flowtly calcula todos os meses quantas horas uma pessoa registou acima da sua norma de tempo de trabalho e propõe adicioná-las à bolsa de horas extra dessa pessoa, a bolsa de que se servem os dias Pick Up Day. Nada é adicionado até alguém aceitar a proposta. As propostas são listadas na secção Overtime accrual, por baixo da tabela de limites. A secção só aparece quando a pessoa tem pelo menos uma proposta, pelo que não é mostrada de todo numa organização que não acumula horas extra.

Cada linha é um mês:

• Month e Overtime, as horas acima da norma, que podem ser negativas;
• Pool before e Pool after, o que a bolsa continha antes e depois das horas desse mês;
• Status: Pending, Accepted ou Rejected.

Todos os valores estão em dias, horas e minutos, tal como na tabela de limites acima, pelo que um mês aceite se lê da mesma forma nos dois sítios. Uma linha aceite mostra os valores tal como eram quando foi aceite: a bolsa é calculada de novo a partir do que está em vigor nesse momento e nunca fica abaixo de zero. Uma linha rejeitada mostra um traço nos dois valores da bolsa, porque não adicionou nada.

Uma linha pendente oferece Accept e Reject:

• Accept adiciona as horas do mês à bolsa com um clique, como uma nova linha na tabela de limites acima. O saldo e a tabela são atualizados de imediato.
• Reject pede primeiro confirmação: nada é adicionado à bolsa e esse mês não volta a ser proposto.

Se o mês já tiver sido decidido noutro sítio, a Flowtly indica-o e atualiza a lista. Se os direitos de horas extra da pessoa não permitirem adicionar as horas neste momento, por exemplo porque um direito foi introduzido manualmente no mesmo dia ou porque a bolsa está dividida por motivo, a Flowtly indica-o e o mês continua pendente; reveja os direitos acima.

A secção é mostrada às pessoas que podem gerir colaboradores. Aceitar e rejeitar exige também o direito de gerir acordos; sem ele, a secção é só de leitura.

Exemplos de casos de utilização

• Ajustar a licença por antiguidade do colaborador: Aumente o limite de licença anual de um colaborador de 20 para 26 dias após atingir uma determinada antiguidade, com efeito a partir de uma data específica.
• Implementar acordos especiais: Proporcione um aumento temporário nos dias de licença para um colaborador com base num contrato ou projeto único, revertendo para o limite standard após o final do período.
• Diferenciar a licença por tipo de contrato: Configure limites de licença anual distintos para colaboradores com contratos de trabalho standard em comparação com aqueles com contratos B2B.
• Corrigir ou atualizar direitos de licença: Modifique a alocação de licença anual de um colaborador em caso de alteração na política da empresa ou de erro nas definições anteriores.