Documentos

Equipa Editorial Flowtly2 min

Para gerir documentos de colaboradores, é necessário primeiro criar o tipo de documento adequado.

O separador Documentos é visível se o módulo Documentos estiver ativo e se a função adequada estiver configurada.

Criar um tipo de documento

Existem duas formas de criar um tipo de documento:

  • Através das Definições de Organização (no mosaico Tipos de documentos):

Passos:

  1. Navegue até às definições de organização.
  2. Aceda à secção de tipos de documentos.
  3. Crie um novo tipo e atribua-o ao módulo relevante (por exemplo, Colaboradores).
  • Diretamente a partir da janela modal Adicionar Documento

Se o utilizador tiver a função de Gestor de Documentos, pode criar um novo tipo de documento diretamente a partir da janela modal "Adicionar Documento" clicando no botão "Novo tipo de documento +" junto ao menu suspenso Tipo de Documento. Uma vez criado desta forma, o tipo de documento ficará automaticamente disponível no módulo onde foi criado — por exemplo, no módulo Colaboradores.

Carregar um ficheiro

Quando acede ao separador Documentos no perfil de um colaborador, verá uma lista dos documentos já adicionados com os respetivos ficheiros. Para adicionar um novo documento, clique no botão "Adicionar documento" no canto superior direito. Aparecerá uma janela modal onde deve fornecer:

  • Tipo de documento – selecione da lista ou crie um novo (se tiver a função de Gestor de Documentos) [obrigatório]
  • Ficheiro anexado – carregue um ficheiro em formato PDF, PNG, JPG ou GIF (máx. 3MB) [obrigatório]
  • Descrição – uma nota breve a descrever o conteúdo do ficheiro [opcional]

Após guardar, o documento aparecerá na lista dentro do separador Documentos do colaborador.

Exemplos de casos de utilização

  • Armazene de forma segura contratos, acordos e cartas de oferta de colaboradores.
  • Carregue certificados de formação profissional ou cursos de desenvolvimento.
  • Gira formulários essenciais de RH, como documentação de integração, declarações fiscais ou informações de contacto de emergência.
  • Anexe documentos de suporte, como atestados médicos para baixa por doença ou formulários de aprovação para pedidos especiais.

Mapa de ligações

Refere-se aParte de
Documentado aquiDocumentado noutro local
audit-log regista person. person trabalha sob agreement. work-schedule atribuído a person. benefit-assignment detido por person. employee-profile descreve person. employee-document arquivado em person. responsibility atribuído a person. performance-target definido para person. meeting realizada com person. holiday-request submetido por person. leave-entitlement detido por person. project preenchido por person. project-rate valoriza person. booking reserva person.registatrabalha sobatribuído adetido pordescrevearquivado ematribuído adefinido pararealizada comsubmetido pordetido porpreenchido porvalorizareservaRRegisto de auditoria — The record of who did what and when. It is how a user action is investigated after the fact, and what compliance is demonstrated from.Registo de auditoriaPPessoa — An employee. The central record the rest of the workforce data hangs off — profile, documents, leave, benefits, rates.PessoaAAcordo — The document formalizing the terms between the organisation and one employee or contractor. It is the foundation of the employees module: whether someone has an active agreement decides whether they appear in the other modules at all.AcordoEEscala de trabalho — The working days, hours and breaks assigned to an employee, from the week the assignment starts. It is what the Work Time calendar draws.Escala de trabalhoBBenefício do colaborador — One benefit granted to one person for a date range. A person can hold several at once.Benefício do colabora…FFicha do colaborador — The detailed record for one person: contact details, job role, department, employment history.Ficha do colaboradorDDocumento do colaborador — A file attached to a person — a contract, a review, anything filed against them.Documento do colabora…RResponsabilidade — An area of ownership assigned to a person.ResponsabilidadeOObjetivo de desempenho — An objective set for a person and measured against.Objetivo de desempenhoRReunião — A recorded one-to-one or review between people.ReuniãoPPedido de férias — An employee's request for time off, submitted for approval. Approving it is what turns it into leave the rest of the system counts.Pedido de fériasDDireito a férias — How much leave a person has for the leave year. A request draws it down; the balance is what remains.Direito a fériasPProjeto — The core organizational unit for a business initiative, client engagement or internal work. Everything tracked — time, cost, invoicing, profitability — hangs off one.ProjetoTTarifa do membro — A team member's billing or cost rate on a project. Rates are per member, so the same person can cost differently on two projects.Tarifa do membroRReserva de recurso — One person committed to one role for a stretch of weeks, at a percentage of their time. A booking is a plan, not a record of work done.Reserva de recurso