Dokumenter

Flowtly Redaktionsteam2 min

For at administrere medarbejderdokumenter skal du først oprette den relevante dokumenttype.

Fanen Dokumenter er synlig, hvis Dokumentmodulet er aktivt, og hvis den relevante rolle er konfigureret.

Oprettelse af en dokumenttype

Der er to måder at oprette en dokumenttype på:

  • Via Organisationsindstillinger (i flisen Dokumenttyper):

Trin:

  1. Gå til organisationsindstillingerne
  2. Gå til sektionen Dokumenttyper
  3. Opret en ny type og tilknyt den til det relevante modul (f.eks. Medarbejdere).
  • Direkte fra modalen Tilføj dokument

Har brugeren rollen Dokumentmanager, kan de oprette en ny dokumenttype direkte fra modalen "Tilføj dokument" ved at klikke på knappen "Ny dokumenttype +" ud for rullemenuen Dokumenttype. Når dokumenttypen oprettes på denne måde, vil den automatisk være tilgængelig i det modul, hvor den blev oprettet — f.eks. i modulet Medarbejdere.

Upload af en fil

Når du går til fanen Dokumenter i en medarbejderprofil, vil du se en liste over allerede tilføjede dokumenter med tilhørende filer. For at tilføje et nyt dokument skal du klikke på knappen "Tilføj dokument" i øverste højre hjørne. Et modalt vindue åbnes, hvor du skal angive:

  • Dokumenttype – vælg fra listen eller opret en ny (hvis du har rollen Dokumentmanager) [påkrævet]
  • Vedhæftet fil – upload en fil i PDF-, PNG-, JPG- eller GIF-format (maks. 3 MB) [påkrævet]
  • Beskrivelse – en kort note, der beskriver filens indhold [valgfrit]

Efter at have gemt vises dokumentet på listen under fanen Dokumenter i medarbejderens profil.

Eksempler på anvendelsesscenarier

  • Opbevar medarbejderkontrakter, aftaler og tilbudsskrivelser sikkert.
  • Upload certifikater for faglig træning eller udviklingskurser.
  • Administrer vigtige HR-formularer, f.eks. onboarding-papirarbejde, skatteindberetninger eller nødkontaktoplysninger.
  • Vedhæft støttedokumenter, f.eks. lægecertifikater for sygeorlov eller godkendelsesformularer til særlige anmodninger.

Forbindelseskort

Henviser tilDel af
Beskrevet herBeskrevet et andet sted
audit-log registrerer person. person arbejder under agreement. work-schedule tildelt til person. benefit-assignment indehaves af person. employee-profile beskriver person. employee-document arkiveret under person. responsibility tildelt til person. performance-target fastsat for person. meeting holdt med person. holiday-request indsendt af person. leave-entitlement indehaves af person. project bemandet af person. project-rate værdisætter person. booking booker person.registrererarbejder undertildelt tilindehaves afbeskriverarkiveret undertildelt tilfastsat forholdt medindsendt afindehaves afbemandet afværdisætterbookerRRevisionslog — The record of who did what and when. It is how a user action is investigated after the fact, and what compliance is demonstrated from.RevisionslogPPerson — An employee. The central record the rest of the workforce data hangs off — profile, documents, leave, benefits, rates.PersonAAftale — The document formalizing the terms between the organisation and one employee or contractor. It is the foundation of the employees module: whether someone has an active agreement decides whether they appear in the other modules at all.AftaleAArbejdsplan — The working days, hours and breaks assigned to an employee, from the week the assignment starts. It is what the Work Time calendar draws.ArbejdsplanMMedarbejderens gode — One benefit granted to one person for a date range. A person can hold several at once.Medarbejderens godeMMedarbejderprofil — The detailed record for one person: contact details, job role, department, employment history.MedarbejderprofilMMedarbejderdokument — A file attached to a person — a contract, a review, anything filed against them.MedarbejderdokumentAAnsvarsområde — An area of ownership assigned to a person.AnsvarsområdePPræstationsmål — An objective set for a person and measured against.PræstationsmålMMøde — A recorded one-to-one or review between people.MødeFFerieanmodning — An employee's request for time off, submitted for approval. Approving it is what turns it into leave the rest of the system counts.FerieanmodningFFerieret — How much leave a person has for the leave year. A request draws it down; the balance is what remains.FerieretPProjekt — The core organizational unit for a business initiative, client engagement or internal work. Everything tracked — time, cost, invoicing, profitability — hangs off one.ProjektMMedlemmets takst — A team member's billing or cost rate on a project. Rates are per member, so the same person can cost differently on two projects.Medlemmets takstBBooking af medarbejder — One person committed to one role for a stretch of weeks, at a percentage of their time. A booking is a plan, not a record of work done.Booking af medarbejder