Документи

Редакція Flowtly2 min

Для управління документами співробітників спочатку необхідно створити відповідний тип документа.

Вкладка «Документи» відображається, якщо модуль «Документи» активний та налаштована відповідна роль.

Створення типу документа

Є два способи створити тип документа:

  • Через налаштування організації (плитка «Типи документів»):

Кроки:

  1. Перейдіть до налаштувань організації
  2. Перейдіть до розділу «Типи документів»
  3. Створіть новий тип та прив'яжіть його до відповідного модуля (наприклад, Співробітники).
  • Безпосередньо з модального вікна «Додати документ»

Якщо користувач має роль «Менеджер документів», він може створити новий тип документа безпосередньо з модального вікна «Додати документ», натиснувши кнопку «Новий тип документа +» біля випадаючого списку «Тип документа». Після створення таким чином тип документа автоматично стане доступним у модулі, де він був створений — наприклад, у модулі «Співробітники».

Завантаження файлу

Перейшовши на вкладку «Документи» в профілі співробітника, ви побачите список вже доданих документів з їхніми файлами. Щоб додати новий документ, натисніть кнопку «Додати документ» у верхньому правому куті. З'явиться модальне вікно, де потрібно вказати:

  • Тип документа — оберіть зі списку або створіть новий (за наявності ролі «Менеджер документів») [обов'язково]
  • Прикріплений файл — завантажте файл у форматі PDF, PNG, JPG або GIF (макс. 3 МБ) [обов'язково]
  • Опис — коротка примітка щодо вмісту файлу [необов'язково]

Після збереження документ з'явиться в списку на вкладці «Документи» співробітника.

Приклади використання

  • Безпечне зберігання трудових договорів, угод та пропозицій роботи.
  • Завантаження сертифікатів про професійне навчання або курси підвищення кваліфікації.
  • Управління важливими HR-формами, такими як документи адаптації, податкові декларації або контактна інформація на випадок надзвичайних ситуацій.
  • Прикріплення підтверджуючих документів, як-от медичні довідки для лікарняного або форми затвердження спеціальних запитів.

Карта зв'язків

Посилається наЧастина
Описано тутОписано в іншому місці
audit-log фіксує person. second-factor належить person. person працює під керівництвом agreement. work-schedule призначено на person. benefit-assignment належить person. employee-profile описує person. employee-document збережено в person. responsibility призначено на person. performance-target встановлено для person. meeting проведено з person. holiday-request подано person. leave-entitlement належить person. granted-allowance належить person. project укомплектовано person. project-rate оцінює person. booking бронює person.фіксуєналежитьпрацює під керівництвомпризначено наналежитьописуєзбережено впризначено навстановлено дляпроведено зподаноналежитьналежитьукомплектованооцінюєбронюєЖЖурнал аудиту — The record of who did what and when. It is how a user action is investigated after the fact, and what compliance is demonstrated from.Журнал аудитуООсоба — An employee. The central record the rest of the workforce data hangs off — profile, documents, leave, benefits, rates.ОсобаДДругий фактор — The extra proof of identity asked for at sign-in on top of the password — a six-digit code from an authenticator app, changing every 30 seconds.Другий факторУУгода — The document formalizing the terms between the organisation and one employee or contractor. It is the foundation of the employees module: whether someone has an active agreement decides whether they appear in the other modules at all.УгодаГГрафік роботи — The working days, hours and breaks assigned to an employee, from the week the assignment starts. It is what the Work Time calendar draws.Графік роботиППільга працівника — One benefit granted to one person for a date range. A person can hold several at once.Пільга працівникаППрофіль працівника — The detailed record for one person: contact details, job role, department, employment history.Профіль працівникаДДокумент працівника — A file attached to a person — a contract, a review, anything filed against them.Документ працівникаЗЗона відповідальності — An area of ownership assigned to a person.Зона відповідальностіЦЦіль результативності — An objective set for a person and measured against.Ціль результативностіЗЗустріч — A recorded one-to-one or review between people.ЗустрічЗЗаява на відпустку — An employee's request for time off, submitted for approval. Approving it is what turns it into leave the rest of the system counts.Заява на відпусткуППраво на відпустку — How much leave a person has for the leave year. A request draws it down; the balance is what remains.Право на відпусткуGGranted allowance — A number of days set for a person against one holiday type, effective from a date. It is granted rather than accrued, so a request against that type draws it down instead of the leave entitlement.Granted allowanceППроєкт — The core organizational unit for a business initiative, client engagement or internal work. Everything tracked — time, cost, invoicing, profitability — hangs off one.ПроєктССтавка учасника — A team member's billing or cost rate on a project. Rates are per member, so the same person can cost differently on two projects.Ставка учасникаББронювання працівника — One person committed to one role for a stretch of weeks, at a percentage of their time. A booking is a plan, not a record of work done.Бронювання працівника