Виставляйте рахунки за лічені секунди — прямо із затвердженої роботи

Рахунки-фактури Flowtly пропонує інструменти для управління вихідними рахунками-фактурами, які дозволяють користувачам створювати, перевіряти та надсилати рахунки клієнтам. Це забезпечує точний фінансовий облік наданих послуг і товарів. Створення та управління вихідними рахунками-фактурами Flowtly дозволяє формувати всі рахунки для ваших клієнтів і контролювати їх в єдиному місці. Створення рахунку: Сформуйте рахунок-фактуру, вказавши дані клієнта, дату виставлення, термін оплати та відповідні позиції товарів чи послуг. Перевірка деталей рахунку: Перевірте точність позицій рахунку, розрахунків та інформації про клієнта перед завершенням оформлення. Додавання супровідних документів: Прикріпіть до вихідних рахунків відповідні документи — наприклад, звіти щодо проєкту чи договори про надання послуг, — щоб клієнт мав додаткову інформацію. Попередній перегляд рахунку: Створіть попередній перегляд рахунку, щоб перевірити його вигляд і вміст перед надсиланням. Надсилання рахунку: Надішліть готовий рахунок клієнту безпосередньо через систему. Відстеження статусу рахунку: Слідкуйте за статусом рахунку — очікує, надіслано, оплачено чи прострочено — у списку рахунків. Пошук і фільтрація рахунків Список рахунків містить інструменти, які допомагають швидко знаходити потрібні рахунки серед вихідних документів. Пошук за клієнтом або деталями рахунку: Скористайтеся полем пошуку, щоб знайти рахунки за назвою клієнта чи іншою інформацією. Фільтрація за статусом: Застосуйте фільтр статусу, щоб переглянути лише рахунки в певному стані, наприклад чернетки, рахунки в очікуванні, надіслані чи прострочені. Поєднання пошуку та фільтрів: Використовуйте пошук і фільтри статусу разом, щоб звузити результати у списку рахунків. Скидання фільтрів: Видаліть застосовані фільтри, щоб повернутися до повного списку вихідних рахунків. Позиції періодичних витрат у рахунках Якщо проєкт передбачає періодичні витрати, що застосовуються до кількох об'єктів (наприклад, кількох паркомісць або одиниць, які виставляються в межах однієї категорії), вихідний рахунок об'єднує ці нарахування в один рядок, замість того щоб перелічувати кожен об'єкт окремо. Об'єднання відбувається за збігом категорії, ціни за одиницю, місяця виставлення, ставки податку, валюти, одиниці виміру та проєкту, тому чернетка й остаточний рахунок завжди показують клієнту однакові згруповані рядки. Перевірка згрупованих рядків: Перегляньте кількість, вказану у зведеному рядку, щоб переконатися, що вона відображає загальну кількість об'єктів, охоплених цим нарахуванням. Довіра до узгоджених попередніх переглядів: Попередній перегляд рахунку відповідатиме остаточному виставленому документу, оскільки об'єднання застосовується ще до формування чернетки. Розрізнення інших типів рядків: Майте на увазі, що витрати за комерційними відносинами, спільні витрати, транзитні нарахування, показники лічильників і ручні коригування виставлення рахунків залишаються окремими рядками й не об'єднуються. Відображення позицій у рахунку Рядки чернетки рахунку послідовно відображають назви категорій і одиниці виміру незалежно від того, чи є нарахування згрупованим підсумком, чи окремою позицією. Це допомагає правильно розуміти мітку категорії та одиницю виміру, вказану в кожному рядку, перед надсиланням рахунку клієнту. Перевірка узгодженості категорій: Переконайтеся, що згруповані та окремі рядки рахунку показують однакову назву категорії й однаковий регістр літер для одного типу нарахування. Перевірка одиниць виміру: Для вимірюваних позицій, наприклад нарахувань за площею, переконайтеся, що рядок показує правильну одиницю виміру, наприклад квадратні метри, а не загальну умовну одиницю. Підтвердження кількості для дискретних позицій: Для нарахувань, що базуються на дискретному об'єкті обліку, наприклад паркомісці, без фіксованого виміру, очікуйте, що в рахунку буде вказано кількість, яка дорівнює одиниці. Перевірка перед надсиланням: Перегляньте рядки чернетки рахунку, щоб переконатися, що назви категорій та одиниці виміру відповідають типу нарахування перед відправленням. Приклади використання Формування рахунку за виконані послуги: Керівник проєкту виставляє рахунок клієнту після завершення етапу проєкту. Надсилання щомісячного рахунку: Адміністратор налаштовує та надсилає щомісячний рахунок за постійні послуги на умовах абонентської плати. Перевірка рахунку перед надсиланням: Фінансовий співробітник перевіряє всі позиції та розрахунки податків у чернетці рахунку перед відправленням. Підтвердження об'єднаних нарахувань: Координатор з виставлення рахунків перевіряє, що об'єднана позиція для кількох паркомісць відображає правильну загальну кількість перед надсиланням рахунку. Пов'язані сторінки Масове створення рахунків Надсилання рахунків Список і створення рахунків Облік споживання лічильників у рахунку для клієнта Попередній перегляд рахунку / прив'язка до бюджету Електронні листи з рахунками Маршрути в застосунку Відкрити рахунки

Електронне виставлення рахунків Модуль «Електронне виставлення рахунків» у Flowtly дозволяє організаціям надсилати та отримувати електронні рахунки-фактури відповідно до регуляторних вимог. Він інтегрується з Польською національною системою електронних рахунків-фактур (KSeF) для автоматизації обміну структурованими даними рахунків між вашою організацією та її контрагентами . Вихідні рахунки-фактури , створені у Flowtly, можуть бути автоматично конвертовані у необхідний формат XML та подані до KSeF. Модуль відстежує статус подання , зберігає номери підтвердження та позначає будь-які помилки валідації, щоб проблеми можна було вирішити до настання термінів відповідності. Синхронізація вхідних рахунків-фактур завантажує рахунки, виставлені вашій організації, з KSeF безпосередньо у Flowtly. Отримані рахунки зіставляються з існуючими записами постачальників та можуть бути направлені через процеси затвердження , зменшуючи ручне введення даних та ризик помилок обробки. Коригування рахунків-фактур повністю підтримуються, включаючи як коригувальні рахунки-фактури, так і коригувальні примітки. Модуль веде чіткий аудиторський слід, що пов'язує оригінальні рахунки-фактури з їх коригуваннями, забезпечуючи точність та можливість аудиту ваших записів у будь-який час. Під час перевірки отриманого рахунку-фактури поля суми нетто та брутто приймають від'ємні значення, тому коригувальний рахунок-фактуру, який зменшує або скасовує початкову суму, можна ввести точно так, як він був виставлений. Від'ємна сума нетто в поєднанні з відповідною від'ємною сумою брутто приймається як дійсна і не позначається як помилка. Приклади використання Автоматично подавати вихідні рахунки-фактури на продаж до KSeF після затвердження у Flowtly. Синхронізувати вхідні рахунки-фактури на закупівлю з KSeF та направляти їх на внутрішнє затвердження. Формувати та подавати коригувальні рахунки-фактури при виявленні помилок у виставленні рахунків. Моніторити статус усіх поданих рахунків-фактур та оперативно вирішувати помилки валідації XML. Вести повний аудиторський слід усіх обмінів електронними рахунками-фактурами для регуляторної відповідності. Пов'язані сторінки Рахунки-фактури Податкові групи Контрагенти Маршрути додатку Відкрити /e-invoicing

Масове виставлення рахунків Масове виставлення рахунків у Flowtly оптимізує процес генерації кількох рахунків-фактур одночасно, заощаджуючи значний час для організацій, які управляють великим обсягом проєктів або клієнтських залучень, що підлягають виставленню рахунків. Замість створення кожного рахунку-фактури окремо модуль масового виставлення рахунків дозволяє обрати кілька проєктів або записів табелів обліку робочого часу та згенерувати відповідні рахунки-фактури однією пакетною операцією . Модуль є особливо цінним для сервісних компаній, які виставляють рахунки клієнтам на регулярній основі. Завдяки отриманню даних безпосередньо з проєктів та зареєстрованих табелів масова генерація рахунків-фактур зменшує ручне введення даних, мінімізує помилки та забезпечує точне відображення всіх оплатних робіт. Кожен згенерований рахунок-фактуру можна переглянути та скоригувати перед фіналізацією. Масове виставлення рахунків інтегрується з більш широкими функціями виставлення рахунків та фінансового управління Flowtly, тобто згенеровані рахунки-фактури дотримуються тих самих конвенцій нумерації, податкових правил та процесів затвердження, що й створені окремо. Ця послідовність забезпечує чистоту та можливість аудиту ваших фінансових записів незалежно від способу створення рахунків-фактур. Приклади використання Щомісячне виставлення рахунків клієнтам: Генеруйте рахунки-фактури для всіх активних клієнтських проєктів наприкінці кожного білінгового циклу, забезпечуючи своєчасне та повне виставлення рахунків. Виставлення рахунків на основі табелів: Конвертуйте затверджені записи табелів у рахунки-фактури масово, точно виставляючи клієнтам рахунки за відпрацьовані години за кількома проєктами. Звірка на кінець кварталу: Пакетно створюйте рахунки-фактури для будь-яких невиставлених робіт на закінчення кварталу, забезпечуючи належне визнання доходу. Клієнти з кількома проєктами: Генеруйте окремі рахунки-фактури для кожного проєкту одного клієнта однією операцією, підтримуючи чіткі записи виставлення рахунків на рівні проєктів. Пов'язані сторінки Рахунки-фактури Проєкти Податкові групи Маршрути додатку Доступ до розділу масового виставлення рахунків