Контрагенти

Модуль «Контрагенти» у Flowtly слугує центральним реєстром усіх зовнішніх бізнес-суб'єктів, з якими взаємодіє ваша організація, включаючи постачальників, підрядників, клієнтів та партнерів. Він надає структурований спосіб ведення контактної інформації, податкових ідентифікаторів, умов оплати та історії взаємовідносин для кожного контрагента.

Функції збагачення CRM автоматично доповнюють профілі контрагентів публічно доступними бізнес-даними, такими як реєстраційні дані, фінансові показники та брендингові активи. Це зменшує ручне введення даних та допомагає вашій команді підтримувати актуальні, вичерпні записи без залежності від зовнішнього дослідження.

Моніторинг стану брендингу відстежує повноту та узгодженість брендингових даних контрагентів, таких як логотипи та торгові найменування, у ваших записах. Функція виявлення та об'єднання дублікатів ідентифікує записи контрагентів, які ймовірно стосуються однієї й тієї ж сутності, та надає інструменти для їх консолідації, підтримуючи чистоту та надійність вашої бази даних.

Шаблони рядків рахунку дозволяють контрагенту зберігати тексти, на основі яких формуються рядки рахунків-фактур — контрактна фраза, що повторюється щоного розрахункового періоду, зберігається один раз і вибирається при виставленні, замість того щоб вводитися заново. Див. Шаблони рядків рахунку.

Проєкт за замовчуванням і бюджет за замовчуванням дають змогу контрагенту вказати, куди зазвичай належать його витрати, тож відповідь підставляється, а не вводиться заново. Задайте їх у контрагента, і Flowtly пропонує цей проєкт і цей бюджет для банківських транзакцій контрагента та його вхідних рахунків на витрати, а також додає їх автоматично, якщо ваша організація не вимкнула автоматичне додавання. Коли воно вимкнене, кожне з них є лише пропозицією, що показується поруч із документом, і ви можете прийняти або відхилити її, а до бюджету чи проєкту нічого не прикріплюється, доки ви її не приймете. Прийняття пропозиції бюджету додає документ до бюджету точно так, як і вибір вручну. Відхилення проєкту за замовчуванням у рахунку потребує вказати причину.

Сторінка Контрагенти

Відкрийте Контрагенти в головному меню, щоб побачити всіх клієнтів і постачальників вашої організації в одному списку. Компанія, якій ви виставляєте рахунки й у якої купуєте, з'являється один раз з обома ролями.

Вкладки. Усі, Клієнти та Постачальники фільтрують список за роллю, і кожна показує, скільки контрагентів у ній є. Контрагент з обома ролями враховується в обох. Ви бачите лише ті вкладки, які дозволяють ваші права доступу: користувач, який керує клієнтами, але не постачальниками, бачить лише вкладку Клієнти, і навпаки.

Пошук. Шукайте за назвою та сортуйте стовпці. Кожен рядок показує контрагента, його ролі, наскільки повний його запис (Повнота), його банківські рахунки та теги. Контрагент без податкового номера має позначку Немає податкового номера. На вузькому екрані рядки перетворюються на картки.

Повнота. Кільце в кожному рядку — це частка перевірок, які має проходити запис контрагента, а позначка поруч називає першу перевірку, що досі не пройдена, наприклад відсутній NIP, банківський рахунок, адреса, валюта чи термін оплати.

Можливий дублікат. Рядок з цією позначкою схожий на іншого контрагента у вашій організації. Щоб об'єднати два записи, позначте двох контрагентів і виберіть Об’єднати 2 контрагентів. Об'єднання переносить банківські рахунки, транзакції та документи на контрагента, якого ви залишаєте, а який саме залишити, ви обираєте, перш ніж щось зміниться.

Додавання. Додати контрагента відкриває вікно, яке спершу запитує роль. Виберіть клієнта, постачальника або обох: обидві ролі — це один контрагент із двома ролями, створений за один крок. Роль заздалегідь вибрано відповідно до вкладки, на якій ви перебуваєте. Якщо ви можете додавати лише одну з ролей, іншу не запропоновано, а без жодного з цих дозволів кнопки Додати контрагента немає. Країна спочатку збігається з країною вашої організації. Введіть NIP, і пошук у реєстрі один раз заповнить назву; для особи без NIP позначте Це приватна особа (без NIP). Якщо запит не вдається, нічого не створюється, введене зберігається, а Спробувати ще раз надсилає його знову. Якщо назва або податковий номер збігається з контрагентом, який у вас уже є, попередження про дублікат пропонує Відкрити наявного контрагента замість створення другого запису.

Де Контрагенти в меню

Клієнти й постачальники не мають власних пунктів меню. Це вкладки Клієнти та Постачальники в Контрагентах. Фінансові пункти головного меню згруповано так:

• Продажі: Рахунки.
• Закупівлі: Рахунки постачальників із поданнями затвердження, якщо ваша організація використовує затвердження рахунків, і Неоплачені.
• Контрагенти та договори: Контрагенти, Контракти та Підписи.
• Банківські операції: Транзакції.

Далі йдуть Звіти & бюджет і Бухгалтерія. Контрагенти стоять разом із договорами, бо обслуговують і продаж, і закупівлі.

Старі посилання на клієнтів і постачальників

Посилання та закладки на окремі сторінки клієнтів і постачальників досі працюють.

• Посилання на список клієнтів або постачальників відкриває відповідну вкладку Контрагентів і зберігає пошуковий запит із посилання. Розбиття на сторінки та інші налаштування списку зі старої сторінки не переносяться.
• Посилання на окремого клієнта або постачальника відкриває запис контрагента цієї компанії.
• Посилання на певну вкладку сторінки клієнта або постачальника, наприклад Документи чи Платежі, відкриває цю сторінку, як і раніше. Так само працюють посилання із запису контрагента на його сторінку клієнта або постачальника, яка містить те, чого запис не показує, як-от контракти клієнта чи бюджети постачальника.
• Якщо ви не бачите відповідної вкладки, наприклад через те, що ваші права охоплюють лише частину фінансового меню, ви залишаєтесь на старішій сторінці. Те саме трапляється, коли для посилання не вдається знайти запис контрагента.
• Сторінки рахунків це не стосується.

Запис контрагента

Виберіть Відкрити картку в меню дій рядка, щоб побачити все, що про нього збережено, в одному місці. Запис відкривається як бокова панель для швидкого погляду і як повна сторінка, коли потрібно більше місця. Він поділений на Ідентифікація, Зв'язки, Банківські рахунки, Співставлення, Клієнт, Постачальник, Транзакції та Документи. Роль, якої контрагент не має, показано приглушено з рядком про це, наприклад Цей контрагент не клієнт, тож ми не виставляємо йому рахунків. Розділ, до якого ви не маєте доступу, пропущено, і запис вказує, який саме.

Вкладки на повній сторінці. Як повна сторінка, запис має вкладки. Огляд містить розділи, наведені вище. Вихідні рахунки та Контакти належать до ролі клієнта, а Вхідні рахунки до ролі постачальника: це ті самі списки, що показують сторінки клієнта й постачальника. Документи перелічує документи кожної ролі, яку має контрагент, з окремим списком для кожної ролі, позначеним роллю, коли він має обидві. Вкладка з'являється лише тоді, коли контрагент має цю роль і ваші права дозволяють бачити цей список на його сторінці клієнта або постачальника. Якщо жодної такої вкладки запропонувати нема чого, запис показує свої розділи без рядка вкладок, а посилання на вкладку, якої ви не бачите, відкриває Огляд. Посилання запису на його документи відкриває вкладку Документи, і з бічної панелі також.

• Редагування ідентифікації. Редагувати в розділі Ідентифікація змінює назву, країну податкового номера, NIP і вебсайт. Зберігається лише змінене, а збережений податковий номер, який більше не проходить сьогоднішню перевірку, ніколи не заважає перейменувати контрагента.
• Налаштування постачальника. Три перемикачі в розділі Постачальник, під кожним — рядок, що пояснює, що він робить:
  • Вимагати вкладення позначає кожен банківський платіж із контрагентом, доки до нього не додано рахунок або квитанцію. Вимкніть це для контрагента, який ніколи їх не надсилає, як-от банк чи податкова служба.
  • Бюджетно нейтральний означає, що його банківські платежі не позначаються як такі, що не мають бюджету, і для них не пропонується жодного бюджету. Гроші, які вже віднесено до бюджету, і надалі враховуються там.
  • Регулярний — для постачальника, який виставляє вам рахунки за регулярним графіком, наприклад за оренду чи тарифний план телефону. Якщо протягом трьох місяців не з'являється жодного платежу на його адресу, Центр дій показує його у списку для перевірки.
• Додавання відсутньої ролі. У контрагента лише з роллю клієнта приглушений рядок Постачальник містить Додати як постачальника; у контрагента лише з роллю постачальника рядок Клієнт містить Додати як клієнта. Контрагент зберігає історію й отримує роль.
• Коли збереження не вдається. Елемент повертається до збереженого значення, розділ показує Не збережено, а причина з'являється поруч із кнопкою Спробувати ще раз, що надсилає ту саму зміну знову.
• Лише для читання. Без дозволу змінювати контрагента запис показує Ви можете переглядати цього контрагента, але не редагувати його.
• Зміни перевіряються для кожної ролі окремо. Зміна потребує дозволу для кожної ролі, якої вона стосується: дані клієнта потребують дозволу на клієнтів, а дані постачальника потребують дозволу на витрати. Якщо контрагент є і тим, і тим, зміна назви чи NIP стосується обох ролей, тож потрібні обидва дозволи. Видалення контрагента так само потребує дозволу для кожної ролі, яку він має. Клієнта, який має угоди, видалити не можна; повідомлення про це каже. Відхилена зміна нічого не зберігає.

На вхідному рахунку чи банківській транзакції назва контрагента вгорі панелі відкриває його запис. Панель повернення запису веде назад до документа, а закриття закриває обидва.

Одна назва для компанії, що є і клієнтом, і постачальником

Контрагент має одну ідентичність: одну назву, юридичну назву, NIP, набір контактів і реєстрові дані, як-от REGON, KRS і статус ПДВ. Екрани клієнта й постачальника показують ті самі значення, бо обидві ролі читають їх із контрагента. З роллю залишається лише те, що належить одній ролі, наприклад умови оплати клієнта чи група витрат постачальника.

Наслідок, який ви можете помітити: компанія, внесена під іншою назвою як клієнт, ніж як постачальник, показує з обох боків одну назву, тож назва, яку ви пам'ятаєте, може читатися інакше. Щоб її змінити, відредагуйте ідентифікацію в записі контрагента.

Один номер рахунку належить одному контрагенту

Flowtly перевіряє номер рахунку перед збереженням. Він приймає IBAN (дві літери та цифри після них) або внутрішньодержавний номер рахунку з 20–34 цифр; пробіли та дефіси допускаються. Для IBAN також перевіряються дві контрольні цифри після коду країни: вони виявляють майже кожну помилково введену цифру та більшість пар поміняних місцями сусідніх цифр. Якщо вони не збігаються, Flowtly повідомляє, що номер, імовірно, містить помилку, тож звірте його цифра за цифрою з джерелом. Номер, введений без коду країни, не має контрольних цифр для перевірки, тому перевіряється лише його довжина.

Номер банківського рахунку належить одному контрагенту. Якщо ви додаєте номер, який уже має інший контрагент, Flowtly відхиляє запис і називає контрагента, який його має, замість того щоб зберегти другу копію. Польський рахунок — це той самий номер, незалежно від того, записано його як IBAN із PL попереду чи самими 26 цифрами, тому введення його в іншій формі відхиляється так само. Причина — платежі: експорт переказів подає рахунок контрагента, тож номер, прив'язаний до не тієї компанії, спрямовує її гроші в інше місце.

Далі є два шляхи, і який з них правильний, залежить від фактів. Якщо номер належить іншій компанії, видаліть його в того контрагента й додайте тут. Якщо обидва записи — це одна компанія, внесена двічі, об'єднайте їх: номер та історія переходять разом.

Те саме правило діє, коли Flowtly зчитує номер рахунку з опису банківської транзакції або з рахунку-фактури: номер прив'язується до контрагента цієї транзакції, лише поки жоден інший контрагент його не має. Тож рахунок, помічений на платежі одному постачальнику, ніколи непомітно не додається іншому.

Країна, що заповнюється за податковим номером

Коли ви редагуєте контрагента, у якого поле Країна порожнє, Flowtly заповнює його за податковим номером: польський NIP без префікса зчитується як Польща, а номер ПДВ із префіксом країни, наприклад DE, указує на цю країну. Країна, яка вже встановлена або яку ви обрали самостійно, ніколи не замінюється.

Коли ви створюєте контрагента під час перегляду витягнутого контракту, а сторона має польський NIP, Flowtly також шукає цей NIP і заповнює знайдену адресу: вулицю з номером будинку та квартири, поштовий індекс і місто. Якщо пошук нічого не знаходить або не може завершитися, контрагента все одно буде створено, без адреси, і жодної помилки не показується; додайте адресу в контрагента згодом.

Додавання контрагента просто з транзакції

Щоб створити потрібного контрагента, не треба залишати банківську транзакцію чи вхідний рахунок. Відкрийте поле контрагента в транзакції або в рахунку та введіть назву. Якщо нічого не знайдено, внизу списку з'явиться пункт Додати контрагента; він відкриває звичайне вікно з уже заповненою назвою та з роллю Клієнт або Постачальник, яку потребує транзакція або рахунок.

Збереження одразу прив'язує нового контрагента до цієї транзакції або рахунку — другого кроку немає, і вибір лишається на місці після повторного відкриття транзакції.

Примітка: Якщо введена назва вже належить контрагенту лише з іншою роллю, вікно повідомить про це до збереження та запропонує додати відсутню роль до наявного запису. Скористайтеся цією пропозицією — два записи для однієї компанії ділять її історію навпіл, а подальше об'єднання коштує більше роботи.

Заповнити за NIP. Коли країна — Польща і ви вводите дійсний NIP, новий контрагент пропонує Заповнити за NIP. Один клік шукає компанію в польському реєстрі компаній і заповнює її назву. Для клієнта також заповнюється зареєстрована адреса, яка показується під кнопкою до створення запису, тож зберігається те, що ви бачили. Для постачальника Flowtly доповнює адресу й інші реєстрові дані після створення запису, якщо реєстр платників ПДВ має їх для чинного платника або платника, звільненого від ПДВ. Назва заповнюється лише поки поле порожнє або містить те, що туди внесла попередня перевірка: назва, яку ви ввели або яку взято з транзакції, ніколи не перезаписується. Якщо в реєстрі немає компанії з таким NIP, кнопка повідомляє Vat number not found; якщо реєстр недоступний, вона повідомляє про це. В обох випадках нічого з того, що ви ввели, не змінюється. Зміна NIP або країни очищає адресу, знайдену для попереднього.

Банківські рахунки до створення запису. Номери рахунків контрагента можна ввести в розділі Банківські рахунки, ще поки ви його створюєте. Вони перелічені там, ви можете видалити будь-який перед збереженням, а після створення контрагента їх буде до нього додано. Номер, що залишається в полі в момент натискання Створити, також додається. Якщо один із них відхилено, наприклад тому, що його вже має інший контрагент, контрагента все одно буде створено, а повідомлення вкаже причину; тоді запис показує рахунки, які справді збережено. Якщо замість створення нового ви вирішите використати наявного контрагента, введені номери до нього не додаються, і Flowtly повідомляє про це: додайте їх у тому записі.

Фізична особа не має NIP

Коли ви додаєте контрагента і залишаєте поле NIP порожнім, у вікні з'являється пункт Це фізична особа (без NIP). Позначте його, якщо контрагент — особа, а не компанія. Не позначайте його для компанії, NIP якої у вас ще немає: тоді контрагента буде збережено як компанію, податковий номер якої ще належить додати, а не як фізичну особу. Цей пункт пропонується лише поки NIP порожній, а введений вами NIP завжди має перевагу над ним.

Зіставлення й теги

Розділ Зіставлення й теги на панелі контрагента містить три поля, які виглядають схоже, але виконують різні завдання:

• Ключові слова транзакцій - це слова, які шукають в описі банківської транзакції. Транзакцію, опис якої містить одне з них, пропонують для цього контрагента.
• Теги рахунків за замовчуванням додаються до вхідних рахунків контрагента. Коли вхідний рахунок зіставляють із контрагентом, ці теги додаються до нього автоматично або лише пропонуються, якщо ваша організація вимкнула автоматичне додавання. Поле з'являється, лише коли ваша організація позначає рахунки тегами.
• Бюджетні теги - це теги самого контрагента. У бюджетах витрати контрагента отримують ці теги, коли витрата не має власного тегу. Якщо жодна група тегів ще не приймає контрагентів, поле повідомляє про це, і адміністратор може налаштувати її звідти.

Коли розділ згорнуто, його заголовок показує одне число, що охоплює всі три поля.

Приклади використання

• Зареєструвати нового постачальника та заповнити його профіль податковим ідентифікатором, умовами оплати та контактними даними.
• Використовувати збагачення CRM для автоматичного заповнення відсутніх реєстраційних даних для існуючих записів.
• Виявити та об'єднати дублікати записів контрагентів, створені різними учасниками команди.
• Переглядати показники стану брендингу для забезпечення узгодженості логотипів та найменувань контрагентів у документах.
• Зберегти контрактний текст, що вимагається контрагентом на рядках рахунків, для вибору під час виставлення.
• Побачити всіх клієнтів і постачальників в одному списку, відфільтрувати його за роллю та знайти контрагентів, чий запис ще неповний.
• Об'єднати зі списку два записи однієї компанії, залишивши той, що має правильні дані.
• Додати за один крок контрагента, який є і вашим клієнтом, і вашим постачальником, замість того щоб створювати його двічі.
• Відкрити повний запис контрагента й переходити між його рахунками продажу, рахунками закупівлі, контактами та документами, не залишаючи його.