Modparter

Modulet Modparter i Flowtly fungerer som det centrale register over alle eksterne forretningsenheder, som din organisation interagerer med, herunder leverandører, underleverandører, klienter og partnere. Det giver en struktureret måde at opretholde kontaktoplysninger, skatteidentifikatorer, betalingsbetingelser og relationshistorik for hver modpart.

CRM-berigelse-funktioner supplerer automatisk modpartsprofiler med offentligt tilgængelige forretningsdata, f.eks. registreringsoplysninger, finansielle indikatorer og brandingmateriale. Dette reducerer manuel datainput og hjælper dit team med at opretholde opdaterede, omfattende registreringer uden at forlade sig på ekstern research.

Overvågning af brandinghelse sporer fuldstændigheden og ensartetheden af modpartens brandingdata, f.eks. logoer og handelsnavne, på tværs af dine registreringer. Funktionen til registrering og sammenlægning af dubletter identificerer modpartsposter, der sandsynligvis refererer til den samme enhed, og giver værktøjer til at konsolidere dem, så din database forbliver ren og pålidelig.

"Invoice line templates" giver en modpart mulighed for at gemme de tekster, som dens fakturalinjer formuleres ud fra — en kontraktsætning, der gentages hver faktureringsperiode, gemmes én gang og vælges ved fakturering frem for at blive genindtastet. Se Fakturalinjeskabeloner.

Standardprojekt og standardbudget lader en modpart angive, hvor dens udgifter normalt hører hjemme, så svaret udfyldes i stedet for at blive skrevet igen. Angiv dem på modparten, så foreslår Flowtly det projekt og det budget på modpartens banktransaktioner og dens indgående omkostningsfakturaer og tilføjer dem automatisk, medmindre din organisation har slået automatisk tilføjelse fra. Når det er slået fra, er hver af dem kun et forslag, der vises ved siden af dokumentet, og som du kan acceptere eller afvise, og intet knyttes til et budget eller et projekt, før du accepterer det. Når du accepterer budgetforslaget, tilføjes dokumentet til budgettet på præcis samme måde, som hvis du valgte det manuelt. Hvis du afviser standardprojektet på en faktura, bliver du bedt om en begrundelse.

Siden Modparter

Åbn "Counterparties" i hovedmenuen for at se alle din organisations klienter og leverandører på én liste. En virksomhed, du både fakturerer og køber af, vises én gang med begge roller.

Faner. "All", "Clients" og "Suppliers" filtrerer listen efter rolle, og hver viser, hvor mange modparter den rummer. En modpart med begge roller tælles med under begge. Du ser kun de faner, dine rettigheder tillader: en bruger, der administrerer klienter, men ikke leverandører, ser kun fanen "Clients", og omvendt.

Find en. Søg efter navn og sortér kolonnerne. Hver række viser modparten, dens roller, hvor "Complete" dens post er, dens bankkonti og dens tags. En modpart uden skattenummer viser "No NIP". På en smal skærm bliver rækkerne til kort.

Fuldstændighed. Ringen på hver række er andelen af de kontroller, en modpartspost bør bestå, og mærket ved siden af nævner den første kontrol, der stadig mangler, for eksempel et manglende NIP, en manglende bankkonto, adresse, valuta eller betalingsfrist.

"Possible duplicate": en række med dette mærke ligner en anden modpart i din organisation. For at sammenlægge to poster skal du sætte kryds ved de to modparter og vælge "Merge 2 counterparties". Sammenlægningen flytter bankkonti, transaktioner og dokumenter over på den modpart, du beholder, og du vælger, hvilken du beholder, før noget ændres.

Tilføj en. "Add counterparty" åbner en dialog, der først spørger om rollen. Vælg klient, leverandør eller begge: begge er én modpart med to roller, oprettet i ét trin. Rollen er forhåndsvalgt ud fra den fane, du er på. Hvis du kun må tilføje én af rollerne, tilbydes den anden ikke, og uden nogen af tilladelserne er der ingen knap "Add counterparty". Landet er til at begynde med din organisations eget. Skriv et NIP, og opslaget i registret udfylder navnet én gang; for en person uden NIP skal du sætte kryds ved "This is a private individual (no NIP)". Hvis forespørgslen mislykkes, oprettes intet, det du skrev bevares, og "Try again" sender den igen. Matcher navnet eller skatte-ID'et en modpart, du allerede har, tilbyder dubletadvarslen "Open the existing counterparty" i stedet for at oprette en anden post.

Hvor Modparter findes i menuen

Klienter og leverandører har ikke egne menupunkter. De er fanerne "Clients" og "Suppliers" i "Counterparties". Finansposterne i hovedmenuen er grupperet sådan:

"Sales": "Invoices".
"Purchases": "Incoming invoices", med tilhørende godkendelsesvisninger, hvor din organisation bruger fakturagodkendelse, og "Unpaid".
"Counterparties & contracts": "Counterparties", "Contracts" og "Signatures".
"Banking": "Transactions".

"Reports & budget" og "Accounting" følger efter. "Counterparties" står sammen med kontrakterne, fordi det tjener både salg og køb.

Ældre links til klienter og leverandører

Links og bogmærker til de separate klient- og leverandørsider virker stadig.

Et link til klient- eller leverandørlisten åbner den tilsvarende fane i "Counterparties" og bevarer søgeordet fra linket. Sideinddeling og de øvrige listeindstillinger fra den gamle side overføres ikke.
Et link til en enkelt klient eller leverandør åbner den virksomheds modpartspost.
Et link til en bestemt fane på en klient- eller leverandørside, såsom "Documents" eller "Payments", åbner den side som hidtil. Det gør linkene fra en modpartspost også til dens klient- eller leverandørside, som rummer det, posten ikke viser, såsom en klients kontrakter eller en leverandørs budgetter.
Hvis du ikke kan se den tilsvarende fane, for eksempel fordi dine rettigheder kun dækker en del af finansmenuen, bliver du på den ældre side. Det samme sker, når der ikke kan findes en modpartspost for linket.
Fakturasider er ikke berørt.

Modpartens post

Vælg "Open record" i en rækkes handlingsmenu for at se alt, der er gemt om den, ét sted. Posten åbner som et sidepanel til et hurtigt blik og som en hel side, når du vil have mere plads. Den er opdelt i "Identity", "Connections", "Bank accounts", "Matching", "Client", "Supplier", "Transactions" og "Documents". En rolle, modparten ikke har, vises nedtonet med en linje, der siger det, for eksempel This party is not a client, so we issue it no invoices. Et afsnit, du ikke har adgang til, udelades, og posten siger hvilket.

Faner på hele siden. Som hel side har posten faner. "Overview" rummer afsnittene ovenfor. "Sales invoices" og "Contacts" hører til klientrollen og "Purchase invoices" til leverandørrollen: de er de samme lister, som klient- og leverandørsiderne viser. "Documents" viser dokumenterne for hver rolle, som modparten har, med en liste pr. rolle, mærket med rollen, når den har begge. En fane vises kun, når modparten har den rolle, og dine rettigheder lader dig se den liste på dens klient- eller leverandørside. Er der ingen sådan fane at tilbyde, viser posten sine afsnit uden fanerække, og et link til en fane, du ikke kan se, åbner "Overview". Postens link til dens dokumenter åbner fanen "Documents", også fra sidepanelet.

Rediger identiteten. "Edit" i afsnittet "Identity" ændrer navnet, skattenummerets land, NIP og hjemmesiden. Kun det, du ændrede, gemmes, og et gemt skattenummer, der ikke længere består dagens kontrol, forhindrer dig aldrig i at omdøbe modparten.
Leverandørindstillinger. Tre til/fra-knapper i afsnittet "Supplier", hver med en linje under sig, der forklarer, hvad den gør:
- "Require attachment" markerer hver bankbetaling til modparten, indtil en faktura eller kvittering er vedhæftet. Slå det fra for en modpart, der aldrig sender en, f.eks. en bank eller skattemyndigheden.
- "Budget neutral" betyder, at modpartens bankbetalinger ikke markeres som uden budget, og at der ikke foreslås noget budget til dem. Penge, der allerede er henført til et budget, tæller stadig med dér.
- "Recurring" er til en leverandør, der fakturerer dig efter en fast tidsplan, f.eks. husleje eller et telefonabonnement. Hvis der ikke kommer nogen betaling til den i tre måneder, viser "Action center" den på en liste, så du kan tjekke den.
Tilføj en manglende rolle. På en modpart, der kun er klient, har den nedtonede række "Supplier" "Add as supplier"; på en, der kun er leverandør, har rækken "Client" "Add as client". Modparten beholder sin historik og får rollen.
Når en gemning mislykkes. Feltet beholder det, du skrev, viser "Not saved" med årsagen og tilbyder "Retry", som sender den samme ændring igen. Se nedenfor.
Skrivebeskyttet. Uden tilladelse til at ændre en modpart viser posten You can view this party but not edit it.
Ændringer kontrolleres pr. rolle. En ændring kræver tilladelsen til hver rolle, den berører: klientoplysninger kræver klienttilladelsen, leverandøroplysninger omkostningstilladelsen. På en modpart, der er begge dele, berører ændring af navn eller NIP begge roller og kræver derfor begge tilladelser. Fjernelse af en modpart kræver ligeledes tilladelsen til hver rolle, den har. En klient med salgsmuligheder kan ikke fjernes; meddelelsen siger det. En afvist ændring gemmer intet.

På en indgående faktura eller en banktransaktion åbner modpartens navn øverst i panelet dens post. Postens tilbage-linje fører tilbage til dokumentet, og lukning lukker begge.

Ét navn for en virksomhed, der både er klient og leverandør

En modpart har én identitet: ét navn, ét juridisk navn, ét NIP, ét sæt kontakter og registeroplysninger som REGON, KRS og momsstatus. Klient- og leverandørskærmbillederne viser de samme værdier, fordi begge roller læser dem fra modparten. Kun det, der hører til én enkelt rolle, forbliver hos den rolle, for eksempel en klients betalingsbetingelser eller en leverandørs omkostningsgruppe.

Konsekvensen, du kan lægge mærke til: en virksomhed, der blev indtastet under et andet navn som klient end som leverandør, viser ét navn på begge sider, så et navn, du husker, kan stå anderledes. For at ændre det skal du redigere identiteten i modpartens post.

Ét kontonummer hører til én modpart

Flowtly kontrollerer et kontonummer, før det gemmes. Det accepterer et IBAN (to bogstaver efterfulgt af dets cifre) eller et indenlandsk kontonummer på 20 til 34 cifre; mellemrum og bindestreger er tilladt. For et IBAN kontrolleres desuden de to kontrolcifre efter landekoden, som fanger næsten ethvert enkelt fejltastet ciffer og de fleste ombytninger af to nabocifre. Stemmer de ikke, oplyser Flowtly, at nummeret sandsynligvis indeholder en tastefejl, så sammenlign det ciffer for ciffer med kilden. Et nummer indtastet uden landekode har ingen kontrolcifre at kontrollere, så kun dets længde kontrolleres.

Et bankkontonummer hører til én modpart. Tilføjer du et nummer, som en anden modpart allerede har, afviser Flowtly indtastningen og oplyser, hvilken modpart der har det, i stedet for at gemme en kopi mere. En polsk konto er det samme nummer, uanset om det skrives som et IBAN med PL foran eller kun som de 26 cifre, så det afvises på samme måde, hvis det indtastes den anden vej. Årsagen er betalinger: en overførselseksport svarer med modpartens konto, så et nummer, der ligger under det forkerte selskab, sender det selskabs penge et andet sted hen.

Der er to veje videre, og hvilken der er den rette afhænger af de faktiske forhold. Hører nummeret til det andet selskab, fjern det hos den modpart og tilføj det her. Er de to poster samme selskab oprettet to gange, flet dem sammen — nummeret og historikken flytter med.

Samme regel gælder, når Flowtly læser et kontonummer i en banktransaktions beskrivelse eller på en faktura: nummeret knyttes kun til transaktionens modpart, så længe ingen anden modpart har det. En konto, der er set på en betaling til én leverandør, havner derfor aldrig stille og roligt hos en anden.

Land udfyldt ud fra skatte-ID'et

Når du redigerer en modpart, hvis felt Country er tomt, udfylder Flowtly det ud fra skatte-ID'et: et polsk NIP uden præfiks læses som Polen, og et momsnummer med landepræfiks, f.eks. DE, angiver det land. Et land, der allerede er angivet, eller som du selv vælger, bliver aldrig erstattet.

Når du opretter en modpart, mens du gennemgår en udlæst kontrakt, og parten har et polsk NIP, slår Flowtly også NIP'et op og udfylder den adresse, den finder: gaden med bygnings- og lejlighedsnummer, postnummeret og byen. Hvis opslaget ikke finder noget eller ikke kan gennemføres, oprettes modparten alligevel, uden adresse, og der vises ingen fejl; tilføj adressen på modparten bagefter.

Tilføjelse af en modpart, mens du er på en transaktion

Du behøver ikke forlade en banktransaktion eller en indgående faktura for at oprette den modpart, den har brug for. Åbn modpartsfeltet på transaktionen eller fakturaen, og skriv navnet. Hvis intet passer, vises der nederst på listen en post Tilføj modpart; når du vælger den, åbnes den sædvanlige dialog med det navn, du skrev, allerede udfyldt, og med rollen Klient eller Leverandør allerede sat til den, som transaktionen eller fakturaen kræver.

Når du gemmer, knyttes den nye modpart straks til transaktionen eller fakturaen — der er intet andet trin, og valget er der, når du åbner transaktionen igen.

Bemærk: Hvis det navn, du skrev, allerede tilhører en modpart, der kun har den anden rolle, siger dialogen det, før du gemmer, og tilbyder i stedet at føje den manglende rolle til den post. Tag imod tilbuddet — to poster for ét selskab deler dets historik i to, og at sammenlægge dem bagefter er mere arbejde end at tage imod tilbuddet.

Udfyld fra NIP. Når landet er Polen, og du skriver et gyldigt NIP, tilbyder den nye modpart "Fill in from the NIP". Ét klik slår virksomheden op i det polske virksomhedsregister og udfylder dens navn. For en klient udfyldes også den registrerede adresse, og den vises under knappen, før posten oprettes, så det, der gemmes, er det, du så. For en leverandør supplerer Flowtly adressen og andre registeroplysninger, efter at posten er oprettet, hvis momsregisteret har dem for en aktiv eller momsfritaget afgiftspligtig. Navnet udfyldes kun, mens feltet er tomt eller stadig indeholder det, et tidligere opslag satte ind: et navn, du selv har skrevet, eller som er hentet fra transaktionen, overskrives aldrig. Hvis registeret ikke har nogen virksomhed under det NIP, siger knappen Vat number not found; hvis registeret ikke kan nås, siger den det. I begge tilfælde ændres intet af det, du har skrevet. Hvis du ændrer NIP eller land, ryddes den adresse, der blev fundet for det gamle.

Bankkonti, før posten findes. Du kan skrive modpartens kontonumre i sektionen Bankkonti, mens du stadig opretter den. De vises dér, du kan fjerne et før gemning, og de føjes til modparten, så snart du opretter den. Et nummer, der stadig står i feltet, når du trykker på "Create", bliver også tilføjet. Hvis et af dem afvises, for eksempel fordi en anden modpart allerede har det, oprettes modparten alligevel, og meddelelsen angiver årsagen; posten viser så de konti, der faktisk blev gemt. Hvis du vælger at bruge en eksisterende modpart i stedet for at oprette en ny, tilføjes de numre, du skrev, ikke til den, og Flowtly siger det: tilføj dem på den post.

Et matchende skatte-ID samler rollerne for dig. Når du opretter en klient for et selskab, som Flowtly allerede har som leverandør med det samme skatte-ID, tilføjes klientrollen til den eksisterende modpart, i stedet for at der åbnes en post nummer to. Parten vises så som én række med begge roller, og den optræder både på modpartslisten og på leverandørlisten — hvor en post nummer to ville have skjult leverandørsiden og fået selskabet til at ligne en klient, der aldrig havde leveret noget. Intet sammenlægges, og ingen historik flyttes: den eksisterende post får blot den rolle, den manglede. Det er det samme resultat, som noten ovenfor beder dig vælge manuelt, anvendt automatisk, når skatte-ID'et ikke levner tvivl om, at det er det samme selskab.

En privatperson har ikke noget NIP

Når du tilføjer en modpart og lader feltet NIP stå tomt, tilbyder dialogen Dette er en privatperson (intet NIP). Sæt kryds, når modparten er en person og ikke et selskab. Lad det stå uden kryds for et selskab, hvis NIP du endnu ikke har: modparten gemmes så som et selskab, hvor skatte-ID'et stadig mangler at blive tilføjet, og ikke som en privatperson. Afkrydsningsfeltet tilbydes kun, mens NIP er tomt, og et NIP, du indtaster, har altid forrang.

Matchning og tags

Sektionen "Matching and tags" i en modparts panel indeholder tre felter, der ligner hinanden, men har forskellige opgaver:

"Transaction keywords" er ord, der søges efter i beskrivelsen af en banktransaktion. En transaktion, hvis beskrivelse indeholder et af dem, foreslås til denne modpart.
"Default invoice tags" sættes på modpartens indgående fakturaer. Når en indgående faktura matches med modparten, tilføjes disse tags automatisk, eller de tilbydes kun som forslag, hvis din organisation har slået automatisk tilføjelse fra. Feltet vises kun, når din organisation tagger fakturaer.
"Budget tags" er tags på selve modparten. I budgetter får modpartens omkostninger disse tags, når en omkostning ikke har et eget tag. Hvis ingen tag-gruppe endnu accepterer modparter, oplyser feltet det, og en administrator kan oprette en derfra.

Når sektionen er lukket, viser dens overskrift ét tal, der dækker alle tre felter.

Et felt, der ikke kunne gemmes, siger det

En modparts felter gemmer sig selv, når du forlader dem, så der er ingen Gem-knap at trykke på og intet at glemme. En gemning, der lykkes, viser et flueben et øjeblik. En gemning, serveren afviser, efterlader "Not saved" ved det felt, med årsagen, hvor serveren gav en, og det forsvinder ikke: det bliver, indtil feltet er gemt.

Den almindeligste årsag er et skatte-ID, der allerede tilhører en anden modpart. Den værdi, du skrev, bliver i feltet, så du kan rette den og forlade feltet igen; intet går tabt, og intet registreres som gemt, som ikke er det.

Posten opfører sig som enhver formular, der gemmer undervejs:

Tallet øverst. Når ændringer ikke blev gemt, angiver toppen af posten hvor mange, med et spring til den første, og postens overskrift har en rød status, så længe en af dem består. En afvist ændring vises kun ved sit felt, aldrig som en særskilt besked.
Fortryd. Når en ændring er gemt, skriver "Undo change" ved siden af feltet, og i en bjælke nederst i panelet, den tidligere værdi tilbage i 8 sekunder. Hvert felt viser sin egen gemmestatus, også linkene til en leverandør, klient, ejer og standardprojekt, afbryderne samt matchningsnøgleordene og standardtags.
Ingen forbindelse. En ændring foretaget uden forbindelse venter og gemmer sig selv, når forbindelsen vender tilbage.
Når panelet lukkes. Når du lukker posten, gemmes først det, du stadig skriver. Hvis en ændring stadig gemmes, venter eller blev afvist, spørger Flowtly, før den kasseres.
At skrive, før posten er indlæst. Det, du skriver, mens posten stadig indlæses, bevares, når den er indlæst; de felter, du ikke rørte, udfyldes med de gemte værdier.

Detaljerne står i Formularer, der gemmer undervejs.

Eksempler på anvendelsesscenarier

Registrer en ny leverandør og udfyld deres profil med skattenummer, betalingsbetingelser og kontaktoplysninger.
Brug CRM-berigelse til automatisk at udfylde manglende virksomhedsregistreringsdata for eksisterende poster.
Identificer og sammenlæg dublerede modpartsposter, der er oprettet af forskellige teammedlemmer.
Gennemgå brandinghelseresultater for at sikre, at modpartlogoer og -navne er ensartede på tværs af dokumenter.
Gem den kontrakttekst, som en modpart kræver på sine fakturalinjer, klar til at vælge ved fakturering.
Se alle klienter og leverandører på én liste, filtrer den efter rolle, og find de modparter, hvis post stadig er ufuldstændig.
Sammenlæg to poster for den samme virksomhed fra listen, og behold den med de rigtige oplysninger.
Tilføj en modpart, der både er din klient og din leverandør, i ét trin i stedet for at oprette den to gange.
Åbn en modparts fulde post og skift mellem dens salgsfakturaer, købsfakturaer, kontakter og dokumenter uden at forlade den.