Contrapărți

Modulul Contrapărți din Flowtly este registrul central al tuturor entităților de afaceri externe cu care interacționează organizația ta, inclusiv furnizori, contractori, clienți și parteneri. Oferă o modalitate structurată de a păstra datele de contact, identificatorii fiscali, termenele de plată și istoricul relației pentru fiecare contraparte.

Funcțiile de îmbogățire CRM completează automat profilurile contrapărților cu date de afaceri disponibile public, precum detalii de înregistrare, indicatori financiari și elemente de branding. Astfel se reduce introducerea manuală a datelor, iar echipa ta păstrează înregistrări complete și actualizate, fără să depindă de cercetări externe.

Monitorizarea stării brandingului urmărește cât de complete și coerente sunt datele de branding ale contrapărților, cum ar fi logo-urile și denumirile comerciale, în toate înregistrările tale. Detectarea duplicatelor și funcția de îmbinare identifică înregistrările de contrapărți care probabil se referă la aceeași entitate și oferă instrumente pentru consolidarea lor, astfel încât baza ta de date să rămână curată și de încredere.

Șabloanele de poziții de factură permit unei contrapărți să rețină formularea după care se scriu pozițiile facturilor sale, astfel încât o frază din contract care se repetă în fiecare perioadă de facturare se salvează o singură dată, în loc să fie retastată. Vezi Șabloane de poziții de factură.

Proiectul implicit și bugetul implicit permit unei contrapărți să spună unde se încadrează de obicei cheltuielile ei, astfel încât răspunsul să fie oferit, nu retastat. Setează-le pe contraparte și, de atunci, Flowtly sugerează acel proiect și acel buget pentru tranzacțiile bancare ale contrapărții și pentru facturile ei de cost primite. Sunt sugestii, nu clasare automată: fiecare apare lângă document, pentru ca tu să o accepți sau să o respingi, iar nimic nu este atașat unui buget sau unui proiect până nu accepți. Acceptarea sugestiei de buget adaugă documentul la buget exact ca alegerea manuală.

Acest lucru se aplică și tranzacțiilor și facturilor care au apărut înainte de a seta valorile implicite: data viitoare când deschizi una, proiectul sau bugetul implicit este oferit și acolo. O sugestie pe care ai respins-o nu mai este oferită, dar dacă ulterior schimbi valoarea implicită cu un alt proiect sau buget, cel nou este oferit.

Două lucruri bune de știut. O contraparte marcată Neutru din punct de vedere bugetar nu primește niciodată sugestie de buget: această setare spune că tranzacțiile ei nu se așteaptă să fie clasate la un buget, așa că Flowtly nu le mai semnalează nici ca lipsă de buget, iar o sugestie ar contrazice setarea. Nu scoate bani dintr-un buget: o tranzacție deja legată de un buget, direct sau printr-un proiect sau un contractor pe care bugetul îl include, se numără în continuare acolo. Ca să ții o tranzacție în afara unui buget, elimină legătura, de exemplu atribuirea tranzacției la un proiect. Iar un document pe care l-ai împărțit deja între proiecte nu primește o nouă sugestie de proiect, deoarece împărțirea făcută de tine este răspunsul mai specific.

Un buget implicit nu este același lucru cu includerea unei contrapărți în lista de contractori a unui buget. Lista de contractori este o proprietate a bugetului și numără toate costurile pe care contrapartea le-a emis vreodată, automat și retroactiv. Bugetul implicit este o proprietate a contrapărții și propune doar un singur document o dată. Poți folosi oricare dintre ele sau pe amândouă.

Pagina Contrapărți

Deschide Contrapărți din meniul principal ca să vezi într-o singură listă toți clienții și furnizorii organizației tale. O companie căreia îi emiți facturi și de la care cumperi apare o singură dată, cu ambele roluri.

File. Toate, Clienți și Furnizori filtrează lista după rol, iar fiecare arată câte contrapărți conține. O contraparte cu ambele roluri este numărată la ambele. Vezi doar filele permise de drepturile tale: un utilizator care gestionează clienți, dar nu furnizori, vede doar fila Clienți, și invers.

Găsirea uneia. Caută după nume și sortează coloanele. Fiecare rând arată contrapartea, rolurile ei, cât de Complet este dosarul ei, conturile ei bancare și etichetele ei. O contraparte fără cod fiscal afișează Fără cod fiscal. Pe un ecran îngust, rândurile devin carduri.

Completitudine. Inelul de pe fiecare rând este proporția verificărilor pe care ar trebui să le treacă o înregistrare de contraparte, iar eticheta de lângă el numește prima verificare încă neîndeplinită, de exemplu lipsa NIP-ului, a contului bancar, a adresei, a valutei sau a termenului de plată.

Posibil duplicat. Un rând cu această etichetă seamănă cu o altă contraparte din organizația ta. Ca să combini două înregistrări, bifează cele două contrapărți și alege Îmbină 2 contrapărți. Îmbinarea mută conturile bancare, tranzacțiile și documentele pe contraparte pe care o păstrezi, iar tu alegi pe care o păstrezi înainte să se schimbe ceva.

Adăugarea uneia. Adaugă contraparte deschide o fereastră care cere mai întâi rolul. Alege client, furnizor sau ambele: ambele înseamnă o singură contraparte cu două roluri, creată într-un singur pas. Rolul este presetat după fila în care te afli. Dacă poți adăuga doar unul dintre roluri, celălalt nu este oferit, iar fără niciuna dintre permisiuni nu există butonul Adaugă contraparte. Țara pornește ca țara organizației tale. Introdu un NIP, iar căutarea în registru completează o singură dată numele; pentru o persoană fără NIP, bifează Este o persoană fizică (fără NIP). Dacă cererea eșuează, nu se creează nimic, ce ai scris se păstrează, iar Încercați din nou o trimite din nou. Dacă numele sau codul fiscal se potrivește cu o contraparte pe care o ai deja, avertizarea de duplicat oferă Deschide partenerul existent în loc să creeze o a doua înregistrare.

Fișa contrapărții

Alege Deschide fișa din meniul de acțiuni al unui rând ca să vezi într-un singur loc tot ce se știe despre ea. Fișa se deschide ca panou lateral pentru o privire rapidă și ca pagină completă atunci când vrei mai mult spațiu. Este împărțită în Identitate, Conexiuni, Conturi bancare, Potrivire, Client, Furnizor, Tranzacții și Documente. Un rol pe care contrapartea nu îl are este afișat atenuat, cu o linie care o spune, de exemplu Această contraparte nu este client, deci nu îi emitem facturi. O secțiune la care nu ai acces este omisă, iar fișa spune care.

Editează identitatea. Editează din secțiunea Identitate schimbă numele, țara numărului fiscal, NIP-ul și site-ul web. Se salvează doar ce ai schimbat, iar un număr fiscal stocat care nu mai trece verificarea de azi nu te împiedică niciodată să redenumești contrapartea.
Setările furnizorului. Dacă tranzacțiile necesită un atașament, dacă plățile sunt ciclice și dacă contrapartea este neutră din punct de vedere bugetar sunt comutatoare în secțiunea Furnizor.
Adaugă un rol lipsă. La o contraparte doar client, rândul atenuat Furnizor are Adaugă ca furnizor; la una doar furnizor, rândul Client are Adaugă ca client. Contrapartea își păstrează istoricul și primește rolul.
Când o salvare eșuează. Controlul revine la valoarea stocată, secțiunea afișează Nesalvat, iar motivul apare lângă ea cu Încercați din nou, care retrimite aceeași modificare.
Doar citire. Fără permisiunea de a modifica o contraparte, fișa afișează Poți vedea această parte, dar nu o poți edita.

Pe o factură primită sau pe o tranzacție bancară, numele contrapărții din partea de sus a panoului deschide fișa ei. Bara de revenire a fișei te întoarce la document, iar închiderea le închide pe amândouă.

Un singur nume pentru o companie care este și client, și furnizor

O contraparte are o singură identitate: un nume, o denumire legală, un NIP, un set de contacte și detalii din registru precum REGON, KRS și starea TVA. Ecranele de clienți și de furnizori arată aceleași valori, deoarece ambele roluri le citesc de la contraparte. Rămâne la un rol doar ce aparține unui singur rol, de exemplu termenele de plată ale unui client sau grupul de costuri al unui furnizor.

Consecința pe care o poți observa: o companie care a fost introdusă sub un nume ca client și sub altul ca furnizor arată un singur nume pe ambele părți, așa că un nume pe care îl știi poate arăta diferit. Ca să-l schimbi, editează identitatea în fișa contrapărții.

Un număr de cont aparține unei singure contrapărți

Flowtly verifică un număr de cont înainte de a-l salva. Acceptă un IBAN (două litere urmate de cifrele lui) sau un număr de cont intern de 20 până la 34 de cifre; spațiile și cratimele sunt acceptate. Pentru un IBAN verifică și cele două cifre de control de după codul țării, care prind aproape orice cifră greșită și majoritatea perechilor de cifre vecine inversate. Dacă nu se potrivesc, Flowtly spune că numărul conține probabil o greșeală de tastare, așa că compară-l cifră cu cifră cu sursa. Un număr introdus fără codul țării nu are cifre de control de verificat, deci i se verifică doar lungimea.

Un număr de cont bancar aparține unei singure contrapărți. Dacă adaugi un număr pe care îl deține deja altă contraparte, Flowtly refuză intrarea și numește contrapartea care îl deține, în loc să salveze o a doua copie. Un cont polonez este același număr, fie că este scris ca IBAN cu PL în față, fie ca cele 26 de cifre singure, așa că introducerea lui în celălalt fel este refuzată la fel. Motivul sunt plățile: un export de transferuri răspunde cu contul contrapărții, așa că un număr înregistrat la compania greșită trimite banii acelei companii în altă parte.

Există două căi mai departe, iar care este potrivită depinde de fapte. Dacă numărul aparține celeilalte companii, elimină-l de la acea contraparte și adaugă-l aici. Dacă cele două înregistrări sunt aceeași companie înregistrată de două ori, îmbină-le - numărul și istoricul se mută împreună.

Aceeași regulă se aplică atunci când Flowtly citește un număr de cont din descrierea unei tranzacții bancare sau dintr-o factură: numărul este atașat contrapărții tranzacției doar cât timp nicio altă contraparte nu îl deține. Așadar, un cont văzut la o plată către un furnizor nu este niciodată adăugat pe tăcute la altul.

Valuta unei contrapărți este a ei

Fiecare contraparte are o valută, care este valuta în care decontezi cu acea contraparte - nu valuta în care este scris un anumit document. Cele două sunt adesea diferite și amândouă sunt corecte: o închiriere poate fi cotată în EUR și plătită în PLN la cursul zilei. Setarea uneia nu o schimbă niciodată pe cealaltă.

Când creezi o contraparte în timp ce verifici un contract extras, Flowtly completează acest câmp pentru tine:

dacă documentul menționează o valută, se folosește acea valoare - este o dovadă despre acel acord anume
altfel se revine la valuta proprie a organizației tale, care este răspunsul corect aproape întotdeauna și te scutește să o retastezi pentru fiecare document importat

Câmpul spune care dintre cele două variante s-a aplicat, astfel încât o valoare furnizată de Flowtly nu este confundată niciodată cu una citită din document. Schimb-o și nota dispare. Dacă organizația ta nu are nicio valută configurată, câmpul rămâne pur și simplu gol, ca să-l completezi - Flowtly nu ghicește o valută în locul tău.

Vezi Monede și cursuri de schimb pentru modul în care sumele sunt convertite între ele.

Țara completată din codul fiscal

Când editezi o contraparte a cărei Țară este goală, Flowtly o completează din codul fiscal: un NIP polonez fără prefix se citește ca Polonia, iar un număr de TVA cu prefix de țară, cum ar fi DE, numește acea țară. O țară deja setată sau una pe care o alegi tu nu este niciodată înlocuită.

Când creezi o contraparte în timp ce verifici un contract extras și partea are un NIP polonez, Flowtly caută și NIP-ul și completează adresa pe care o găsește: strada cu numărul clădirii și al apartamentului, codul poștal și orașul. Dacă căutarea nu găsește nimic sau nu poate fi finalizată, contrapartea este creată oricum, fără adresă, și nu se afișează nicio eroare; adaugă adresa pe contraparte după aceea.

Adăugarea unei contrapărți în timp ce ești pe o tranzacție

Nu trebuie să părăsești o tranzacție bancară sau o factură primită ca să creezi contrapartea de care are nevoie. Deschide câmpul contrapărții de pe tranzacție sau de pe factură și scrie numele. Dacă nimic nu se potrivește, la finalul listei apare o intrare Adaugă contraparte; alegerea ei deschide fereastra obișnuită, cu numele scris de tine deja completat și cu rolul Client sau Furnizor deja setat la cel de care are nevoie tranzacția sau factura.

Salvarea atașează imediat noua contraparte la acea tranzacție sau factură - nu există un al doilea pas, iar selecția este acolo când redeschizi tranzacția.

Completează din NIP. Când țara este Polonia și introduci un NIP valid, noua contraparte oferă Completează din NIP. Un singur clic caută compania în registrul polonez al companiilor și îi completează numele. Pentru un client completează și adresa înregistrată și o arată sub buton înainte să creezi înregistrarea, așa că ce se salvează este ce ai văzut. Pentru un furnizor, Flowtly completează adresa și alte detalii de registru după ce înregistrarea este creată, acolo unde registrul plătitorilor de TVA le are pentru un plătitor activ sau scutit de TVA. Numele este completat doar cât timp câmpul este gol sau conține încă ce a pus o căutare anterioară: un nume scris de tine sau unul preluat din tranzacție nu este niciodată suprascris. Dacă registrul nu are nicio companie sub acel NIP, butonul spune Numărul de TVA nu a fost găsit; dacă registrul nu poate fi contactat, spune și asta. În ambele cazuri nu se schimbă nimic din ce ai scris. Schimbarea NIP-ului sau a țării șterge adresa găsită pentru cel vechi.

Conturi bancare înainte ca înregistrarea să existe. Poți scrie numerele de cont ale contrapărții în secțiunea Conturi bancare în timp ce o creezi încă. Sunt listate acolo, poți elimina unul înainte de salvare și sunt adăugate la contraparte imediat ce o creezi. Un număr aflat încă în câmp când apeși Creează este adăugat și el. Dacă unul dintre ele este refuzat, de exemplu pentru că îl deține deja altă contraparte, contrapartea este creată oricum, iar mesajul dă motivul; fișa arată apoi conturile care au fost efectiv stocate. Dacă alegi să folosești o contraparte existentă în loc să creezi una nouă, numerele scrise de tine nu sunt adăugate la ea, iar Flowtly o spune: adaugă-le în acea fișă.

Notă: Dacă numele scris de tine aparține deja unei contrapărți care are doar celălalt rol, fereastra o spune înainte să salvezi și se oferă să adauge rolul lipsă la acea înregistrare. Acceptă - două înregistrări pentru o singură companie îi împart istoricul în două, iar îmbinarea lor ulterioară înseamnă mai multă muncă decât acceptarea ofertei.

Un cod fiscal identic unește rolurile pentru tine. Când creezi un client pentru o companie pe care Flowtly o are deja ca furnizor cu același cod fiscal, rolul de client este adăugat la contrapartea existentă, în loc să se deschidă o a doua înregistrare. Partea arată atunci un singur rând cu ambele roluri și apare atât în lista de contrapărți, cât și în lista de furnizori - acolo unde o a doua înregistrare ar fi ascuns latura de furnizor și ar fi făcut compania să pară un client care nu a furnizat niciodată nimic. Nu se îmbină nimic și nu se mută niciun istoric: înregistrarea existentă primește pur și simplu rolul care îi lipsea. Este același rezultat pe care nota de mai sus te roagă să-l alegi manual, aplicat automat atunci când codul fiscal nu lasă îndoieli că este aceeași companie.

O persoană fizică nu are NIP

Când adaugi o contraparte și lași NIP gol, fereastra oferă Este o persoană fizică (fără NIP). Bifează-l atunci când contrapartea este o persoană, nu o companie. Lasă-l nebifat pentru o companie al cărei NIP nu îl ai încă: contrapartea este atunci salvată ca companie, cu codul fiscal de adăugat ulterior, nu ca persoană fizică. Bifa este oferită doar cât timp NIP-ul este gol, iar un NIP scris de tine are întotdeauna prioritate asupra ei.

Potrivire și etichete

Secțiunea Potrivire și etichete din panoul unei contrapărți conține trei câmpuri care seamănă, dar au roluri diferite:

Cuvinte-cheie pentru tranzacții sunt cuvinte de căutat în descrierea unei tranzacții bancare. O tranzacție a cărei descriere conține unul dintre ele este sugerată pentru această contraparte.
Etichete implicite pentru factură se pun pe facturile primite ale contrapărții. Când o factură primită este potrivită cu contrapartea, aceste etichete îi sunt adăugate automat sau doar oferite ca sugestii, dacă organizația ta a dezactivat adăugarea automată. Câmpul apare doar dacă organizația ta etichetează facturile.
Etichete buget sunt etichete pe contrapartea însăși. În bugete, costurile contrapărții preiau aceste etichete când un cost nu are o etichetă proprie. Dacă niciun grup de etichete nu acceptă încă contrapărți, câmpul o spune, iar un administrator poate configura unul de acolo.

Când secțiunea este închisă, antetul ei arată un singur număr care cuprinde toate cele trei câmpuri.

Un câmp care nu a putut fi salvat o spune

Câmpurile unei contrapărți se salvează singure când le părăsești, așa că nu există buton Salvează de apăsat și nimic de uitat. O salvare reușită afișează pentru o clipă o bifă. O salvare pe care serverul o refuză lasă „Nesalvat” pe acel câmp, cu motivul, acolo unde serverul l-a dat, și nu dispare - rămâne până când câmpul se salvează cu succes.

Cel mai frecvent motiv este un cod fiscal care aparține deja altei contrapărți. Valoarea scrisă de tine rămâne în câmp, ca să o poți corecta și să părăsești din nou câmpul; nu se pierde nimic și nu se înregistrează ca salvat nimic care nu este salvat.

Exemple de utilizare

Înregistrează un furnizor nou și completează-i profilul cu codul fiscal, termenele de plată și datele de contact.
Folosește îmbogățirea CRM ca să completezi automat datele de înregistrare lipsă pentru înregistrările existente.
Identifică și îmbină intrările duplicate de contrapărți create de membri diferiți ai echipei.
Verifică scorurile stării brandingului ca să te asiguri că logo-urile și denumirile contrapărților sunt coerente în documente.
Salvează formularea din contract pe care o cere o contraparte pentru pozițiile facturilor sale, gata de ales când îi emiți factură.
Dă unui furnizor recurent un proiect și un buget implicite, astfel încât factura lui lunară să sosească cu ambele deja propuse.
Vezi toți clienții și furnizorii într-o singură listă, filtreaz-o după rol și observă contrapărțile a căror înregistrare este încă incompletă.
Combină două înregistrări ale aceleiași companii îmbinându-le din listă, păstrând-o pe cea cu datele corecte.
Adaugă o contraparte care este și client, și furnizor într-un singur pas, în loc să o creezi de două ori.

Pagini conexe

Controlul costurilor
Facturi
Șabloane de poziții de factură
Ieșiri de numerar
Integrare bancară