Contrapartes

O módulo Contrapartes no Flowtly funciona como o registo central de todas as entidades empresariais externas com as quais a sua organização interage, incluindo fornecedores, subempreiteiros, clientes e parceiros. Disponibiliza uma forma estruturada de manter informações de contacto, identificadores fiscais, condições de pagamento e histórico de relações para cada contraparte.

As funcionalidades de enriquecimento CRM complementam automaticamente os perfis das contrapartes com dados empresariais publicamente disponíveis, como detalhes de registo, indicadores financeiros e recursos de marca. Isto reduz a introdução manual de dados e ajuda a sua equipa a manter registos atualizados e completos sem depender de pesquisa externa.

A monitorização da saúde da marca acompanha a completude e consistência dos dados de marca das contrapartes, como logótipos e nomes comerciais, nos seus registos. A capacidade de deteção e fusão de duplicados identifica registos de contrapartes que provavelmente se referem à mesma entidade e disponibiliza ferramentas para os consolidar, mantendo a sua base de dados limpa e fiável.

Os "Invoice line templates" permitem que uma contraparte armazene os textos a partir dos quais as suas linhas de fatura são redigidas — uma frase contratual que se repete em cada período de faturação é guardada uma vez e selecionada ao faturar, em vez de ser reescrita. Ver Modelos de linhas de fatura.

Projeto predefinido e orçamento predefinido permitem que uma contraparte indique onde a sua despesa costuma pertencer, para que a resposta seja preenchida em vez de reescrita. Defina-os na contraparte e o Flowtly sugere esse projeto e esse orçamento nas transações bancárias da contraparte e nas suas faturas de custos recebidas, e adiciona-os automaticamente, a menos que a sua organização tenha desativado a adição automática. Com ela desativada, cada um é apenas uma sugestão mostrada junto ao documento para que a aceite ou a dispense, e nada é associado a um orçamento ou a um projeto até que a aceite. Aceitar a sugestão de orçamento adiciona o documento ao orçamento exatamente como o escolher à mão. Recusar o projeto predefinido numa fatura pede-lhe um motivo.

A página Contrapartes

Abra "Counterparties" no menu principal para ver todos os clientes e fornecedores da sua organização numa só lista. Uma empresa a quem fatura e a quem compra aparece uma só vez, com ambas as funções.

Separadores. "All", "Clients" e "Suppliers" filtram a lista por função, e cada um mostra quantas contrapartes contém. Uma contraparte com ambas as funções é contada em ambos. Só vê os separadores que as suas permissões permitem: um utilizador que gere clientes mas não fornecedores vê apenas o separador "Clients", e vice-versa.

Encontrar uma. Pesquise por nome e ordene as colunas. Cada linha mostra a contraparte, as suas funções, quão "Complete" está o seu registo, as suas contas bancárias e as suas etiquetas. Uma contraparte sem número fiscal indica "No NIP". Num ecrã estreito, as linhas tornam-se cartões.

Completude. O anel de cada linha é a parte das verificações que um registo de contraparte deve passar, e o distintivo ao lado nomeia a primeira verificação ainda em falta, como um NIP, uma conta bancária, uma morada, uma moeda ou um prazo de pagamento em falta.

"Possible duplicate": uma linha com este distintivo parece outra contraparte da sua organização. Para fundir dois registos, assinale as duas contrapartes e escolha "Merge 2 counterparties". A fusão move contas bancárias, transações e documentos para a contraparte que mantém, e escolhe qual manter antes de alguma coisa mudar.

Adicionar uma. "Add counterparty" abre uma caixa de diálogo que pergunta primeiro a função. Escolha cliente, fornecedor ou ambos: ambos é uma só contraparte com duas funções, criada num só passo. A função vem pré-selecionada a partir do separador em que está. Se só puder adicionar uma das funções, a outra não é oferecida, e sem nenhuma das duas permissões não existe o botão "Add counterparty". O país começa por ser o da sua organização. Introduza um NIP e a pesquisa no registo preenche o nome uma só vez; para uma pessoa sem NIP, assinale "This is a private individual (no NIP)". Se o pedido falhar, nada é criado, o que escreveu é mantido e "Try again" envia-o de novo. Se o nome ou o identificador fiscal coincidir com uma contraparte que já tem, o aviso de duplicado oferece "Open the existing counterparty" em vez de criar um segundo registo.

Os clientes e os fornecedores não têm entradas de menu próprias. São os separadores "Clients" e "Suppliers" de "Counterparties". As entradas de finanças do menu principal estão agrupadas assim:

"Sales": "Invoices".
"Purchases": "Incoming invoices", com as suas vistas de aprovação quando a sua organização usa a aprovação de faturas, e "Unpaid".
"Counterparties & contracts": "Counterparties", "Contracts" e "Signatures".
"Banking": "Transactions".

"Reports & budget" e "Accounting" vêm a seguir. "Counterparties" fica junto dos contratos porque serve tanto a venda como a compra.

Ligações antigas para clientes e fornecedores

As ligações e os marcadores para as páginas separadas de clientes e fornecedores continuam a funcionar.

Uma ligação para a lista de clientes ou de fornecedores abre o separador correspondente de "Counterparties" e mantém o termo de pesquisa da ligação. A paginação e as restantes definições de lista da página antiga não são transferidas.
Uma ligação para um único cliente ou fornecedor abre o registo de contraparte dessa empresa.
Uma ligação para um separador específico da página de um cliente ou fornecedor, como "Documents" ou "Payments", abre essa página como antes. O mesmo acontece com as ligações de um registo de contraparte para a sua página de cliente ou fornecedor, que contém o que o registo não mostra, como os contratos de um cliente ou os orçamentos de um fornecedor.
Se não vir o separador correspondente, por exemplo porque as suas permissões cobrem apenas parte do menu de finanças, permanece na página antiga. O mesmo acontece quando não é encontrado nenhum registo de contraparte para a ligação.
As páginas de faturas não são afetadas.

O registo da contraparte

Escolha "Open record" no menu de ações de uma linha para ver num só lugar tudo o que está guardado sobre ela. O registo abre como painel lateral para uma vista rápida e como página inteira quando quer mais espaço. Divide-se em "Identity", "Connections", "Bank accounts", "Matching", "Client", "Supplier", "Transactions" e "Documents". Uma função que a contraparte não tem é mostrada esbatida, com uma linha a dizê-lo, por exemplo This party is not a client, so we issue it no invoices. Uma secção a que não tem acesso é omitida, e o registo diz qual.

Separadores na página inteira. Como página inteira, o registo tem separadores. "Overview" contém as secções acima. "Sales invoices" e "Contacts" pertencem à função de cliente, e "Purchase invoices" à de fornecedor: são as mesmas listas que as páginas de cliente e de fornecedor mostram. "Documents" lista os documentos de cada função que a contraparte tem, com uma lista por função, identificada pela função quando tem ambas. Um separador só aparece quando a contraparte tem essa função e as suas permissões lhe permitem ver essa lista na respetiva página de cliente ou de fornecedor. Sem nenhum separador para oferecer, o registo mostra as suas secções sem linha de separadores, e uma ligação para um separador que não vê abre "Overview". A ligação do registo para os seus documentos abre o separador "Documents", também a partir do painel lateral.

Editar a identidade. "Edit" na secção "Identity" altera o nome, o país do número fiscal, o NIP e o sítio web. Só é guardado o que alterou, e um número fiscal guardado que já não passa a verificação atual nunca o impede de mudar o nome da contraparte.
Definições do fornecedor. Três interruptores na secção "Supplier", cada um com uma linha por baixo a explicar o que faz:
- "Require attachment" sinaliza cada pagamento bancário com a contraparte até lhe ser anexada uma fatura ou um recibo. Desative a opção para uma contraparte que nunca envia um, como um banco ou a autoridade tributária.
- "Budget neutral" significa que os pagamentos bancários da contraparte não são sinalizados como sem orçamento e que não lhes é sugerido nenhum orçamento. O dinheiro já imputado a um orçamento continua a contar aí.
- "Recurring" serve para um fornecedor que lhe fatura num calendário regular, como uma renda ou um plano de telefone. Se não surgir nenhum pagamento a esse fornecedor durante três meses, o "Action center" inclui-o na lista para que o verifique.
Adicionar uma função em falta. Numa contraparte só cliente, a linha esbatida "Supplier" tem "Add as supplier"; numa só fornecedor, a linha "Client" tem "Add as client". A contraparte mantém o seu histórico e ganha a função.
Quando um guardar falha. O campo mantém o que escreveu, mostra "Not saved" com o motivo e oferece "Retry", que volta a enviar a mesma alteração. Veja abaixo.
Só de leitura. Sem permissão para alterar uma contraparte, o registo indica You can view this party but not edit it.
As alterações são verificadas por função. Uma alteração precisa da permissão de cada função que toca: os dados de cliente precisam da permissão de clientes e os de fornecedor da permissão de custos. Numa contraparte que é as duas coisas, alterar o nome ou o NIP toca as duas funções, por isso precisa das duas permissões. Remover uma contraparte também precisa da permissão de cada função que tem. Um cliente com negócios não pode ser removido; a mensagem di-lo. Uma alteração recusada não guarda nada.

Numa fatura recebida ou numa transação bancária, o nome da contraparte no topo do painel abre o seu registo. A barra de retorno do registo volta ao documento, e fechar fecha ambos.

Um só nome para uma empresa que é cliente e fornecedor

Uma contraparte tem uma só identidade: um nome, uma denominação legal, um NIP, um conjunto de contactos e dados de registo como REGON, KRS e estado do IVA. Os ecrãs do cliente e do fornecedor mostram esses mesmos valores, porque ambas as funções os leem da contraparte. Só o que pertence a uma única função fica com essa função, por exemplo as condições de pagamento de um cliente ou o grupo de custos de um fornecedor.

A consequência que pode notar: uma empresa que foi introduzida com um nome diferente como cliente e como fornecedor mostra um único nome em ambos os lados, pelo que um nome de que se lembra pode surgir diferente. O mesmo vale para o NIP: onde o lado do fornecedor tinha antes um NIP próprio, os ecrãs do fornecedor e a exportação de transferências bancárias mostram em seu lugar o NIP da contraparte. Para alterar qualquer um dos dois, edite a identidade no registo da contraparte.

A pesquisa segue a mesma regra. Pesquisar um cliente ou um fornecedor encontra o nome e o NIP que a linha mostra, e a lista de contrapartes encontra o nome. Um nome ou NIP que apenas um dos papéis teve antes não é encontrado.

Um número de conta pertence a uma única contraparte

O Flowtly verifica um número de conta antes de o guardar. Aceita um IBAN (duas letras seguidas dos seus dígitos) ou um número de conta nacional de 20 a 34 dígitos; espaços e hífenes são permitidos. Num IBAN, verifica também os dois dígitos de controlo a seguir ao código do país, que detetam quase todos os dígitos mal escritos e a maioria das trocas de dois dígitos vizinhos. Se não corresponderem, o Flowtly indica que o número contém provavelmente um erro de digitação; compare-o então dígito a dígito com a origem. Um número introduzido sem o código do país não tem dígitos de controlo a verificar, pelo que só o seu comprimento é verificado.

Um número de conta bancária pertence a uma única contraparte. Se adicionar um número que outra contraparte já tem, o Flowtly recusa o registo e indica a contraparte que o detém, em vez de guardar uma segunda cópia. Uma conta polaca é o mesmo número quer seja escrita como IBAN com PL à frente, quer apenas com os 26 dígitos, pelo que introduzi-la da outra forma é recusado da mesma maneira. A razão são os pagamentos: uma exportação de transferências responde com a conta da contraparte, pelo que um número arquivado na empresa errada envia o dinheiro dessa empresa para outro lado.

Há dois caminhos, e qual é o correto depende dos factos. Se o número pertence à outra empresa, remova-o nessa contraparte e adicione-o aqui. Se os dois registos são a mesma empresa criada duas vezes, funda-os — o número e o histórico passam juntos.

A mesma regra aplica-se quando o Flowtly lê um número de conta na descrição de uma transação bancária ou numa fatura: o número é associado à contraparte dessa transação apenas enquanto nenhuma outra contraparte o detiver. Uma conta vista num pagamento a um fornecedor nunca é acrescentada em silêncio a outro.

País preenchido a partir do identificador fiscal

Quando edita uma contraparte cujo campo Country está vazio, o Flowtly preenche-o a partir do identificador fiscal: um NIP polaco sem prefixo é lido como Polónia, e um número de IVA com prefixo de país, como DE, indica esse país. Um país que já esteja definido, ou que escolha pessoalmente, nunca é substituído.

Quando cria uma contraparte ao rever um contrato extraído e a parte tem um NIP polaco, a Flowtly também pesquisa o NIP e preenche a morada que encontrar: a rua com o número do edifício e da fração, o código postal e a cidade. Se a pesquisa não encontrar nada ou não puder ser concluída, a contraparte é criada na mesma, sem morada, e não é apresentado nenhum erro; adicione a morada depois na contraparte.

Adicionar uma contraparte enquanto está numa transação

Não precisa de sair de uma transação bancária ou de uma fatura recebida para criar a contraparte de que ela precisa. Abra o campo da contraparte na transação ou na fatura e escreva o nome. Se nada corresponder, aparece uma entrada "Add counterparty" no fim da lista; ao escolhê-la abre-se a caixa de diálogo habitual com o nome que escreveu já preenchido e com a função de Cliente ou Fornecedor já definida como a de que a transação ou a fatura precisa.

Ao guardar, a nova contraparte fica associada de imediato a essa transação ou fatura — não há um segundo passo, e a seleção continua lá quando volta a abrir a transação.

Nota: Se o nome que escreveu já pertencer a uma contraparte que tem apenas a outra função, a caixa de diálogo di-lo antes de guardar e oferece-se para acrescentar a função em falta a esse registo. Aceite — dois registos para uma só empresa dividem o seu histórico ao meio, e fundi-los depois dá mais trabalho do que aceitar a oferta.

"Fill in from the NIP". Quando o país é a Polónia e introduz um NIP válido, a nova contraparte oferece "Fill in from the NIP". Um clique procura a empresa no registo polaco de empresas e preenche o seu nome. No caso de um cliente, preenche também a morada registada e mostra-a por baixo do botão antes de o registo ser criado, pelo que o que fica guardado é o que viu. No caso de um fornecedor, o Flowtly completa a morada e outros dados do registo depois de o registo ser criado, quando o registo de sujeitos passivos de IVA os tem para um sujeito passivo ativo ou isento de IVA. O nome só é preenchido enquanto o campo estiver vazio ou ainda contiver o que uma pesquisa anterior lá colocou: um nome que escreveu, ou que foi retirado da transação, nunca é substituído. Se o registo não tiver nenhuma empresa com esse NIP, o botão indica Vat number not found; se não for possível aceder ao registo, indica-o. Em ambos os casos, nada do que escreveu muda. Alterar o NIP ou o país apaga a morada encontrada para o anterior.

Contas bancárias antes de o registo existir. Pode introduzir os números de conta da contraparte na secção Contas bancárias enquanto ainda a está a criar. Ficam aí listados, pode remover um antes de guardar e são adicionados à contraparte assim que a criar. Um número que ainda esteja no campo quando prime Criar também é adicionado. Se algum for recusado, por exemplo porque outra contraparte já o tem, a contraparte é criada na mesma e a mensagem indica o motivo; o registo mostra então as contas que foram realmente guardadas. Se optar por usar uma contraparte existente em vez de criar uma nova, os números que introduziu não lhe são adicionados, e o Flowtly di-lo: adicione-os nesse registo.

Um identificador fiscal coincidente junta as funções por si. Quando cria um cliente para uma empresa que o Flowtly já tem como fornecedor com o mesmo identificador fiscal, a função de cliente é acrescentada a essa contraparte existente em vez de ser aberto um segundo registo. A parte passa então a mostrar uma única linha com as duas funções e aparece tanto na lista de contrapartes como na lista de fornecedores — ao passo que um segundo registo teria escondido o lado do fornecedor e feito a empresa parecer um cliente que nunca forneceu nada. Nada é fundido e nenhum histórico é movido: o registo existente limita-se a ganhar a função que lhe faltava. É o mesmo resultado que a nota acima pede para escolher manualmente, aplicado automaticamente quando o identificador fiscal não deixa dúvidas de que se trata da mesma empresa.

Um particular não tem NIP

Quando adiciona uma contraparte e deixa o campo NIP vazio, a caixa de diálogo oferece É um particular (sem NIP). Assinale-a quando a contraparte for uma pessoa e não uma empresa. Deixe-a por assinalar para uma empresa cujo NIP ainda não tem: a contraparte é então guardada como empresa, com o identificador fiscal ainda por adicionar, e não como particular. A opção só é oferecida enquanto o NIP está vazio, e um NIP que introduza tem sempre prioridade sobre ela.

Correspondência e etiquetas

A secção "Matching and tags" do painel de uma contraparte contém três campos que parecem semelhantes mas têm funções diferentes:

"Transaction keywords" são palavras a procurar na descrição de uma transação bancária. Uma transação cuja descrição contenha uma delas é sugerida para esta contraparte.
"Default invoice tags" aplicam-se às faturas recebidas da contraparte. Quando uma fatura recebida é associada à contraparte, estas etiquetas são-lhe adicionadas automaticamente, ou apenas oferecidas como sugestões se a sua organização tiver desativado a adição automática. O campo só aparece quando a sua organização etiqueta as faturas.
"Budget tags" são etiquetas da própria contraparte. Nos orçamentos, os custos da contraparte assumem estas etiquetas quando um custo não tem etiqueta própria. Se nenhum grupo de etiquetas aceitar ainda contrapartes, o campo di-lo, e um administrador pode configurar um a partir daí.

Quando a secção está fechada, o seu cabeçalho mostra uma única contagem que abrange os três campos.

Um campo que não pôde ser guardado di-lo

Os campos de uma contraparte guardam-se por si quando os abandona, por isso não há botão Guardar para premir nem nada para esquecer. Um guardar que resulta mostra uma marca de verificação por um momento. Um guardar que o servidor recusa deixa "Not saved" nesse campo, com o motivo quando o servidor o deu, e não desaparece: permanece até o campo ser guardado com êxito.

O motivo mais comum é um identificador fiscal que já pertence a outra contraparte. O valor que escreveu permanece no campo para que o possa corrigir e abandonar o campo de novo; nada se perde, e nada é registado como guardado sem o estar.

O registo comporta-se como qualquer formulário que guarda à medida que edita:

A contagem no topo. Quando há alterações não guardadas, o topo do registo diz quantas, com um salto para a primeira, e o cabeçalho do registo mostra um estado vermelho enquanto restar alguma. Uma alteração recusada aparece apenas no seu campo, nunca como mensagem separada.
Anular. Depois de uma alteração ser guardada, "Undo change" ao lado do campo, e numa barra no fundo do painel, volta a escrever o valor anterior durante 8 segundos. Cada campo mostra o seu próprio estado de gravação, incluindo as ligações a um fornecedor, cliente, responsável e projeto predefinido, os interruptores, e as palavras-chave de correspondência e as etiquetas predefinidas.
Sem ligação. Uma alteração feita sem ligação fica à espera e guarda-se sozinha quando a ligação regressa.
Fechar o painel. Fechar o registo guarda primeiro o que ainda está a escrever. Se uma alteração ainda está a ser guardada, à espera ou foi recusada, o Flowtly pergunta antes de a descartar.
Escrever antes de o registo estar carregado. O que escrever enquanto o registo ainda está a carregar é mantido quando este chega; os campos em que não tocou preenchem-se com os valores guardados.

Os detalhes estão em Formulários que guardam à medida que edita.

Exemplos de casos de utilização

Registe um novo fornecedor e complete o seu perfil com o NIF, condições de pagamento e dados de contacto.
Utilize o enriquecimento CRM para preencher automaticamente dados de registo empresarial em falta nos registos existentes.
Identifique e funda entradas duplicadas de contrapartes criadas por diferentes membros da equipa.
Reveja as pontuações de saúde da marca para garantir que os logótipos e nomes das contrapartes são consistentes nos documentos.
Guarde o texto contratual que uma contraparte requer nas suas linhas de fatura, pronto a selecionar ao faturar.
Veja todos os clientes e fornecedores numa só lista, filtre-a por função e identifique as contrapartes cujo registo ainda está incompleto.
Funda, a partir da lista, dois registos da mesma empresa, mantendo o que tem os dados corretos.
Adicione num só passo uma contraparte que é simultaneamente cliente e fornecedor, em vez de a criar duas vezes.
Abra o registo completo de uma contraparte e circule entre as suas faturas de venda, faturas de compra, contactos e documentos sem sair dele.