Painel financeiro

O "Finance dashboard" no Flowtly oferece às equipas de finanças e à direção uma visão em tempo real do fluxo de caixa da organização. Apresenta métricas-chave em gráficos interativos, permitindo tomadas de decisão baseadas em dados sem necessidade de exportar informação para ferramentas externas.

"Account balance" é o quarto separador do painel. Mostra o saldo diário das contas bancárias associadas da organização — a posição de fecho dia a dia, não uma divisão entre dinheiro a entrar e dinheiro a sair. Filtre por uma única conta bancária ou veja todas as contas em conjunto, e atualize os dados em cache quando necessário. O período é configurável e mostra, por predefinição, os últimos 12 meses. O acesso ao painel requer a função "Costs analyser".

As secções de custos e receitas fornecem navegação para os dados de transações e faturas subjacentes que influenciam o fluxo de caixa. Embora as análises detalhadas de custos e o acompanhamento de receitas estejam disponíveis através dos módulos de Controlo de custos e Faturas respetivamente, o Painel Financeiro centra-se nas tendências agregadas de posição de caixa.

Filtrar por projeto e contraparte

"Overview", "Costs" e "Income" partilham uma faixa de filtros: "Project" e "Counterparty", e em "Costs" também "Cost group". Escolha valores e aplique-os; cada escolha aparece como uma etiqueta que pode ser removida, e "Clear all" remove todas. Uma linha de estado diz o que está filtrado. A seleção fica guardada no endereço da página e passa de um separador para outro. O filtro "Counterparty" só é oferecido a quem pode ler contrapartes.

Um valor filtrado diz sempre o que deixa de fora, de modo que as partes somam o total da empresa:

• "Unallocated": documentos que ainda não têm projeto. O seu valor nem é escondido nem adivinhado; fica aqui até alguém o atribuir.
• "Over-allocated": documentos cujas atribuições a projetos somam mais do que o documento. O valor total de cada um fica aqui, fora de qualquer projeto, até ser corrigido.
• "Outside the filter": o resto da empresa.

Em "Costs", "Unallocated" e "Over-allocated" são desenhados como séries cinzentas tracejadas, uma linha acima do gráfico indica o total filtrado face ao total da empresa, e a tabela e a transferência CSV terminam em linhas que reconciliam com o total da empresa. Se também for escolhido um grupo de custos, o resto do filtro aparece como "Other cost groups in the filter". Em "Income", os dois são desenhados como linhas cinzentas tracejadas e pontilhadas. Em "Overview", os mosaicos seguem o filtro e indicam o valor da empresa de que fazem parte; os impostos mantêm-se ao nível da empresa, porque pertencem à empresa e não a um projeto ou a uma contraparte. Os valores filtrados cobrem apenas os últimos 24 meses, por isso, para um intervalo mais longo, o detalhe é marcado como indisponível. Os montantes estão na moeda de reporte indicada na faixa.

Custos por grupo

No separador "Costs", a tabela de detalhe lista a despesa por grupo de custos. Para as pessoas com a permissão Costs manager, o nome de cada grupo abre uma página que detalha a despesa desse grupo por fornecedor. Clicar noutro ponto da linha seleciona o grupo no gráfico. O grupo "Other" não tem essa página e, quando os custos são detalhados por etiqueta em vez de por grupo de custos, os nomes não são ligações.

Essa página por fornecedor empilha uma barra por fornecedor, mês a mês, ao longo dos últimos dois anos. A despesa que o grupo transporta sem fornecedor registado é empilhada ao lado como uma série própria, chamada "Other", para que as barras somem aquilo que o grupo realmente gastou e não apenas a parte que por acaso levava um fornecedor. A série só é desenhada quando pelo menos um mês da janela tem um valor desses, pelo que um grupo cuja despesa está totalmente atribuída não mostra nenhuma barra extra.

A série "Other" não é o grupo de custos "Other" referido acima, e as duas respondem a perguntas diferentes. O grupo é uma linha da tabela de detalhe — a única linha cujo nome não é uma ligação. A série vive dentro do gráfico de um único grupo e significa este dinheiro não tem fornecedor algum por trás, o que é normalmente sinal de que as transações subjacentes nunca foram associadas a um prestador.

Visão geral da empresa

"Company overview" confronta o plano contratado com o que foi faturado e o que realmente movimentou, mês a mês. Cada mês tem duas direções — "Money in" e "Money out" — e cada direção é medida em três barras:

• "Contracted" — o que os compromissos assinados totalizam.
• "Billed" — o que foi faturado contra eles.
• "Cash flow" — o que efetivamente chegou ao banco ou saiu dele.

Cada barra tem um nome e o seu valor é impresso ao lado, no próprio gráfico. Os valores são legíveis sem apontar para nada, o que importa num ecrã táctil, onde não há nada para passar o rato. Uma legenda acima dos meses nomeia as três barras uma vez, para que cada mês precise apenas da etiqueta curta e do valor.

Os comprimentos das barras são medidos em relação a um máximo único tomado em toda a janela e em ambas as direções, não em relação ao plano próprio de cada mês. É isso que permite comparar um mês com outro: um mês no valor de dez mil e um mês no valor de dez milhões são desenhados com comprimentos visivelmente diferentes em vez de ambos preencherem a linha. "Contracted" mantém-se como referência em relação à qual os outros dois são lidos — simplesmente não está fixado à largura total.

Uma barra que ultrapassa o valor contratado é marcada como "above plan", para que a faturação ou gastos além do que foi comprometido se leia como um estado e não como uma barra mais longa que se tem de medir com o olho.

Exemplos de utilização

• Analisar a tendência do saldo nos últimos 12 meses para garantir que a organização mantém capital circulante adequado.
• Filtrar o saldo por uma única conta bancária para analisar a liquidez entre diferentes entidades financeiras.
• Identificar os dias em que o saldo combinado foi mais baixo, antes de avançar com um ciclo de pagamentos.
• Atualizar os dados do painel em cache antes de uma reunião de revisão financeira para obter os valores mais atualizados.
• Filtrar Custos por um projeto para ver quanto gastou e quanto dos custos da empresa ainda não tem projeto.
• Ler os valores contratados, faturados e de fluxo de caixa do mês diretamente em "Company overview" num tablet, sem apontar.
• Comparar dois meses em "Company overview" para ver se a faturação está acompanhando o ritmo do que foi contratado.