Contratos

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Os Contratos no Flowtly definem os termos financeiros dos seus compromissos — associando um orçamento a um conjunto estruturado de linhas de calendário de pagamentos. Cada contrato especifica quando os pagamentos são devidos, os seus montantes e a direção (fatura de fornecedor ou faturação a cliente), proporcionando visibilidade total sobre os fluxos de caixa comprometidos.

Conceitos principais

  • Linhas de calendário de pagamentos — itens individuais que definem o montante, a data de vencimento e a direção do pagamento (fornecedor ou cliente)
  • Associação ao orçamento — um contrato está sempre associado a um orçamento, que funciona como o envelope financeiro do compromisso
  • Direção — os contratos de fornecedor acompanham os custos que deve pagar; os contratos de cliente acompanham a receita que espera receber
  • Geração de calendário recorrente — os contratos podem gerar automaticamente linhas de pagamento recorrentes com base num intervalo definido
  • Anexos de documentos — anexe ficheiros de contratos assinados, adendas ou documentos de suporte diretamente ao registo do contrato
  • Condições de pagamento — quanto tempo a contraparte tem para pagar, a partir de que data é contado esse prazo e se o pagamento vence antecipadamente ou em atraso
  • Leitura automática — carregue um contrato assinado e o Flowtly extrai dele as partes, as datas, as condições de pagamento e os preços. Pode executar a leitura novamente a qualquer momento a partir dos documentos do contrato, por exemplo depois de corrigir uma digitalização
  • Tarifas e valor total — alguns contratos não indicam qualquer valor total. Um arrendamento com preço por m² indica uma tarifa, uma área e um prazo, e a soma não está escrita em lado nenhum. O Flowtly guarda a tarifa exatamente como o contrato a apresenta e deixa o total vazio em vez de inventar um valor; indique o prazo e será proposto um total calculado que pode aceitar

Condições de pagamento

Um contrato especifica três elementos sobre quando as suas faturas vencem, e o Flowtly armazena cada um separadamente em vez de os compactar num único número:

  • Prazo de pagamento (dias) — o número de dias permitidos.
  • Contado a partir de — a data a partir da qual o prazo corre: Entrega da fatura, Emissão da fatura, Início do período ou Um evento. Entrega e emissão são mantidas separadamente de propósito, porque são datas genuinamente diferentes e muitos contratos vinculam o prazo à primeira.
  • Pagamento — se o valor vence antecipadamente ou em atraso.

Um prazo vazio significa que o contrato não diz nada a este respeito. É uma declaração diferente de um prazo de zero dias, e diferente ainda de um pagamento em atraso — por isso os campos ficam em branco em vez de terem valores predefinidos, e abrir um contrato nunca escreve um termo que o documento não contém realmente.

Estes campos aparecem tanto no próprio contrato como no ecrã onde um contrato carregado é revisto, de modo que os termos lidos do documento possam ser verificados e corrigidos no mesmo local onde foram encontrados.

Documentos do contrato

Os ficheiros de contrato e de anexo são anexados ao registo do contrato e nele listados. Um documento pode ser pré-visualizado no local — o ficheiro abre-se num visualizador sem sair do contrato — o que geralmente é suficiente para confirmar o que foi assinado. Qualquer coisa que o visualizador não consiga apresentar é oferecida como transferência.

Uma ação Transferir separada permanece ao lado da pré-visualização, porque obter o ficheiro assinado do Flowtly e lê-lo são tarefas diferentes.

Exemplos de casos de utilização

  • Faturação de projetos a preço fixo: Crie um contrato de cliente com marcos de pagamento mensais associados a um orçamento de projeto, para saber sempre o que foi faturado e o que falta.
  • Avença com fornecedor: Configure um contrato de fornecedor com linhas mensais recorrentes para uma licença de software ou avença de consultoria — o Flowtly gera as linhas e assinala pagamentos em atraso.
  • Pagamentos a subempreiteiros: Associe um contrato de fornecedor a um orçamento de projeto para acompanhar os custos com subempreiteiros face à despesa planeada e garantir que nenhuma linha ultrapassa o limite do orçamento.
  • Verificar um prazo antes de cobrar um pagamento: Leia o prazo e a data a partir da qual é contado diretamente no contrato, em vez de reabrir o documento assinado para encontrar a cláusula.
  • Confirmar o que foi assinado: Pré-visualize o ficheiro do contrato anexado no local para verificar um detalhe, sem o transferir primeiro.

Mapa de ligações

Refere-se aConsomeDerivado deParte de
Documentado aquiDocumentado noutro local
invoice faturado a counterparty. invoice tributado por tax-group. cost imputa a budget. cost devido a counterparty. bank-transaction reconciliado com invoice. bank-connection imports bank-transaction. contract planeia payment-schedule-line. contract acordado com counterparty. contract anexado a budget. budget abrange project. invoice faturado a partir de project. project ligado a budget. lead torna-se counterparty. deal vendido a counterparty.faturado atributado porimputa adevido areconciliado comimportsplaneiaacordado comanexado aabrangefaturado a partir deligado atorna-sevendido aFFatura — A sales document issued to a client: line items, dates, tax. It is created, reviewed, previewed and then sent.FaturaCContraparte — The other side of a financial document — a client billed, or a supplier owed.ContraparteGGrupo de impostos — The tax treatment applied to a line, so rates are set once rather than per document.Grupo de impostosCCusto — Money the organisation owes or has spent, tracked against a budget.CustoOOrçamento — The financial envelope an engagement is measured against — what was planned, versus what has actually been spent.OrçamentoMMovimento bancário — A movement on a connected bank account. Matching it to an invoice or a cost is what makes the books agree with the bank.Movimento bancárioBBank connection — The consented link to one bank that transactions arrive through. It can stop working on its own — a consent expires or is withdrawn — so it reports whether it is still working.Bank connectionCContrato — The financial terms of an engagement: a structured set of payment schedule lines, in one direction or the other.ContratoPPrestação do plano de pagamentos — One dated amount on a contract, in a direction — money owed to a supplier, or due from a client.Prestação do plano de…PProjeto — The core organizational unit for a business initiative, client engagement or internal work. Everything tracked — time, cost, invoicing, profitability — hangs off one.ProjetoPPotencial cliente — A company you are working but that is not a customer yet. It sits at New, Contacted or Qualified, and everything done to it is logged against it.Potencial clienteNNegócio — A sale in progress: a customer, an amount, and the stage it has reached. It cannot exist without a customer, and its stage is never blank.Negócio

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