Contratos

Os "Contracts" no Flowtly definem os termos financeiros dos seus compromissos — associando um orçamento a um conjunto estruturado de linhas de calendário de pagamentos. Cada contrato especifica quando os pagamentos são devidos, os seus montantes e a direção (fatura de fornecedor ou faturação a cliente), proporcionando visibilidade total sobre os fluxos de caixa comprometidos.

Conceitos principais

• Linhas de calendário de pagamentos — itens individuais que definem o montante, a data de vencimento e a direção do pagamento (fornecedor ou cliente)
• Associação ao orçamento — um contrato pode ser associado, de forma opcional, a um ou mais orçamentos, que funcionam como o envelope financeiro do compromisso
• "Direction" — os contratos de fornecedor acompanham os custos que deve pagar; os contratos de cliente acompanham a receita que espera receber
• Indicador "Cyclic" — um contrato pode ser marcado como cíclico para indicar uma relação recorrente/contínua; é apenas indicativo, e as linhas de pagamento continuam a ser criadas uma a uma, em vez de geradas automaticamente a partir de um intervalo
• Anexos de documentos — anexe ficheiros de contratos assinados, adendas ou documentos de suporte diretamente ao registo do contrato
• "Payment terms" — quanto tempo a contraparte tem para pagar, a partir de que data é contado esse prazo e se o pagamento vence antecipadamente ou em atraso
• "Counterparty" — com quem o contrato é celebrado. Opcional: um contrato pode ser criado e mantido sem ela
• Leitura automática — carregue um contrato assinado e o Flowtly extrai dele as partes, as datas, as condições de pagamento e os preços. Quando uma nova tentativa pode ajudar, pode relançar a leitura a partir dos documentos do contrato — por exemplo depois de corrigir uma digitalização
• "Completeness" — um contrato é verificado quanto aos dados de que o planeamento necessita, e um contrato que nunca terá um deles pode declarar isso; ver Verificações de integridade de contratos
• Carregar vários de uma vez — largue um lote inteiro de contratos assinados: o carregamento mostra o progresso de cada ficheiro ("3 of 20 uploaded") e depois o seu estado, e continua na lista de contratos entretanto. Cada carregamento aguarda em Awaiting sorting com o seu estado — a ser lido, pronto para rever ou não foi possível ler, com o motivo e uma saída: Re-extract quando uma segunda leitura pode ajudar, Upload again quando o próprio ficheiro está danificado ou ilegível. A revisão de um ficheiro abre quando clica nele
• Um contrato que já está no Flowtly — se carregar um ficheiro cujo conteúdo exato o Flowtly já tem, não é criado um segundo contrato. A linha do ficheiro indica This contract is already in Flowtly e liga ao contrato que o tem. Skip é a opção predefinida. Upload anyway cria o novo contrato na mesma. Num lote, os outros ficheiros continuam, e Skip all duplicates responde a todos os duplicados de uma vez. Anexar um ficheiro a um contrato existente nunca é recusado
• Tarifas e valor total — alguns contratos não indicam qualquer valor total. Um arrendamento com preço por m² indica uma tarifa, uma área e um prazo, e a soma não está escrita em lado nenhum. O Flowtly guarda a tarifa exatamente como o contrato a apresenta e deixa o total vazio em vez de inventar um valor; indique o prazo e será proposto um total calculado que pode aceitar
• "Amendments" — em que se tornaram o valor, a área, o montante por período e as datas do contrato, e a partir de que data, registado no contrato enquanto os valores acordados permanecem como estavam. Uma linha de preço pode ser configurada para seguir a área em vigor, de modo que uma área medida depois da assinatura chegue à renda; veja Adendas ao contrato
• Regras de leitura específicas da organização — para algumas organizações, a equipa Flowtly configura regras que alteram a forma como um determinado tipo de contrato é lido: em que direção é armazenado, uma instrução em texto livre para um acordo pouco habitual (por exemplo, um arrendamento celebrado com um gestor de desenvolvimento imobiliário, em que apenas a contribuição para as obras de adaptação é um custo para a organização, e não a renda), e que parâmetros do contrato preencher em conjunto. Quando uma regra corresponde, o ecrã de revisão mostra qual foi aplicada e os parâmetros que leu. Um arrendamento cujo montante exigido não é encontrado é registado como um custo sem montante nem calendário e com a marca necessita de revisão, em vez de um valor adivinhado

O que um orçamento precisa de um contrato

Duas coisas, e um contrato a que falte uma delas não contribui em nada para o planeamento. Primeiro, o orçamento tem de conseguir chegar ao contrato: através do projeto a que o contrato está associado, associando o contrato diretamente a esse orçamento, ou através das etiquetas do orçamento. Segundo, o contrato precisa de um calendário — o orçamento lê as linhas do calendário de pagamentos, por isso um contrato sem nenhuma não acrescenta valores planeados, seja qual for a forma como está associado. Nada disto exige um documento nem uma contraparte: pode registar um acordo de que não tem ficheiro, e um cuja outra parte ainda não está decidida, e ele será planeado na mesma.

Um contrato não precisa de uma contraparte

O campo da contraparte é opcional, e deixá-lo vazio é um estado legítimo e duradouro, não uma situação por concluir.

Muitos contratos reais existem antes de existir a outra parte:

• um concurso que foi submetido e ainda não foi adjudicado
• um arrendamento cujo inquilino atual deverá ser substituído
• um custo fixado por uma decisão oficial — uma taxa, uma licença, um valor definido por uma autoridade — em que não há qualquer fornecedor a indicar

Em cada caso, os montantes, as datas e a direção são conhecidos e vale a pena planeá-los muito antes de haver um nome. Crie o contrato agora e adicione a contraparte quando houver uma para adicionar.

Um contrato também pode ficar sem contraparte por si só: se o registo da contraparte for eliminado mais tarde, os seus contratos sobrevivem e limitam-se a perder a associação. Nada é removido e nenhuma linha do calendário de pagamentos é afetada.

Dois limites a conhecer:

• A lista de contratos ainda não consegue filtrar por "no counterparty". Pode filtrar por uma contraparte específica, mas não pela sua ausência. Ordenar a lista por contraparte agrupa os vazios, que é o mais próximo disso que existe hoje.
• Tudo o resto no contrato continua a aplicar-se. O nome, a direção e a moeda são obrigatórios como sempre; só a contraparte é opcional.

Contrapartes sugeridas ao rever um contrato carregado

Quando o Flowtly lê um contrato carregado, o ecrã de revisão sugere as contrapartes existentes a que o documento poderá dizer respeito. Nada é associado até escolher uma.

• Um NIP coincidente vem primeiro. É a prova mais forte e aparece no topo.
• Os nomes são comparados como palavras inteiras, ignorando a forma jurídica. "LPP S.A." e "LPP Spółka Akcyjna" contam como o mesmo nome, ao passo que um nome curto nunca é associado só porque as suas letras aparecem dentro de outra palavra.
• Os registos idênticos são mostrados uma só vez. Se uma contraparte existir várias vezes com o mesmo NIP e o mesmo nome, vê uma única sugestão em vez de uma lista de duplicados.
• Clientes e fornecedores são ambos pesquisados quando a direção é um palpite. Se o Flowtly não conseguiu confirmar qual das partes é a sua organização (normalmente porque a sua organização não tinha NIP quando o contrato foi analisado), a direção sugerida é marcada como não verificada e são pesquisados tanto clientes como fornecedores, primeiro os que correspondem à direção sugerida. O NIP define-se em Invoicing settings → Billing data → Company tax identification number. A marca regista o momento da análise, pelo que definir o NIP depois não a remove dos contratos já lidos: verifique a direção no contrato e corrija-a se necessário.

São mostradas no máximo cinco sugestões. Se a contraparte certa não estiver entre elas, escolha-a manualmente ou crie uma nova.

De onde vem cada valor

No ecrã de revisão, cada valor que o Flowtly leu do documento mostra em que ponto do documento o encontrou: a página e a designação que o próprio contrato dá a essa passagem, por exemplo p. 4, § 4 ust. 2. A designação é copiada exatamente como o contrato a escreve, sem tradução, para que possa procurar as mesmas palavras na página.

Clique na referência para abrir o contrato nessa página e confrontar o valor com o texto assinado.

A referência aparece junto ao nome, à moeda, ao montante total, às datas de início e de fim, ao interruptor de contrato recorrente, à contraparte, ao projeto que o contrato indica, a cada linha de pagamento e a cada parâmetro do contrato. Um valor sem referência é um valor que o Flowtly não conseguiu localizar no documento. O Flowtly não adivinha a página, por isso verifique esse valor por si próprio antes de guardar.

Projeto sugerido ao rever um contrato carregado

Quando um contrato indica um projeto, uma fase ou um local, o ecrã de revisão mostra o nome tal como o documento o escreve, por exemplo The contract names "Etap II". It could be:, seguido de até cinco dos seus projetos que possam corresponder, o mais provável primeiro.

• Nada é atribuído por si. As sugestões são nomes para ver, não botões. Escolha o projeto no campo do projeto logo abaixo, mesmo quando só há uma sugestão e parece certa.
• "No project of yours matches it" também é uma resposta. Quando o contrato indica algo que não corresponde a nenhum dos seus projetos, o ecrã di-lo em vez de ficar em silêncio. Normalmente significa que o projeto ainda não foi criado no Flowtly.
• Um contrato que não indica nenhum projeto não mostra nada aqui, e o mesmo acontece com os contratos lidos antes de esta sugestão existir.

Linhas de preço

A secção "Prices" de um contrato, e os preços no ecrã de revisão de um contrato carregado, listam cada preço que o contrato define. Cada linha lê-se da mesma forma:

• O que é o preço: o tipo de encargo, como a renda ou o encargo de condomínio. Nas organizações que usam as funcionalidades de gestão imobiliária, o tipo é seguido do que a linha abrange, como Renda · lugares de estacionamento ou Encargo de condomínio · áreas comuns. Uma linha que não indica o que abrange é marcada como sem objeto indicado, para que uma lacuna seja visível e não seja lida como a renda de todo o espaço.
• O preço: a taxa na unidade própria do contrato, com a moeda indicada uma só vez e a palavra líquido junto ao preço.
• O multiplicador: aquilo por que a taxa é multiplicada, com a sua unidade, como × 4 m². Uma linha com preço por simples contagem lê-se × 2 un.
• Uma linha com preço pela área medida explica na própria linha que contam os m² medidos após a entrega, não o valor escrito no contrato. Ver Adendas ao contrato.

Linhas do calendário de pagamentos em mais de uma moeda

Cada linha do calendário de pagamentos tem a sua própria "Currency", pelo que um contrato pode misturar moedas, por exemplo renda em euros e encargo de condomínio em zlótis. Uma linha nova assume a moeda do contrato e é rotulada "Contract default"; uma linha em qualquer outra moeda é rotulada "Differs from contract". Escolher de novo a moeda do contrato faz a linha acompanhar o contrato, incluindo uma alteração posterior da moeda do contrato. Alterar a moeda de uma linha apenas renomeia o seu montante: nada é convertido. A moeda de uma linha já faturada não pode ser alterada. O gerador do calendário também pode criar linhas noutra moeda; uma divisão do total do contrato mantém-se sempre na moeda do contrato.

A forma como o calendário soma depende das suas moedas:

• Todas as linhas na moeda do contrato: as linhas são somadas e confrontadas com o total do contrato, como habitualmente.
• Linhas em mais de uma moeda: cada montante do calendário, das linhas, dos totais e da confirmação de eliminação é designado pelo seu código de moeda, como EUR ou PLN, e não por um símbolo. Os totais mostram uma soma por moeda, e o total do contrato não é comparado com elas, porque uma soma de euros e zlótis seria um valor errado.

Uma linha faturada mostra o número e a moeda da sua fatura junto a "View invoice", por exemplo INV/2026/10/007 · PLN. Quando a fatura está numa moeda diferente da que a linha prevê, a linha indica-o, por exemplo A fatura está em PLN; esta linha prevê EUR. A própria linha continua só de leitura: para corrigir a diferença, corrija a fatura. Quem não pode ver faturas vê a ligação sem a moeda da fatura.

O total convertido

Um calendário de pagamentos cujas linhas misturam moedas mostra também um total convertido abaixo dos seus totais por moeda, por exemplo Converted total in EUR, assinalado com "CONVERTED". Está sempre na moeda do contrato e serve apenas para comparação: o próprio contrato não indica um total único entre moedas, pelo que nada é verificado face a ele.

Cada linha numa moeda diferente da do contrato mostra o seu valor convertido abaixo do seu próprio valor, com a taxa de câmbio do NBP utilizada e a data da tabela do NBP de que a taxa provém, por exemplo ≈ 1 972,25 EUR · NBP 4,2591 · 30/09/2026. Uma linha na moeda do contrato não mostra conversão. A taxa depende da linha:

• Uma linha faturada é convertida à taxa média do NBP do último dia útil anterior à emissão da sua fatura.
• Uma linha em aberto é convertida pela última tabela do NBP. O total indica a data dessa tabela.
• Uma linha faturada cuja fatura não pode ver é convertida como uma linha em aberto, pela última tabela.

Quando o NBP não publicou tabela para o dia que uma linha pede, a taxa provém da última tabela publicada antes desse dia. Numa linha faturada, isto é assinalado com "older rate" junto à data da tabela, e o total indica que algumas linhas são convertidas por uma tabela do NBP mais antiga. Uma fatura de segunda-feira que usa a tabela de sexta-feira não é assinalada, porque a sexta-feira é o dia útil anterior.

Uma linha cujo par de moedas não tem qualquer taxa do NBP mostra No NBP rate for e a data. É deixada fora do total convertido em vez de estimada, o total é assinalado com "CONVERTED · PARTIAL" e indica os valores deixados de fora. Se as taxas não puderem ser lidas de todo, não é mostrado nenhum total convertido.

Definir a moeda de várias linhas de uma só vez

Para alterar a moeda de várias linhas de uma só vez, assinale a caixa de seleção de cada linha em aberto que pretende alterar. As linhas faturadas não têm caixa de seleção: mantêm a moeda em que foram faturadas. Aparece uma barra com o número de linhas selecionadas, um seletor de moeda para Set currency, o botão Apply to N lines e "Clear".

Depois de escolher uma moeda, e antes de guardar o que quer que seja, a barra mostra o que vai acontecer: os valores ficam como foram escritos e só a moeda muda, com um exemplo da sua seleção como 8 400,00 EUR passa a 8 400,00 PLN, não um valor convertido. Cada linha selecionada mostra a sua alteração, por exemplo EUR → PLN. Para converter um valor em vez de alterar a sua moeda, edite a própria linha.

A aplicação altera apenas as linhas que ainda não estão na moeda escolhida, e o número no botão deixa as outras de fora. Se todas as linhas selecionadas já estiverem nessa moeda, a barra di-lo e não oferece nada para aplicar. Escolher a moeda do contrato faz essas linhas voltar a seguir o contrato, tal como acontece ao escolhê-la numa só linha. Uma linha que não pôde ser alterada permanece selecionada para que possa tentar de novo; as restantes saem da seleção.

Condições de pagamento

Um contrato especifica três elementos sobre quando as suas faturas vencem, e o Flowtly armazena cada um separadamente em vez de os compactar num único número:

• "Payment deadline (days)" — o número de dias permitidos.
• "Counted from" — a data a partir da qual o prazo corre: Entrega da fatura, Emissão da fatura, Início do período ou Um evento. Entrega e emissão são mantidas separadamente de propósito, porque são datas genuinamente diferentes e muitos contratos vinculam o prazo à primeira.
• Pagamento — se o valor vence antecipadamente ou em atraso.

Um prazo vazio significa que o contrato não diz nada a este respeito. É uma declaração diferente de um prazo de zero dias, e diferente ainda de um pagamento em atraso — por isso os campos ficam em branco em vez de terem valores predefinidos, e abrir um contrato nunca escreve um termo que o documento não contém realmente.

Estes campos aparecem tanto no próprio contrato como no ecrã onde um contrato carregado é revisto, de modo que os termos lidos do documento possam ser verificados e corrigidos no mesmo local onde foram encontrados.

Cláusulas de faturação

Alguns contratos estabelecem regras que importam sempre que se emite uma fatura ao abrigo deles: que taxa de câmbio converte o montante, como o preço é indexado, como os encargos de serviço são liquidados. A secção "Invoicing clauses" de um contrato, logo abaixo dos seus preços, guarda essas frases junto do contrato para que ninguém tenha de voltar a abrir o documento assinado para as encontrar.

Cada cláusula tem três partes:

• "Kind" - Conversão de moeda, Indexação, Liquidação de encargos de serviço ou Outro para uma regra que não se enquadra em nenhum destes.
• "Clause, in the contract's own words" - a frase citada exatamente como o contrato a escreve, na língua do contrato. Não a traduza nem a resuma: uma taxa tomada «no dia anterior à data da fatura» e uma tomada «na data da fatura» dão faturas diferentes, e uma paráfrase pode perder precisamente essa diferença.
• "In the document" - opcional: onde a cláusula se encontra, com a referência do próprio contrato, por exemplo § 5 ust. 3.

De onde vêm as cláusulas. Quando o Flowtly lê um contrato carregado, também recolhe as cláusulas de faturação onde as encontra e regista-as tal como estão escritas. As cláusulas também podem ser adicionadas, editadas e eliminadas manualmente a qualquer momento. Voltar a ler o documento substitui apenas as cláusulas que a própria leitura encontrou; uma cláusula adicionada manualmente nunca é removida nem substituída por uma leitura posterior.

A secção é apresentada mesmo quando o contrato ainda não tem cláusulas, para que a primeira possa ser adicionada. Adicionar, editar e eliminar cláusulas está disponível para quem gere contratos ou orçamentos; quem só pode ver contratos vê as cláusulas sem os controlos.

Nada é aplicado automaticamente. Uma cláusula é informação para a pessoa que emite a fatura. O Flowtly não converte, não indexa nem recalcula nada por causa dela: os montantes e as taxas de câmbio ficam exatamente como os definir. Quando uma fatura emitida a partir do contrato é aberta para edição, as suas cláusulas são apresentadas no formulário da fatura; consulte Lista e criação de faturas.

Eliminar um contrato

Um contrato para o qual outros registos ainda apontam não pode ser eliminado. O Flowtly recusa a eliminação em vez de cortar esses vínculos em silêncio. Os registos que a bloqueiam são as faturas, os documentos de pagamento, os negócios, os pedidos de assinatura e os itens iniciais de orçamento associados ao contrato, bem como os orçamentos que o utilizam. Desassocie-os primeiro e depois elimine o contrato.

Uma fatura eliminada não bloqueia a eliminação. Só contam as faturas que ainda existem. Uma fatura eliminada anteriormente mantém-se no estado eliminado e limita-se a perder o vínculo com o contrato.

Um negócio não pode ser desassociado do seu contrato. Um negócio ganho mantém o vínculo com o contrato enquanto o negócio existir, pelo que a mensagem de recusa o diz em vez de lhe pedir que o remova. Para eliminar um contrato para o qual um negócio aponta, elimine primeiro o negócio.

As partes próprias do contrato não bloqueiam a eliminação. As suas linhas de calendário de pagamentos, documentos, eventos, adendas, cláusulas e linhas de trabalho são eliminadas juntamente com ele.

Limites dos campos do contrato

Um contrato é rejeitado ao guardar, com uma mensagem, quando:

• o seu nome tem mais de 255 caracteres;
• o montante por período é superior a 99.999.999.999,9999;
• o mínimo de faturação é superior a 99.999.999.999,9999;
• a sua data de fim é anterior à data de início;
• o evento que inicia o seu calendário de pagamentos pertence a outro contrato.

Duas verificações são feitas no próprio formulário, antes de enviar o que quer que seja: o "Name" de um contrato não pode ser esvaziado, e uma condição de pagamento tem de ser um número inteiro de dias. O campo diz o que está errado e nada é guardado até ser corrigido.

Os campos de um contrato guardam-se por si quando os abandona, por isso uma recusa chega sem que tenha sido premido um botão Guardar. O próprio campo diz então "Not saved", com a mensagem, e continua a dizê-lo até esse campo ser guardado com êxito. O valor que escreveu permanece no campo, para que possa ser corrigido e o campo abandonado de novo.

O formulário do contrato funciona como qualquer formulário que guarda à medida que edita: a última alteração pode ser anulada durante 8 segundos, uma alteração feita sem ligação fica à espera e guarda-se sozinha, as alterações recusadas são contadas no topo com um salto para a primeira, e fechar o painel do contrato guarda o que ainda está a escrever e pergunta antes de descartar uma alteração que não foi guardada. Consulte Formulários que guardam à medida que edita. Um contrato novo é diferente: nada é guardado até premir "Save".

Documentos do contrato

Os ficheiros de contrato e de anexo são anexados ao registo do contrato e nele listados. Um documento pode ser pré-visualizado no local — o ficheiro abre-se num visualizador sem sair do contrato — o que geralmente é suficiente para confirmar o que foi assinado. Qualquer coisa que o visualizador não consiga apresentar é oferecida como transferência.

Uma ação "Download" separada permanece ao lado da pré-visualização, porque obter o ficheiro assinado do Flowtly e lê-lo são tarefas diferentes.

Eliminar um documento é permanente, e dois documentos não podem ser eliminados de todo. Remover um documento do contrato está disponível para quem gere contratos e pede primeiro confirmação com o nome do ficheiro, porque não há anular nem reciclagem — o ficheiro desaparece do registo do contrato. Dois casos são recusados de imediato, e o Flowtly indica qual encontrou em vez de reportar uma falha genérica:

• O único documento de contrato do contrato. Um contrato precisa de um documento do tipo contrato para continuar legível como contrato, pelo que o último não pode ser removido. Carregue primeiro o substituto e depois elimine o antigo.
• Um documento que uma adenda regista como o seu anexo assinado. Eliminá-lo deixaria a adenda a apontar para nada, pelo que a adenda tem primeiro de deixar de se referir a ele.

Os anexos e quaisquer outros documentos de contrato além do último eliminam-se normalmente.

Quando a leitura automática falha

Uma leitura que não é bem-sucedida indica que tipo de falha ocorreu, em vez de comunicar uma simples falha, e "Re-extract" só é oferecido quando executar a leitura de novo pode realmente ajudar:

• O documento não pôde ser lido — geralmente uma fotografia ou uma digitalização de baixa qualidade. Ler novamente o mesmo ficheiro não produzirá um resultado diferente: rejeite-o e carregue um PDF mais nítido.
• O ficheiro não tem conteúdo — o carregamento pode ter sido interrompido. Carregue o documento novamente.
• A leitura não pôde ser concluída — o problema foi do lado do Flowtly e não do seu ficheiro, pelo que ler novamente geralmente funciona.

Em cada caso, os campos permanecem editáveis enquanto o ficheiro está em análise, de modo que um contrato pode ser preenchido manualmente e guardado como de costume em vez de aguardar uma leitura bem-sucedida.

Ler novamente analisa o documento de novo e substitui os campos com o que encontra, incluindo quaisquer correções entretanto efetuadas, pelo que solicita confirmação primeiro.

Parâmetros do contrato

Algumas organizações têm um conjunto de parâmetros do contrato configurado para os seus contratos — os mesmos campos tipados já usados em orçamentos, projetos e imóveis. Quando um documento corresponde a uma regra da organização que indica um conjunto de parâmetros, a leitura automática preenche o que consegue encontrar (por exemplo, as condições de renda indicadas num arrendamento cujo custo para a sua organização é algo completamente diferente) como informação de referência junto ao contrato. Um parâmetro já preenchido manualmente nunca é substituído por uma leitura posterior.

Exemplos de casos de utilização

• Comparar um arrendamento em moedas mistas: Leia o total convertido de um calendário com renda em euros e encargos de serviço em zlótis, na moeda do contrato às taxas do NBP, para ver quanto vale o acordo no conjunto.
• Faturação de projetos a preço fixo: Crie um contrato de cliente com marcos de pagamento mensais associados a um orçamento de projeto, para saber sempre o que foi faturado e o que falta.
• Avença com fornecedor: Configure um contrato de fornecedor com linhas mensais recorrentes para uma licença de software ou avença de consultoria — o Flowtly gera as linhas e assinala pagamentos em atraso.
• Pagamentos a subempreiteiros: Associe um contrato de fornecedor a um orçamento de projeto para acompanhar os custos com subempreiteiros face à despesa planeada e garantir que nenhuma linha ultrapassa o limite do orçamento.
• Verificar um prazo antes de cobrar um pagamento: Leia o prazo e a data a partir da qual é contado diretamente no contrato, em vez de reabrir o documento assinado para encontrar a cláusula.
• Confirmar o que foi assinado: Pré-visualize o ficheiro do contrato anexado no local para verificar um detalhe, sem o transferir primeiro.