Tipos de documento

"Settings" → "Finance & Business" → "Document types" é onde define os tipos de documento que a sua organização arquiva, como uma autorização de trabalho, uma encomenda assinada ou um recibo. Cada tipo pertence a um tipo de registo, pelo que um tipo criado para membros da equipa só é oferecido nos membros da equipa. Veja Gestão de documentos para saber como os documentos são carregados para estes tipos.

Quem pode alterá-lo

Um administrador ou quem tem a permissão Documents manager pode abrir este ecrã, acrescentar tipos e editá-los.

Os controlos deste ecrã

"Add document type": o botão no canto superior direito, que abre a caixa de diálogo de adicionar. Numa lista vazia o mesmo botão aparece no estado vazio, por baixo de "No documents have been added yet."

A lista tem quatro colunas. Clique em "Type" ou "Description" para ordenar por ela; a lista abre ordenada por "Type", de A a Z.

Coluna	O que mostra
"Type"	O nome do tipo de documento.
"Related entity"	A que o tipo se associa.
"Description"	A descrição opcional.
"Expiring document"	"Yes" ou "No".

Editar: o lápis no fim de cada linha abre a caixa de diálogo de edição. Não há eliminação: um tipo de documento, depois de criado, pode ser alterado mas não removido.

A caixa de diálogo de adicionar e editar

O título é "Add document type" ou "Edit document type".

"Name": obrigatório. O nome que as pessoas veem ao escolher um tipo.

"To what entity attach?": obrigatório ao adicionar. As opções são "Team members", "Suppliers/Contractors", "Clients", "Projects", "Assets" e "Incoming invoices". Não pode ser alterado depois de o tipo existir: o campo aparece a cinzento ao editar. Os tipos existentes podem também mostrar "Contracts" ou "Time off requests"; estes não são oferecidos para tipos novos.

"Add optional description": texto livre, até 255 carateres. Esvaziá-lo num tipo existente limpa a descrição guardada.

"Expiring document": uma caixa de verificação, desligada por predefinição. Quando ligada, um documento deste tipo tem uma data de validade, e o Flowtly envia lembretes antes de ela passar. Sem ela, os documentos do tipo não têm data de validade.

"Add" (ao adicionar) ou "Save" (ao editar): guarda o tipo e mostra uma mensagem "Success". O botão fica desativado até o nome e, ao adicionar, a entidade estarem preenchidos.

Exemplos de utilização

• Um gestor de escritório acrescenta um tipo Work permit para membros da equipa e assinala "Expiring document", para que as renovações sejam lembradas.
• Um administrador acrescenta um tipo Signed NDA para clientes, com uma descrição que indica onde está guardado o original.
• Um gestor muda o nome de um tipo sem perder os documentos já arquivados nele.