Dokumenttyper

"Settings" → "Finance & Business" → "Document types" er stedet, hvor du definerer de slags dokumenter, din organisation arkiverer, for eksempel en arbejdstilladelse, en underskrevet ordre eller en kvittering. Hver type hører til én slags post, så en type oprettet til teammedlemmer tilbydes kun på teammedlemmer. Se Dokumentstyring for, hvordan dokumenter uploades mod disse typer.

Hvem kan ændre noget her

En administrator eller enhver med rettigheden "Documents manager" kan åbne skærmen, tilføje typer og redigere dem.

Knapperne og felterne på skærmen

"Add document type": knappen øverst til højre, som åbner tilføjelsesdialogen. På en tom liste vises samme knap i den tomme tilstand under "No documents have been added yet."

Listen har fire kolonner. Klik på "Type" eller "Description" for at sortere efter den; listen åbner sorteret efter "Type", A til Å.

Kolonne	Hvad den viser
"Type"	Dokumenttypens navn.
"Related entity"	Hvad typen knyttes til.
"Description"	Den valgfrie beskrivelse.
"Expiring document"	"Yes" eller "No".

"Edit": blyanten for enden af hver række åbner redigeringsdialogen. Der er ingen sletning: en dokumenttype kan, når den først er oprettet, ændres, men ikke fjernes.

Tilføjelses- og redigeringsdialogen

Titlen er "Add document type" eller "Edit document type".

"Name": påkrævet. Det navn, folk ser, når de vælger en type.

"To what entity attach?": påkrævet ved tilføjelse. Valgmulighederne er "Team members", "Suppliers/Contractors", "Clients", "Projects", "Assets" og "Incoming invoices". Den kan ikke ændres, når typen findes: feltet vises nedtonet ved redigering. Eksisterende typer kan også vise "Contracts" eller "Time off requests"; de tilbydes ikke til nye typer.

"Add optional description": fri tekst, op til 255 tegn. Hvis du tømmer den på en eksisterende type, ryddes den gemte beskrivelse.

"Expiring document": et afkrydsningsfelt, slået fra som standard. Når det er slået til, har et dokument af denne type en udløbsdato, og Flowtly sender påmindelser, før den overskrides. Uden det har dokumenter af typen ingen udløbsdato.

"Add" (ved tilføjelse) eller "Save" (ved redigering): gemmer typen og viser en "Success"-besked. Knappen forbliver deaktiveret, indtil navnet og, ved tilføjelse, entiteten er udfyldt.

Eksempler på brug

• En kontorchef tilføjer en Work permit-type til teammedlemmer og afkrydser "Expiring document", så der kommer påmindelser om fornyelse.
• En administrator tilføjer en Signed NDA-type til kunder med en beskrivelse af, hvor originalen opbevares.
• En leder omdøber en type uden at miste de dokumenter, der allerede er arkiveret under den.