Типи документів
«Налаштування» → «Фінанси та бізнес» → «Типи документів» — це місце, де ви визначаєте види документів, які подає ваша організація, наприклад дозвіл на роботу, підписане розпорядження чи квитанцію. Кожен тип належить до одного виду записів, тож тип, створений для членів команди, пропонується лише для членів команди. Про те, як документи завантажують за цими типами, див. Управління документами.
Хто може це змінювати
Адміністратор або будь-хто з дозволом «Менеджер документів» може відкрити цей екран, додавати типи й редагувати їх.
Елементи керування на цьому екрані
«Додати тип документа»: кнопка вгорі праворуч, що відкриває діалог додавання. У порожньому списку та сама кнопка з'являється в порожньому стані, під написом «Типи документів ще не додано.»
Список має чотири стовпці. Натисніть «Тип» або «Опис», щоб сортувати за ним; список відкривається відсортованим за «Тип», від А до Я.
| Стовпець | Що він показує |
|---|---|
| «Тип» | Назва типу документа. |
| «Пов'язана сутність» | До чого прикріплюється тип. |
| «Опис» | Необов'язковий опис. |
| «Документ, що закінчується» | «Так» або «Ні». |
«Редагувати»: олівець наприкінці кожного рядка відкриває діалог редагування. Видалення немає: тип документа, створений раз, можна змінювати, але не можна вилучити.
Діалог додавання та редагування
Заголовок — «Додати тип документа» або «Редагувати тип документа».
«Назва»: обов'язкове. Назва, яку бачать люди, вибираючи тип.
«До якої сутності прикріпити?»: обов'язкове під час додавання. Варіанти — «Члени команди», «Постачальники/Підрядники», «Клієнти», «Проєкти», «Активи» і «Вхідні рахунки». Після створення типу його не можна змінити: під час редагування поле показується сірим. Наявні типи можуть також показувати «Контракти» або «Запитані відпустки»; для нових типів вони не пропонуються.
«Додайте необов'язковий опис»: довільний текст, до 255 символів. Очищення поля в наявного типу стирає збережений опис.
«Документ, що закінчується»: прапорець, за замовчуванням вимкнений. Коли ввімкнено, документ цього типу має дату завершення дії, і Flowtly надсилає нагадування до її настання. Без нього документи цього типу не мають дати завершення дії.
«Додати» (під час додавання) або «Зберегти» (під час редагування): зберігає тип і показує повідомлення «Успіх». Кнопка залишається вимкненою, доки не заповнено назву і, під час додавання, сутність.
Приклади використання
- Офіс-менеджер додає тип «Дозвіл на роботу» для членів команди й позначає «Документ, що закінчується», щоб про поновлення нагадували.
- Адміністратор додає тип «Підписаний NDA» для клієнтів з описом, де зберігається оригінал.
- Менеджер перейменовує тип, не втрачаючи документів, що вже подані за ним.