Налаштування виставлення рахунків

Налаштування виставлення рахунків у розділі Налаштування → Організація → Виставлення рахунків визначають значення за замовчуванням, що застосовуються до кожного рахунка, який виставляє ваша організація.

Платіжні дані

Розділ платіжних даних містить адресу продавця: назву компанії, адресу та податковий номер, які відображаються вашим клієнтам на рахунках, які ви виставляєте. Вони повторно використовуються на кожному рахунку, тож не потрібно вводити їх щоразу.

Це відрізняється від власної платіжної адреси вашої організації у Flowtly, яка відображається на рахунках, що Flowtly виставляє вам за підписку — див. Підписка та оплата.

Нумерація та строки

Формат номера рахунка — схема нумерації нових рахунків.
Дні до сплати — стандартна кількість днів до настання строку оплати рахунка.

Надсилання

Під час надсилання рахунків електронною поштою ви можете задати адресу для відповіді та отримувачів копії (ім'я та електронну пошту), щоб відповіді й копії надходили потрібним людям.

Електронні рахунки

Розділ електронних рахунків налаштовує доставку структурованих е-рахунків (наприклад, KSeF). Повне налаштування описано у статті Електронні рахунки.

Групи тегів рахунків

Теги дають змогу позначати рахунки та їхні рядки за вашими власними категоріями — видами витрат, центрами витрат, реєстрами продажів. Їх налаштовують у розділі Налаштування → Групи тегів рахунків, який можуть відкривати лише адміністратори. Кожна група тегів містить теги (значення), з яких можна вибирати, а кожен тег має назву, коротку мітку, порядок сортування та, за бажанням, власника, який погоджує рахунки цієї категорії (див. Процес погодження рахунків-фактур).

Порядок груп тегів

Групи тегів скрізь показуються в однаковому порядку: на цій сторінці, у кожному виборі тегів і у звіті бюджету за групами. Цей порядок задає адміністратор:

Натисніть Змінити порядок груп. Групи згорнуться до одного рядка кожна.
Перетягніть рядок за маркер на нове місце. На телефоні натисніть і утримуйте маркер, а потім перетягніть. З клавіатури: наведіть фокус на маркер, натисніть Пробіл, перемістіть його стрілками й знову натисніть Пробіл.
Натисніть Готово, щоб повернутися до повного списку.

Кожне переміщення зберігається, щойно ви його відпустите. Якщо зберегти не вдалося, групи повертаються на свої місця і з'являється повідомлення.

Групи, які ніхто не переставляв, лишаються в алфавітному порядку, як і раніше.
Нова група додається в кінець.
Порядок бачать усі; змінювати його можуть лише адміністратори.
Експорт у таблицю перелічує групи в тому самому порядку.

Обмеження тегу вхідними або вихідними рахунками

Деякі теги мають сенс лише з одного боку: реєстр продажів стосується рахунків, які ви виставляєте, а вид закупівельних витрат — рахунків, які ви отримуєте. Тому кожен тег має налаштування Напрям рахунку:

Вхідні та вихідні рахунки — за замовчуванням.
Лише вхідні рахунки (закупівлі)
Лише вихідні рахунки (продажі)

Після цього поля вибору тегів пропонують лише ті теги, що підходять до конкретного рахунку:

На вхідних рахунках — зокрема в їхніх рядках і таблицях категоризації — теги, обмежені вихідними рахунками, не пропонуються.
На рахунках продажу та їхніх рядках не пропонуються теги, обмежені вхідними рахунками.
Під час вибору стандартних тегів рахунків контрагента тег не пропонується, якщо його не можна використати на жодному з рахунків, до яких застосовується його група.

Дещо залишається без змін:

Нічого не змінюється, доки ви не зробите вибір. Усі наявні теги мають значення обидва напрями, тож усі поля вибору й далі їх пропонують, доки хтось не задасть напрям.
Теги, уже додані до рахунку, залишаються на ньому й лишаються видимими, навіть якщо пізніше заданий напрям більше не пропонував би їх для цього рахунку. Налаштування впливає лише на те, що можна вибрати заново.
Інші місця це не зачіпає. Теги на проєктах, договорах, контрагентах і банківських транзакціях ігнорують напрям.

Налаштування з'являється лише для груп тегів, які застосовуються до рахунків або до всього. Група, що використовується лише на проєктах чи транзакціях, його не показує.

Прив'язування тега до проєкту

Тег може називати проєкт, з яким він зазвичай пов'язаний, тож позначення вхідного рахунку одним із них заповнює інше. Відкрийте тег у групі, що використовується для вхідних рахунків, і виберіть проєкт у полі Пов'язаний проєкт. Очистіть поле або виберіть «немає», щоб прибрати прив'язку. Поле не показується для груп, що використовуються лише для проєктів, де прив'язка не мала б жодного ефекту.

У вхідному рахунку прив'язка працює в обидва боки:

Вибір тега заповнює проєкт, якщо рахунок ще не призначено жодному проєкту. Рахунок, уже розподілений між проєктами, лишається без змін, тож суми, які ви вже задали, не ділитимуться знову.
Вибір проєкту заповнює тег, якщо рівно один тег називає цей проєкт і в групі цього тега ще нічого не вибрано. Якщо два теги називають один проєкт, його вибір не заповнює жодного, бо вибір одного з них був би здогадкою.

В обох випадках це підказка, а не правило: заповнене можна змінити або прибрати, як і все, що ви вибрали самі, і жодну комбінацію тега та проєкту не відхиляють.

Призначення тегу бухгалтерського коду

Тег може містити бухгалтерський рахунок, на який він проводиться, у тому вигляді, в якому його називає ваш бухгалтер. Відкрийте тег і заповніть поле Бухгалтерський код під описом. Код — це довільний текст до 64 символів, тож польські літери, крапки, дефіси та підкреслення дозволені, а кілька тегів можуть мати один і той самий код. Залиште поле порожнім, якщо тег не має власного рахунку.

У списку тегів тег із кодом показує його під своєю назвою як Рахунок: і далі код; наведіть на нього курсор, щоб побачити весь код, коли він надто довгий для відображення.

Код важливий для експорту в Comarch Optima: якщо тег має код, у файлі стоїть код замість назви тегу, а тег без коду експортується під своєю назвою. Див. Бухгалтерський експорт.

Експорт та імпорт тегів у вигляді таблиці

Щоб змінити багато тегів одночасно, натисніть Експортувати на сторінці груп тегів рахунків. Завантажиться файл .csv з усіма групами тегів рахунків і їхніми тегами, який відкривається в Excel. Кожен рядок — це один тег, а група без тегів має окремий рядок. Стовпці:

id: ідентифікатор тегу. Не змінюйте його.
group: група тегів.
tag: назва тегу.
label: коротка мітка. Якщо для нового тегу залишити її порожньою, вона утвориться з назви.
order: порядок. Менші числа показуються першими.
description: необов'язковий опис.
direction: incoming, outgoing або both.

Змініть файл, збережіть його як .csv або .xlsx, потім натисніть Імпортувати й виберіть його. Нічого ще не зберігається: спершу Flowtly показує, що зробить файл, — нові групи, нові теги та змінені теги. Якщо в рядку є проблема, наприклад мітка довша за 32 символи або невідомий напрямок, його буде показано з номером рядка, і нічого не можна застосувати, доки файл не виправлено. Натисніть Застосувати зміни, щоб зберегти.

Імпорт ніколи нічого не видаляє. Тег, якого немає у файлі, залишається як є. Теги видаляють на самій сторінці.
Перейменування або перенесення тегу працює через id: змініть назву чи групу в рядку цього тегу.
Копіювання тегів до іншої організації: імпортуйте туди той самий файл. Його ідентифікатори там не розпізнаються, тому рядки зіставляються за назвою групи та тегу, а відсутнє створюється.
Експортуються та імпортуються лише групи тегів рахунків. Власників тегів у файлі немає, і вони не змінюються.

Приклади використання

Встановлення стандартного строку оплати 14 днів для всіх нових рахунків.
Додавання команди бухгалтерії до копії кожного листа з рахунком.
Обмежити теги групи реєстрів продажів вихідними рахунками, щоб вони більше не з'являлися під час позначення рахунку від постачальника.
Прив'язування кожного тега центру витрат до його проєкту, щоб рахунок постачальника, позначений цим тегом, потрапляв до потрібного проєкту без другого вибору.