Масове виставлення рахунків за оренду

Масове виставлення рахунків за оренду в розділі Рахунки за орендою у частині Масове виставлення рахунків виставляє рахунки-фактури за місяць одразу для всіх договорів оренди в одному парку. Ви обираєте парк і місяць, перевіряєте попередній перегляд, а потім створюєте рахунки-фактури. Нічого не створюється, доки ви не натиснете Створити рахунки, а кожен рахунок-фактура, який не можна виставити, повідомляє причину.

Екран належить до функцій управління нерухомістю, тому з'являється лише в організаціях, де їх увімкнено. Він доступний адміністраторам і користувачам, які керують і контрактами, і рахунками-фактурами.

Попередній перегляд

У попередньому перегляді один рядок на договір оренди, названий за орендарем, одиницею та договором, і одна клітинка на тип рахунку-фактури:

Оренда + аванс за обслуговування: оренда та авансовий платіж за обслуговування потрапляють в один рахунок-фактуру.
Комунальні послуги (з розрахунків): окремий рахунок-фактура, сформований за розрахунком комунальних послуг за місяць, коли він остаточний.

Рахунки за перевиставлені витрати та години з цього екрана не виставляються.

Кожна клітинка, яку можна виставити, показує рахунок-фактуру, який вона створила б: його суму нетто, ставку ПДВ і ПДВ, а також суму брутто. Рядок, ціна якого визначається за площею, показує її розмір, помножений на місячну ставку, а рядок, узгоджений в EUR, показує суму в EUR, з якої його конвертовано. Договір оренди, що починається або закінчується протягом місяця, виставляється за дні, коли він діє, і клітинка вказує, за які саме. Клітинка, за яку вже виставлено рахунок на цей місяць, показує Уже виставлено з номером рахунку-фактури; її не можна вибрати, і вона ніколи не створюється двічі.

Під списком підсумки наводяться за кожною валютою окремо, а нетто, ПДВ і брутто — в окремих рядках, тому парк із рахунками в EUR і RON ніколи не складає їх в одну цифру. Якщо суми конвертовували, у нижній частині зазначено використаний курс НБР (BNR) і його дату. Створення рахунків-фактур не надсилає орендарям жодних листів і нічого не передає для електронного виставлення рахунків.

Вибір і створення

Кожен рахунок-фактура, готовий до виставлення, спочатку вибраний. Показати звужує список до Усі, Готові до виставлення або Проблеми, але це перегляд, а не вибір: рахунки, які ви вибрали, залишаються вибраними, поки фільтр їх приховує, і Створити рахунки усе одно їх створює. Тому рядок вибору вказує, скільки з вибраних рахунків приховує фільтр.

Створити рахунки надсилає запуск лише один раз, скільки б разів не натиснули кнопку. Результати запуску потім перелічують, що було Створено, що Відхилено, потребують виправлення і що Пропущено, вже виставлено, у тому вигляді, в якому це було на момент завершення запуску; вони не змінюються, коли змінюється попередній перегляд над ними.

Поки організація перебуває в пілотному режимі, рахунки-фактури створюються в окремій серії нумерації PILOT і не потрапляють у доходи та дебіторську заборгованість. Ваше звичайне виставлення рахунків триває паралельно, а кожна клітинка порівнює пропозицію з рахунком, виставленим там.

Коли рахунок-фактуру відхилено

Клітинка, яку не можна виставити, показує відмову простими словами з поясненням, що виправити, і з посиланням на договір оренди (Відкрити договір) або на відповідне налаштування. Найпоширеніші відмови:

Рядок неможливо оцінити. У рядку оренди, авансового платежу за обслуговування, іншого платежу або маркетингового збору немає площі чи кількості, він не нараховується щомісяця або вказаний із ПДВ, тоді як рахунок-фактура додає ПДВ до суми нетто. Виправте рядок у договорі оренди.
Орендар не має ні ролі клієнта, ні ролі постачальника. Відкрийте орендаря в розділі Контрагенти і виберіть Додати як клієнта.
Типова ставка ПДВ клієнта не входить до тих, що пропонує країна вашої організації. Відкрийте орендаря в розділі Контрагенти і в його секції Клієнт установіть для поля Типова ставка ПДВ одну зі ставок, які пропонує країна. Попередній перегляд відхиляє такий рахунок-фактуру ще до його створення, так само як це зробило б його створення.
Для дати виставлення ще не опубліковано курс НБР (BNR). Рядки в EUR відхиляються, а не конвертуються за іншим курсом.
Розрахунок комунальних послуг за місяць ще не остаточний або його ніколи не обчислювали.
Для платежу не встановлено тег категорії рахунку-фактури. Відмова веде до Налаштувати теги категорій — картки Теги виставлення рахунків за орендою в Налаштуваннях виставлення рахунків.

Вибір тегу для платежу

Кожен рядок рахунку-фактури, створений запуском, має тег категорії рахунку-фактури, встановлений для його платежу: оренди, авансового платежу за обслуговування або комунальних послуг. Якщо налаштування виставлення рахунків перелічують для платежу більше одного тегу, адміністратор бачить над списком вибір тегу для цього платежу. Обраний там тег використовується в попередньому перегляді та в кожному рахунку-фактурі, створеному запуском. Інші користувачі, які запускають виставлення рахунків, бачать, що тег має вибрати адміністратор, а відповідні платежі залишаються відхиленими, доки він цього не зробить.

Приклади використання

Виставлення оренди та авансових платежів за обслуговування для цілого парку за місяць за один запуск після перевірки кожного рахунку-фактури в попередньому перегляді.
Фільтрування попереднього перегляду за Проблеми, щоб виправити договори оренди, які ще не можна виставити, не втрачаючи вибір тих, які можна.
Виправлення типової ставки ПДВ орендаря в його записі контрагента після того, як запуск відхилив його рахунок-фактуру, а потім повторний запуск попереднього перегляду.
Ведення парку в пілотному режимі поряд зі звичайним виставленням рахунків і порівняння кожної пропозиції з фактично виставленим рахунком-фактурою.