Faturação em massa de arrendamentos

A faturação em massa de arrendamentos, em "Lease invoicing" na secção Faturas em massa, emite de uma só vez as faturas de um mês para todos os arrendamentos de um parque. Escolhe um parque e um mês, verifica a pré-visualização e depois cria as faturas. Nada é criado antes de clicar em "Create invoices", e cada fatura que não pode ser emitida indica o motivo.

O ecrã faz parte das funcionalidades de gestão imobiliária, pelo que só aparece nas organizações que as têm ativadas. Está aberto aos administradores e aos utilizadores que gerem tanto contratos como faturas.

A pré-visualização

A pré-visualização tem uma linha por arrendamento, designada por inquilino, unidade e arrendamento, e uma célula por tipo de fatura:

"Rent + service-charge advance": a renda e o adiantamento de encargos vão numa só fatura.
"Utilities (from settlements)": uma fatura separada, construída a partir do acerto de consumos do mês quando este é definitivo.

Os custos e as horas refaturados não são emitidos a partir deste ecrã.

Cada célula que pode ser emitida mostra a fatura que criaria: o montante líquido, a taxa de IVA e o IVA, e o montante bruto. Uma linha com preço por área mostra o seu tamanho vezes a taxa mensal, e uma linha acordada em EUR mostra o montante em EUR a partir do qual foi convertida. Um arrendamento que começa ou termina dentro do mês é faturado pelos dias em que decorre, e a célula indica quais. Uma célula já faturada nesse mês mostra Already issued com o número da fatura; não pode ser selecionada e nunca é criada duas vezes.

Sob a lista, os totais são dados por moeda, com líquido, IVA e bruto em linhas separadas, pelo que um parque com faturas em EUR e em RON nunca as soma num único valor. Quando houve montantes convertidos, o rodapé indica a taxa de câmbio do BNR utilizada e a sua data. Criar as faturas não envia e-mails aos inquilinos nem envia nada para a faturação eletrónica.

Selecionar e criar

Cada fatura pronta a emitir começa selecionada. "Show" restringe a lista a "All", "Ready to issue" ou "Problems", mas é uma vista e não uma seleção: as faturas que selecionou continuam selecionadas enquanto o filtro as oculta, e "Create invoices" continua a criá-las. Por isso, a linha de seleção indica quantas das faturas selecionadas o filtro está a ocultar.

"Create invoices" envia a execução uma só vez, independentemente de quantas vezes o botão for clicado. Os "Results of the run" listam depois as faturas "Created", as "Refused, need fixing" e as "Skipped, already issued", tal como estavam quando a execução terminou; não mudam quando a pré-visualização acima deles muda.

Enquanto uma organização está em modo piloto, as faturas são criadas numa série de numeração PILOT separada e ficam fora das receitas e das contas a receber. A sua faturação habitual continua em paralelo, e cada célula compara a proposta com a fatura emitida aí.

Quando uma fatura é recusada

Uma célula que não pode ser emitida mostra uma recusa em palavras simples, a dizer o que corrigir, com uma ligação ao arrendamento ("Open the lease") ou à definição em causa. As recusas mais comuns:

Uma linha não pode ser valorizada. A linha de renda, de adiantamento de encargos, de outro encargo ou de taxa de marketing não tem área nem quantidade, não é faturada mensalmente, ou está indicada em bruto enquanto uma fatura soma o IVA a um montante líquido. Corrija a linha no arrendamento.
O inquilino não tem nem função de cliente nem de fornecedor. Abra o inquilino em Contrapartes e escolha "Add as client".
A taxa de IVA predefinida do cliente não é uma das que o país da sua organização oferece. Abra o inquilino em Contrapartes e, na secção "Client", defina a "Default VAT rate" para uma que o país ofereça. A pré-visualização recusa essa fatura antes de a criar, tal como a sua criação faria.
Ainda não há taxa de câmbio do BNR publicada para a data de emissão. As linhas em EUR são recusadas em vez de convertidas a outra taxa.
O acerto de consumos do mês ainda não é definitivo, ou nunca foi calculado.
Não há etiqueta de categoria de fatura definida para um encargo. A recusa liga a "Set the category tags", o cartão "Lease invoicing tags" nas Definições de faturação.

Escolher a etiqueta de um encargo

Cada linha de fatura que a execução cria leva a etiqueta de categoria de fatura definida para o seu encargo: renda, adiantamento de encargos ou consumos. Quando as definições de faturação listam mais do que uma etiqueta para um encargo, um administrador vê acima da lista uma escolha de etiqueta para esse encargo. A etiqueta escolhida aí é usada na pré-visualização e em cada fatura que a execução cria. Os outros utilizadores que executam a faturação veem que um administrador tem de escolher a etiqueta, e os encargos em causa continuam recusados até que o faça.

Exemplos de utilização

Emitir numa só execução a renda e os adiantamentos de encargos de um parque inteiro para o mês, depois de verificar cada fatura na pré-visualização.
Filtrar a pré-visualização por "Problems" para corrigir os arrendamentos que ainda não podem ser faturados, sem perder a seleção dos que podem.
Corrigir a taxa de IVA predefinida de um inquilino no registo de contraparte depois de a execução recusar a sua fatura, e voltar a executar a pré-visualização.
Executar um parque em modo piloto ao lado da faturação habitual e comparar cada proposta com a fatura realmente emitida.