As faturas de fornecedores chegam ao aprovador certo, são repartidas por projetos segundo a área útil ou outro atributo e são pagas num único ficheiro bancário, enquanto o Cash Out mostra tudo o que há para pagar, de cerca de duas semanas atrás a três meses à frente.
O diagrama animado acima é ilustrativo: mostra como os registos se ligam, com valores de exemplo, e não dados de um cliente nem um ecrã real.
Carregue as faturas de fornecedores e o Flowtly lê os campos principais.
Envie cada fatura para aprovação e reparta-a por projetos ou orçamentos.
Crie o ficheiro de pagamentos e concilie as transações bancárias com as faturas.
Capturas de ecrã do produto em funcionamento, feitas em organizações de demonstração com dados de exemplo. Selecione uma captura para a abrir em tamanho real. Alguns destes ecrãs mostram a interface polaca.
Pagamentos futuros e em atraso numa única vista, de cerca de duas semanas atrás a três meses à frente: faturas de fornecedores já registadas e obrigações previstas que ainda não foram faturadas, apresentadas a esbatido. Leia-a como um gráfico por semana ou mês, um calendário por dia ou uma lista ordenada por data, valor ou contraparte. Os valores em atraso aparecem a vermelho e uma semana sem vencimentos também aparece, para que as lacunas continuem visíveis.
Uma fatura de segurança ou limpeza que abrange muitos projetos já não tem de ser dividida à mão. Registe um número uma vez em ativos e projetos, como a área em m², e um clique preenche a repartição proporcionalmente. Os valores somam sempre o total da fatura, um projeto que risque fica registado como excluído e uma repartição que não cobre o total sem exclusões marcadas é sinalizada no documento.
Com o fluxo de aprovação ativo, uma fatura recebida vai para o responsável da etiqueta da sua categoria de custo, ou para o responsável do custo associado e, caso contrário, para todos com permissão de faturas. Cada aprovador tem um separador «À minha espera» apenas com as suas decisões, uma rejeição leva uma nota e cada fatura mantém o histórico de quem a aprovou ou rejeitou.
O separador «Por pagar» lista cada fatura de fornecedor ainda por pagar, aprovada ou não. Assinale as que vai pagar e exporte um único ficheiro para a importação de pagamentos em lote do seu banco, em vez de introduzir cada transferência à mão: XML ISO 20022 pain.001 para transferências SEPA, nacionais e de pagamento dividido polaco, ou Multicash PLI para o ING na Polónia. Os bancos não importam todos os mesmos formatos, por isso confirme que o seu aceita um destes. Por exemplo, uma fatura com a etiqueta Jurídico é aprovada na terça-feira pelo responsável da etiqueta e paga com as restantes faturas aprovadas da semana no ficheiro de sexta-feira. As faturas de fornecedores sem dados bancários são ignoradas e assinaladas.
Largue um lote de contratos de fornecedores assinados e fique na lista enquanto são carregados. Cada um aguarda em «Por organizar» até abrir a sua revisão: partes, datas, condições de pagamento e preços vêm pré-preenchidos e marcados como extraídos, o fornecedor provável é sugerido pelo NIF ou pelo nome, e nada é guardado até confirmar. Um ficheiro que o Flowtly já tem é reconhecido em vez de se tornar um segundo contrato.
Using Stripe? Connect it as a bank source
As faturas de fornecedores caem numa caixa partilhada e são reencaminhadas até alguém dizer que sim. Ninguém sabe o que está à espera de quem, por isso são pagas tarde, ou pagas sem que alguém tenha decidido.
Com o fluxo de aprovação ativo, o Flowtly envia cada fatura recebida para o responsável da etiqueta da sua categoria de custo, depois para o responsável do custo associado e, caso contrário, para todos com permissão de faturas. O separador «À minha espera» de cada aprovador contém apenas as suas decisões, e uma rejeição leva uma nota.
Encaminhamento de aprovações (exemplo)
Exemplo ilustrativo
As aprovadas aguardam em «Por pagar», prontas a pagar
Cada fatura aprovada transforma-se numa transferência que alguém introduz à mão no homebanking: número de conta, valor, referência, vezes sem conta, com risco de engano em cada uma.
O separador «Por pagar» lista cada fatura de fornecedor ainda por pagar. Assinale as que vencem, exporte um único ficheiro de pagamentos, XML pain.001 ou Multicash PLI para o ING na Polónia, e carregue-o na importação de pagamentos em lote do seu banco. As faturas de fornecedores sem dados bancários são ignoradas e assinaladas.
Pagamentos de sexta-feira (exemplo)
Exemplo ilustrativo
Um só carregamento em vez de 14 transferências
Graças ao Flowtly, conseguimos automatizar processos de negócio fundamentais, aumentando significativamente a nossa eficiência e poupando tempo. Apreciamos especialmente o módulo de gestão de orçamentos e custos, que nos ajuda a controlar melhor as despesas e a otimizar os custos.
Resultado: A equipa controla melhor as despesas e otimiza os custos em todos os projetos.
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