Finanças

Processar faturas recebidas no Flowtly

Reveja as sugestões extraídas por IA para o mês relacionado, montantes e contraparte para que cada fatura de fornecedor seja aceite pelo seu contabilista.

Duração
8 minutos
Nível
Iniciante
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Criar uma organização no Flowtly
Lista de faturas recebidas no Flowtly com área de carregamento e três faturas com 0% de conclusão

Antes de começar

O módulo de Faturas Recebidas do Flowtly centraliza as faturas de fornecedores, independentemente de chegarem via KSeF (sistema nacional polaco de faturação eletrónica) ou serem carregadas manualmente. Cada fatura deve ter um mês relacionado definido — sem ele, o seu contabilista não pode aceitá-la no processo de encerramento mensal.

O Flowtly lê cada documento com OCR e propõe o mês relacionado, os montantes e a contraparte. Reveja cada sugestão e aceite, corrija ou rejeite. Quando todos os campos atingirem 100%, a fatura está pronta para o seu contabilista.

Passo a passo

Conclua o fluxo

6 passos
Passo 1

Abrir Faturas Recebidas e adicionar um documento

Navegue para Finanças e Negócio → Faturas Recebidas. Se a sua organização tiver a Faturação Eletrónica (KSeF) ativada, as faturas de fornecedores são obtidas automaticamente do sistema nacional de faturação eletrónica — clique em Verificar Faturação Eletrónica no canto superior direito para acionar uma sincronização imediata. Se a Faturação Eletrónica não estiver configurada, arraste e largue um PDF ou imagem na área de carregamento ou clique em Clique para carregar (PDF, PNG, JPG, JPEG, GIF, máx. 3 MB).

Dicas
  • Contacte o seu administrador Flowtly se não vir o botão Verificar Faturação Eletrónica — a Faturação Eletrónica deve ser ativada primeiro para a sua organização.
Lista de faturas recebidas com área de carregamento e três faturas com 0% de conclusão
Lista de faturas recebidas com área de carregamento e três faturas com 0% de conclusão
Passo 2

Clicar numa fatura para abrir o painel de revisão

A lista mostra o nome de cada fatura, o estado de conclusão (o círculo de progresso), o montante, a transação associada, o período contabilístico e a data de receção. As faturas com um círculo vermelho a 0% têm sugestões de IA pendentes para rever. Clique em qualquer linha para abrir o painel de detalhes. No topo do painel verá Nota para contabilidade — clique em Adicionar para escrever uma mensagem que o seu contabilista verá junto à fatura, ou para fornecer contexto que a IA do Flowtly utiliza para sugestões futuras. Antes de analisar as sugestões de IA, clique no ícone de olho na barra de ações inferior para pré-visualizar o documento original e verificar os seus detalhes.

Dicas
  • Trate as faturas ordenadas por Data de receção (a predefinição) para que os documentos mais antigos não ultrapassem o prazo mensal.
  • Mantenha a nota contabilística breve mas específica — por exemplo "Deslocação reembolsável, visita de cliente T1". A IA do Flowtly também lê esta nota para melhorar sugestões futuras para faturas semelhantes.
Painel de detalhes da fatura com o nome da fatura, data de receção, campo Nota para contabilidade e sugestão de IA para o mês relacionado com botões Aceitar, Corrigir e Rejeitar
Painel de detalhes da fatura com o nome da fatura, data de receção, campo Nota para contabilidade e sugestão de IA para o mês relacionado com botões Aceitar, Corrigir e Rejeitar
Passo 3

Aceitar ou corrigir o mês relacionado

Em Definir mês relacionado, o Flowtly mostra o mês extraído da fatura via OCR, a pontuação de confiança e o motivo. Clique em Aceitar se o mês estiver correto. Clique em Corrigir para escolher um mês diferente no seletor de datas. Clique em Rejeitar para limpar a sugestão e definir o mês manualmente mais tarde.

Dicas
  • O mês relacionado é o campo mais crítico — o seu contabilista não aceitará a fatura no encerramento mensal sem ele.
Secção Definir mês relacionado com o mês extraído por OCR, pontuação de confiança e ações Aceitar, Corrigir, Rejeitar
Secção Definir mês relacionado com o mês extraído por OCR, pontuação de confiança e ações Aceitar, Corrigir, Rejeitar
Passo 4

Aceitar ou corrigir o montante

Em Definir montante, o Flowtly mostra o valor bruto, o montante líquido e a moeda extraídos por OCR juntamente com a pontuação de confiança. Clique em Aceitar se os valores estiverem corretos, ou clique em Corrigir para introduzir os valores corretos manualmente. Pode também escrever diretamente nos campos Valor bruto e Montante líquido no topo do painel e clicar em Guardar junto a cada um.

Dicas
  • Se a confiança do OCR for inferior a 60%, reveja cuidadosamente o documento original antes de aceitar.
Secção Definir montante a mostrar valor bruto 185,98, líquido 151,20, moeda PLN extraídos por OCR
Secção Definir montante a mostrar valor bruto 185,98, líquido 151,20, moeda PLN extraídos por OCR
Passo 5

Atribuir a contraparte

Em Criar fornecedor (ou Definir contraparte se foi encontrada uma correspondência), o Flowtly mostra o que leu da fatura. Se existir um fornecedor correspondente nos seus registos, aceite a sugestão. Caso contrário, pode escolher um fornecedor existente no menu pendente Escolher fornecedor existente ou criar um novo — o formulário está pré-preenchido com o nome extraído por OCR, NIF, endereço e grupo de contraparte. Clique em Aplicar para confirmar.

Dicas
  • Criar um novo fornecedor aqui guarda-o permanentemente, para que as próximas faturas da mesma empresa sejam associadas automaticamente.
  • Uma sugestão de grupo de custos pode também aparecer no painel. Aceite ou atribua-a da mesma forma — garante que a fatura é corretamente categorizada para relatórios.
Secção Criar fornecedor com nome extraído por OCR, NIF e endereço a mostrar que não foi encontrada correspondência
Secção Criar fornecedor com nome extraído por OCR, NIF e endereço a mostrar que não foi encontrada correspondência
Formulário de criação de fornecedor pré-preenchido com nome, país, NIF, endereço e grupo de contraparte
Formulário de criação de fornecedor pré-preenchido com nome, país, NIF, endereço e grupo de contraparte
Passo 6

Aceitar tudo e confirmar 100% de conclusão

Assim que tiver revisto as sugestões individuais, clique em Aceitar tudo na parte inferior do painel para confirmar todos os itens pendentes restantes com um clique. O círculo de estado fica verde sólido a 100% e a linha da lista mostra agora o montante, o período contabilístico e o número de transação associado. A fatura está pronta para o seu contabilista.

Dicas
  • Se uma sugestão estiver errada, trate-a individualmente com Corrigir ou Rejeitar antes de clicar em Aceitar tudo — Aceitar tudo confirma todas as sugestões ainda pendentes tal como estão.
Lista de faturas recebidas com uma fatura a mostrar 100% de conclusão em verde, montante 185,98 PLN, período 04/2026 e número de transação
Lista de faturas recebidas com uma fatura a mostrar 100% de conclusão em verde, montante 185,98 PLN, período 04/2026 e número de transação

Concluído!

A fatura está a 100% — mês relacionado, montante e contraparte estão todos confirmados. O seu contabilista pode agora incluí-la no encerramento mensal. Repita o mesmo fluxo para cada nova fatura que apareça na lista.

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