Flowtly – Política de Privacidade

1. Disposições gerais

Esta Política de Privacidade explica como a Flowtly Prosta Spółka Akcyjna («Flowtly», «nós», «nosso», «nos») recolhe, trata e protege dados pessoais, bem como os direitos que os utilizadores têm em relação aos seus dados.

A Política está em conformidade com o Regulamento (UE) 2016/679 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 27 de abril de 2016 (Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados, «RGPD»), e outras leis de proteção de dados aplicáveis. Esta Política aplica-se a todos os utilizadores da Plataforma Flowtly e a pessoas singulares cujos dados pessoais são tratados no âmbito da sua operação.

2. Responsável pelo tratamento

O responsável pelo tratamento é a Flowtly Prosta Spółka Akcyjna (Flowtly PSA), com sede registada em ul. Młynarska 8/12, 01-194 Varsóvia, Polónia, inscrita no Registo de Empresários sob o KRS 0001188143, NIP 5273180297, REGON 542625051, com um capital social de PLN 15.800.

Pode contactar-nos:

• por correio para a morada indicada acima,
• por correio eletrónico: business.support@flowtly.eu, ou
• através do formulário de contacto disponível na Plataforma.

3. Categorias de dados tratados

Tratamos as seguintes categorias de dados pessoais:

• Dados de registo e subscrição: nome, apelido, endereço de correio eletrónico, palavra-passe, nome da organização, cargo, dados de faturação (morada, número de identificação fiscal) e âmbito do plano de subscrição selecionado.
• Dados de emprego e RH: nomes, números de identificação nacional ou PESEL, endereços de correio eletrónico, dados de emprego, remuneração, tempo de trabalho, qualificações e registos de ausências.
• Dados de contratantes e faturação: designação comercial, morada, número de identificação fiscal, condições de pagamento, números de conta bancária, identificadores de faturas e informações fiscais.
• Dados sensíveis: apenas quando fornecidos voluntariamente e necessários para a execução do contrato (por exemplo, informações de saúde no contexto de baixa médica, filiação sindical para efeitos de quotização, ou dados demográficos para relatórios de igualdade).
• Dados técnicos e integrações: dados obtidos através do Kontomatik (histórico de contas bancárias) utilizados para reconciliação e relatórios, registos de erros do Sentry (Functional Software Inc.), registos de servidor, endereços IP e cookies.
• Dados publicamente disponíveis: dados do KRS, REGON, CEIDG e outros registos públicos utilizados para verificação de contratantes.
• Outros dados fornecidos pelos utilizadores: fotografias de perfil, avatares, ficheiros carregados (por exemplo, faturas ou comprovativos de pagamento) e conteúdo da correspondência com a nossa equipa de suporte.

4. Finalidades e base jurídica do tratamento

A Flowtly trata dados para as seguintes finalidades:

• Prestação de serviços e gestão de conta: registo de organizações, gestão de permissões, registo de tempo de trabalho, gestão de ausências, faturação, orçamentação de projetos e relatórios.
• Execução de contrato: emissão de faturas, cobrança de taxas de subscrição, prestação de suporte técnico e garantia de disponibilidade do serviço.
• Comunicação com utilizadores: resposta a pedidos de informação, fornecimento de atualizações e notificação de alterações ao serviço.
• Obrigações legais: contabilidade, liquidações fiscais e arquivo de documentos.
• Interesses legítimos da Flowtly: garantia de segurança, prevenção de fraude, melhoria de serviços e exercício ou defesa de pretensões jurídicas.

Os dados pessoais não são tratados para quaisquer finalidades além das indicadas acima sem notificação prévia e, quando exigido, o consentimento do utilizador.

5. Tratamento automatizado e definição de perfis

A Flowtly não toma decisões que produzam efeitos jurídicos sobre os utilizadores ou que os afetem significativamente, com base exclusivamente em tratamento automatizado de dados ou definição de perfis.

Alguns algoritmos podem apoiar funcionalidades internas como análise de carga de trabalho, alocação de recursos ou previsão de orçamentos, mas as decisões finais são sempre tomadas por pessoas autorizadas. Podemos utilizar dados agregados e anonimizados para fins analíticos e estatísticos com vista a melhorar os nossos serviços.

6. Destinatários dos dados

Os dados pessoais podem ser divulgados a:

• colaboradores e parceiros autorizados da Flowtly, vinculados por obrigações de confidencialidade,
• Stripe (processamento de pagamentos),
• Kontomatik (integração de dados de contas bancárias),
• Functional Software Inc. (Sentry) para monitorização de erros de sistema,
• contabilistas externos, advogados e prestadores de serviços de TI, na medida necessária para a prestação de serviços, e
• autoridades públicas, quando exigido por lei.

Todos os fornecedores terceiros tratam os dados ao abrigo de acordos de tratamento de dados escritos e de acordo com as instruções da Flowtly. Não vendemos dados pessoais. Podemos publicar apenas estatísticas agregadas e anonimizadas.

Políticas de privacidade dos parceiros:

• Stripe
• Kontomatik
• Sentry

7. Transferência de dados para fora do EEE

Os servidores da Flowtly estão localizados no Espaço Económico Europeu. Em alguns casos, os dados podem ser transferidos para prestadores de serviços fora do EEE (por exemplo, para os Estados Unidos da América, no caso do Stripe ou do Sentry). Em tais situações, garantimos a aplicação de salvaguardas adequadas, como Cláusulas Contratuais-Tipo ou decisões de adequação ao abrigo do RGPD.

8. Prazos de conservação dos dados

Conservamos os dados pessoais apenas pelo tempo necessário para cumprir as finalidades para as quais foram recolhidos, incluindo obrigações legais ou contratuais. Após este período, os dados são eliminados ou anonimizados, salvo se a conservação adicional for exigida por lei ou para proteger os interesses legítimos da Flowtly.

9. Direitos dos utilizadores

Os utilizadores têm os seguintes direitos ao abrigo do RGPD:

• Acesso aos seus dados pessoais.
• Retificação de dados inexatos.
• Eliminação de dados («direito ao esquecimento»).
• Limitação do tratamento.
• Portabilidade dos dados para outro responsável pelo tratamento.
• Oposição ao tratamento com base em interesse legítimo.
• Retirada do consentimento (quando o tratamento se basear no consentimento).
• Apresentação de reclamação junto do Presidente da Autoridade de Proteção de Dados Pessoais (UODO).

Para exercer qualquer um destes direitos, contacte-nos em business.support@flowtly.eu ou por escrito para a morada da nossa sede registada.

10. Segurança dos dados

Aplicamos medidas organizativas e técnicas para proteger os dados contra acesso não autorizado, perda, alteração ou divulgação. Utilizamos ligações encriptadas (HTTPS), cópias de segurança regulares, mecanismos de controlo de acesso e procedimentos de segurança atualizados. Apenas colaboradores ou contratantes autorizados têm acesso aos dados, no âmbito necessário para o desempenho das suas funções.

11. Cookies

A Plataforma utiliza cookies essenciais necessários para o seu funcionamento adequado. Os cookies analíticos são definidos apenas se o utilizador concordar através da barra de cookies; ajudam-nos a compreender o comportamento e a melhorar os nossos serviços. Não utilizamos cookies para fins de marketing ou publicidade. Os utilizadores podem gerir as suas escolhas na barra de cookies a qualquer momento ou bloquear os cookies no seu navegador; a desativação de determinados cookies pode limitar algumas funcionalidades da Plataforma.

12. Disposições finais

Esta Política de Privacidade é parte integrante dos Termos e Condições da Flowtly. Pode ser atualizada periodicamente; os utilizadores serão informados com antecedência de alterações materiais. Em caso de discrepâncias entre versões linguísticas, prevalece a versão polaca. Esta Política está em vigor desde 2 de setembro de 2025.