Refature utilities e custos partilhados sem folhas de cálculo

Para gestores de carteiras de escritórios, logística e uso misto: leituras de contadores, faturas de fornecedores e acertos com inquilinos num único espaço de trabalho.

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Como funciona

  1. Carregue edifícios e contratos

    Adicione edifícios, inquilinos e contadores, e carregue os contratos assinados para o Flowtly os ler.

  2. Defina as regras de repartição uma vez

    Registe a quota de cada edifício e a área de cada inquilino; o Flowtly aplica-as a cada fatura.

  3. Faça o acerto e refature

    Leituras e faturas de fornecedores tornam-se encargos dos inquilinos que aprova antes de serem enviados.

Para operadores imobiliários

Gerir edifícios já é exigente por si só

Não precisa de dez ferramentas, cinco pastas e caças diárias a ficheiros. O Flowtly reúne tudo o que precisa para gerir operações financeiras e ligá-las à documentação num único sistema claro. Leituras de contadores, faturas, contratos, refaturações e previsões vivem onde pertencem e funcionam juntas sem caos.

Trabalha com contadores legados ou ferramentas de procurement? Agende uma auditoria de 30 minutos e traçamos as automações ou parceiros mais adequados.

  • Folhas de cálculo por todo o lado e dezenas de programas diferentes
  • Muitas exceções nas liquidações
  • Nenhuma ferramenta única para gerir um edifício inteiro

Onde o Flowtly se encaixa melhor

Para quem criámos o Flowtly no imobiliário B2B?

O Flowtly funciona melhor onde:

  • os edifícios têm muitas utilities e diferentes fornecedores,
  • as equipas trabalham em múltiplas folhas de cálculo difíceis de manter organizadas,
  • os inquilinos esperam liquidações claras e detalhadas,
  • os proprietários querem ver o fluxo de caixa em tempo real,
  • as operações e as finanças funcionam um pouco «lado a lado»,
  • os documentos desaparecem em e-mails e as operações são geridas de memória,
  • a organização está a crescer e a «pessoa que trata de tudo» já não é suficiente.

O Flowtly destina-se a operadores de:

  • edifícios de escritórios,
  • parques logísticos,
  • ativos com tipos mistos de inquilinos,
  • coworks e escritórios flexíveis,
  • campus e grandes portfólios distribuídos por regiões.

Se continua a pensar «isto podia ser gerido melhor», o Flowtly é a resposta.

O que o Flowtly faz por si

Capacidades alinhadas com a forma como a sua indústria realmente funciona

Automatize utilities do contador à refaturação

Importe leituras, faturas de fornecedores e tarifas automaticamente — o Flowtly coloca-as na locação, centro de custo ou serviço partilhado corretos.

Quando algo parece errado, vai para uma fila única com aprovações e ficheiros de suporte, para que as finanças enviem refaturações limpas em horas, não semanas.

Finanças, inquilinos e proprietários veem os mesmos números

Ligue rendas, serviços partilhados, manutenção e documentos de fornecedores a dashboards e portais para que todos vejam desagregações claras e auditáveis.

Arrendamentos lidos a partir do ficheiro assinado

Carregue um arrendamento ou um contrato de fornecedor assinado e o Flowtly lê as partes, as datas, as condições de pagamento e os preços para os rever. Um arrendamento com preço por m² mantém a tarifa exatamente como está impressa e nenhum total inventado: introduza a duração e, quando a área for conhecida, o Flowtly propõe um total marcado como calculado para aceitar.

Adicionar um novo ficheiro a um contrato existente só preenche os campos ainda vazios, e um aditamento é guardado sem ser lido, pelo que os valores que já introduziu ficam como estão.

Rondas de segurança e limpeza que pode comprovar

Coloque códigos QR de segurança e de limpeza em cada ponto de controlo e defina as horas previstas com uma janela de tolerância. Rondas de serviço mostra cada ronda como feita, atrasada, parcial ou falhada no período que escolher, para que a revisão mensal com a empresa de limpeza ou segurança parta das leituras e não da memória.

Um holding, várias SPV, um único conjunto de números

Cada SPV mantém o seu orçamento, contratos, faturas e custos com pessoas, e o holding lê-os lado a lado. A rentabilidade é respondida por projeto e por entidade enquanto o trabalho decorre, em vez de ser reconstruída em folhas de cálculo depois de fechado o trimestre.

Um mês tipo: as faturas de fornecedores e as transações bancárias assentam na entidade a que pertencem, as linhas de contrato levam os montantes acordados, e as horas e os custos salariais ligam-se aos projetos que financiam — depois a vista do holding soma tudo. Cada número abre no documento que lhe deu origem, por isso um número que parece errado é rastreado em vez de discutido. Escrito para o controller financeiro que responde por esses números no dia a dia, com o proprietário ou CEO como patrocinador, e para grupos onde as sociedades são muito mais numerosas do que a equipa.

Controlo financeiro no Flowtly, operação imobiliária no Assetly

O Flowtly trata do lado societário de um grupo imobiliário — orçamentos, contratos, faturação, custos e as pessoas que fazem o trabalho. O Assetly trata do lado do imóvel: inquilinos, contadores e rondas de serviço. Cobrem metades diferentes e cada um continua a ser o registo da sua.

A sua contabilidade estatutária fica onde está. O Flowtly dá ao controller uma imagem financeira viva e deixa ao contabilista documentos de origem limpos e rastreáveis; não submete as suas declarações fiscais nem os relatórios estatutários e não substitui o seu sistema de contabilidade.

Playbooks do Flowtly para o seu setor

Escolha um desafio operacional e veja como as equipas o resolvem com o Flowtly.

Demasiadas folhas de cálculo, demasiados erros, zero consistência

Custos, utilities, leituras e projetos vivem em ficheiros separados; as versões divergem e os erros infiltram-se nas refaturações e relatórios.

O Flowtly reúne todos os dados operacionais e financeiros num único lugar.

Especificamente:
- uma vista para custos, utilities, leituras, ativos e projetos,
- verificações automáticas de erros (leituras em falta, valores anómalos, duplicados),
- sem junção manual de folhas — os dados já estão onde pertencem.

Resultado: menos erros, menos dúvidas e sem necessidade de andar atrás da equipa para obter «a última versão do ficheiro».

Painel de contadores
Verificações de erro
Leituras em falta, valores estranhos e duplicados sinalizados
  • Anexe faturas de fornecedores a cada lote de leituras
  • Sinalize anomalias antes de atingirem os encargos dos inquilinos

Uma fatura de fornecedor tem de ser repartida entre edifícios e inquilinos

As faturas de segurança, limpeza e utilities abrangem todo um local, por isso cada uma é dividida à mão e a repartição desatualiza-se sempre que um inquilino entra ou sai.

Registe um número uma vez em cada edifício e no projeto de cada inquilino, como a quota do edifício no local e a área do inquilino. Na fatura do fornecedor, um clique preenche a repartição por esse atributo, em cascata primeiro por edifício e depois por inquilino, ou pelo consumo dos contadores. Só participam os inquilinos com uma reserva ativa na data de receção da fatura, as partes somam sempre o seu total e um inquilino que risque fica registado como excluído, pelo que o preenchimento seguinte o deixa de fora.

Resultado: o projeto de cada inquilino mostra a fatura completa ao lado da sua parte, e verifica o que foi cobrado a cada um sem folha de cálculo.

Repartição por atributo
100%
Total da repartição vs valor líquido da fatura
  • Quota do edifício × área do inquilino, num clique
  • Os inquilinos riscados ficam registados como excluídos

Os adiantamentos de inquilinos têm de ser posteriormente reconciliados com os custos reais

Os adiantamentos ficam separados dos valores reais, e as diferenças só surgem no final do ano, transformando as liquidações em batalhas por e-mail.

O Flowtly mantém todos os adiantamentos e custos reais num único lugar, calcula continuamente as diferenças e mostra o saldo do inquilino. Gera uma liquidação com a trilha completa: leituras → imputações → faturas → diferenças.

Resultado: a liquidação anual não é uma disputa sobre números — cada custo tem uma origem e comprovativo.

Portal do inquilino
100%
Extratos com ficheiros de suporte
  • Utilities, serviços partilhados e margens documentados automaticamente por linha
  • Os inquilinos descarregam faturas e dados de contadores a qualquer momento

Sem governação — os erros só aparecem no final do mês

Os erros nas leituras, dados em falta ou duplicados aparecem quando a fatura está pronta — tarde demais para correções tranquilas.

O Flowtly adiciona validações de introdução de dados (ex.: uma leitura não pode ser inferior à anterior), histórico de alterações, alertas para dados incompletos ou incomuns, e um fluxo de aprovação de exceções.

Resultado: não toma conhecimento dos erros depois de a fatura ter seguido para liquidação.

Cockpit de fluxo de caixa
Tempo real
A previsão CAM atualiza-se à medida que chegam faturas e recuperações
  • Orçamentos, faturas de fornecedores e recuperações sincronizam automaticamente
  • As finanças visualizam cenários de fluxo de caixa por ativo, região ou cliente

As descrições das faturas são confusas e desalinhadas com os serviços

Os inquilinos recebem faturas com descrições genéricas ou técnicas que questionam posteriormente.

Guarde uma vez, na respetiva contraparte, a descrição de que as faturas de cada inquilino precisam, como a frase do contrato e a morada do imóvel, com o mês ou o trimestre de faturação preenchido automaticamente. Ao escrever uma linha, escolha o modelo e veja a frase exatamente como será impressa. Só a descrição muda: quantidades, preços e IVA mantêm-se, e as faturas já enviadas nunca são reescritas.

Resultado: cada inquilino recebe a descrição que o seu contrato exige, sem que ninguém a volte a escrever todos os meses.

Os ativos (ex.: lugares de estacionamento) são atribuídos várias vezes por engano

A falta de controlo faz com que os mesmos lugares sejam prometidos a diferentes inquilinos.

Uma reserva que se sobreponha a outra existente do mesmo recurso é recusada. A lista de ativos indica a pessoa ou o projeto que tem cada recurso, uma atribuição sem data de fim continua a indicar o titular até ser cancelada ou reatribuída, e os recursos atribuídos a longo prazo podem ser fechados a reservas sem deixar de mostrar quem os tem.

Resultado: nenhum lugar é prometido a dois inquilinos.

As utilities anuais (ex.: água) têm apenas uma leitura — difíceis de liquidar

Sem leituras regulares, é preciso retroceder no Excel para reconstituir 12 meses.

Escolha como o consumo de um mês é faturado ao inquilino. Mês inteiro reparte cada par de leituras igualmente pelos dias entre elas, por isso um mês sem leitura própria fatura na mesma a sua parte. Entre duas leituras fatura exatamente o que as duas leituras escolhidas representam, por exemplo o início e o fim de um arrendamento, e as leituras estimadas aparecem assinaladas antes de as escolher.

Resultado: sem acrobacias em folhas de cálculo para «recuar» 12 meses.

Os dados de AC e AVAC comportam-se de forma diferente dos contadores típicos

Os dados de climatização e arrefecimento chegam muitas vezes como consumo mensal e não como índice do contador, e tratá-los como índice estraga o acerto.

Defina como cada contador regista as leituras. Um contador de índice fatura a diferença entre leituras; um contador em que cada leitura já é o consumo de um período, como um valor mensal de climatização, fatura antes a soma das leituras do período. Cada contador continua a ser uma linha própria na fatura.

Resultado: os custos de climatização não estragam todo o acerto.

Playbook de Imobiliário B2B

Comande o seu portfólio a partir de uma única consola

O Flowtly mantém utilities, documentos de fornecedores e faturação de inquilinos num único fluxo de trabalho para que finanças, gestores de ativos e operações vejam os mesmos números em tempo real.

  • Dashboard de portfólio com arrendamentos, contadores e prontidão CAPEX em tempo real.
  • Processos de arrendamento, serviço e finanças encadeados numa única espinha de automação.
  • Consolidações prontas para conselho para proprietários e fundos sem andar atrás de ficheiros.

Cockpit de utilities

Eis o que muda:

Não é uma otimização de apresentações. É uma mudança real que sentirá no trabalho diário. Os números abaixo são ilustrativos.

FAQ

Perguntas frequentes

Não encontrou a resposta? Contacte-nos.

Como são capturadas as leituras de contadores e as faturas de fornecedores?
Depende dos sistemas já instalados no local. O Flowtly ingere feeds CSV/API ou carregamentos por portal, mas os formatos proprietários de automação de edifícios podem precisar de uma camada de automação simples (ou parceiro de integração) antes do Flowtly para um processo mais limpo.
O Flowtly consegue dividir custos por inquilino ou centro de custos?
Defina fórmulas de alocação com base em área, consumo ou substituições manuais. O Flowtly gera reemissões de faturas com trilhos de auditoria para que as finanças possam explicar cada encargo.
Os inquilinos têm visibilidade sobre utilitários e serviços partilhados?
Sim. O Flowtly emite extratos que já incluem linhas de detalhe, fórmulas de alocação e faturas de suporte, para que os inquilinos possam iniciar sessão ou receber exportações que expliquem automaticamente cada euro.
Como acompanham os gestores de propriedades os SLAs de manutenção e o desempenho de empreiteiros?
O Flowtly foca-se na camada financeira e contratual. Para despacho em campo ou contadores de SLA deve combiná-lo com um CMMS como o Qmaint, e depois sincronizar ordens de trabalho aprovadas e faturas de volta para o Flowtly.

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