Refacturează utilitățile și costurile comune fără foi de calcul

Pentru administratorii de proprietăți cu portofolii de birouri, logistică și uz mixt: citirile de contoare, facturile furnizorilor și decontările cu chiriașii într-un singur spațiu de lucru.

Rezervă un demoExplorează o firmă demonstrativăÎncepe perioada de probă gratuită

Cum funcționează

  1. Încarcă clădirile și contractele de închiriere

    Adaugă clădiri, chiriași și contoare și încarcă contractele de închiriere semnate, ca Flowtly să le citească.

  2. Stabilește o dată regulile de repartizare

    Înregistrează cota fiecărei clădiri și suprafața fiecărui chiriaș, iar Flowtly le aplică pe fiecare factură.

  3. Decontează și refacturează

    Citirile și facturile furnizorilor devin taxe pentru chiriași, pe care le aprobi înainte să plece.

Pentru operatorii de clădiri

Administrarea clădirilor este deja destul de solicitantă

Nu ai nevoie de zece instrumente, cinci foldere și căutări zilnice de fișiere. Flowtly reunește tot ce îți trebuie ca să conduci operațiunile financiare și să le legi de documentație, într-un singur sistem clar. Citirile de contoare, facturile, contractele, refacturările și prognozele stau acolo unde le este locul și lucrează împreună, fără haos.

Lucrezi cu contoare vechi sau cu instrumente de achiziții? Programează un audit de 30 de minute și îți schițăm automatizările sau partenerii potriviți.

  • Foi de calcul peste tot și zeci de programe diferite
  • Multe excepții în decontări
  • Niciun instrument unic pentru administrarea unei clădiri întregi

Unde se potrivește cel mai bine Flowtly

Pentru cine am construit Flowtly în imobiliarele B2B?

Flowtly funcționează cel mai bine acolo unde:

  • clădirile au multe utilități și furnizori diferiți,
  • echipele lucrează în mai multe foi de calcul, greu de ținut în ordine,
  • chiriașii așteaptă decontări clare și detaliate,
  • proprietarii vor să vadă fluxul de numerar în timp real,
  • operațiunile și finanțele merg cam „în paralel”,
  • documentele dispar prin e-mailuri, iar operațiunile se conduc din memorie,
  • organizația crește, iar „omul care le face pe toate” nu mai este suficient.

Flowtly este pentru operatorii de:

  • clădiri de birouri,
  • parcuri logistice,
  • active cu tipuri mixte de chiriași,
  • spații de coworking și birouri flexibile,
  • campusuri și portofolii mari, răspândite în mai multe regiuni.

Dacă îți tot spui „asta s-ar putea face mai bine”, Flowtly este răspunsul.

Ce face Flowtly pentru tine

Capabilități potrivite felului în care funcționează cu adevărat domeniul tău

Automatizează utilitățile, de la contor la refacturare

Preiei automat citirile, facturile de la furnizori și tarifele — Flowtly le așază pe contractul de închiriere, pe centrul de cost sau pe serviciul comun potrivit.

Când ceva pare în neregulă, ajunge într-o singură listă, cu aprobări și documente justificative, ca finanțele să trimită refacturări curate în ore, nu în săptămâni.

Finanțele, chiriașii și proprietarii văd aceleași cifre

Conectezi chiria, serviciile comune, mentenanța și documentele de la furnizori la tablouri de bord și portaluri, ca toată lumea să vadă defalcări clare și verificabile.

Contracte de închiriere citite din fișierul semnat

Încarcă un contract de închiriere sau de furnizare semnat și Flowtly citește părțile, datele, condițiile de plată și prețurile ca să le verifici. Un contract de închiriere cu preț pe m² își păstrează tariful exact cum e tipărit și niciun total inventat: introdu durata și, când suprafața este cunoscută, Flowtly propune un total marcat drept calculat, pe care îl poți accepta.

Adăugarea unui fișier nou la un contract existent completează doar câmpurile încă goale, iar un act adițional este stocat fără a fi citit, așa că valorile pe care le-ai introdus deja rămân neschimbate.

Runde de pază și curățenie pe care le poți dovedi

Pune coduri QR de pază și de curățenie în fiecare punct de control și setează orele așteptate cu o fereastră de toleranță. Runde de serviciu arată fiecare rundă ca efectuată, întârziată, parțială sau ratată în perioada aleasă, așa că evaluarea lunară cu firma de curățenie sau de pază pornește de la scanări, nu din memorie.

Un holding, mai multe SPV-uri, un singur set de cifre

Fiecare SPV își ține propriul buget, contractele, facturile și costurile cu oamenii, iar holdingul le citește alăturat. Profitabilitatea se află pe proiect și pe entitate în timp ce munca se desfășoară, nu reconstruită din foi de calcul după închiderea trimestrului.

O lună tip: facturile de la furnizori și tranzacțiile bancare ajung la entitatea căreia îi aparțin, liniile de contract poartă sumele convenite, iar orele și costurile salariale se leagă de proiectele pe care le finanțează — apoi vederea holdingului le adună pe toate. Fiecare cifră se deschide către documentul din spatele ei, așa că o cifră care pare greșită se urmărește, nu se discută. Este scris pentru controlorul financiar care răspunde zilnic de acele cifre, cu proprietarul sau CEO-ul ca sponsor, și pentru grupuri în care societățile sunt mult mai multe decât oamenii din echipă.

Controlul financiar în Flowtly, operațiunile imobiliare în Assetly

Flowtly se ocupă de latura de companie a unui grup imobiliar — bugete, contracte, facturare, costuri și oamenii care fac munca. Assetly se ocupă de latura de clădire: chiriași, contoare și runde de service. Acoperă jumătăți diferite, iar fiecare rămâne evidența pentru a sa.

Contabilitatea ta statutară rămâne unde este. Flowtly îi dă controlorului o imagine financiară vie și îi lasă contabilului documente-sursă curate și trasabile; nu depune declarațiile fiscale sau rapoartele statutare și nu înlocuiește sistemul tău de contabilitate.

Ghiduri practice Flowtly pentru domeniul tău

Alege o provocare operațională și vezi cum o rezolvă echipele cu Flowtly.

Prea multe foi de calcul, prea multe erori, zero consecvență

Costurile, utilitățile, citirile și proiectele stau în fișiere separate; versiunile se depărtează, iar greșelile ajung în refacturări și în rapoarte.

Flowtly adună toate datele operaționale și financiare într-un singur loc.

Mai exact:
- o singură vedere pentru costuri, utilități, citiri, active și proiecte,
- verificări automate de erori (citiri lipsă, valori neobișnuite, duplicate),
- fără îmbinare manuală de foi de calcul — datele sunt deja acolo unde le este locul.

Rezultat: mai puține greșeli, mai puține întrebări și fără alergat după echipă pentru „ultima versiune a fișierului”.

Panou de contoare
Verificări de erori
Citiri lipsă, valori anormale și duplicate semnalate
  • Atașezi facturile de la furnizori la fiecare set de citiri
  • Semnalezi anomaliile înainte să ajungă în facturile chiriașilor

O factură de furnizor trebuie împărțită între clădiri și chiriași

Facturile de pază, curățenie și utilități acoperă un amplasament întreg, așa că fiecare este împărțită de mână, iar repartizarea se decalează de fiecare dată când un chiriaș se mută sau pleacă.

Înregistrează un număr o singură dată pe fiecare clădire și pe proiectul fiecărui chiriaș, de exemplu cota clădirii din amplasament și suprafața chiriașului. Pe factura furnizorului, un clic completează repartizarea după acel atribut, în cascadă întâi pe clădire și apoi pe chiriaș, sau după consumul contoarelor. Participă doar chiriașii cu o rezervare activă la data primirii facturii, cotele dau mereu totalul ei, iar un chiriaș tăiat rămâne înregistrat ca exclus, așa că următoarea completare îl omite.

Rezultat: proiectul fiecărui chiriaș arată factura întreagă lângă cota proprie, așa că verifici cât i s-a facturat fiecăruia fără foi de calcul.

Repartizare după atribut
100 %
Totalul repartizării față de suma netă a facturii
  • Cota clădirii × suprafața chiriașului, cu un clic
  • Chiriașii tăiați rămân înregistrați ca excluși

Avansurile chiriașilor trebuie reconciliate ulterior cu costurile reale

Avansurile stau separat de costurile reale, iar diferențele apar abia la final de an, transformând decontările în bătălii pe e-mail.

Flowtly ține toate avansurile și costurile reale într-un singur loc, calculează continuu diferențele și arată soldul chiriașului. Generează o decontare cu traseul complet: citiri → repartizări → facturi → diferențe.

Rezultat: decontarea anuală nu mai este o ceartă pe cifre — fiecare cost are o sursă și o dovadă.

Portal pentru chiriași
100 %
Situații cu documente justificative
  • Utilitățile, serviciile comune și adaosurile, documentate automat pe fiecare linie
  • Chiriașii descarcă oricând facturile și datele de contor

Fără control — erorile apar abia la sfârșit de lună

Erorile din citiri, datele lipsă sau duplicatele apar când factura este deja gata — prea târziu pentru corecturi liniștite.

Flowtly adaugă validări la introducere (de exemplu, o citire nu poate fi mai mică decât cea anterioară), istoric al modificărilor, alerte pentru date incomplete sau neobișnuite și un flux de aprobare a excepțiilor.

Rezultat: nu mai afli despre erori după ce factura a plecat la decontare.

Cockpit de numerar
Timp real
Prognoza CAM se actualizează pe măsură ce sosesc facturile și recuperările
  • Bugetele, facturile de la furnizori și recuperările se sincronizează automat
  • Finanțele văd scenarii de numerar pe activ, pe regiune sau pe client

Descrierile de pe facturi sunt confuze și nu corespund serviciilor

Chiriașii primesc facturi cu descrieri generice sau tehnice, pe care le contestă ulterior.

Salvează o singură dată, pe partener, formularea de care au nevoie facturile fiecărui chiriaș, de exemplu fraza din contract și adresa imobilului, cu luna sau trimestrul de facturare completate automat. Când scrii o linie, alegi șablonul și vezi fraza exact cum va fi tipărită. Se schimbă doar descrierea: cantitățile, prețurile și TVA-ul rămân la fel, iar facturile deja trimise nu sunt niciodată rescrise.

Rezultat: fiecare chiriaș primește formularea cerută de contractul său, fără ca cineva s-o retasteze în fiecare lună.

Activele (de exemplu, locurile de parcare) sunt atribuite din greșeală de mai multe ori

Lipsa controlului face ca aceleași locuri să fie promise unor chiriași diferiți.

O rezervare care se suprapune cu una existentă pentru aceeași resursă este refuzată. Lista de active arată persoana sau proiectul care deține fiecare resursă, o alocare fără dată de sfârșit își păstrează deținătorul până când e anulată sau realocată, iar resursele alocate pe termen lung pot fi închise pentru rezervare și totuși să arate cine le are.

Rezultat: niciun loc nu e promis la doi chiriași.

Utilitățile anuale (de exemplu, apa) au o singură citire — greu de decontat

Fără citiri periodice trebuie să te întorci în Excel ca să reconstitui 12 luni.

Alege cum se facturează chiriașului consumul unei luni. Luna întreagă împarte fiecare pereche de citiri egal pe zilele dintre ele, așa că o lună fără citire proprie își facturează totuși partea. Între două citiri facturează exact ce rezultă din cele două citiri alese, de exemplu începutul și sfârșitul unei închirieri, iar citirile estimate sunt marcate înainte să le alegi.

Rezultat: fără acrobații în foi de calcul ca să „te întorci” 12 luni.

Datele de climatizare și ventilație se comportă altfel decât contoarele obișnuite

Datele HVAC și de răcire vin adesea ca un consum lunar, nu ca index de contor, iar tratate ca index strică decontul.

Setează cum înregistrează fiecare contor citirile. Un contor cu index facturează diferența dintre citiri; un contor la care fiecare citire este deja consumul unei perioade, cum ar fi o valoare lunară HVAC, facturează în schimb suma citirilor din perioadă. Fiecare contor rămâne o linie separată pe factură.

Rezultat: costurile HVAC nu strică întregul decont.

Ghid practic pentru imobiliare B2B

Conduce-ți portofoliul dintr-o singură consolă

Flowtly ține utilitățile, documentele de la furnizori și facturarea chiriașilor într-un singur flux, astfel încât finanțele, managerii de active și operațiunile văd aceleași cifre în timp real.

  • Tablou de bord al portofoliului, cu contracte, contoare și pregătire pentru investiții, în timp real.
  • Procesele de închiriere, de servicii și financiare, înlănțuite într-o singură coloană de automatizare.
  • Sinteze pregătite pentru board, destinate proprietarilor și fondurilor, fără alergat după fișiere.

Cockpit de utilități

Iată ce se schimbă:

Nu este o optimizare de prezentare. Este o schimbare reală, pe care o vei simți în munca de zi cu zi. Cifrele de mai jos sunt ilustrative.

Întrebări frecvente

Întrebări frecvente

Nu ai găsit răspunsul aici? Contactează-ne.

Cum preluați citirile contoarelor și facturile de la furnizori?
Depinde de sistemele deja instalate în clădire. Flowtly preia fluxuri CSV/API sau încărcări din portal, dar formatele proprietare de automatizare a clădirilor pot necesita un strat ușor de automatizare (sau un partener de integrare) în fața Flowtly, pentru un proces cât mai curat.
Poate Flowtly să repartizeze costurile pe chiriaș sau pe centru de cost?
Stabilești formule de repartizare pe baza suprafeței, a consumului sau prin ajustări manuale. Flowtly generează refacturări cu urmă de audit, ca departamentul financiar să poată explica fiecare sumă.
Au chiriașii vizibilitate asupra utilităților și a serviciilor comune?
Da. Flowtly emite situații care includ deja liniile de cost, formulele de repartizare și facturile justificative, astfel încât chiriașii se pot autentifica sau pot primi exporturi care explică automat fiecare euro.
Cum urmăresc administratorii de clădiri termenele de mentenanță și performanța furnizorilor?
Flowtly se concentrează pe stratul financiar și contractual. Pentru dispecerizarea pe teren sau pentru cronometrarea termenelor de intervenție, folosește-l împreună cu un CMMS precum Qmaint, apoi sincronizează înapoi în Flowtly comenzile de lucru aprobate și facturile.

Studii de caz

Rezervă un demoVezi planurile și prețurile