Termenii și condițiile Flowtly

1. Informații despre Termenii și condițiile și despre furnizorul de servicii

1. Prezenții Termeni și condiții ale Platformei „Flowtly” reglementează regulile de prestare a serviciilor către Organizație de către Furnizorul de servicii în temeiul contractului de prestare a serviciilor de acces la Platformă, incluzând, printre altele: funcționalitățile, condițiile tehnice și celelalte reguli de utilizare a Platformei, precum și drepturile și obligațiile fiecărei Părți.
2. Prezenții Termeni și condiții reglementează toate regulile de utilizare a Platformei de către Organizație, inclusiv de către Administrator și Utilizatori, sub rezerva secțiunii 1.6 de mai jos.
3. Citirea și acceptarea prezentelor Termeni și condiții în conformitate cu prevederile secțiunii 4 din Termenii și condițiile constituie condiția obligatorie pentru obținerea accesului la Platformă și la funcționalitățile acesteia.
4. Contractul de prestare a serviciilor de acces la Platformă poate fi încheiat numai de către Administrator, în numele Organizației pe care o reprezintă, sub rezerva prevederilor secțiunii 1.6 de mai jos. După încheierea contractului menționat mai sus, Administratorul poate acorda unor Utilizatori individuali împuternicirea de a face declarații în numele Organizației privind sfera Abonamentului, renunțarea la Abonament și ștergerea Contului Organizației. Utilizarea Platformei de către Utilizatori este posibilă numai în temeiul autorizării acordate de Organizație în conformitate cu prevederile prezentelor Termeni și condiții.
5. Furnizorul de servicii este Flowtly Prosta Spółka Akcyjna, cu sediul social în Varșovia (01-194), strada Młynarska 8/12, înscrisă în registrul întreprinzătorilor al Registrului Judiciar Național (KRS) ținut de Judecătoria pentru orașul capitală Varșovia din Varșovia, Secția a XII-a Comercială a Registrului Judiciar Național, sub numărul KRS: 0001188143, cod de identificare fiscală (NIP): 5273180297, număr în Registrul Național al Întreprinderilor REGON: 542625051, cu un capital social de 15.800 PLN.
6. În cazul în care între Organizație și Furnizorul de servicii se încheie un contract individual de prestare a serviciilor de acces la Platformă într-un mod diferit de cel prevăzut în Contract, un astfel de contract poate reglementa în mod diferit anumite termeni și condiții de prestare a serviciilor, inclusiv prețul sau sfera funcționalităților disponibile și alte drepturi și obligații ale Părților, care vor prevala asupra prevederilor prezentelor Termeni și condiții.

2. Definiții

1. Termenii scriși cu majusculă utilizați în prezenții Termeni și condiții vor fi înțeleși în conformitate cu definițiile de mai jos:
   1. Administratorul – o persoană fizică autorizată să reprezinte Organizația, inclusiv să facă declarații în numele acesteia, care este responsabilă de administrarea Contului Organizației în cadrul Platformei; Administratorul este persoana care creează Contul Organizației în Platformă, precum și orice persoană căreia i se acordă ulterior permisiuni de Administrator; o persoană pierde statutul de Administrator la revocarea permisiunilor de Administrator sau la ștergerea Contului de Administrator; Administratorul este, de asemenea, autorizat să primească toate declarațiile în numele Organizației;
   2. Lista de prețuri – disponibilă la https://flowtly.eu/pricing, care detaliază funcționalitățile Platformei disponibile în cadrul diferitelor planuri de Abonament, împreună cu Taxele de abonament corespunzătoare, indicate în moneda euro (EUR);
   3. Datele cu caracter personal – informații care permit identificarea unei persoane fizice, în special datele prevăzute la articolul 4 punctul 1 din Regulamentul (UE) 2016/679 al Parlamentului European și al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46/CE („GDPR”), prelucrate de Furnizorul de servicii în legătură cu utilizarea Platformei de către Administrator și Utilizatori;
   4. Contul – profilul individual al unui Administrator sau, după caz, al unui Utilizator al Platformei, creat în cadrul procesului de Înregistrare și care oferă acces la funcționalitățile Platformei în condițiile stabilite în Termenii și condițiile;
   5. Contul Organizației – profilul Organizației pe Platformă, creat în cadrul Înregistrării de către Administrator, care oferă acces la funcționalitățile Platformei în cadrul planului de Abonament selectat și care conține toate Materialele și celelalte informații referitoare la Organizație, accesibile Administratorului și Utilizatorilor pe baza permisiunilor atribuite Conturilor acestora;
   6. Materialele – orice date, fișiere, conținut sau alte informații introduse în Platformă de către Administrator sau Utilizatori, inclusiv toate datele și informațiile referitoare la Organizație, atribuite Contului Organizației;
   7. Perioada de facturare – perioada lunară sau anuală (în funcție de alegerea Organizației) a Abonamentului, pentru care se percepe Taxa de abonament, începând de la data activării Abonamentului;
   8. Operatorul de plăți – entitatea care prestează servicii de intermediere în procesul de plată între Organizație și Furnizorul de servicii, și anume Stripe Inc., societate înregistrată în statul Delaware, Statele Unite, cu numărul CIK 1691342, cu sediul la 185 Berry Street, Suite 550, San Francisco, California, 94107.
   9. Taxa de abonament – taxa datorată de Organizație Furnizorului de servicii pentru accesul la Platformă în cadrul planului de Abonament selectat.
   10. Organizația – o persoană juridică, o unitate organizatorică fără personalitate juridică sau o persoană fizică ce desfășoară o activitate economică, care încheie cu Furnizorul de servicii un contract de prestare a serviciilor de acces la Platformă;
   11. Platforma – serviciul online „Flowtly”, care funcționează ca un sistem complex de management al afacerii, permițând Organizațiilor să își gestioneze operațiunile de afaceri prin intermediul diverselor funcționalități disponibile în condițiile prevăzute în prezenții Termeni și condiții și în cadrul planului de Abonament selectat;
   12. Plățile – tranzacțiile efectuate în legătură cu contractul de prestare a serviciilor de acces la Platformă și orice alte plăți prevăzute în Termenii și condițiile;
   13. Politica de confidențialitate – document care stabilește regulile de prelucrare a Datelor cu caracter personal și a altor date de către Furnizorul de servicii, inclusiv scopul și sfera prelucrării, și care constituie Anexa nr. 1 la prezenții Termeni și condiții;
   14. Termenii și condițiile – prezenții Termeni și condiții, care definesc regulile de prestare a serviciilor și de utilizare a Platformei, împreună cu anexa, care face parte integrantă din acestea;
   15. Înregistrarea – procesul de creare a unui Cont al Organizației și a unui Cont de Administrator/Utilizator prin intermediul Platformei, care include furnizarea datelor cu caracter personal solicitate și acceptarea Termenilor și condițiilor, inclusiv a Politicii de confidențialitate;
   16. Reclamația – o sesizare adresată Furnizorului de servicii în conformitate cu procedura descrisă în secțiunea 10 din Termenii și condițiile;
   17. Părțile – Organizația și Furnizorul de servicii, în calitate de părți ale contractului de acces la Platformă, ale cărui condiții sunt stabilite în Termenii și condițiile;
   18. Abonamentul – un serviciu periodic, cu plată, de acces la Platformă și la funcționalitățile acesteia, în sfera selectată de Organizație;
   19. Dispozitivul – un dispozitiv electronic utilizat de Organizație, inclusiv de Administrator sau de Utilizator, pentru a accesa Platforma, care îndeplinește cerințele tehnice prevăzute în Termenii și condițiile, inclusiv dispozitive fixe și mobile.
   20. Furnizorul de servicii – entitatea care prestează serviciile legate de funcționarea Platformei, astfel cum este indicată în secțiunea 1.5 de mai sus;
   21. Utilizatorul – o persoană fizică ce acționează în cadrul Organizației, care a parcurs procedura de Înregistrare prevăzută în Termenii și condițiile și care utilizează Platforma în temeiul autorizării acordate de Organizație.

3. Funcționalitățile Platformei și cerințele tehnice

1. Platforma „Flowtly” oferă o serie de funcționalități utile, care permit Organizației să își gestioneze activitatea și a căror utilizare poate contribui la creșterea productivității și eficienței echipei Organizației.
2. În cadrul Platformei este posibil, printre altele:
   1. să se gestioneze timpul de lucru al angajaților și colaboratorilor Organizației;
   2. să se urmărească timpul de lucru alocat îndeplinirii sarcinilor în cadrul proiectelor selectate desfășurate de Organizație;
   3. să se depună și să se gestioneze cererile de concediu;
   4. să se emită facturi;
   5. să se colecteze și să se stocheze datele angajaților, precum tipul contractului, datele de contact și informațiile privind beneficiile;
   6. să se supravegheze tranzacțiile financiare;
   7. să se gestioneze cheltuielile companiei;
   8. să se genereze rapoarte financiare;
   9. să se gestioneze resursele companiei;
   10. să se monitorizeze bugetele proiectelor.
3. Furnizorul de servicii lucrează în permanență la dezvoltarea, extinderea și adaptarea funcționalităților disponibile în cadrul Platformei. Furnizorul de servicii își rezervă dreptul de a modifica funcționalitățile Platformei sau de a introduce funcționalități suplimentare, utilizarea noilor funcționalități fiind voluntară și cu plată, în conformitate cu Lista de prețuri.
4. Sub rezerva prevederilor secțiunii 3.5 de mai jos, utilizarea Platformei și a funcționalităților acesteia de către Organizație este posibilă cu condiția îndeplinirii următoarelor cerințe tehnice:
   1. accesul la un dispozitiv cu o conexiune activă la internet, cu o lățime de bandă suficientă pentru a asigura funcționarea corespunzătoare a Platformei;
   2. instalarea pe Dispozitivul menționat în secțiunea 3.4.1. a unui browser web, într-o versiune acceptată de Furnizorul de servicii, care permite accesul la Platformă;
   3. accesul la un Cont de Utilizator sau la un Cont de Administrator cu acces la Contul Organizației și menținerea conectării la un astfel de Cont.
5. Utilizarea anumitor funcționalități ale Platformei poate necesita acordarea accesului la resursele sau caracteristicile Dispozitivului utilizat de Administrator sau de Utilizator, precum spațiul de stocare al Dispozitivului, camera sau microfonul. Alegând să utilizeze funcționalități care necesită acces la aceste resurse sau caracteristici, Administratorul sau Utilizatorul își exprimă consimțământul pentru utilizarea acestora în măsura necesară utilizării funcționalităților Platformei. Furnizorul de servicii nu răspunde pentru imposibilitatea de a accesa funcționalitățile Platformei rezultată din refuzul Administratorului sau al Utilizatorului de a acorda permisiunile necesare.
6. În cadrul anumitor funcționalități, Furnizorul de servicii permite integrarea Platformei cu instrumente ale terților și obținerea de informații de la terți, inclusiv date din conturile bancare ale Organizației. Pentru a utiliza aceste integrări, Organizația trebuie să furnizeze datele necesare prin intermediul Platformei sau în alt mod indicat de Furnizorul de servicii sau de terț. Furnizarea acestor date constituie consimțământul voluntar la integrare în condițiile stabilite de furnizorii acestor instrumente și la prelucrarea datelor în măsura cerută de funcționalitățile respective.

4. Înregistrarea și conturile

1. Accesul la Platformă poate fi inițiat numai printr-un Cont de Administrator, după parcurgerea procesului de înregistrare în conformitate cu prevederile secțiunii 4 din prezenții Termeni și condiții, sub rezerva secțiunii 4.2 de mai jos. Accesul la Platformă fără conectarea la un cont, adică în „modul vizitator”, nu este posibil.
2. Înregistrarea unui Cont de Administrator nu conferă automat acces la utilizarea Platformei. Accesul activ la funcționalitățile Platformei în cadrul Conturilor necesită un Abonament activ, obținut în conformitate cu prevederile secțiunii 5.4 din prezenții Termeni și condiții.
3. Înregistrarea Contului de Administrator necesită:
   1. completarea formularului de înregistrare disponibil pe Platformă cu toate datele solicitate, inclusiv, în special: denumirea Organizației, numele complet al Administratorului, o adresă de e-mail și o parolă puternică alcătuită din cel puțin 8 caractere alfanumerice, inclusiv litere mari și mici, precum și cel puțin un caracter special.
   2. luarea la cunoștință a Termenilor și condițiilor și a anexelor acestora, puse la dispoziție în cadrul procesului de înregistrare a Contului de Administrator, confirmarea înregistrării Contului de Administrator și acceptarea Termenilor și condițiilor și a anexelor acestora prin bifarea casetei corespunzătoare din formularul disponibil. Acceptarea Termenilor și condițiilor și a anexelor acestora de către Administrator constituie acceptarea Termenilor și condițiilor în numele Organizației.
   3. îndeplinirea oricăror acțiuni suplimentare solicitate pe Platformă sau în afara acesteia în cadrul procesului de Înregistrare, precum verificarea adresei de e-mail.
4. Odată cu înregistrarea Contului de Administrator, în conformitate cu secțiunile 4.1 – 4.3 de mai sus, se creează un Cont al Organizației.
5. Din Contul de Administrator, Administratorul are acces la toate permisiunile, datele și funcționalitățile disponibile în cadrul Contului Organizației pe Platformă. În special, Contul de Administrator permite luarea deciziilor privind Abonamentul și sfera acestuia, gestionarea accesului la Contul Organizației pe Platformă, inclusiv la funcționalitățile individuale, acordarea permisiunilor de Administrator și de Utilizator, precum și diferențierea permisiunilor și a nivelurilor de acces pentru Utilizatorii individuali.
6. Dacă, după crearea Contului Organizației, Administratorul acordă permisiuni de Administrator altor persoane autorizate de Organizație, aceste conturi vor fi considerate Conturi de Administrator. Atribuirea permisiunilor de Administrator necesită mai întâi crearea unui Cont de Utilizator conform procedurii descrise în secțiunea 4.8 și următoarele, după care Administratorul trebuie să acorde Utilizatorului accesul de Administrator necesar. Într-un astfel de caz, Utilizatorul căruia i s-au acordat permisiuni de Administrator devine Administrator.
7. Administratorul, în cadrul Contului de Administrator, are posibilitatea de a crea Conturi de Utilizator și de a le atribui permisiuni specifice și acces la funcționalitățile selectate.
8. Înregistrarea Contului de Utilizator necesită:
   1. crearea de către Administrator a unui profil de angajat/colaborator prin completarea formularului disponibil în secțiunea corespunzătoare a Platformei, inclusiv prin furnizarea datelor necesare, precum numele complet și adresa de e-mail;
   2. atribuirea de către Administrator a permisiunilor de Utilizator angajatului/colaboratorului prin selectarea butonului „Adaugă utilizator”, moment în care la adresa de e-mail a angajatului/colaboratorului se trimite o invitație care conține un link de activare;
   3. ca Utilizatorul să își verifice adresa de e-mail făcând clic pe linkul de activare menționat în secțiunea 4.8.2 de mai sus și să își stabilească o parolă unică și puternică în formularul afișat;
   4. ca, la prima conectare la Platformă, Utilizatorul să confirme că a citit și a acceptat prezenții Termeni și condiții și anexa la acestea, bifând caseta de confirmare corespunzătoare.
9. Crearea Conturilor de Utilizator și atribuirea permisiunilor nu sunt supuse niciunor restricții sau limite cantitative. Cu toate acestea, dacă acțiunile Organizației, reprezentate de Administrator, au ca rezultat depășirea planului de Abonament selectat, aceste modificări vor fi considerate o extindere a Abonamentului, care conduce la ajustarea Taxei de abonament în conformitate cu secțiunea 5.6 din prezenții Termeni și condiții și care creează o obligație de plată în sarcina Organizației.
10. În cazul în care parola unui Cont este uitată, atât Administratorul, cât și Utilizatorul o pot recupera selectând opțiunea „Ai uitat parola” de pe pagina de conectare. Ulterior, li se va solicita să furnizeze adresa de e-mail asociată Contului lor. La adresa de e-mail furnizată va fi trimis un link de resetare a parolei, care le va permite să stabilească o parolă nouă ce îndeplinește cerințele prevăzute în prezenții Termeni și condiții.

5. Abonamentul și plățile

1. Accesul la funcționalitățile Platformei este posibil după activarea unui Abonament și cu condiția efectuării plăților corespunzătoare în conformitate cu prevederile prezentei secțiuni 5 din prezenții Termeni și condiții.
2. Sfera funcționalităților disponibile ale Platformei și cuantumul Taxelor de abonament datorate depind de planul de Abonament selectat și de numărul de Conturi atribuite Organizației. Detaliile privind funcționalitățile disponibile ale Platformei în cadrul diferitelor planuri de Abonament, precum și Taxele de abonament corespunzătoare, sunt specificate în Lista de prețuri. Furnizorul de servicii subliniază că numărul de angajați/colaboratori ale căror date sunt prelucrate în cadrul Platformei nu este identic cu numărul de Conturi atribuite Organizației și nu influențează cuantumul Taxei de abonament datorate, care se stabilește pe baza factorilor menționați mai sus.
3. Furnizorul de servicii are dreptul de a actualiza Lista de prețuri în conformitate cu procedura de modificare a Termenilor și condițiilor prevăzută în secțiunea 13.1 din prezenții Termeni și condiții. Furnizorul de servicii, urmărind să asigure o bună colaborare cu Organizația, garantează Organizației stabilitatea prețurilor și declară că actualizările Listei de prețuri nu vor fi introduse mai des de o dată pe an calendaristic. Aceste actualizări vor lua în considerare numai rata inflației și creșterea costurilor de prestare a serviciilor de către Furnizorul de servicii și în niciun caz nu vor depăși 20% (în litere: douăzeci) din tarifele aplicabile la momentul respectiv.
4. Pentru a activa un Abonament, Organizația, reprezentată de Administrator, selectează pe Platformă planul de Abonament dorit, completează datele solicitate și achită fără întârziere Taxa de abonament aplicabilă prin intermediul Operatorului de plăți. Acest proces include furnizarea de informații detaliate despre metoda de plată utilizată pentru efectuarea plăților.
5. Plata este procesată de Operatorul de plăți, care debitează metoda de plată desemnată de Organizație pe baza datelor furnizate. Furnizorul de servicii menționează că efectuarea Plăților sau modificarea condițiilor de plată poate necesita redirecționarea către site-uri web ale terților, în special către cele ale Operatorului de plăți. Administratorul, acționând în numele Organizației, poate fi nevoit să întreprindă pași suplimentari pe aceste site-uri externe pentru a finaliza plata.
6. Activarea Abonamentului are loc imediat sau în cel mult 24 de ore de la momentul în care Furnizorul de servicii înregistrează plata. Activarea Abonamentului marchează încheierea unui contract de prestare a serviciilor de acces la Platformă între Furnizorul de servicii și Organizație, în cadrul planului de Abonament selectat.
7. Organizația își poate modifica Abonamentul în orice moment pe durata valabilității acestuia, fie prin extinderea, fie prin restrângerea sferei Abonamentului, în conformitate cu prevederile prezentelor Termeni și condiții, în special ale secțiunilor 5.6–5.7 de mai jos.
8. Extinderea sferei Abonamentului se activează imediat și are ca rezultat modificarea cuantumului Taxei de abonament în conformitate cu Lista de prețuri aplicabilă. Taxele de abonament se calculează proporțional cu perioada de utilizare din Perioada de facturare curentă. Dacă Administratorul extinde sfera Abonamentului în cursul Perioadei de facturare curente, taxa suplimentară, astfel cum este specificată în teza anterioară, va fi percepută de Operatorul de plăți imediat după extindere, sub rezerva prevederilor tezei a doua a secțiunii 5.5 de mai sus.
9. Modificările care implică restrângerea sferei Abonamentului produc efecte de la începutul Perioadei de facturare care urmează Perioadei de facturare în care a fost efectuată modificarea. Taxele de abonament pentru Perioada de facturare curentă rămân neschimbate și nu se restituie.
10. Taxele de abonament datorate Furnizorului de servicii de către Organizație pentru Abonament se încasează în avans, automat și periodic, înainte de începerea Perioadei de facturare, pentru Perioada de facturare respectivă, cel târziu înainte de începerea acesteia. Plata se efectuează pe baza datelor metodei de plată furnizate de Administrator, prin debitarea metodei de plată specificate cu o sumă corespunzătoare Taxei de abonament datorate pentru Perioada de facturare respectivă. Organizația răspunde de corectitudinea și actualitatea datelor de Plată.
11. Toate plățile legate de utilizarea Platformei sunt procesate prin intermediul Operatorului de plăți. Plățile prin intermediul unui furnizor extern se efectuează în condițiile și conform regulamentelor stabilite și puse la dispoziție de furnizorul extern respectiv. Organizația are obligația de a lua cunoștință de condițiile de utilizare menționate mai sus ale acestor entități, iar Furnizorul de servicii nu poartă nicio răspundere pentru utilizarea acestor servicii de către Organizație sau pentru orice acțiuni ori omisiuni ale terților.
12. Taxele de abonament specificate în Lista de prețuri sunt sume nete și vor fi majorate cu taxa pe valoarea adăugată (TVA) la cota aplicabilă, dacă TVA se aplică în temeiul legislației general aplicabile în Polonia. Toate Taxele de abonament vor fi decontate în EUR sau PLN, la cursul de schimb adoptat de Operatorul de plăți pentru data plății.
13. Plata Taxelor de abonament va fi documentată prin facturi cu TVA trimise Organizației în cel mult 2 zile lucrătoare, prin intermediul Platformei sau în alt mod indicat de Furnizorul de servicii. Organizația este de acord să primească facturile cu TVA în format electronic, inclusiv prin intermediul Platformei sau prin e-mail la adresa de e-mail desemnată de Organizație.
14. Organizațiile care nu au utilizat anterior Platforma pot beneficia de o perioadă de probă și pot utiliza Platforma și funcționalitățile acesteia în sfera selectată, în mod gratuit, pentru o perioadă de 14 (în litere: paisprezece) zile de la activarea Abonamentului, sub rezerva secțiunilor 5.15–5.17 de mai jos.
15. Pentru a beneficia de perioada de probă, Organizația trebuie să activeze Abonamentul în conformitate cu prezenții Termeni și condiții. Furnizarea datelor metodei de plată nu este necesară pentru începerea sau utilizarea perioadei de probă și nu va fi percepută nicio Taxă de abonament în timpul perioadei de probă.
16. După încheierea perioadei de probă, cu excepția cazului în care Organizația renunță la utilizarea Platformei, accesul la Platformă va continua în conformitate cu sfera selectată a Abonamentului, iar Furnizorul de servicii va începe să perceapă Taxele de abonament aplicabile.
17. În unele cazuri, Furnizorul de servicii poate oferi unei Organizații noi o perioadă de probă mai lungă sau condiții de probă diferite de cele menționate în secțiunea 5.14 de mai sus.

6. Utilizarea Platformei

1. Organizația, precum și Administratorul și fiecare Utilizator în mod individual, au obligația de a utiliza Platforma în conformitate cu destinația acesteia și cu legislația aplicabilă, cu respectarea drepturilor și intereselor altor persoane, în special:
   1. nu sunt autorizați să utilizeze Platforma într-un mod incompatibil cu destinația acesteia sau care ar putea afecta în orice mod securitatea Platformei și a datelor colectate de aceasta;
   2. au obligația de a nu întreprinde acțiuni ilegale, neetice sau care încalcă drepturile oricăror entități sau ale unor terți;
   3. au obligația de a nu întreprinde acțiuni care urmăresc modificarea, dezasamblarea, decompilarea sau ingineria inversă a Platformei;
   4. au obligația de a nu întreprinde acțiuni care ar putea perturba funcționarea normală a Platformei.
2. Organizația este responsabilă pentru obținerea tuturor consimțămintelor necesare pentru introducerea, stocarea și prelucrarea Datelor cu caracter personal, precum și a altor Materiale, informații și date utilizate în cadrul Platformei de către Organizație.
3. Administratorul și Utilizatorii sunt responsabili pentru securizarea corespunzătoare a datelor de acces la Conturile lor. Organizația poartă răspunderea exclusivă pentru accesul persoanelor neautorizate la astfel de date. În cazul în care există suspiciuni privind încălcări ale securității legate de datele de acces, Organizația, Utilizatorul și Administratorul trebuie să notifice de îndată Furnizorul de servicii.
4. Toate activitățile legate de utilizarea Platformei, gestionarea conturilor și administrarea Abonamentului sunt înregistrate și sunt puse la dispoziție la cererea Administratorului. Furnizorul de servicii asigură securitatea datelor și a Materialelor stocate în Contul Organizației, astfel cum este descris mai detaliat în secțiunea 11 din prezenții Termeni și condiții.
5. Registrul cuprinde în special tipul activității, data și ora la care a fost efectuată, Utilizatorul care a efectuat-o și înregistrarea la care se referă. Sunt înregistrate activitățile privind evidențele de afaceri ținute în cadrul Contului Organizației, inclusiv facturi, contracte, cereri de concediu, rezervări de resurse, tarife, beneficii și tranzacții.
6. Registrul este accesibil Administratorului și Utilizatorilor cărora Administratorul le-a acordat permisiunea corespunzătoare. La cererea Administratorului, Furnizorul de servicii pune la dispoziție o copie a registrului aferent Contului Organizației.
7. Ca parte a eforturilor continue ale Furnizorului de servicii de a îmbunătăți și extinde funcționalitățile Platformei, Furnizorul de servicii încurajează Organizația, Administratorul și Utilizatorii să transmită orice sugestii, comentarii și opinii privind funcționarea Platformei prin canalele de comunicare disponibile sau prin contact direct cu Furnizorul de servicii. Toate opiniile primite vor fi analizate, iar Furnizorul de servicii își rezervă dreptul de a le implementa fără nicio obligație de a acorda vreo compensație Administratorului sau Utilizatorului care a transmis opinia.

7. Licențe și autorizări

1. La încheierea contractului de prestare a serviciilor de acces la Platformă, în conformitate cu prevederile prezenților Termeni și condiții, Furnizorul de servicii acordă Organizației o licență netransferabilă și neexclusivă de utilizare a Platformei pe teritoriul Spațiului Economic European. Această licență acoperă utilizarea normală a Platformei și a funcționalităților acesteia în cadrul Contului Organizației, în condițiile stabilite în prezenții Termeni și condiții și aplicabile sferei Abonamentului selectat. Utilizarea Platformei de către Utilizatori din afara Spațiului Economic European are loc din inițiativa și pe răspunderea proprie a Organizației; aceasta nu modifică angajamentul Furnizorului de servicii de a stoca și prelucra datele în regiuni ale Uniunii Europene.
2. Licența menționată la punctul 7.1 de mai sus se acordă pe durata contractului de prestare a serviciilor de acces la Platformă încheiat între Furnizorul de servicii și Organizație, în conformitate cu prevederile prezenților Termeni și condiții.
3. Totodată, Furnizorul de servicii declară că nicio altă entitate care utilizează Platforma în baza unui contract separat nu va avea acces la datele Organizației disponibile în cadrul Contului Organizației creat pe Platformă și nici nu va putea lua cunoștință de acestea. Aceasta include informațiile atribuite Contului de Administrator și conturilor Utilizatorilor individuali.
4. Pentru evitarea oricărui dubiu, Furnizorul de servicii rămâne proprietarul exclusiv al Platformei și al tuturor drepturilor asupra Platformei și funcționalităților acesteia, inclusiv al drepturilor de proprietate intelectuală. Acordarea licenței de utilizare a Platformei în cadrul Contului Organizației nu constituie un transfer către Organizație al vreunui drept asupra Platformei sau asupra componentelor acesteia. Furnizorul de servicii are dreptul de a acorda licențe de utilizare a Platformei altor entități, la libera sa apreciere și fără nicio restricție, cu condiția ca aceste licențe să nu confere niciunui terț dreptul de acces la Contul altei Organizații. Fiecare Organizație are acces numai la propriul Cont al Organizației.
5. La încărcarea sau publicarea de către Organizație, inclusiv de către Administrator sau Utilizatori, a unor Materiale și date pe Platformă în cadrul Contului Organizației, Organizația acordă Furnizorului de servicii o licență neexclusivă și gratuită de utilizare a acestor Materiale și date, fără nicio limitare în timp sau teritorială. Această licență este acordată exclusiv în scopul și în măsura necesară pentru îndeplinirea corespunzătoare a obligațiilor Furnizorului de servicii care decurg din contractul de prestare a serviciilor de acces la Platformă. Pentru evitarea oricărui dubiu, ambele Părți convin că Furnizorul de servicii nu are dreptul de a utiliza această licență în afara Platformei și a Contului Organizației, cu excepția cazului în care prezenții Termeni și condiții prevăd altfel sau Organizația a convenit în mod expres altfel.
6. Organizația își păstrează toate drepturile asupra Materialelor și a altor date puse la dispoziție sau furnizate de Administrator și de Utilizatori în cadrul Platformei, cu condiția ca aceste drepturi să îi aparțină Organizației în temeiul legislației aplicabile.

8. Anularea abonamentului și ștergerea contului

1. Contractul de prestare a serviciilor de acces la Platformă, astfel cum este prevăzut în Termenii și condițiile, poate fi reziliat la inițiativa Organizației:
   1. În cazul anulării abonamentului de către Organizație, prin:
      1. transmiterea unei declarații de reziliere a contractului de prestare a serviciilor de acces la Platformă, în formă scrisă, la adresa sediului social al Furnizorului de servicii sau în formă electronică, la adresa de e-mail a Furnizorului de servicii: business.support@flowtly.eu;
      2. utilizarea opțiunii de anulare disponibile pe Platformă; rezilierea produce efecte la sfârșitul Perioadei de facturare în care Organizația anulează Abonamentul.
   2. În cazul încetării utilizării Platformei și al ștergerii Contului Organizației, prin:
      1. transmiterea unei declarații cu conținut corespunzător, în formă scrisă, la adresa sediului social al Furnizorului de servicii sau în formă electronică, la adresa de e-mail a Furnizorului de servicii indicată la punctul 8.1.1.1 de mai sus;
      2. utilizarea opțiunii de ștergere a Contului Organizației disponibile pe Platformă; rezilierea produce efecte la data confirmării de către Administrator a ștergerii Contului Organizației.
2. Contractul de prestare a serviciilor de acces la Platformă, astfel cum este prevăzut în Termenii și condițiile, poate fi reziliat cu efect imediat la inițiativa Furnizorului de servicii, prin transmiterea unei declarații cu conținut corespunzător, în formă scrisă, la adresa sediului social al Furnizorului de servicii sau în formă electronică, la adresa de e-mail a Organizației, în cazul în care Organizația, inclusiv Administratorul sau oricare Utilizator, încalcă prevederile prezenților Termeni și condiții sau legislația aplicabilă, în special prin încălcarea regulilor de utilizare permisă și prin publicarea sau încercarea de a publica conținut interzis.
3. Contractul de prestare a serviciilor de acces la Platformă încetează, de asemenea, de drept:
   1. dacă nu este posibilă încasarea Taxei de abonament datorate pentru următoarea Perioadă de facturare, la sfârșitul Perioadei de facturare pentru care Taxa de abonament a fost plătită în mod corespunzător;
   2. în alte cazuri prevăzute într-un contract separat încheiat între Organizație și Furnizorul de servicii, în termenele stabilite de Părți.
4. Dacă Organizația nu acceptă noua versiune a Termenilor și condițiilor, modificată în conformitate cu secțiunea 13.1 din Termenii și condițiile, aceasta are dreptul de a transmite o declarație de reziliere a contractului de prestare a serviciilor de acces la Platformă în termen de 7 zile de la primirea notificării privind Termenii și condițiile modificate. Într-un astfel de caz, contractul dintre Organizație și Furnizorul de servicii încetează la data intrării în vigoare a noilor Termeni și condiții, iar Administratorul și Utilizatorii asociați Organizației pierd accesul la Platformă.
5. Indiferent de cele de mai sus, Administratorul are dreptul de a se retrage din contractul de prestare a serviciilor de acces la Platformă, fără a invoca vreun motiv, în termen de 14 zile de la încheierea contractului. În acest scop, este necesară transmiterea unei declarații cu conținut corespunzător, în formă scrisă, la adresa sediului social al Furnizorului de servicii sau în formă electronică, la adresa de e-mail indicată la punctul 8.1.1.1 de mai sus. Retragerea produce efecte la data primirii declarației de către Furnizorul de servicii.
6. În cazurile menționate la punctele 8.1–8.5 de mai sus, taxele plătite pentru Perioada de facturare în curs nu se rambursează.
7. La încetarea contractului de prestare a serviciilor de acces la Platformă dintre Organizație și Furnizorul de servicii, indiferent de motivul încetării, Organizația, inclusiv Administratorul și Utilizatorii, pierd accesul la funcționalitățile Platformei, sub rezerva următoarei excepții. Pe o perioadă de 3 (în litere: trei) luni de la data încetării, Administratorul și Utilizatorii se vor putea autentifica în Conturile lor pentru a vizualiza și descărca date, dar nu vor putea edita date și nici gestiona Conturi. După expirarea acestei perioade, toate Materialele și datele stocate pe Platformă vor fi șterse definitiv, fapt pentru care Furnizorul de servicii nu poartă nicio răspundere, iar restaurarea Conturilor Organizației sau a Conturilor individuale șterse nu va fi posibilă.
8. În cazul încetării contractului de prestare a serviciilor de acces la Platformă, Administratorul este responsabil pentru arhivarea sau securizarea Materialelor și a datelor înainte de expirarea perioadei menționate în a doua teză a punctului 8.7 de mai sus. Furnizorul de servicii va permite Organizației să preia Materialele și datele în format brut de bază de date sau într-un alt format stabilit de Furnizorul de servicii. Dacă contractul de prestare a serviciilor de acces la Platformă încetează, reluarea utilizării Platformei este posibilă numai prin parcurgerea procedurii prevăzute la punctul 5.4 din Termenii și condițiile. Dacă contractul a încetat potrivit procedurii prevăzute la punctul 8.1.2 de mai sus, reluarea utilizării Platformei necesită, în plus, crearea unui nou Cont de Administrator în conformitate cu procedura prevăzută în secțiunea 4 din Termenii și condițiile.

9. Disponibilitatea Platformei

1. Furnizorul de servicii se angajează să asigure disponibilitatea Platformei și a funcționalităților acesteia, astfel cum sunt prevăzute în cadrul Abonamentului selectat de Organizație, la un nivel minim de 98% (în litere: nouăzeci și opt) din timp în cadrul unei Perioade de facturare, cu excepția:
   1. lucrărilor de mentenanță și modernizare efectuate în conformitate cu punctul 9.3 de mai jos;
   2. situațiilor cauzate de evenimente de forță majoră;
   3. problemelor tehnice din partea Organizației, inclusiv a celor care îl afectează pe Administrator sau pe Utilizatori, cum ar fi problemele legate de infrastructura de internet sau de echipamente.
2. Dacă nu sunt îndeplinite condițiile de disponibilitate prevăzute la punctul 9.1 de mai sus, Organizația are dreptul la o reducere proporțională a Taxei de abonament pentru Perioada de facturare respectivă. Pentru a-și exercita acest drept, Organizația trebuie să depună o Reclamație în conformitate cu procedura prevăzută în secțiunea 10 din Termenii și condițiile, iar Furnizorul de servicii trebuie să admită pretenția.
3. Furnizorul de servicii se angajează să efectueze lucrările de mentenanță și modernizare în timpul orelor de noapte (între orele 22:00 și 7:00) și să notifice Administratorul și Utilizatorii prin intermediul Platformei cu cel puțin 3 (în litere: trei) zile înainte. Cu toate acestea, Furnizorul de servicii își rezervă dreptul de a efectua ocazional lucrări de mentenanță și modernizare în afara acestor ore, cu notificarea prealabilă a Administratorului și a Utilizatorilor.
4. La cererea Administratorului, Furnizorul de servicii poate oferi asistență din partea unui consultant cu privire la utilizarea funcționalităților Platformei, constând în:
   1. asistență la configurarea și gestionarea anumitor funcționalități ale Platformei;
   2. instruirea Administratorului sau a Utilizatorilor cu privire la utilizarea eficientă a instrumentelor disponibile pe Platformă;
   3. soluționarea problemelor legate de utilizarea curentă a Platformei.
5. Asistența din partea consultantului, menționată la punctul 9.4 de mai sus, se acordă de la distanță și necesită crearea de către Administrator a unui Cont pentru consultant, cu acces la Contul Organizației. Pentru a menține confidențialitatea și securitatea Materialelor și a datelor stocate de Organizație în Contul său, Furnizorul de servicii nu permite acordarea asistenței din partea consultantului fără crearea de către Organizație a unui Cont pentru consultant.
6. Prestarea serviciilor de asistență din partea consultantului poate implica costuri suplimentare, al căror cuantum și ale căror condiții vor fi convenite individual între Părți înainte de începerea prestării serviciilor.

10. Reclamații

1. În cazul oricăror nereguli privind funcționarea Platformei, Administratorul sau Utilizatorul trebuie, în primul rând, să contacteze departamentul de asistență în modul prevăzut de Furnizorul de servicii sau prin intermediul datelor de corespondență disponibile ale Furnizorului de servicii.
2. Administratorul și Utilizatorul au dreptul de a depune gratuit o Reclamație privind defecțiunile în funcționarea Platformei.
3. Reclamația poate fi depusă prin intermediul unui formular dedicat disponibil pe Platformă sau în formă scrisă, la adresa sediului social al Furnizorului de servicii. Reclamația trebuie să cuprindă cel puțin:
   1. datele Administratorului/Utilizatorului și ale Organizației;
   2. o descriere generală a obiectului Reclamației;
   3. împrejurările care justifică Reclamația;
   4. o solicitare legată de Reclamația depusă.
4. Furnizorul de servicii poate solicita Administratorului să furnizeze informații sau explicații suplimentare privind Reclamația depusă, dacă le consideră necesare pentru evaluarea corespunzătoare a acesteia.
5. Furnizorul de servicii va analiza Reclamația în termen de 30 de zile de la data primirii tuturor informațiilor și explicațiilor necesare pentru evaluarea corespunzătoare a acesteia.
6. Administratorul va primi un răspuns la Reclamație imediat după evaluarea acesteia, prin aceeași metodă ca cea utilizată pentru depunerea Reclamației.
7. Dacă Administratorul sau Utilizatorul nu este de acord cu modul în care a fost soluționată Reclamația, acesta poate, în termen de 14 zile de la primirea răspunsului, să depună o cerere de reexaminare, în același mod ca pentru depunerea unei Reclamații. Cererea va fi analizată de o altă persoană decât cea care a analizat Reclamația inițială. Furnizorul de servicii va transmite un răspuns la cerere în termen de 14 zile de la primirea acesteia. Reexaminarea este disponibilă o singură dată pentru fiecare Reclamație.

11. Securitatea datelor

1. Datele cu caracter personal sunt prelucrate de Furnizorul de servicii în scopul exercitării drepturilor și îndeplinirii obligațiilor care decurg din prezenții Termeni și condiții, în conformitate cu prevederile Politicii de confidențialitate, care constituie Anexa nr. 1 la Termenii și condițiile.
2. Anumite Date cu caracter personal și alte informații furnizate sau puse la dispoziție de Administrator sau de Utilizatori în cadrul Platformei, inclusiv detaliile metodei de plată, pot fi prelucrate de furnizori externi de servicii angajați de Furnizorul de servicii în legătură cu furnizarea accesului la Platformă.
3. Furnizorul de servicii informează prin prezenta că toate Materialele și datele furnizate sau puse la dispoziție de Administrator sau de Utilizatori în cadrul Platformei, adică atribuite Contului Organizației, vor fi stocate pe servere administrate de Furnizorul de servicii exclusiv în scopul furnizării accesului la Platformă.
4. Furnizorul de servicii declară că toate Datele cu caracter personal, Materialele și alte date furnizate sau puse la dispoziție de Administrator sau de Utilizatori în timpul utilizării Platformei nu vor fi utilizate de Furnizorul de servicii în niciun alt scop decât prestarea serviciilor către Organizație, inclusiv, în special, pentru antrenarea algoritmilor de inteligență artificială sau pentru orice alte acțiuni incompatibile cu scopul furnizării accesului la Platformă, cu excepția cazului în care Organizația și-a dat în prealabil consimțământul explicit și voluntar.
5. Furnizorul de servicii se angajează să implementeze măsuri de securitate pentru protejarea Datelor cu caracter personal, a Materialelor și a altor date stocate, adecvate riscului evaluat și capacităților tehnologice ale Furnizorului de servicii.
6. Furnizorul de servicii face mențiunea că datele puse la dispoziția Organizației în temeiul prevederilor Secțiunii 8.7 din Termenii și condițiile pot necesita prelucrarea sau formatarea ulterioară de către Organizație pentru a putea fi utilizate conform nevoilor sale. Furnizorul de servicii nu este responsabil pentru eventualele dificultăți de citire sau de utilizare a datelor după ce acestea au fost furnizate.
7. Furnizorul de servicii ia toate măsurile rezonabile pentru a proteja Datele cu caracter personal, Materialele și alte date, asigurând utilizarea în siguranță a Platformei, inclusiv protejarea datelor împotriva accesului neautorizat sau a pierderii, sub rezerva celorlalte prevederi ale prezenților Termeni și condiții.
8. Părțile declară reciproc că Furnizorul de servicii, în cadrul activității sale economice, în special în scopuri de marketing și publicitate, are dreptul de a informa alte entități cu privire la numărul de Organizații și de Utilizatori care utilizează Platforma, fapt cu care Organizația, Administratorul și fiecare Utilizator își exprimă acordul.

12. Răspundere

1. Furnizorul de servicii răspunde pentru disponibilitatea Platformei în condițiile prevăzute în prezenții Termeni și condiții, în special în secțiunea 9 din Termenii și condițiile.
2. Platforma servește drept instrument de sprijin pentru Organizații în gestionarea proceselor din cadrul Organizației, dar nu constituie un instrument de contabilitate sau un sistem de decontare detaliată a obligațiilor de drept public, inclusiv impozite, contribuții de asigurări sociale și salarii. Orice informații generate cu ajutorul Platformei trebuie tratate exclusiv ca date auxiliare, care necesită verificarea de către Organizație în conformitate cu legislația aplicabilă.
3. Furnizorul de servicii nu este responsabil pentru caracterul complet sau exactitatea datelor, Materialelor sau a altor informații introduse de Administrator sau de Utilizatori în timpul utilizării Platformei.
4. Sub rezerva dispozițiilor legale imperative, orice răspundere a Furnizorului de servicii pentru neexecutarea sau executarea necorespunzătoare a obligațiilor care decurg din prezenții Termeni și condiții este limitată la cuantumul remunerației primite de la Organizație pentru ultimele șase luni.
5. Organizația poartă răspunderea exclusivă și integrală pentru modul în care sunt utilizate Platforma și funcționalitățile acesteia, inclusiv pentru toate acțiunile și omisiunile Administratorului și ale Utilizatorilor individuali.

13. Dispoziții finale

1. Furnizorul de servicii își rezervă dreptul de a modifica Termenii și condițiile în conformitate cu următoarele reguli:
   1. Furnizorul de servicii are obligația de a informa Organizația, inclusiv Administratorul și Utilizatorii, cu privire la orice modificare a Termenilor și condițiilor, prin publicarea unei notificări corespunzătoare pe Platformă sau prin e-mail;
   2. orice modificare a Termenilor și condițiilor va intra în vigoare la data stabilită de Furnizorul de servicii, care nu poate fi mai devreme de 14 zile de la notificarea efectuată în conformitate cu Secțiunea 13.1.1 de mai sus, cu excepția cazului în care Termenii și condițiile sau legislația aplicabilă prevăd altfel;
   3. orice modificare a Listei de prețuri va intra în vigoare de la începutul Perioadei de facturare care urmează perioadei în care modificarea a intrat în vigoare, în conformitate cu prevederile Secțiunii 13.1.2 de mai sus.
2. Furnizorul de servicii informează că utilizarea Platformei implică riscurile obișnuite asociate utilizării internetului, inclusiv, în special, posibilitatea infectării Dispozitivului utilizat pentru accesarea Platformei cu software rău intenționat. Informații actualizate privind amenințările specifice legate de utilizarea Platformei pot fi găsite pe următorul site web: https://www.gov.pl/web/cyfryzacja/bezpieczenstwo-aplikacji. La cererea Administratorului, Furnizorul de servicii va furniza informații detaliate privind potențialele amenințări și recomandări pentru atenuarea acestora.
3. Organizația nu are dreptul de a transfera către terți niciun drept sau nicio obligație care decurge din contractul de prestare a serviciilor de acces la Platformă fără obținerea consimțământului prealabil, exprimat în scris, al Furnizorului de servicii, sub sancțiunea nulității.
4. Orice litigii legate de utilizarea Platformei vor fi soluționate de instanțele competente pentru sediul social al Furnizorului de servicii.
5. Aspectele nereglementate de prezenții Termeni și condiții vor fi guvernate de prevederile legislației poloneze.
6. Dacă oricare dintre prevederile prezenților Termeni și condiții se dovedește a fi nulă sau lipsită de efecte, în tot sau în parte, celelalte prevederi rămân în vigoare. Prevederea nulă sau lipsită de efecte se înlocuiește cu dispozițiile legale general aplicabile, iar în lipsa acestora, cu o prevedere valabilă al cărei scop economic este cât mai apropiat posibil de cel al prevederii înlocuite.
7. Prezenții Termeni și condiții intră în vigoare la 2 septembrie 2025.
8. Anexă: Politica de confidențialitate (consultați accesul rapid de mai jos).