Facturile de la furnizori ajung la aprobatorul potrivit, sunt repartizate pe proiecte în funcție de suprafață sau de alt atribut și sunt plătite într-un singur fișier bancar, iar Cash Out arată tot ce este scadent, de la aproximativ două săptămâni în urmă până la trei luni înainte.
Diagrama animată de mai sus este ilustrativă: arată cum se leagă înregistrările, cu cifre de exemplu, nu datele unui client și nici un ecran real.
Încarcă facturile furnizorilor, iar Flowtly citește câmpurile principale.
Trimite fiecare factură spre aprobare și repartizeaz-o pe proiecte sau bugete.
Creează fișierul de plăți și potrivește tranzacțiile bancare cu facturile.
Capturi de ecran din produsul în funcțiune, realizate în organizații demonstrative cu date de exemplu. Selectează o captură pentru a o deschide la dimensiune completă. Unele dintre aceste ecrane arată interfața poloneză.
Plățile viitoare și restante într-o singură vedere, de la aproximativ două săptămâni în urmă până la trei luni înainte: facturile furnizorilor deja înregistrate și obligațiile așteptate care nu sunt încă facturate, afișate estompat. Citește-o ca grafic pe săptămână sau lună, calendar pe zile sau listă sortată după dată, sumă sau partener. Sumele restante apar cu roșu, iar o săptămână fără scadențe este afișată și ea, ca golurile să rămână vizibile.
O factură de pază sau curățenie care acoperă multe proiecte nu mai trebuie împărțită de mână. Înregistrează un număr o singură dată pe active și proiecte, de exemplu suprafața în m², iar un clic completează repartizarea proporțional. Sumele dau mereu totalul facturii, un proiect tăiat rămâne înregistrat ca exclus, iar o repartizare care nu acoperă întreaga sumă fără excluderi marcate este semnalată pe document.
Cu fluxul de aprobare activat, o factură primită ajunge la responsabilul etichetei categoriei sale de cost sau la responsabilul costului asociat, iar altfel la toți cei cu drept pe facturi. Fiecare aprobator are o filă „Pentru mine” doar cu propriile decizii, o respingere are o notă, iar fiecare factură păstrează istoricul celor care au aprobat-o sau respins-o.
Fila „Neplătite” listează fiecare factură de furnizor încă de plătit, aprobată sau nu. Bifează-le pe cele de plătit și exportă un singur fișier pentru importul de plăți în lot al băncii, în loc să introduci fiecare transfer de mână: XML ISO 20022 pain.001 pentru plăți SEPA, interne și cu plată defalcată poloneză, sau Multicash PLI pentru ING în Polonia. Băncile nu importă toate aceleași formate, așa că verifică dacă a ta acceptă unul dintre acestea. De exemplu, o factură etichetată Juridic este aprobată marți de responsabilul etichetei și plătită vineri, în același fișier cu celelalte facturi aprobate ale săptămânii. Facturile furnizorilor fără date bancare sunt omise și semnalate.
Trage un lot de contracte semnate cu furnizorii și rămâi în listă cât se încarcă. Fiecare așteaptă în „În așteptare de sortare” până îi deschizi verificarea: părțile, datele, condițiile de plată și prețurile sunt precompletate și marcate ca extrase, furnizorul probabil este sugerat după codul fiscal sau nume, și nimic nu se salvează până nu confirmi. Un fișier pe care Flowtly îl are deja este recunoscut în loc să devină un al doilea contract.
Folosești Stripe? Conectează-l ca sursă bancară
Facturile de la furnizori ajung într-o căsuță comună și sunt redirecționate până când cineva spune da. Nimeni nu știe ce așteaptă pe cine, așa că facturile sunt plătite târziu sau plătite fără ca cineva să fi decis.
Cu fluxul de aprobare activat, Flowtly trimite fiecare factură primită responsabilului etichetei categoriei sale de cost, apoi responsabilului costului asociat, iar altfel tuturor celor cu drept pe facturi. Fila „Pentru mine” a fiecărui aprobator conține doar propriile decizii, iar o respingere are o notă.
Rutarea aprobărilor (exemplu)
Exemplu ilustrativ
Facturile aprobate așteaptă în „Neplătite”, gata de plată
Fiecare factură aprobată devine un transfer pe care cineva îl introduce de mână în internet banking: cont, sumă, detalii, iar și iar, cu riscul unei greșeli de fiecare dată.
Fila „Neplătite” listează fiecare factură de furnizor încă de plătit. Bifează-le pe cele scadente, exportă un singur fișier de plăți, XML pain.001 sau Multicash PLI pentru ING în Polonia, și încarcă-l în importul de plăți în lot al băncii. Facturile furnizorilor fără date bancare sunt omise și semnalate.
Plățile de vineri (exemplu)
Exemplu ilustrativ
O singură încărcare în loc de 14 transferuri
Datorită Flowtly am reușit să automatizăm procese de afaceri esențiale, crescând semnificativ eficiența și economisind timp. Apreciem în mod deosebit modulul de gestionare a bugetelor și a costurilor, care ne ajută să controlăm mai bine cheltuielile și să optimizăm costurile.
Rezultat: Echipa controlează mai bine cheltuielile și optimizează costurile pe toate proiectele.
Spectra Development
Citește povestea completăFacturi de la furnizori aprobate, repartizate și plătite la timp