Închide luna în Flowtly

Înainte să începi

De ce ai nevoie

• Acces de administrator sau permisiunile financiare pentru facturi, facturi primite, tranzacții și contabilitate.
• O lună încheiată, cu orele echipei tale înregistrate pe proiectele lor.
• Managerul de cont al fiecărui proiect pentru client, disponibil pentru a aproba luna.

1. 1

   Verifică dacă luna fiecărui proiect pentru client este aprobată

   Deschide Proiecte din meniu. Lista are o coloană Aprobare, iar selectorul Luna aprobării de lângă filtre alege luna afișată. Pornește de la luna anterioară, cea care se închide de obicei. Fiecare proiect pentru client afișează Neînceput, În verificare, Aprobat sau Redeschis, iar un proiect fără client afișează Nu se aplică. Doar Aprobat îi spune departamentului financiar că luna poate fi facturată, așa că dă clic pe orice altă stare ca să deschizi verificarea acelui proiect.

   Sfaturi

   • Aprobă managerul de cont al proiectului, nu un administrator. Acesta dă clic pe Începeți verificarea, ajustează liniile cu un motiv dacă e nevoie, apoi dă clic pe Aprobați urmat de numele lunii și confirmă.
   • Ca să corecteze o lună aprobată, un administrator o deschide și dă clic pe Redeschideți. Raportul aprobat anterior rămâne ca evidență a ceea ce a fost aprobat, iar luna trebuie aprobată din nou.
   • Pentru o lună aprobată, Deschideți raportul aprobat arată raportul exact așa cum a fost aprobat.

   • Deschide Proiecte
2. 2

   Confirmă că facturile de vânzare ale lunii au plecat

   Mergi la Vânzări → Facturi. Deschide filtrul Perioada vânzării și alege Luna trecută. Apoi deschide filtrul Stare și bifează ciornă și Se trimite... ca să vezi ce a rămas deschis. O ciornă nu a fost încă emisă. Se trimite... înseamnă că factura este emisă, dar Flowtly nu a înregistrat-o ca livrată. Finalizează fiecare rând până când luna afișează doar facturi cu starea trimisă.

   Sfaturi

   • Dacă o factură a ajuns la client în afara Flowtly, folosește Marchează ca trimisă din meniul ei. Flowtly oferă această opțiune doar pentru o factură emisă care nu este încă înregistrată ca trimisă.
   • Cu facturarea electronică, o factură emisă poate afișa Se procesează cât timp factura ei electronică este încă în curs de procesare.

   • Deschide Facturi
3. 3

   Procesează facturile primite ale lunii

   Mergi la Achiziții → Facturi primite. Dacă facturarea electronică este activată pentru organizația ta, dă clic mai întâi pe Verifică E-Factura ca să soliciți facturile noi din KSeF. Setează filtrul Perioadă pe Luna trecută. Acesta filtrează după luna căreia îi este atribuită o factură. Deschide fiecare factură care mai necesită lucru și finalizeaz-o, ca nimic din lună să nu rămână făcut pe jumătate.

   Sfaturi

   • După ce dai clic pe el, butonul afișează Cerere trimisă. Este ascuns când facturarea electronică nu este activată pentru organizația ta.
   • Dacă aprobările facturilor sunt activate, deschide Așteaptă acceptarea din Facturi primite ca să vezi ce încă așteaptă un aprobator. Așteaptă acțiunea mea le arată pe cele care te așteaptă pe tine.
   • Neplătite, din același meniu, listează facturile primite care nu sunt încă plătite. Funcționează chiar și când aprobările facturilor sunt dezactivate.

   • Deschide Facturi primite
4. 4

   Rezolvă tranzacțiile care necesită atenție

   Deschide Centru de acțiuni din meniu și alege Curățare tranzacții. Caseta Tranzacții care necesită atenție arată câte tranzacții bancare au date lipsă. Justificare lipsă acoperă tranzacțiile fără nimic în spatele lor, de exemplu un document atașat sau o notă. Buget lipsă acoperă tranzacțiile neatribuite unui buget. Deschide filtrul Dată și alege Luna trecută, apoi completează fiecare tranzacție până când numărul scade la zero.

   Sfaturi

   • Atât Justificare lipsă, cât și Buget lipsă sunt bifate când se deschide pagina. Debifează una ca să lucrezi separat pe cealaltă.
   • Fiecare casetă de bifare își arată propriul număr în paranteză, așa că vezi ce tip de gol este mai mare înainte să începi.

   • Deschide Curățare tranzacții
5. 5

   Urmărește facturile încă neplătite

   Mergi la Vânzări → Facturi → Mementouri de plată. Fila În așteptare listează mementourile pentru facturile restante și neplătite, câte un rând pentru fiecare factură, iar nimic nu ajunge la un client până nu aprobi. Bifează mementourile de trimis și dă clic pe Aprobă și trimite selecția sau pe Respinge selecția pentru cele care nu trebuie să plece. Apoi deschide fila Fără notificări. Aceasta listează facturile restante care au fost trimise, dar nu se află în coada de mementouri.

   Sfaturi

   • Dacă fila În așteptare rămâne goală, verifică dacă Trimite mementouri de plată pentru facturile neplătite este activat în Setări → Finanțe și afaceri → Mementouri de plată.
   • În Fără notificări, un rând care oferă Trimite factura nu a fost trimis niciodată clientului prin e-mail. Un rând fără această acțiune a fost deja trimis, așa că nu îl trimite din nou.

   • Deschide Mementouri de plată
6. 6

   Predă luna contabilului tău

   Deschide Contabilitate → Contabilitate și alege fila Exportă. Folosește navigatorul de luni din partea de sus ca să revii la luna pe care o închizi. Luna aceasta te readuce la luna curentă. Fiecare rând, de exemplu Facturi și Costuri, are propriul buton Exportă, cu formatele pe care le importă software-ul tău de contabilitate. Apoi deschide fila Întrebări, care listează fiecare întrebare Deschisă sau Cu răspuns, și răspunde la cele care te așteaptă.

   Sfaturi

   • Dacă un export Optima afișează Verifică aceste documente înainte de importul în Optima, acesta listează documentele care trebuie corectate. Corectează-le și exportă din nou luna.
   • Deschide o întrebare ca să răspunzi în firul ei și dă clic pe Marchează ca rezolvat după ce este lămurită.
   • Extrase bancare / MT940, Costuri și Facturi păstrează luna aleasă când treci la ele, așa că poți verifica ce intră în export.

   • Deschide fila Exportă