Fechar o mês no Flowtly

Antes de começar

O que precisa

• Acesso de administrador, ou as permissões financeiras para faturas, faturas recebidas, transações e contabilidade.
• Um mês que já terminou, com as horas da sua equipa registadas nos respetivos projetos.
• O account manager de cada projeto de cliente, disponível para aprovar o mês.

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   Verificar que o mês de cada projeto de cliente está aprovado

   Abra Projects no menu. A lista tem uma coluna Sign-off, e o seletor Sign-off month junto aos filtros escolhe o mês que ela mostra. Começa no mês anterior, o que normalmente está a ser fechado. Cada projeto de cliente mostra Not started, In review, Signed ou Re-opened, e um projeto sem cliente mostra Not applicable. Só Signed indica às finanças que o mês pode ser faturado, por isso clique em qualquer outro estado para abrir a revisão desse projeto.

   Dicas

   • Quem aprova é o account manager do projeto, não um administrador. Clica em Start the review, ajusta linhas com um motivo se for preciso e, depois, clica em Sign off com o nome do mês e confirma.
   • Para corrigir um mês aprovado, um administrador abre-o e clica em Re-open. O relatório aprovado anteriormente fica como registo do que foi aprovado, e o mês tem de ser aprovado novamente.
   • Num mês aprovado, Open the signed report mostra o relatório exatamente como foi aprovado.

   • Abrir Projects
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   Confirmar que as faturas de venda do mês foram enviadas

   Vá a Sales → Invoices. Abra o filtro Sale period e escolha Last month. Depois, abra o filtro Status e marque draft e Sending... para ver o que ainda está em aberto. Um draft ainda não foi emitido. Sending... significa que a fatura foi emitida, mas o Flowtly ainda não a registou como entregue. Conclua cada linha até o mês mostrar apenas faturas sent.

   Dicas

   • Se uma fatura chegou ao cliente fora do Flowtly, use Mark as sent no respetivo menu. O Flowtly só o oferece para uma fatura emitida e ainda não registada como enviada.
   • Com faturação eletrónica, uma fatura emitida pode mostrar Processing enquanto a respetiva fatura eletrónica ainda está a ser tratada.

   • Abrir Invoices
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   Tratar as faturas recebidas do mês

   Vá a Purchases → Incoming invoices. Se a faturação eletrónica estiver ativada para a sua organização, clique primeiro em Check E-Invoicing para pedir novas faturas ao KSeF. Defina o filtro Period como Previous month. Este filtra pelo mês a que uma fatura está atribuída. Abra cada fatura que ainda precisa de trabalho e conclua-a, para que nada do mês fique a meio.

   Dicas

   • Depois de clicar, o botão mostra Request sent. Fica oculto quando a faturação eletrónica não está ativada para a sua organização.
   • Se as aprovações de faturas estiverem ativas, abra Awaiting acceptance em Incoming invoices para ver o que ainda aguarda um aprovador. Waiting on me mostra as que aguardam por si.
   • Unpaid, no mesmo menu, lista as faturas recebidas que ainda não foram pagas. Funciona mesmo quando as aprovações de faturas estão desligadas.

   • Abrir Incoming invoices
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   Resolver as transações que precisam de atenção

   Abra Action center no menu e escolha Transactions cleanup. A caixa Transactions needing attention mostra quantas transações bancárias têm dados em falta. Missing justification abrange transações sem nada que as suporte, como um documento anexado ou uma nota. Missing budget abrange transações não atribuídas a um orçamento. Abra o filtro Date e escolha Last month e, depois, complete cada transação até a contagem chegar a zero.

   Dicas

   • Missing justification e Missing budget estão ambas marcadas quando a página abre. Desmarque uma para tratar a outra isoladamente.
   • Cada caixa de verificação mostra a sua própria contagem entre parênteses, para que veja que tipo de lacuna é maior antes de começar.

   • Abrir Transactions cleanup
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   Cobrar as faturas ainda por pagar

   Vá a Sales → Invoices → Payment reminders. O separador Pending lista lembretes para faturas vencidas e não pagas, uma linha por fatura, e nada é enviado a um cliente até o aprovar. Marque os lembretes a enviar e clique em Approve & send selected, ou em Dismiss selected para os que não devem ser enviados. Depois, abra o separador Not chased. Este lista faturas vencidas que foram enviadas mas não estão na fila de lembretes.

   Dicas

   • Se o separador Pending continuar vazio, verifique se Send payment reminders for unpaid invoices está ativado em Settings → Finance & Business → Payment reminders.
   • Em Not chased, uma linha que oferece Send the invoice nunca foi enviada por e-mail ao cliente. Uma linha sem essa ação já foi enviada, por isso não a envie novamente.

   • Abrir Payment reminders
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   Entregar o mês ao seu contabilista

   Abra Accounting → Accountancy e escolha o separador Export. Use o navegador de meses no topo para recuar até ao mês que está a fechar. This month regressa ao mês atual. Cada linha, como Invoices e Costs, tem o seu próprio botão Export com os formatos que o seu software de contabilidade importa. Depois, abra o separador Questions, que lista todas as perguntas em Open ou Answered, e responda às que aguardam por si.

   Dicas

   • Se uma exportação para o Optima mostrar Check these documents before importing into Optima, lista os documentos que precisam de correção. Corrija-os e exporte o mês novamente.
   • Abra uma pergunta para responder na respetiva conversa e clique em Mark resolved quando estiver resolvida.
   • Bank Statements / MT940, Costs e Invoices mantêm o mês que escolheu quando muda para eles, para que possa rever o que entra na exportação.

   • Abrir o separador Export