Exportar o mês para o seu contabilista

Antes de começar

O que precisa

• Faturas e custos do mês registados no Flowtly.
• A permissão Accountancy viewer, ou um administrador que a possa conceder.
• Para utilizadores do Optima na Polónia: os dois identificadores de base de dados do Optima fornecidos pelo seu gabinete de contabilidade.

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   Abrir o separador Export e escolher o mês

   No menu lateral, vá a Finance & Business → Accounting → Accountancy e abra o separador Export. O mês é mostrado no topo. Use as setas para avançar ou recuar até ao mês que está a fechar, ou clique em This month para regressar ao mês atual. Antes do dia 15, a página abre no mês anterior, que normalmente é o que está a entregar.

   Dicas

   • O mês faz parte do endereço, por exemplo accountancy/exports/2026-09, pelo que pode guardar um mês nos marcadores.
   • Só vê Accountancy se tiver a permissão Accountancy viewer.

   • Abrir o separador Export
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   Descarregar faturas e custos em CSV ou XLSX

   A tabela tem uma linha por tipo de documento. Na linha Invoices, escolha CSV ou XLSX na lista de formatos e clique em Export. Faça o mesmo na linha Costs. Cada ficheiro abrange o mês mostrado no topo e serve para qualquer gabinete de contabilidade ou folha de cálculo.

   Dicas

   • O Flowtly memoriza neste navegador o formato que escolheu para cada linha, pelo que no próximo mês já está selecionado.
   • O processamento salarial também precisa das ausências? A linha Team members time off exporta as ausências do mês em CSV ou XLSX da mesma forma.
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   Software de contabilidade polaco: escolher o formato do seu contabilista

   Este passo aplica-se a gabinetes de contabilidade na Polónia. A lista de formatos nas linhas Invoices e Costs oferece também Optima XML, WAPRO.pl XML, WAPRO Kaper XML, WAPRO Fakir TXT (ZIP) e enova365 XML. Pergunte ao seu contabilista que programa utiliza, escolha esse formato e clique em Export.

   Dicas

   • Optima XML nas linhas Invoices e Costs é uma declaração de IVA JPK_V7M, que o Optima submete às finanças em vez de a importar. Um gabinete que carrega os seus documentos no Optima precisa, em vez disso, dos registos de trabalho distribuído (passo 5).
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   Optima na Polónia: definir os dois identificadores de base de dados uma única vez

   O ficheiro de trabalho distribuído do Optima destina-se a uma base de dados Optima específica, por isso precisa de dois identificadores. Abra Settings, depois Invoicing settings em Finance & Business, e encontre a secção Optima export. Introduza Source database (BAZA_ZRD_ID), que é a sua, e Target database (BAZA_DOC_ID), que pertence ao seu gabinete de contabilidade. Clique em Save.

   Dicas

   • O seu gabinete de contabilidade indica-lhe ambos. Cada um tem no máximo 5 caracteres.
   • Enquanto ambos não estiverem definidos, a exportação de documentos para o Optima e o arquivo recusam-se a ser executados, em vez de destinarem um ficheiro à base de dados errada.
   • Invoicing settings só é visível para administradores.

   • Abrir Invoicing settings
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   Optima na Polónia: exportar os registos e os documentos

   De volta ao separador Export, a linha dos registos de trabalho distribuído do Optima coloca ambos os registos de IVA num único ficheiro. Escolha XML para exportar apenas os registos, ou XML + documents para incluir no ficheiro os documentos de origem de cada fatura. A linha do arquivo de documentos do Optima dá-lhe um ZIP com os registos e todos os documentos que lhes servem de base. Um MANIFEST.txt incluído indica o que o arquivo contém e o que não contém.

   Dicas

   • XML + documents torna o ficheiro muito maior. Escolha-o apenas quando quem importa também precisa dos documentos.
   • Se, após a transferência, aparecer um painel intitulado Check these documents before importing into Optima, corrija os documentos indicados, por exemplo um número de identificação fiscal da contraparte em falta, e exporte novamente.
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   Dar ao seu contabilista um acesso próprio

   Em vez de enviar ficheiros todos os meses, pode deixar que o seu contabilista os descarregue. Abra People, abra o perfil do seu contabilista e vá ao separador Permissions. Clique em Edit e, em Change permissions, marque Accountancy viewer em Accountancy. Clique em Save changes. O seu contabilista passa a ver Accountancy no menu, incluindo o separador Export.

   Dicas

   • Accountancy viewer dá acesso só de leitura aos relatórios e resumos de contabilidade.
   • Para um contabilista interno que também gere faturas, custos e operações bancárias, a Preset role Accountancy manager define de uma só vez um conjunto mais amplo de permissões. Escolher um preset substitui toda a seleção.
   • O seu contabilista tem de ser primeiro um utilizador da sua organização. Se ainda não estiver em People, convide-o.