Exportações de contabilidade

O módulo Exportações de Contabilidade do Flowtly permite às organizações transferir dados financeiros e de RH da plataforma para sistemas de contabilidade externos. Suporta formatos de exportação compatíveis com o software de contabilidade polaco mais popular: Comarch Optima, Symfonia, Wapro (incluindo o destino Wapro Kaper / Fakir para a Księga Podatkowa) e enova365.

Cada sistema de destino utiliza um formato de ficheiro dedicado, pronto a importar. Os quatro formatos de ERP suportam exportações de faturas e custos. O Comarch Optima suporta ainda dados de faltas e ausências de colaboradores, tornando-o especialmente útil para organizações que processam o processamento de salários através do Optima. O enova365 (da Soneta) é suportado como exportação nativa, permitindo aos contabilistas importar faturas e custos diretamente para o enova365.

O processo de exportação permite ao utilizador selecionar um mês ou um intervalo de datas específico e escolher o tipo de exportação. Isto contribui para garantir a exatidão e a completude dos dados antes de serem entregues à equipa de contabilidade ou importados para o software externo.

Dois formatos Optima, e qual deles o seu gabinete de contabilidade importa

O Flowtly produz dois ficheiros diferentes para o Comarch Optima, e não são intercambiáveis.

JPK_V7M é uma declaração de IVA do Ministério das Finanças. O Optima gera-a para entregar à administração fiscal; não a importa. Se o seu contabilista pedir "o ficheiro do Optima", normalmente não é este.

Praca rozproszona (trabalho distribuído) é o formato de troca de dados do próprio Optima, e é o que um gabinete de contabilidade carrega na sua base de dados. Escolha-o quando alguém estiver a importar os seus documentos para o Optima.

O ficheiro praca rozproszona é dirigido a uma base de dados Optima específica, pelo que contém dois identificadores que define uma única vez nas definições da organização:

ID da base de dados de origem do Optima (BAZA_ZRD_ID) — o seu, a base de dados de onde os registos provêm.
ID da base de dados de destino do Optima (BAZA_DOC_ID) — o do gabinete de contabilidade, a base de dados para onde vão.

Cada um tem no máximo cinco carateres, e o seu gabinete de contabilidade indicar-lhe-á ambos. Trocar o sentido dirige o ficheiro à base de dados errada, pelo que o Flowtly recusa exportar até ambos estarem definidos, em vez de adivinhar.

Quando as categorias ou o registo no ficheiro praca rozproszona são obtidos das etiquetas de um documento, uma etiqueta que tem um "Accounting code" é escrita com esse código em vez do seu nome, para que os lançamentos cheguem às contas contabilísticas que o seu gabinete de contabilidade utiliza; uma etiqueta sem código é escrita com o seu nome. O código define-se na etiqueta, em Definições de faturação.

Enviar os documentos com o registo

Um lançamento de registo do Optima, por si só, diz ao contabilista o que foi lançado, não a partir de que documento. O Flowtly pode colocar os documentos de origem dentro do mesmo ficheiro: para cada lançamento, o PDF da fatura e, quando a fatura veio do KSeF, o XML original do KSeF.

Isto é opcional, porque altera consideravelmente o tamanho da transferência — um mês de documentos mede-se em megabytes e não em kilobytes, e um ano é substancialmente mais. Peça-o quando quem importa também precisar dos documentos; deixe-o desligado quando só precisar dos valores.

O arquivo de documentos (um ZIP) continua disponível e faz o mesmo trabalho de outra forma: o registo e os documentos ao lado dele, em vez de dentro. Convém a um período suficientemente grande para que um único ficheiro fosse difícil de manusear.

O que a exportação indica que deixou de fora

Uma exportação Optima não fica em silêncio sobre os documentos que não conseguiu colocar. Após a transferência, o Flowtly lista o que precisa de atenção, com os números dos documentos, para que os dados possam ser corrigidos e o ficheiro produzido novamente, em vez de ser reconciliado manualmente após a importação.

Lançamentos sem NIF da contraparte (NIP). Estão no ficheiro. O registo de IVA exige um valor nesse campo, pelo que o Flowtly escreve o BRAK legal — e então o Optima não tem nada para identificar um contratante, pelo que arquiva cada um desses lançamentos em !NIEOKREŚLONY!. Nada se perde na importação, mas ninguém consegue saber de quem é o documento. Preencha o NIP na contraparte e exporte o mês novamente.

Documentos retidos do registo. O ficheiro praca rozproszona deixa de fora um documento que não consegue endereçar: um sem qualquer contraparte, um cuja contraparte não tem acrónimo Optima, e uma correção cujo sentido de pagamento no Optima não foi confirmado. Esses não estão no ficheiro, pelo que o registo é mais curto do que o mês até os dados serem corrigidos.

São listados no máximo cinquenta números de documentos por cada motivo. Quando há mais, a contagem é o valor total e a lista é uma amostra.

Base de IVA dos valores exportados

Os montantes das linhas de fatura nas exportações de contabilidade são líquidos de IVA. O Flowtly converte uma linha para líquido no momento em que é registada, pelo que uma exportação nunca tem de inferir a base a partir do valor que encontra — e o contabilista que a importa também não.

Esta garantia vigora a partir de 5 de agosto de 2026. As linhas registadas antes dessa data foram guardadas como o documento de origem as forneceu e ainda podem estar em valor bruto. O Flowtly não as converte por si próprio, porque a forma como cada linha foi originalmente fornecida não foi registada na altura. Quando uma exportação abrange um período anterior a essa data, reconcilie os totais com os documentos de origem antes de os importar para o seu sistema de contabilidade.

Montantes convertidos

Quando uma linha exportada está numa moeda diferente da da organização, a exportação converte-a à taxa de câmbio da data dessa linha. Se um par de moedas não puder ser avaliado de todo, a exportação para com um erro que identifica as moedas, a data e a linha — em vez de entregar ao contabilista um ficheiro com valores nos quais não se pode confiar. Consulte Moedas e taxas de câmbio para saber quais as moedas que podem ser convertidas e o que fazer com uma linha que não pode ser convertida.

Exemplos de utilização

Exportar faturas mensais no formato Comarch Optima para importação pela equipa de contabilidade externa.
Gerar uma exportação compatível com Symfonia após a reconciliação de custos.
Exportar faltas e ausências de colaboradores através da exportação Optima para processamento salarial.
Utilizar a exportação Wapro para sincronizar dados de custos com o sistema de contabilidade da organização, ou a exportação Wapro Kaper para contabilidade em regime de Livro Fiscal (KPiR + registo de IVA).
Utilizar a exportação enova365 para importar faturas e custos numa base de dados enova365 através de "Plik → Importuj zapisy".
Exportar extratos de custos filtrados por intervalo de datas para revisões financeiras trimestrais.