Regnskabseksporter

Modulet Regnskabseksporter i Flowtly giver organisationer mulighed for at overføre økonomi- og HR-data fra platformen til eksterne regnskabssystemer. Det understøtter eksportformater, der er kompatible med populær polsk regnskabssoftware: Comarch Optima, Symfonia, Wapro (inklusive Wapro Kaper / Fakir-målet til Księga Podatkowa) og enova365.

Hvert målsystem anvender et dedikeret, importklart filformat. Alle fire ERP-formater understøtter eksport af fakturaer og omkostninger. Comarch Optima understøtter derudover medarbejderes ferie- og fraværsdata, hvilket gør det særligt nyttigt for organisationer, der håndterer lønadministration via Optima. enova365 (fra Soneta) understøttes som en nativ eksport, så revisorer kan importere fakturaer og omkostninger direkte i enova365.

Eksportprocessen giver brugerne mulighed for at vælge en måned eller et specifikt datointerval og vælge eksporttypen. Dette hjælper med at sikre nøjagtighed og fuldstændighed, inden data overdrages til regnskabsteamet eller importeres til ekstern software.

To Optima-formater, og hvilket dit regnskabskontor importerer

Flowtly producerer to forskellige filer til Comarch Optima, og de er ikke udskiftelige.

JPK_V7M er en momsangivelse til Finansministeriet. Optima genererer en, der skal indgives til skattemyndigheden; den importerer ikke en. Hvis din bogholder beder om "Optima-filen", er det som regel ikke denne.

Praca rozproszona (distribueret arbejde) er Optimas eget dataudvekslingsformat, og det er det, et bogholderikontor indlæser i sin database. Vælg denne, når nogen importerer dine dokumenter i Optima.

Praca rozproszona-filen er adresseret til en bestemt Optima-database, så den bærer to identifikatorer, du angiver én gang i organisationsindstillingerne:

• Optima-kildedatabase-id (BAZA_ZRD_ID) — dit eget, den database, posterne kommer fra.
• Optima-måldatabase-id (BAZA_DOC_ID) — regnskabskontorets, den database, de skal til.

Hver er højst fem tegn, og dit regnskabskontor fortæller dig begge. Hvis retningen vendes om, adresseres filen til den forkerte database, så Flowtly nægter at eksportere, indtil begge er angivet, frem for at gætte.

Hvor kategorierne eller registret i praca rozproszona-filen hentes fra et dokuments tags, skrives et tag, der har en "Accounting code", som den kode i stedet for sit navn, så posteringerne ankommer på de bogføringskonti, som dit regnskabskontor bruger; et tag uden kode skrives under sit navn. Koden angives på tagget, under Faktureringsindstillinger.

Afsendelse af dokumenterne sammen med registret

En Optima-registerpost alene fortæller revisoren, hvad der blev bogført, ikke hvad det blev bogført ud fra. Flowtly kan lægge kildedokumenterne inde i den samme fil: for hver post fakturaens PDF og, hvor fakturaen kom fra KSeF, den oprindelige KSeF XML.

Dette er valgfrit, fordi det ændrer downloadens størrelse betydeligt — en måneds dokumenter måles i megabyte frem for kilobyte, og et år er væsentligt mere. Bed om det, når personen, der importerer, også har brug for dokumenterne; lad det være slået fra, når vedkommende kun har brug for tallene.

Dokumentarkivet (en ZIP) er stadig tilgængeligt og gør det samme på en anden måde: registret plus dokumenterne ved siden af det frem for inde i det. Det egner sig til en periode, der er så stor, at en enkelt fil ville være uhåndterlig.

Hvad eksporten fortæller dig, at den udelod

En Optima-eksport forbliver ikke tavs om dokumenter, den ikke kunne placere. Efter download viser Flowtly, hvad der kræver opmærksomhed, med dokumentnumrene, så data kan rettes og filen produceres igen i stedet for at blive afstemt i hånden efter importen.

Poster uden modpartens skatte-id (NIP). Disse er i filen. Momsregistret kræver en værdi i det felt, så Flowtly skriver den lovbestemte BRAK — og så har Optima intet at matche en kontrahent på, så den placerer hver sådan post under !NIEOKREŚLONY!. Intet går tabt ved importen, men ingen kan se, hvis dokument det er. Udfyld NIP på modparten, og eksportér måneden igen.

Dokumenter, der holdes uden for registret. Praca rozproszona-filen udelader et dokument, den ikke kan adressere: et uden nogen modpart overhovedet, et hvis modpart ikke har nogen Optima-akronym, og en korrektion, hvis betalingsretning i Optima ikke er bekræftet. Disse er ikke i filen, så registret er kortere end måneden, indtil data er rettet.

Der vises højst halvtreds dokumentnumre for hver årsag. Hvor der er flere, er antallet det samlede tal, og listen er et udsnit af det.

Momsgrundlaget for eksporterede tal

Fakturalinjebeløb i regnskabseksporterne er netto uden moms. Flowtly omregner en linje til netto i det øjeblik, den registreres, så en eksport aldrig behøver at udlede grundlaget af den værdi, den finder — og det behøver revisoren, der importerer den, heller ikke.

Denne garanti gælder fra den 5. august 2026 og frem. Linjer registreret før den dato blev gemt, som kildedokumentet leverede dem, og kan stadig være opbevaret som brutto. Flowtly omregner dem ikke selv, fordi det ikke blev registreret dengang, hvordan hver linje oprindeligt blev leveret. Når en eksport dækker en periode før den dato, så afstem totalerne mod kildedokumenterne, før du importerer dem i dit regnskabssystem.

Konverterede beløb

Når en eksporteret linje er i en anden valuta end organisationens egen, konverterer eksporten den til kursen på linjens dato. Hvis et valutapar slet ikke kan prissættes, stopper eksporten med en fejl, der angiver valutaerne, datoen og linjen — i stedet for at aflevere et dokument til din revisor med tal, der ikke kan stoles på. Se Valutaer og valutakurser for at se, hvilke valutaer der kan konverteres, og hvad du skal gøre med en linje, der ikke kan konverteres.

Eksempler på anvendelse

• Eksporter månedlige fakturaer i Comarch Optima-format til import af det eksterne regnskabsteam.
• Generér en Symfonia-kompatibel eksport efter afstemning af omkostninger.
• Eksporter medarbejdernes ferie og fravær via Optima-eksporten til lønadministration.
• Brug Wapro-eksporten til at synkronisere omkostningsdata med organisationens regnskabssystem, eller Wapro Kaper-eksporten til bogføring via Księga Podatkowa (KPiR + momsregister).
• Brug enova365-eksporten til at importere fakturaer og omkostninger i en enova365-database via "Plik → Importuj zapisy".
• Eksporter omkostningsopgørelser filtreret efter datointerval til kvartalsvise økonomireviews.