Faktureringsindstillinger

"Invoicing settings" under "Settings" → "Finance & Business" → "Invoicing settings" fastlægger de standarder, der anvendes på hver faktura, din organisation udsteder.

Faktureringsoplysninger

Afsnittet "Billing data" rummer sælgeradressen: firmanavn, adresse og momsnummer, som vises for dine kunder på de fakturaer, du udsteder. De genbruges på hver faktura, så du ikke skal indtaste dem hver gang.

Dette er forskelligt fra din organisations egen faktureringsadresse hos Flowtly, som fremgår af de fakturaer, Flowtly udsteder til dig for dit abonnement — se Abonnement og betaling.

Nummerering og betingelser

• "Invoice name format" — den nummerering, nye fakturaer får.

Afsendelse

Når fakturaer sendes på e-mail, kan du angive "Invoice Reply-To email", "Invoice send ccs name" og "Invoice send ccs email", så svar og kopier havner hos de rigtige personer.

E-fakturering

Afsnittet "E-Invoicing" opsætter levering af strukturerede e-fakturaer (såsom KSeF). Se E-fakturering for hele opsætningen.

Fakturatag-grupper

Med tags kan du kode fakturaer og deres linjer efter jeres egne kategorier — omkostningstyper, omkostningssteder, salgsregistre. De opsættes under "Settings" → "Finance & Business" → "Invoice tag groups", som kun administratorer kan åbne. Hver tag-gruppe indeholder de tags (værdier), der kan vælges imellem, og hvert tag har et navn, en kort etiket, en sorteringsrækkefølge og eventuelt en ejer ("Owner"), der godkender fakturaer i den kategori (se Godkendelsesflow for fakturaer).

Rækkefølge af tag-grupper

Tag-grupper vises i samme rækkefølge overalt: på denne side, i hver tag-vælger og i budgetrapporten pr. gruppe. En administrator fastlægger rækkefølgen:

1. Klik på "Reorder groups". Grupperne foldes sammen til én række hver.
2. Træk en række i håndtaget til dens nye plads. På en telefon trykker du og holder på håndtaget og trækker derefter. Med tastaturet sætter du fokus på håndtaget, trykker på mellemrum, flytter det med piletasterne og trykker på mellemrum igen.
3. Klik på "Done" for at vende tilbage til den fulde liste.

Hver flytning gemmes, så snart du slipper den. Kan den ikke gemmes, går grupperne tilbage til deres plads, og en besked fortæller det.

• Grupper, som ingen har omarrangeret, forbliver i alfabetisk rækkefølge som hidtil.
• En ny gruppe tilføjes til sidst.
• Alle kan se rækkefølgen; kun administratorer kan ændre den.
• Regnearkseksporten viser grupperne i samme rækkefølge.

Begræns et tag til indgående eller udgående fakturaer

Nogle tags giver kun mening på den ene side: et salgsregister hører til de fakturaer, I udsteder, en indkøbsomkostningstype til dem, I modtager. Hvert tag har derfor indstillingen "Invoice direction":

• "Both incoming and outgoing invoices" — standard.
• "Incoming (purchase) invoices only"
• "Outgoing (sales) invoices only"

Tag-vælgerne tilbyder så kun de tags, der passer til den aktuelle faktura:

• På indgående fakturaer — herunder deres linjer og kategoriseringstabellerne — tilbydes tags, der er begrænset til udgående fakturaer, ikke.
• På salgsfakturaer og deres linjer tilbydes tags, der er begrænset til indgående fakturaer, ikke.
• Når du vælger en modparts standardfakturatags, tilbydes et tag ikke, hvis det ikke kan bruges på nogen af de fakturaer, dets gruppe gælder for.

Nogle ting forbliver som før:

• Intet ændrer sig, før du vælger. Alle eksisterende tags står til begge, så alle vælgere fortsat tilbyder dem, indtil nogen angiver en retning.
• Tags, der allerede står på en faktura, bliver stående og forbliver synlige, også selvom den retning, der vælges senere, ikke længere ville tilbyde dem på den faktura. Indstillingen påvirker kun, hvad der kan vælges fremover.
• Andre steder påvirkes ikke. Tags på projekter, kontrakter, modparter eller banktransaktioner ignorerer retningen.

Indstillingen vises kun for tag-grupper, der gælder for fakturaer eller for alt. En gruppe, der kun bruges på projekter eller transaktioner, viser den ikke.

Knyt et tag til et projekt

Et tag kan angive det projekt, det normalt hører sammen med, så når en indgående faktura kodes, udfyldes det ene ved valg af det andet. Åbn et tag i en gruppe, der bruges på indgående fakturaer, og vælg projektet under "Linked project". Ryd feltet, eller vælg intet, for at fjerne tilknytningen. Feltet vises ikke for grupper, der kun bruges på projekter, hvor tilknytningen ikke ville have nogen virkning.

På en indgående faktura virker tilknytningen i begge retninger:

• Valg af tagget udfylder projektet, så længe fakturaen endnu ikke er tildelt noget projekt. En faktura, der allerede er fordelt mellem projekter, bliver som den er, så beløb, du allerede har sat, ikke fordeles igen.
• Valg af projektet udfylder tagget, så længe præcis ét tag angiver det projekt, og intet endnu er valgt i det tags gruppe. Hvis to tags angiver det samme projekt, udfylder valget af projektet ingen af dem, fordi valget af ét ville være et gæt.

I begge tilfælde er det et forslag og ikke en regel: det udfyldte kan ændres eller fjernes som alt andet, du selv har valgt, og ingen kombination af tag og projekt afvises.

Giv et tag sin regnskabskode

Et tag kan bære den bogføringskonto, det bogfører på, som din bogholder benævner den. Åbn tagget og udfyld "Accounting code" under beskrivelsen. Koden er fri tekst på op til 64 tegn, så polske bogstaver, punktummer, bindestreger og understregninger er alle i orden, og flere tags kan dele samme kode. Lad feltet stå tomt, hvis tagget ikke har en egen konto.

På listen over tags viser et tag med en kode den under sit navn som "Account": efterfulgt af koden; hold musen over den for at se hele koden, når den er for lang til at være der.

Koden har betydning for Comarch Optima-eksporten: hvor et tag har en kode, indeholder filen koden i stedet for tagets navn, og et tag uden kode eksporteres under sit navn. Se Regnskabseksporter.

Eksport og import af tags som regneark

Klik på "Export" på siden med fakturatag-grupper for at redigere mange tags på én gang. Du henter en .csv-fil med alle fakturatag-grupper og deres tags, som kan åbnes i Excel. Hver række er ét tag, og en gruppe uden tags har sin egen række. Kolonnerne er:

• id: taggets id. Lad det være uændret.
• group: tag-gruppen.
• tag: taggets navn.
• label: den korte etiket. Lader du den være tom på et nyt tag, dannes den ud fra navnet.
• order: rækkefølgen. Lavere tal vises først.
• description: valgfri.
• direction: incoming, outgoing eller both.

Rediger filen, gem den som .csv eller .xlsx, og klik derefter på "Import" og vælg den. Intet gemmes endnu: Flowtly viser først, hvad filen vil gøre, med nye grupper, nye tags og ændrede tags. Har en række et problem, fx en etiket på mere end 32 tegn eller en ukendt retning, vises den med sit linjenummer, og intet kan anvendes, før filen er rettet. Klik på "Apply changes" for at gemme.

• En import sletter aldrig. Et tag, der mangler i filen, forbliver uændret. Tags slettes på selve siden.
• Omdøbning eller flytning af et tag sker via id: ret navnet eller gruppen i taggets række.
• Kopiering af tags til en anden organisation: importér den samme fil der. Id'erne genkendes ikke i den anden organisation, så rækkerne matches på gruppe- og tagnavn, og det, der mangler, oprettes.
• Kun fakturatag-grupper eksporteres og importeres. Taggenes ejere er ikke med i filen og forbliver uændrede.

Eksempler på brug

• At tilføje bogholderiet som cc på hver fakturamail.
• Begrænse tags i en salgsregistergruppe til udgående fakturaer, så de ikke længere dukker op, når nogen koder en leverandørfaktura.
• At knytte hvert omkostningsstedstag til sit projekt, så en leverandørfaktura, der er kodet med tagget, lander ved det rigtige projekt uden et andet valg.