Indstillinger for fravær

Flowtly Redaktionsteam2 min.Opdateret

Indstillinger for fravær under "Settings" → "People" → "Time off carry-over" styrer politikken for overførsel af fraværssaldi.

Slå overførselspolitikken til for at lade ubrugt fravær rulle videre til næste periode efter dine regler. Er overførsel slået fra, bruges den tidligere adfærd for fraværssaldi i stedet.

Kun organisationsadministratorer kan ændre dette; andre kan se den gældende politik.

Eksempler på brug

  • En medarbejder har 5 fraværsdage tilbage ved årets slutning, og overførselspolitikken tillader, at 3 dage ruller videre til næste periode.
  • En medarbejder har 10 fraværsdage tilbage, men overførselspolitikken har et maksimum på 5 dage, så kun 5 dage overføres.
  • En medarbejder har 0 fraværsdage tilbage, så der overføres intet fravær.

Overførsel pr. kontrakttype

Under "Carry-over per contract type" har hver kontrakttype ("Employment contract", "B2B", "Freelance service contract" og "Contract for specific work") en række med to indstillinger.

Kontakten har tre valg:

  • "Inherit (organisation: …)" følger organisationens kontakt "Enable carry-over policy". Det gælder, indtil du ændrer det.
  • "On" overfører dage for denne kontrakttype, også når politikken er slået fra for organisationen.
  • "Off" overfører aldrig dage for denne kontrakttype.

Det er kontrakten, der gælder den 31. december i det år, dagene stammer fra, der tæller, så et kontraktskifte i januar ændrer ikke sidste års overførsel. Valget gælder også overførsel, der er indtastet manuelt for en medarbejder.

Ved siden af kontakten angiver "Expiry for <contract type> (MM-DD)", hvornår de overførte dage for denne kontrakttype udløber. Lad feltet være tomt for at bruge organisationens "Expiry date (MM-DD)", som det tomme felt viser som hint. Feltet er deaktiveret, mens overførsel er slået fra for kontrakttypen, for intet overføres, og derfor udløber intet. Brug en dag, der findes i måneden: februar accepterer højst 02-28, fordi datoen ikke har noget år.

"Max carried days" og "Consume carried days first" følger altid organisationens indstillinger. Når en kontrakttype udløber på sin egen dato, viser panelet "Recommendations" disse kontrakttyper.

Eksempel: overførsel "On" for "Employment contract" og "B2B", hvor "B2B" udløber 03-31, og feltet for "Employment contract" står tomt, så organisationens dato gælder.

Fraværsnotifikationer

HR-notifikationer om fravær har deres egen flise: "Settings" → "People" → "Absence notifications". Tidligere lå denne sektion under formularen til overførsel; overførselssiden henviser nu til den nye flise.

Her vælger du, hvilke hændelser ("Requested", "Accepted", "Rejected", "Canceled" eller "Edited") HR får besked om, og hvem der modtager notifikationerne for hver kontrakttype: "Default (time off managers)", "Specific people" eller "Nobody". Kun fraværsansvarlige kan ændre disse indstillinger.

Mens organisationens notifikationer er sat på pause, vises et banner med "Notifications are paused until <date>" øverst på siden "Absence notifications" og på siderne under "People" → "Time off" (anmodninger, historik og planlægger). En administrator ser "Resume now", som afslutter pausen med det samme, og "Pause settings", som åbner selve styringen under "Settings" → "Administration" → "Organization". Alle andre får at vide, at en administrator kan genoptage notifikationerne dér. Pausen ændrer ikke de konfigurerede hændelser eller modtagere.

Hvilke fraværstyper hver person får besked om

Under "Specific people" har hver modtager, uanset om det er en person eller en ekstern e-mailadresse, sit eget felt "Absence types each person hears about". Det viser organisationens aktive fraværstyper; som standard er alle typer markeret, og feltet viser "All absence types". Fjern markeringen ved de typer, en modtager ikke skal have besked om: en lønafdeling kan for eksempel kun modtage ferieanmodninger og intet om fjernarbejde eller en dag hos kunden.

  • Alle typer markeret betyder intet filter. En modtager, der står på "All absence types", får også besked om fraværstyper, som organisationen tilføjer senere.
  • Mindst én type skal forblive markeret. Hvis alle fravælges, vises "Pick at least one absence type.", og indstillingerne kan ikke gemmes, før en type er markeret igen. Fjern modtageren, hvis du vil stoppe en modtagers notifikationer helt.
  • Fjernes en modtager, kasseres vedkommendes filter, så ved genindsættelse starter modtageren med alle typer.
  • En fraværstype, der siden er deaktiveret, bliver stående på listen for en modtager, hvis filter allerede nævner den, så et gemt filter vises, som det er.