Tag-grupper til fakturaer

"Settings" → "Finance & Business" → "Invoice tag groups" er stedet, hvor du definerer de kategorier, folk vælger imellem, når de konterer en faktura eller en fakturalinje: omkostningstyper, omkostningssteder, salgsjournaler. En taggruppe er én kategori. Tags i den er de værdier, man kan vælge.

Hvem kan ændre noget her

Kun en administrator kan åbne skærmen og ændre noget på den.

Knapperne og felterne på skærmen

Øverst på siden

"Export": downloader alle fakturataggrupper og deres tags som en regnearksfil med navnet tags.csv til redigering i bulk.

"Import": læser en .csv- eller .xlsx-fil og viser, hvad den ville ændre, før noget gemmes (se "Redigering i et regneark" nedenfor).

"Add tag group": åbner en formular til en ny gruppe.

"Enable invoice tagging": den organisationsdækkende kontakt til fakturatagging. Den er slået til som standard og gemmer, så snart du skifter den, med en "Success"-besked. Mens den er slået fra, holder Flowtly op med at foreslå tags på indgående fakturaer, nægter at angive standardfakturatags på en modpart og accepterer ikke et budget, der virker via tag.

Listen over grupper

Hver gruppe er et kort med sit navn og, når den har en, sin "Code". En gruppe uden tags viser "No tags yet."

"Reorder groups": vises, når der er mere end én gruppe. Den skifter listen til en træk-og-slip-liste over grupperne. Træk en gruppe for at angive den rækkefølge, den vises i på denne skærm, i hver tagvælger og i budgetrapporten pr. gruppe. Klik på "Done" for at vende tilbage til kortene.

"Add tag" (nederst på hvert kort): åbner tagformularen for den gruppe. Et nyt tag kommer sidst i gruppen.

Inde i et kort kan du trække et tag i dets håndtag for at sætte tags i rækkefølge. Rækkefølgen er den, hver tagvælger viser.

Hver tagrække viser sin label samt det af følgende, der er angivet: "Export name" (vises, når navnet afviger fra labelen), "Account" (bogføringskoden), beskrivelsen og "Owner". En række med en ejer, der ikke kan godkende fakturaer, viser også en advarsel om, hvor fakturaer med det tag går hen i stedet.

Redigeringsknappen på et kort åbner gruppeformularen. Rækkemenuen ("More actions") på et tag rummer "Edit tag" og "Delete tag".

"Name": gruppens navn. Formularen kan ikke gemmes uden. Gemmes med "Add" for en ny gruppe eller "Save" ved redigering.

"Also apply to counterparties": slået fra som standard for en ny gruppe. Når den er slået til, bliver gruppens tags tilgængelige på en modpart, hvor de træder i stedet for tags på den modparts omkostninger i budgetter. En gruppe, der gælder for alle relationer, modparter medregnet, viser denne kontakt slået til og låst.

Tagformularen (Add tag to a group, Edit tag)

"Name": det lange navn, brugt i eksporter og udskrivbare sammenhænge. Op til 255 tegn.

"Label": den korte tekst, der vises i tagvælgeren og på chips. Den udfyldes ud fra navnet, mens du skriver, som små bogstaver, cifre og bindestreger, indtil du selv redigerer den. Den kan højst være på 32 tegn, så et langt navn kræver sin egen label.

"Description": hvad tagget dækker, med dine egne ord, vist for dem, der vælger tagget. Op til 255 tegn.

"Accounting code": den bogføringskonto, tagget bogfører på, som din bogholder navngiver den. Optima-eksporten skriver den i stedet for tagnavnet; lad den være tom for at eksportere navnet. Op til 64 tegn.

"Sort order": et tal, der sorterer tags. Det vises kun, hvor tags ikke kan sorteres ved at trække.

"Invoice direction": hvilke fakturaer tagget kan vælges på. Valgmulighederne er "Both incoming and outgoing invoices" (standard), "Incoming (purchase) invoices only" og "Outgoing (sales) invoices only". Et tag, der allerede sidder på en faktura, bliver der. Feltet vises for grupper, der gælder for fakturaer.

"Owner": den person, der giver den første godkendelse af en faktura, der er tagget med denne værdi. Kun en person med fakturarettighed bliver spurgt; alle andre springes over, og fakturaen sendes videre, som om ingen ejer var angivet. Hvis ejeren ikke har accepteret sin invitation eller mangler fakturagodkenderrollen, advarer formularen dig, og fakturaer med tagget går til alle, der har den rolle. Ejeren bruges kun af grupper, der anvendes på hele fakturaer; for andre grupper siger formularen, at ejeren ikke bruges og kan ryddes. Se Fakturagodkendere og Godkendelsesflow for fakturaer.

"Linked project": et forslag, ikke en regel. Når du vælger tagget på en købsfaktura, udfyldes dette projekt, og når du vælger projektet, udfyldes tagget. Begge kan stadig redigeres. Hvis to tags nævner det samme projekt, udfylder valget af projektet ingen af dem. Vises for grupper, der gælder for indgående fakturaer.

"Cancel" lukker formularen uden at gemme. "Add" (nyt tag) eller "Save" (eksisterende tag) gemmer det. "Name" og "Label" er påkrævede; hvis serveren afviser tagget, forbliver formularen åben med en fejlbesked.

Sletning af et tag

"Delete tag" spørger "Delete this tag?" og fjerner det derefter med "Delete". Det afvises, så længe tagget stadig er knyttet til fakturaer eller bilag; fjern først disse referencer og prøv igen.

Tagging categories

"Tagging categories" er en række nederst på siden med en "Configure"-knap. Den åbner den separate skærm, hvor kategorier kombinerer taggrupper til ét mærket felt på omkostningsfakturaer. Kategorier er valgfrie: uden dem virker tagging, som den altid har gjort.

Redigering i et regneark

"Export" skriver én række pr. tag under dets gruppe med kolonnerne id, group, tag, label, order, description og direction. En gruppe uden tags endnu er en række med et tomt tag. Bogføringskoden og ejeren er ikke i filen.

"Import" matcher rækker først på id og derefter på gruppe og tagnavn, så en fil eksporteret fra én organisation kan importeres i en anden. Importdialogen viser en prøvekørsel: hvor mange grupper og tags der er nye, ændrede eller uændrede, og de fundne problemer med linjen for hvert. Intet kan anvendes, mens der er et problem tilbage. "Apply changes" gemmer ændringerne. En import sletter aldrig: et tag, der mangler i filen, forbliver, som det er, og dialogen siger, hvor mange sådanne tags der er.

Eksempler på brug

En administrator opretter en Cost centre-gruppe og tilføjer ét tag pr. afdeling, så hver omkostningsfaktura kan konteres til en afdeling.
En administrator angiver en "Owner" på tagget Marketing, så fakturaer med det går til marketingchefen først.
En administrator eksporterer tags, omdøber og omrangerer dem i et regneark og importerer filen for at anvende ændringerne i ét trin.
En administrator udfylder en "Accounting code" på hvert tag, så bogholderens Optima-eksport indeholder bogføringskonti i stedet for tagnavne.