Budget P&L og prognose

Hvert budget i Flowtly indeholder en P&L-visning, der samler indtægter, udgifter og saldo ét sted. Denne artikel forklarer, hvordan du åbner den visning, og hvad de enkelte tal betyder.

Åbning af P&L-visningen

Naviger til "Budgets" i hovedmenuen.
Klik på feltet for det budget, du vil analysere.
Vælg fanen "Budget summary" (det er standardfanen, når du åbner et budget).

Visningen er opdelt i en KPI-sektion øverst, et diagram nedenunder og en nedbrydningstabel.

Vigtigste KPI'er

Øverst i P&L-visningen vises tre nøgletal for den aktuelle periode:

Tal	Hvad det viser
"INCOME"	Samlede indtægter knyttet til dette budget i den aktuelle periode (f.eks. betalte kundefakturaer knyttet til budgettet).
"EXPENSE"	Samlede omkostninger debiteret dette budget i den aktuelle periode.
"Balance"	Indtægter minus udgifter. En positiv saldo betyder overskud; en negativ saldo betyder overskridelse af budgettet.

Afventer vs. modtaget: Inden for både indtægter og udgifter skelner Flowtly mellem beløb, der allerede er modtaget eller betalt, og dem, der stadig er planlagt eller afventer afregning. Det giver dig mulighed for at adskille bekræftede pengestrømme fra forventede pengestrømme med et overblik. Afventende beløb vises med et lysere visuelt udtryk, så du altid ved, hvad der er bekræftet, og hvad der stadig er udestående.

Kontrakter med en ufuldstændig faktureringscyklus: Et budget, der er planlagt ud fra kontrakter, henter hver kontrakts plan fra dens tilbagevendende fakturering: startdatoen, intervallet og beløbet. Mangler en kontrakt et af de tre, kan dens plan kun tælle de betalingsrater, der allerede er gemt på den, og måneder uden en gemt rate kan mangle i planen. Budgetoversigten viser så en advarsel over hovedtallene, "Some contracts have an incomplete billing cadence", med antallet af berørte kontrakter. Advarslen nævner ikke kontrakterne ved navn. Den vises ikke, når alle kontrakters cyklus er komplet.

Tilbagevendende linjer fra lejekontrakter

I organisationer, der bruger funktionerne til ejendomsadministration, viser et budget, der er planlagt ud fra kontrakter, et kort "Recurring lines" på fanen Budgetoversigt. Det viser hver tilbagevendende afgift, der er afledt af prislinjerne i budgettets lejekontrakter, for eksempel et driftsgebyr pr. m².

Hver linje viser typen af afgift og hvad den dækker, satsen gange arealet eller antallet af pladser med de måneder, den løber, den lejekontrakt, den stammer fra, beløbet pr. måned, planen for året, de faktiske omkostninger og afvigelsen fra planen til dato. Planen er lejekontraktens sats gange det gældende areal eller antal pladser gange de måneder, lejekontrakten løber. De faktiske omkostninger er de indgående fakturaer, der er knyttet til netop den ene linje via lejekontraktens projekt eller tags, og afvigelsen sammenligner dem med planen til dato, ikke med hele året. En linje over planen til dato markeres med ord og ikke kun med farve.

"not attributable" betyder, at linjens fakturaer ikke kan knyttes til den alene. Det er ikke nul, og det vises anderledes end et rigtigt nul.
"no area measured yet" betyder, at lejekontrakten ikke har et målt areal, så linjen har ingen plan; dens faktiske omkostninger vises stadig. Registrer arealet med et tillæg, se Kontrakttillæg.
Rækken "Total (lines with a plan)" lægger kun de linjer sammen, der har en plan, og dens faktiske omkostninger og afvigelse kun de linjer, der sammenlignes.
En fodnote angiver datoen, planen tælles til, beløbet på linjer uden plan og det beløb, der ikke kunne henføres til en enkelt linje.

Plan, faktiske omkostninger og afvigelse er i budgettets valuta; en linjes beløb pr. måned angiver sin egen valuta, når den er en anden. Når budgettet endnu ikke har sådanne linjer, siger kortet det og forklarer, at de kommer fra driftsgebyrpriserne i lejekontrakterne. På et budget, der ikke er planlagt ud fra kontrakter, vises kortet ikke.

P&L efter tags og omkostningsgrupper

Under nøgletallene viser nedbrydningstabellen alle tags og omkostningsgrupper, der er anvendt på transaktioner i dette budget. Hver række viser:

Tag / omkostningsgruppenavn — etiketten, der blev brugt ved kategorisering af transaktionen.
Allokeret beløb — den del af en delt omkostning, der tilhører specifikt dette budget. Når en transaktion deles på tværs af flere projekter eller budgetter, tælles kun den andel, der er allokeret hertil.

Denne visning er særligt nyttig, når overheadomkostninger (lønsumsafgifter, kontorhusleje, softwarelicenser) fordeles på tværs af flere budgetter. Du kan verificere, at dit budget bærer den rigtige andel, og opdage uregelmæssigheder uden at forlade P&L-visningen.

Tag- og omkostningsgrupperækker tildeles måneder på samme grundlag som nøgletallene og tidsseriekortlægningen nedenfor (se Hvilken måned en omkostning tæller i). Da alle tre er i overensstemmelse, kan en tags månedlige beløb afstemmes med de omkostningssummer, de ligger under, og en betalt omkostning tælles aldrig én gang under sin tag i en måned og igen som utagget i en anden.

Budgetter filtreret efter tags. Når et budget er begrænset til et sæt tags, vises hver omkostning under det filtertag, der bragte den ind i budgettet, én række pr. tag. En dokumentlinje med flere af budgettets tags fordeles mellem dem og tælles aldrig dobbelt, og tags uden for budgettets filter får intet. I sektionen pr. projekt placeres hvert dokument på sit projekt nøjagtigt som i budgetoversigten.

Filtrering efter en tag-gruppes eget tag. Når et budget filtreres efter et tag med samme navn som sin tag-gruppe (for eksempel tagget Driftsomkostninger i tag-gruppen Driftsomkostninger), medtager budgettet alle tags i den gruppe, ikke kun det ene. En omkostning, der kun er tagget med Administration fra den gruppe, er med, så du behøver ikke tagge et dokument to gange. Omkostningen vises på sin egen række, Administration, og budgetoversigten medtager den også. Store og små bogstaver og mellemrum i navnet har ingen betydning. Ethvert andet filtertag tæller kun sig selv. Når et dokument har gruppens tag på dokumentet som helhed og et tag fra gruppen på nogle af dets linjer, tæller kun disse linjer, ligesom når det samme tag står både på dokumentet og på en linje.

Når budgettets visningsvaluta afviger fra din organisations valuta, viser indtægts- og udgiftspanelerne pr. projekt i et tagfiltreret budget deres beløb i denne visningsvaluta, ligesom nøgletallene over dem. Hvert dokument omregnes på sin egen dato: en faktura på salgsdatoen, et omkostningsdokument på dets relaterede måned, eller på oprettelsesdatoen, hvis det ikke har nogen. Et budget, der vises i din organisations valuta, kræver ingen omregning.

Budgetter med ét projekt. Når et budget dækker præcis ét projekt, vises omkostninger, som intet dokument placerer på et projekt, under det projekt, som i tabellen Pr. projekt i oversigten, i stedet for under Intet projekt.

En plan hentet fra et søskendebudget. Når et kontraktplanlagt budget omfatter den manuelt indtastede plan for et projekt, der ligger på et andet budget i samme budgetgruppe, vises den plan i P&L under det tag, som det andet budget er filtreret efter, ikke under Uden tag. Hvis det andet budget er filtreret efter flere tags, fordeles planen mellem dem i samme forhold som projektets faktiske omkostninger på disse tags; hvis ingen af dets faktiske omkostninger endnu har nogen af dem, forbliver den under Uden tag.

P&L-fanen viser de samme tal som Budgetoversigten, fordelt efter tag og efter projekt. For hver periode er samlet indtægt, samlet omkostning pr. tag og samlet omkostning pr. projekt lig med oversigtens indtægter og udgifter for den periode — indtægter omfatter bankindbetalinger og ubetalte fakturaer, ikke kun fakturarækker, og omkostninger omfatter ubetalte omkostningsdokumenter. Et dokument med flere tags på samme niveau fordeles mellem dem i stedet for at blive talt fuldt ud under hvert, så rækkerne altid summerer til totalen, og en gennemgang summerer altid til den celle, du åbnede. Beløb i fremmed valuta omregnes til budgetvalutaen nøjagtigt som i oversigten; mangler der en kurs, udelader P&L disse tal i stedet for at lægge fremmede beløb sammen, som om de var i budgetvalutaen. "Plan"-rækkerne kommer fra budgettets egen plan — kontrakters betalingsplaner eller de planlagte beløb, du har malet pr. periode — så de svarer til planen i oversigten.

Sådan læser du tabellen

Over plan. En faktisk omkostning, der er højere end planen for perioden, vises i rødt med et lille opadgående tendensmærke foran beløbet. Hold markøren over mærket for at se Over plan. Mærket er der, fordi et negativt beløb også er rødt, af en anden årsag, så farven alene ikke ville vise, hvilken af de to du ser på. En periode uden planlagt tal markeres aldrig.
Ufuldstændige måneder. I et budget, der modregner refusion fra lejere i forsyningsomkostninger, kan en måned indeholde den refusion, der allerede er faktureret til lejerne, mens leverandørens egen faktura endnu ikke er indlæst. Refusionen overstiger da de omkostninger, der er bogført for måneden, og nettobeløbet ville se ud som en negativ omkostning. I stedet for at blive rødt beholder beløbet sin normale farve og får et orange mærke; hold markøren over det for at se Refusioner bogført, leverandørfakturaer endnu ikke indlæst. En sådan måned markeres aldrig som over plan. En taggruppe og totalen får mærket for en måned, når en række under dem har det, og en årskolonne, der indeholder en sådan måned, angiver det. Under fanen Budgetoversigt udelades disse måneder af sammenligningen mellem plan og faktisk, både plan og faktisk, og overskriften nævner dem: Ufuldstændige måneder, udeladt fra plansammenligningen.
Hvor en plan kommer fra. Hvert planlagt beløb i "Costs by tag" er en knap — under et tag, under en taggruppe og under totalen. Klik på et, og et felt åbner sig om planen: det planlagte beløb kommer først og er markeret, med den faktiske omkostning for samme periode ved siden af og den andel af planen, den har brugt. Nedenunder forklarer "Where this plan comes from" tallet:
- for et tag eller totalen de planlinjer, der ligger bag — betalingsplanlinjer fra kontrakter og manuelt indtastede planbeløb — og de linjer summerer til det beløb, du klikkede på. På en kvartals- eller årskolonne er det linjerne for alle måneder i den;
- for en taggruppe planen for hvert af dens tags, som tilsammen udgør gruppens plan. Klik på et tag for at se dets egne planlinjer.
En periode markeret ingen plan åbner samme felt, som siger, at intet var planlagt for den periode. Enhver omkostning i den periode er forbrug uden plan og markeres derfor ikke som over plan. Hvor et tal har en opdeling af de faktiske omkostninger, fører en kontakt Plan / Udført øverst dig til den.

Hvis planlinjerne ikke kan summere til beløbet, siger feltet det i stedet for at vise linjer, der forklarer et andet tal. Det sker, når en manuelt indtastet plan ikke har tags at fordele den efter, eller når en del af et tags plan blev hentet fra et søskendebudget. På en månedskolonne tilbyder feltet så hele planen for den måned i stedet.

Totalens plan er budgettets hele plan, også den del, der ikke blev indtastet under et tag, ligesom den faktiske total omfatter omkostninger uden tag.

Med en taggruppe valgt rummer rækken Uden tag den del af planen, der ikke er indtastet under nogen af gruppens tags: plan helt uden tag og plan, der kun er tagget i en anden gruppe. Et tag, der kun er planlagt i en anden gruppe, har derfor ingen egen række i denne gruppes tabel, fordi dets plan allerede ligger i Uden tag. Gruppens rækker summerer dermed altid til den samlede plan. Det planlagte beløb på rækken Uden tag er et tal og ikke en knap: det åbner intet felt.
Kategorinavne vises én gang. Et tags korte etiket vises ved siden af dets navn kun, når den tilføjer noget. Indeholder navnet allerede etiketten, for eksempel 01 Teknisk vedligeholdelse med etiketten Teknisk vedligeholdelse, vises kun navnet.
Hele tal. Slå "Whole numbers" til over tabellen for at vise beløb afrundet til enheden, uden decimaler. Indstillingen ændrer kun, hvordan tallene vises: totalerne beregnes stadig ud fra de nøjagtige beløb, så en afrundet total kan afvige med én fra summen af de afrundede rækker. Linjer for omkostning pr. m² beholder deres decimaler. Flowtly husker indstillingen i din browser, så den ændrer ikke visningen for andre.

Filtrering og sortering

Brug kolonneoverskrifterne til at sortere rækker efter navn eller beløb. Hvis din organisation bruger mange tags, kan søgefeltet over tabellen bruges til at filtrere efter nøgleord.

Åbning af transaktionen bag en persons omkostning

På fanen "P&L by Person" åbner et valg af en person et felt, der lister personens linjer med direkte omkostninger. En linje, der kommer fra en banktransaktion, bærer et pengepung-ikon, "Open settling transaction", som åbner den transaktions egen side. En linje, der kommer fra en faktura eller et andet dokument, bærer ingen: der står ikke en enkelt transaktion bag den, som kan åbnes.

Hver sådan linje tilbyder ikonet. Et tryk henter netop den ene transaktion og åbner den derefter, så ikonet er nedtonet det øjeblik, det tager, og transaktionen åbnes i samme fane frem for en ny.

Ikonet vises kun, hvor dine tilladelser giver adgang til transaktionens egen side, som er åben for færre personer end feltet selv. Hvor de ikke gør, viser linjen stadig sin betegnelse og sit beløb — kun vejen videre til transaktionen mangler.

Afventer vs. modtaget i detaljer

Diagramområdet indeholder en skifte, der skifter mellem to perspektiver:

Modtaget / betalt — kun bekræftede transaktioner (fakturaer markeret som betalt, banktransaktioner, der allerede er afregnet).
"Awaiting" — bogførte men endnu ikke afegnede transaktioner (godkendte fakturaer med udestående betaling, planlagte omkostninger, der endnu ikke er forfaldne).

At skifte mellem de to giver mulighed for at stressteste budgettet: ville saldoen stadig være positiv, hvis alle afventende beløb forfaldt på én gang?

Denne opdeling beskriver kun afregningsstatus. Den ændrer ikke, hvilken måned et beløb tilhører — en omkostning ligger i den måned, som dens dokument vedrører, både før og efter den er betalt, og afregning af den flytter den fra afventer til modtaget uden at flytte den mellem måneder.

På et budget, der dækker projekter, tæller en ubetalt salgsfaktura som afventende indtægt, når dens linje ligger på et af budgettets projekter. En linje uden projekt tæller med til projektet for den kontrakt, fakturaen blev udstedt under, så en faktura udstedt uden projekter på linjerne alligevel vises på kontraktens projekt. En linje, der angiver et projekt, beholder det, uanset hvad kontrakten siger.

Den samme regel gælder, når budgettets indtægter er filtreret efter tags: en tagget salgsfakturalinje uden projekt tæller med til sin kontrakts projekt, betalt eller ej. En tagget linje, der ikke når noget af budgettets projekter — intet eget projekt, ingen projektfordeling og ingen kontrakt på et af budgettets projekter — udelades af indtægterne. Når det efterlader indtægterne tomme, siger P&L det: noten, der forklarer den tomme indtægtssektion, angiver, hvor mange taggede linjer der blev udeladt, og hvorfor. At angive linjens projekt eller udstede fakturaen under en kontrakt på et af budgettets projekter henter den ind; at give den et nyt tag gør ikke.

Tidsseriediagram

Søjlediagrammet viser én søjle pr. kalendermåned. Hver søjle repræsenterer de faktiske indtægts- eller udgiftstal registreret for den pågældende måned.

Hvilken måned en omkostning tæller i

En omkostning tælles i den måned, som dens dokument vedrører — den "Related month", der er registreret på transaktionsvedhæftningen. Dette gælder uanset om dokumentet er betalt, så en omkostning forbliver i samme måned, når den afregnes.

To forbehold gælder:

Ingen relateret måned på dokumentet. Flowtly falder tilbage til betalingsdatoen og tæller omkostningen i den måned, betalingen blev registreret.
En relateret periode, der strækker sig over flere måneder. Beløbet fordeles forholdsmæssigt over den periode frem for at placeres i én måned.

Da tilskrivningen følger dokumentet frem for banken, trækker afvikling af en efterslæb af ældre fakturaer i én måned ikke et års omkostninger til den pågældende måned. Hvert dokument forbliver i den måned, det vedrører, så diagrammets form afspejler, hvornår arbejdet eller leverancen skete frem for hvornår kontoen blev afregnet. En måned kan derfor bære omkostninger selvom ingen betaling forlod kontoen i den, og en måned med intensiv afregning kan vise få egne omkostninger.

Månedlig tilskrivning ændrer kun, hvordan et samlet beløb fordeles, aldrig selve det samlede beløb. Periodesummer, saldoen og forbruget målt mod det planlagte budget tæller de samme penge uanset hvornår de blev betalt.

Indtægter følger den tilsvarende regel: en faktura indregnes i sin salgsmåned frem for den måned, klientens betaling ankom.

Plan og faktisk for samme måned kan afvige

Månedsdiagrammet viser to tal for hver måned — hvad der var planlagt, og hvad der faktisk skete — og de to tælles bevidst efter forskellige datoer:

Tal	Tælles efter
"Plan"	datoen på kontraktens betalingsplanlinje; for en manuelt indtastet plan den periode, du har angivet
"Actual"	dokumentets relaterede måned, som beskrevet ovenfor

Et plantal og et faktisk tal for samme kalendermåned må derfor gerne afvige, og en forskel mellem dem er ikke i sig selv en fejl. En stor faktura kan ligge i juni, fordi juni er dens relaterede måned, mens junis plan kommer fra en planlinje dateret i juni for noget helt andet. Begge er korrekte svar på to forskellige spørgsmål.

Det, der er ændret, er, at visningen nu siger, hvilket spørgsmål den besvarede. Klik på en månedssøjle, en række i nedbrydningen pr. projekt eller prognosefeltet, og et panel åbner sig, som angiver grundlaget, før det lister noget, og derefter lister de enkelte linjer bag det tal, du klikkede på. Disse linjer summerer til tallet — og gør de på noget tidspunkt ikke det, siger panelet det, i stedet for at lade dig lægge sammen selv.

To tilfælde angiver panelet udtrykkeligt i stedet for at vise en tom liste:

Et tal, der ikke kan specificeres. En kontrakttilbageholdelse eller et engangsbeløb bogført på en periode frem for på en dateret linje har ingen linjer at vise, og panelet forklarer det i stedet for at vise intet. Prognosen er samme slags tal: den er en fremskrivning, ikke en sum af dokumenter.
Et dokument delt med andre projekter. Panelet viser dette budgets andel som en procentdel sammen med begge beløb — den del, der tælles her, og dokumentets fulde værdi — fordi et dokument, der er allokeret helt til dette budget, og et dokument, der aldrig blev delt, er samme tal, men to forskellige fakta.

En underleverandør, der også registrerer tid, tælles én gang

Når et budget omfatter medarbejderomkostninger, er en persons registrerede tid allerede en omkostning for det projekt, den blev registreret på. Hvis samme person også fakturerer dette arbejde — en underleverandør, hvis faktura er allokeret til vedkommende — ville budgettet ellers tælle arbejdet to gange: én gang som registreret tid og én gang som fakturaen.

Så en faktura allokeret til en person udelades af budgettets omkostning på et projekt, hvor personens registrerede tid er omkostningsberegnet, men kun op til omkostningen for den registrerede tid. Den registrerede tid bliver; den del af fakturaen, der duplikerer den, gør ikke, og ethvert beløb derover forbliver som omkostning. En faktura på 100.000 ved siden af 1 times omkostningsberegnet tid til 100 sænker derfor projektomkostningen med 100, ikke med 100.000. Tallet "EXPENSE", P&L efter tags, nedbrydningen pr. projekt, månedspanelet og listen over aktivitetsrækker udelader alle den samme del, så de fortsat stemmer overens.

Kun på det projekt, hvor tiden blev registreret. Tid registreret på et andet projekt dækker ikke en faktura her.
Kun for personer, hvis tid er omkostningsberegnet. En underleverandør, der får et engangsbeløb og ikke registrerer tid, beholder fakturaen som omkostning.
Kun for arbejde. En bil-, udstyrs- eller personalegodeomkostning allokeret til personen er ikke det, personens registrerede tid koster, og den bliver.
Kun når budgettet omfatter medarbejderomkostninger. Uden dem er fakturaen den eneste registrering af arbejdet, og den tælles.
Fordelt på en persons fakturaer. Den registrerede tid uddeles til personens fakturaer på projektet i datorækkefølge efter fakturaens relaterede måned, eller oprettelsesdatoen, hvis den ikke har nogen, og derefter i den rækkefølge, fakturaerne blev oprettet. Hver faktura tager det, der er tilbage af den registrerede tid, så to fakturaer på 50.000 ved siden af 50.000 omkostningsberegnet tid udelader 50.000 i alt, ikke 100.000. Fakturaer uden dato kommer sidst.
Forholdsmæssigt. Hvis kun en del af en faktura er allokeret til personen, udelades kun den del.
Over budgettets hele periode. Fakturaen sammenlignes med personens registrerede tid på tværs af budgettets datoer (eller det valgte interval for et budget uden datoer), så den dækkede del forbliver udeladt i en måned, hvor personen tilfældigvis intet registrerede. En faktura dateret før budgettets periode kan stadig bruge registreret tid først, så en faktura inden for perioden kan beholde mere af sin omkostning, end du forventer.

Fakturaen og den registrerede tid stemmer sjældent præcist, og det forventes de ikke at gøre: en underleverandør kan fakturere arbejde, der endnu ikke er registreret, eller registrere arbejde, der endnu ikke er faktureret. Forskellen er information om, hvilket af de to tal du bør kontrollere, ikke en fejl i nogen af retningerne.

Sådan beregnes et afledt tal

Nogle felter i Budgetoversigten viser et tal, der er beregnet frem for lagt sammen: måleren "SPEND VS INITIAL BUDGET" og de forventede felter for forbrug, indtægter og resultat. Hver af dem har en lille ?-knap ved siden af sin etiket. Klik på den for at se, hvordan tallet beregnes, i tre dele: hvad tallet er, hvad det er beregnet ud fra — med feltets egne beløb og datoer — og hvad det ikke omfatter.

Forbrug vs. oprindeligt budget. De faktiske omkostninger i den valgte periode divideret med hele det oprindelige budget for de tilknyttede projekter. Det oprindelige budget har ingen datoer, så på et flerårigt projekt betyder en lav procentdel ikke, at der er brugt lidt: omkostninger fra før den valgte periode tælles ikke med. For at se forbruget siden projektets start skal du vælge et "Custom range", der begynder ved dets start. For at vurdere forbrugstempoet skal du bruge "SPEND VS PLAN" i stedet.

Forventet forbrug, indtægt og resultat. De faktiske tal for de afsluttede måneder plus tendensen for disse måneder forlænget til slutningen af den viste periode. Intervallet under tallet er det interval, resultatet vil falde inden for med 80 % sandsynlighed, hvis tendensen holder. Når budgettets plan kommer fra kontrakter, og deres betalingsplaner løber til slutningen af den viste periode, stopper forventet forbrug og indtægt ved det, disse planer endnu skal betale: hvis tendensen ville gå ud over det, sænkes tallet og dets interval til det. I alle andre tilfælde — en manuelt indtastet plan, eller en kontrakt hvis betalingsplan slutter før periodens afslutning eller slet ikke har nogen — følger prognosen kun tendensen. Planen hæver aldrig en prognose, så en stor betaling planlagt til senere flytter den ikke op.

Opdatering af tal

Budgettal caches af hensyn til ydeevnen. I de fleste tilfælde opdateres cachen automatisk, når nye transaktioner ankommer. Hvis du har brug for at tvinge en øjeblikkelig genberegning — for eksempel efter masseimport af transaktioner — skal du klikke på ikonet "Refresh" i øverste højre hjørne af fanen Budgetoversigt. Dette rydder cachen for dette budget og genberegner alle tal fra bunden.

Eksempler på anvendelsesscenarier

En projektleder åbner et kundeprojektbudget midt i kvartalet for at kontrollere, om saldoen stadig er positiv efter betaling af de seneste fakturaer.
En finanscontroller bruger tagopdelingen til at verificere, at kontorhusleje er allokeret med den korrekte 40 %-andel til dette afdelingsbudget frem for at blive talt fuldt ud.
En revisor afregner et års udestående leverandørfakturaer i én betalingskørsel og tjekker derefter månedsoversigten og finder, at hver faktura stadig tæller i den måned, den vedrører, i stedet for en enkelt top i betalingsmåneden.
En controller, der sammenligner udgifter måned for måned, angiver den relaterede måned på hvert indgående dokument, så omkostninger stemmer overens med de perioder, de tilhører, uanset hvornår leverandøren faktisk betales.