Budget P&L og prognose
Hvert budget i Flowtly indeholder en P&L-visning, der samler indtægter, udgifter og saldo ét sted. Denne artikel forklarer, hvordan du åbner den visning, og hvad de enkelte tal betyder.
Åbning af P&L-visningen
- Naviger til Budgetter i hovedmenuen.
- Klik på feltet for det budget, du vil analysere.
- Vælg fanen Budgetoversigt (det er standardfanen, når du åbner et budget).
Visningen er opdelt i en KPI-sektion øverst, et diagram nedenunder og en nedbrydningstabel.
Vigtigste KPI'er
Øverst i P&L-visningen vises tre nøgletal for den aktuelle periode:
| Tal | Hvad det viser |
|---|---|
| Indtægter | Samlede indtægter knyttet til dette budget i den aktuelle periode (f.eks. betalte kundefakturaer knyttet til budgettet). |
| Udgifter | Samlede omkostninger debiteret dette budget i den aktuelle periode. |
| Saldo | Indtægter minus udgifter. En positiv saldo betyder overskud; en negativ saldo betyder overskridelse af budgettet. |
Afventer vs. modtaget: Inden for både indtægter og udgifter skelner Flowtly mellem beløb, der allerede er modtaget eller betalt, og dem, der stadig er planlagt eller afventer afregning. Det giver dig mulighed for at adskille bekræftede pengestrømme fra forventede pengestrømme med et overblik. Afventende beløb vises med et lysere visuelt udtryk, så du altid ved, hvad der er bekræftet, og hvad der stadig er udestående.
P&L efter tags og omkostningsgrupper
Under nøgletallene viser nedbrydningstabellen alle tags og omkostningsgrupper, der er anvendt på transaktioner i dette budget. Hver række viser:
- Tag / omkostningsgruppenavn — etiketten, der blev brugt ved kategorisering af transaktionen.
- Allokeret beløb — den del af en delt omkostning, der tilhører specifikt dette budget. Når en transaktion deles på tværs af flere projekter eller budgetter, tælles kun den andel, der er allokeret hertil.
Denne visning er særligt nyttig, når overheadomkostninger (lønsumsafgifter, kontorhusleje, softwarelicenser) fordeles på tværs af flere budgetter. Du kan verificere, at dit budget bærer den rigtige andel, og opdage uregelmæssigheder uden at forlade P&L-visningen.
Tag- og omkostningsgrupperækker tildeles måneder på samme grundlag som nøgletallene og tidsseriekortlægningen nedenfor (se Hvilken måned en omkostning tæller i). Da alle tre er i overensstemmelse, kan en tags månedlige beløb afstemmes med de omkostningssummer, de ligger under, og en betalt omkostning tælles aldrig én gang under sin tag i en måned og igen som utagget i en anden.
Filtrering og sortering
Brug kolonneoverskrifterne til at sortere rækker efter navn eller beløb. Hvis din organisation bruger mange tags, kan søgefeltet over tabellen bruges til at filtrere efter nøgleord.
Afventer vs. modtaget i detaljer
Diagramområdet indeholder en skifte, der skifter mellem to perspektiver:
- Modtaget / betalt — kun bekræftede transaktioner (fakturaer markeret som betalt, banktransaktioner, der allerede er afregnet).
- Afventer — bogførte men endnu ikke afegnede transaktioner (godkendte fakturaer med udestående betaling, planlagte omkostninger, der endnu ikke er forfaldne).
At skifte mellem de to giver mulighed for at stressteste budgettet: ville saldoen stadig være positiv, hvis alle afventende beløb forfaldt på én gang?
Denne opdeling beskriver kun afregningsstatus. Den ændrer ikke, hvilken måned et beløb tilhører — en omkostning ligger i den måned, som dens dokument vedrører, både før og efter den er betalt, og afregning af den flytter den fra afventer til modtaget uden at flytte den mellem måneder.
Tidsseriediagram
Søjlediagrammet viser én søjle pr. kalendermåned. Hver søjle repræsenterer de faktiske indtægts- eller udgiftstal registreret for den pågældende måned.
Hvilken måned en omkostning tæller i
En omkostning tælles i den måned, som dens dokument vedrører — den Relaterede måned, der er registreret på transaktionsvedhæftningen. Dette gælder uanset om dokumentet er betalt, så en omkostning forbliver i samme måned, når den afregnes.
To forbehold gælder:
- Ingen relateret måned på dokumentet. Flowtly falder tilbage til betalingsdatoen og tæller omkostningen i den måned, betalingen blev registreret.
- En relateret periode, der strækker sig over flere måneder. Beløbet fordeles forholdsmæssigt over den periode frem for at placeres i én måned.
Da tilskrivningen følger dokumentet frem for banken, trækker afvikling af en efterslæb af ældre fakturaer i én måned ikke et års omkostninger til den pågældende måned. Hvert dokument forbliver i den måned, det vedrører, så diagrammets form afspejler, hvornår arbejdet eller leverancen skete frem for hvornår kontoen blev afregnet. En måned kan derfor bære omkostninger selvom ingen betaling forlod kontoen i den, og en måned med intensiv afregning kan vise få egne omkostninger.
Månedlig tilskrivning ændrer kun, hvordan et samlet beløb fordeles, aldrig selve det samlede beløb. Periodesummer, saldoen og forbruget målt mod det planlagte budget tæller de samme penge uanset hvornår de blev betalt.
Indtægter følger den tilsvarende regel: en faktura indregnes i sin salgsmåned frem for den måned, klientens betaling ankom.
Opdatering af tal
Budgettal caches af hensyn til ydeevnen. I de fleste tilfælde opdateres cachen automatisk, når nye transaktioner ankommer. Hvis du har brug for at tvinge en øjeblikkelig genberegning — for eksempel efter masseimport af transaktioner — skal du klikke på ikonet Opdater i øverste højre hjørne af fanen Budgetoversigt. Dette rydder cachen for dette budget og genberegner alle tal fra bunden.
Eksempler på anvendelsesscenarier
- En projektleder åbner et kundeprojektbudget midt i kvartalet for at kontrollere, om saldoen stadig er positiv efter betaling af de seneste fakturaer.
- En finanscontroller bruger tagopdelingen til at verificere, at kontorhusleje er allokeret med den korrekte 40 %-andel til dette afdelingsbudget frem for at blive talt fuldt ud.
- En revisor afregner et års udestående leverandørfakturaer i én betalingskørsel og tjekker derefter månedsoversigten og finder, at hver faktura stadig tæller i den måned, den vedrører, i stedet for en enkelt top i betalingsmåneden.
- En controller, der sammenligner udgifter måned for måned, angiver den relaterede måned på hvert indgående dokument, så omkostninger stemmer overens med de perioder, de tilhører, uanset hvornår leverandøren faktisk betales.