Demonstração de resultados e previsão do orçamento

Cada orçamento no Flowtly inclui uma vista de P&L que reúne receitas, despesas e saldo num único local. Este artigo explica como abrir essa vista e o que significa cada valor.

Abrir a vista de P&L

Navegue para "Budgets" no menu principal.
Clique no mosaico do orçamento que pretende analisar.
Selecione o separador "Budget summary" (é o separador predefinido quando abre um orçamento).

A vista está dividida numa secção de KPI principal no topo, um gráfico abaixo e a tabela de desagregação.

KPIs principais

A parte superior da vista de P&L mostra três valores principais para o período atual:

Valor	O que mostra
"INCOME"	Total de receitas associadas a este orçamento no período atual (por ex., faturas de clientes pagas ligadas ao orçamento).
"EXPENSE"	Total de custos imputados a este orçamento no período atual.
"Balance"	Receitas menos despesas. Um saldo positivo significa excedente; um saldo negativo significa excesso de gastos.

A aguardar vs. recebido: Tanto nas receitas como nas despesas, o Flowtly distingue os valores já recebidos ou pagos daqueles que ainda estão planeados ou a aguardar liquidação. Isto permite-lhe separar os fluxos de caixa confirmados dos esperados num relance. Os valores a aguardar são apresentados com um tratamento visual mais subtil para que saiba sempre o que está confirmado e o que ainda está pendente.

Contratos com ciclo de faturação incompleto: Um orçamento planeado a partir de contratos toma o plano de cada contrato da sua faturação recorrente: a data de início, o intervalo e o montante. Quando a um contrato falta qualquer um dos três, o seu plano só pode contar as prestações do plano de pagamentos já guardadas nele, e os meses sem prestação guardada podem faltar no plano. O Resumo do orçamento mostra então, acima dos valores principais, um aviso, "Some contracts have an incomplete billing cadence", com o número de contratos afetados. O aviso não indica quais são os contratos. Não é apresentado quando o ciclo de todos os contratos está completo.

Linhas recorrentes dos contratos de arrendamento

Nas organizações que usam as funcionalidades de gestão imobiliária, um orçamento planeado a partir de contratos mostra um cartão "Recurring lines" no separador Resumo do orçamento. Lista cada encargo recorrente derivado das linhas de preço dos contratos de arrendamento do orçamento, como um encargo de condomínio por m².

Cada linha mostra o tipo de encargo e o que abrange, a taxa vezes a área ou o número de lugares com os meses de vigência, o contrato de arrendamento de onde vem, o montante por mês, o plano para o ano, o custo real e o desvio face ao plano até à data. O plano é a taxa do contrato de arrendamento vezes a área ou o número de lugares em vigor vezes os meses de vigência do contrato. O custo real são as faturas recebidas associadas a essa linha em particular através do projeto ou das etiquetas do contrato de arrendamento, e o desvio compara-o com o plano até à data, não com o ano inteiro. Uma linha acima do plano até à data é assinalada por palavras e não apenas pela cor.

"not attributable" significa que as faturas da linha não podem ser associadas apenas a ela. Não é zero e é apresentado de forma diferente de um zero verdadeiro.
"no area measured yet" significa que o contrato de arrendamento não tem área medida, pelo que a linha não tem plano; o seu custo real continua a ser mostrado. A área regista-se com uma adenda, ver Adendas ao contrato.
A linha "Total (lines with a plan)" soma apenas as linhas que têm plano, e o seu custo real e desvio apenas as linhas que são comparadas.
Uma nota de rodapé indica a data até à qual o plano é contado, o montante das linhas sem plano e o montante que não foi possível atribuir a uma única linha.

O plano, o custo real e o desvio estão na moeda do orçamento; o montante por mês de uma linha indica a sua própria moeda quando é diferente. Quando o orçamento ainda não tem essas linhas, o cartão indica-o e explica que provêm dos preços de encargos de condomínio nos contratos de arrendamento. Num orçamento que não é planeado a partir de contratos, o cartão não é apresentado.

P&L por etiquetas e grupos de custos

Abaixo dos valores principais, a tabela de desagregação lista todas as etiquetas e grupos de custos aplicados às transações neste orçamento. Cada linha mostra:

Nome da etiqueta / grupo de custos — a etiqueta utilizada ao categorizar a transação.
Valor alocado — a parte de um custo partilhado que pertence especificamente a este orçamento. Quando uma transação é partilhada entre vários projetos ou orçamentos, apenas a parte aqui alocada é contabilizada.

Esta vista é particularmente útil quando os custos gerais (impostos sobre salários, renda de escritório, licenças de software) são divididos entre vários orçamentos. Pode verificar se o seu orçamento está a suportar a quota correta e detetar anomalias sem sair da vista de P&L.

As linhas de etiquetas e grupos de custos são atribuídas a meses com base nos mesmos critérios que os valores principais e o gráfico de séries temporais abaixo (ver Em que mês um custo é contabilizado). Como os três estão em concordância, os valores mensais de uma etiqueta reconciliam-se com os totais de custos sob os quais se encontram, e um custo pago nunca é contabilizado uma vez sob a sua etiqueta num mês e novamente sem etiqueta noutro.

Orçamentos filtrados por etiquetas. Quando um orçamento está limitado a um conjunto de etiquetas, cada custo aparece sob a etiqueta do filtro que o trouxe para o orçamento, uma linha por etiqueta. Uma linha de documento com várias etiquetas do orçamento é dividida entre elas, nunca contada duas vezes, e as etiquetas fora do filtro do orçamento não recebem nada. Na secção por projeto, cada documento é colocado no seu projeto exatamente como no resumo do orçamento.

Filtrar pela etiqueta com o nome do próprio grupo de etiquetas. Quando um orçamento é filtrado por uma etiqueta com o mesmo nome do seu grupo de etiquetas (por exemplo, a etiqueta Custos operacionais no grupo de etiquetas Custos operacionais), o orçamento conta todas as etiquetas desse grupo, e não apenas essa. Um custo etiquetado apenas com Administração desse grupo é incluído, pelo que não precisa de etiquetar um documento duas vezes. O custo aparece na sua própria linha, Administração, e o resumo do orçamento também o inclui. Maiúsculas, minúsculas e espaços no nome não importam. Qualquer outra etiqueta de filtro conta apenas a si mesma. Quando um documento tem a etiqueta do grupo no documento como um todo e uma etiqueta desse grupo em algumas das suas linhas, só contam essas linhas, tal como quando a mesma etiqueta está no documento e numa linha.

Quando a moeda de apresentação do orçamento difere da moeda da sua organização, os painéis de receitas e despesas por projeto de um orçamento filtrado por etiquetas mostram os seus valores nessa moeda de apresentação, tal como os valores principais acima deles. Cada documento é convertido na sua própria data: uma fatura na data de venda, um documento de custo no mês relacionado ou, se não o tiver, na data de criação. Um orçamento apresentado na moeda da sua organização não precisa de conversão.

Orçamentos de um único projeto. Quando um orçamento abrange exatamente um projeto, os custos que nenhum documento coloca num projeto são mostrados sob esse projeto, tal como na tabela Por projeto do resumo, e não sob Sem projeto.

Um plano proveniente de um orçamento irmão. Quando um orçamento planeado a partir de contratos inclui o plano introduzido manualmente de um projeto que pertence a outro orçamento do mesmo grupo de orçamentos, esse plano aparece no P&L sob a etiqueta pela qual o outro orçamento é filtrado, e não sob Sem etiqueta. Se o outro orçamento for filtrado por várias etiquetas, o plano é dividido entre elas na mesma proporção que os custos reais do projeto nessas etiquetas; se nenhum dos seus custos reais tiver ainda alguma delas, permanece em Sem etiqueta.

O separador P&L mostra os mesmos valores do Resumo do orçamento, repartidos por etiqueta e por projeto. Em cada período, o total de receitas, o total de custos por etiqueta e o total de custos por projeto são iguais às receitas e despesas do resumo nesse período — as receitas incluem entradas bancárias e faturas por pagar, não apenas linhas de fatura, e os custos incluem documentos de custo por pagar. Um documento com várias etiquetas no mesmo nível é dividido entre elas em vez de ser contado na totalidade em cada uma, pelo que as linhas somam sempre o total e o detalhe de uma célula soma sempre a célula aberta. Os montantes em moeda estrangeira são convertidos para a moeda do orçamento tal como no resumo; se faltar uma taxa, o P&L omite esses valores em vez de somar moeda estrangeira como se fosse a moeda do orçamento. As linhas do plano vêm do plano do próprio orçamento — calendários de pagamento de contratos ou os montantes planeados por período — e coincidem com o plano mostrado no resumo.

Ler a tabela

Acima do plano. Um custo real superior ao seu plano para o período é mostrado a vermelho, com uma pequena marca de tendência ascendente antes do valor. Passe o cursor por cima da marca para ver "Over plan". A marca existe porque um valor negativo também é vermelho, por outra razão, pelo que só a cor não lhe diria qual dos dois está a ver. Um período sem valor planeado nunca é marcado.
Meses incompletos. Num orçamento que compensa as recuperações de inquilinos com os custos de consumos, um mês pode conter a recuperação já faturada aos inquilinos enquanto a fatura do próprio fornecedor ainda não foi carregada. A recuperação excede então o custo contabilizado nesse mês, e o valor líquido pareceria um custo negativo. Em vez de ficar vermelho, o valor mantém a cor normal e apresenta uma marca laranja; passe o cursor por cima para ver Recuperações de inquilinos contabilizadas, faturas de fornecedores ainda não carregadas. Um mês assim nunca é marcado como acima do plano. Um grupo de etiquetas e o total apresentam a marca de um mês quando alguma linha abaixo deles a apresenta, e uma coluna de ano que inclua um mês assim indica-o. No separador "Budget summary", estes meses ficam de fora da comparação entre o plano e o real, tanto do plano como do real, e o título nomeia-os: Meses incompletos, excluídos da comparação com o plano.
De onde vem um plano. Cada valor planeado em "Costs by tag" é um botão — sob uma etiqueta, sob um grupo de etiquetas e sob o total. Clique num e abre-se um painel sobre o plano: o valor planeado surge primeiro e está assinalado, com o custo real do mesmo período ao lado e a parte do plano que já foi utilizada. Abaixo, De onde vem este plano explica o valor:
- para uma etiqueta ou o total, as linhas de plano que o compõem — linhas do calendário de pagamentos de contratos e montantes de plano introduzidos manualmente — e essas linhas somam o valor em que clicou. Numa coluna de trimestre ou de ano, são as linhas de todos os meses que a compõem;
- para um grupo de etiquetas, o plano de cada uma das suas etiquetas, que em conjunto formam o plano do grupo. Clique numa etiqueta para ver as suas próprias linhas de plano.
Um período marcado como sem plano abre o mesmo painel, que indica que nada foi planeado para esse período. Qualquer custo nesse período é despesa sem plano, pelo que não é marcado como acima do plano. Quando um valor tem uma desagregação de custo real, um seletor Plano / Executado no topo leva-o até ela.

Se as linhas de plano não conseguirem somar o valor, o painel di-lo em vez de listar linhas que explicam outro número. Isto acontece quando um plano introduzido manualmente não tem etiquetas pelas quais ser dividido, ou quando parte do plano de uma etiqueta foi tomada de um orçamento irmão. Numa coluna de mês, o painel oferece então o plano completo desse mês.

O plano do total é o plano completo do orçamento, incluindo qualquer plano que não tenha sido introduzido sob uma etiqueta, tal como o total real inclui os custos sem etiqueta.

Com um grupo de etiquetas selecionado, a linha Sem etiqueta contém a parte do plano que não está introduzida sob nenhuma das etiquetas desse grupo: o plano sem qualquer etiqueta e o plano etiquetado apenas noutro grupo. Uma etiqueta planeada apenas noutro grupo não tem, por isso, linha própria na tabela deste grupo, porque o seu plano já está dentro de Sem etiqueta. Assim, as linhas do grupo somam sempre o plano total. O valor planeado na linha Sem etiqueta é um número, não um botão: não abre nenhum painel.
Os nomes de categoria aparecem uma só vez. A etiqueta curta de uma etiqueta só é mostrada junto ao seu nome quando acrescenta algo. Se o nome já contiver a etiqueta curta, por exemplo 01 Manutenção técnica com a etiqueta curta Manutenção técnica, só o nome é mostrado.
Números inteiros. Ative "Whole numbers" acima da tabela para mostrar os valores arredondados à unidade, sem casas decimais. A definição só altera a forma como os valores são apresentados: os totais continuam a ser calculados a partir dos valores exatos, pelo que um total arredondado pode diferir em um da soma das suas linhas arredondadas. As linhas de custo por m² mantêm as casas decimais. O Flowtly memoriza a definição no seu navegador, pelo que não altera a vista de mais ninguém.

Filtrar e ordenar

Utilize os cabeçalhos de coluna para ordenar as linhas por nome ou valor. Se a sua organização utilizar muitas etiquetas, o campo de pesquisa acima da tabela permite filtrar por palavra-chave.

Abrir a transação por trás de um custo de uma pessoa

No separador "P&L by Person", selecionar uma pessoa abre um painel que lista as suas linhas de custo direto. Uma linha que vem de uma transação bancária tem um ícone de carteira, "Open settling transaction", que abre a página dessa transação. Uma linha que vem de uma fatura ou de outro documento não tem nenhum: não existe por trás dela uma única transação para abrir.

Todas essas linhas oferecem o ícone. Premi-lo obtém essa transação em concreto e depois abre-a, pelo que o ícone fica esbatido durante esse instante e a transação abre no mesmo separador e não num novo.

O ícone só aparece onde as suas permissões admitem a página da própria transação, que está aberta a menos pessoas do que o painel. Onde não admitem, a linha continua a mostrar a sua etiqueta e o seu valor — falta apenas a passagem para a transação.

A aguardar vs. recebido em detalhe

A área do gráfico contém um seletor que alterna entre duas perspetivas:

Recebido / pago — apenas transações confirmadas (faturas marcadas como pagas, transações bancárias já liquidadas).
"Awaiting" — transações registadas mas ainda não liquidadas (faturas aprovadas com pagamento pendente, custos planeados ainda não vencidos).

Alternar entre as duas permite avaliar a resiliência do orçamento: o saldo continuaria positivo se todos os valores a aguardar se tornassem exigíveis de uma só vez?

Esta distinção descreve apenas o estado de liquidação. Não altera o mês a que um valor pertence — um custo fica no mês a que o seu documento se refere tanto antes como depois de ser pago, e a sua liquidação move-o de a aguardar para recebido sem o mover entre meses.

Num orçamento que abrange projetos, uma fatura de venda por pagar conta como receita a aguardar quando a sua linha pertence a um dos projetos do orçamento. Uma linha sem projeto conta para o projeto do contrato ao abrigo do qual a fatura foi emitida, pelo que uma fatura emitida sem projetos nas suas linhas continua a aparecer no projeto desse contrato. Uma linha que indica um projeto mantém-no, independentemente do que o contrato diga.

A mesma regra aplica-se quando as receitas do orçamento são filtradas por etiquetas: uma linha de fatura de venda com etiqueta e sem projeto conta para o projeto do seu contrato, paga ou não. Uma linha com etiqueta que não chega a nenhum dos projetos do orçamento — sem projeto próprio, sem divisão por projetos e sem contrato num dos projetos do orçamento — fica de fora das receitas. Quando isso deixa as receitas vazias, o P&L di-lo: a nota que explica a secção de receitas vazia indica quantas linhas com etiqueta ficaram de fora e porquê. Definir o projeto da linha, ou emitir a fatura ao abrigo de um contrato num dos projetos do orçamento, inclui-a; voltar a etiquetar não.

Gráfico de séries temporais

O gráfico de barras mostra uma barra por mês de calendário. Cada barra representa os valores reais de receitas ou despesas registados nesse mês.

Em que mês um custo é contabilizado

Um custo é contabilizado no mês a que o seu documento se refere — o "Related month" registado no anexo da transação. Aplica-se independentemente de o documento ter sido pago, pelo que um custo permanece no mesmo mês quando é liquidado.

Aplicam-se duas ressalvas:

Sem mês relacionado no documento. O Flowtly recorre à data de pagamento e contabiliza o custo no mês em que o pagamento foi registado.
Um período relacionado que abrange vários meses. O valor é rateado por esse período em vez de ser colocado num único mês.

Como a atribuição segue o documento e não o banco, liquidar um backlog de faturas mais antigas num mês não arrasta um ano de custos para esse mês. Cada documento permanece no mês a que se refere, pelo que a forma do gráfico reflete quando o trabalho ou o fornecimento ocorreu e não quando a conta foi liquidada. Um mês pode, por isso, registar custos mesmo que nenhum pagamento tenha saído da conta nesse mês, e um mês de liquidação intensa pode mostrar poucos custos próprios.

A atribuição mensal apenas altera a forma como um total é distribuído, nunca o total em si. Os totais por período, o saldo e o consumo medido face ao orçamento planeado contabilizam o mesmo dinheiro independentemente de quando foi pago.

As receitas seguem a regra equivalente: uma fatura é reconhecida no seu mês de venda e não no mês em que o pagamento do cliente chegou.

O plano e o real do mesmo mês podem diferir

O gráfico mensal mostra duas grandezas para cada mês — o que foi planeado e o que realmente aconteceu — e as duas são contadas por datas diferentes, deliberadamente:

Valor	Contado por
"Plan"	a data da linha do calendário de pagamentos do contrato; num plano introduzido manualmente, o período que declarou
"Actual"	o mês relacionado do documento, como descrito acima

Um valor de plano e um valor real para o mesmo mês de calendário podem, portanto, discordar, e uma diferença entre eles não é, por si só, um erro. Uma fatura grande pode estar em junho porque junho é o seu mês relacionado, enquanto o plano de junho vem de uma linha de calendário com data em junho para algo completamente diferente. Ambos são respostas corretas a duas perguntas diferentes.

O que mudou é que a vista indica agora a que pergunta respondeu. Clique numa barra mensal, numa linha da desagregação por projeto ou no mosaico de previsão, e abre-se um painel que nomeia a base antes de listar o que quer que seja, listando depois as linhas individuais por trás do valor em que clicou. Essas linhas somam esse valor — e, se alguma vez não somarem, o painel di-lo, em vez de o deixar a somar por si.

Dois casos que o painel declara expressamente em vez de mostrar uma lista vazia:

Um valor que não pode ser detalhado. Uma retenção contratual, ou um montante global lançado num período e não numa linha datada, não tem linhas para mostrar, e o painel explica-o em vez de não mostrar nada. A previsão é do mesmo tipo: é uma projeção, não uma soma de documentos.
Um documento partilhado com outros projetos. O painel mostra a quota deste orçamento como percentagem, juntamente com ambos os montantes — a parte contada aqui e o valor total do documento — porque um documento alocado inteiramente a este orçamento e um documento que nunca foi dividido são o mesmo número, mas factos diferentes.

Um prestador que também regista tempo é contado uma só vez

Quando um orçamento inclui custos com colaboradores, o tempo registado por uma pessoa já é um custo do projeto em que foi registado. Se a mesma pessoa também fatura esse trabalho — um prestador cuja fatura lhe está alocada — o orçamento contaria o trabalho duas vezes: uma como tempo registado e outra como fatura.

Assim, uma fatura alocada a uma pessoa é deixada de fora do custo do orçamento num projeto em que o tempo registado dessa pessoa tem custo, mas apenas até ao custo desse tempo registado. O tempo registado permanece; a parte da fatura que o duplica não, e qualquer montante acima dele permanece como custo. Uma fatura de 100 000 ao lado de 1 hora de tempo com custo a 100 reduz, portanto, o custo do projeto em 100, não em 100 000. O valor de "EXPENSE", o P&L por etiquetas, a desagregação por projeto, o painel mensal e a lista de linhas de atividade deixam todos de fora a mesma parte, pelo que continuam a concordar entre si.

Só no projeto em que o tempo foi registado. O tempo registado noutro projeto não cobre aqui uma fatura.
Só para pessoas cujo tempo tem custo. Um subcontratado pago por montante global que não regista tempo mantém a fatura como custo.
Só para trabalho. Um custo de automóvel, equipamento ou benefício alocado à pessoa não é o que o seu tempo registado custa, e permanece.
Só quando o orçamento inclui custos com colaboradores. Sem eles, a fatura é o único registo do trabalho, e é contada.
Partilhado pelas faturas de uma pessoa. O tempo registado é distribuído pelas faturas da pessoa no projeto por ordem de data, usando o mês relacionado da fatura, ou a sua data de criação quando não o tem, e depois pela ordem em que as faturas foram criadas. Cada fatura fica com o que resta do tempo registado, pelo que duas faturas de 50 000 ao lado de 50 000 de tempo com custo deixam de fora 50 000 no total, não 100 000. As faturas sem data vêm por último.
Em proporção. Se apenas parte de uma fatura estiver alocada à pessoa, apenas essa parte é deixada de fora.
Ao longo de todo o período do orçamento. A fatura é comparada com o tempo registado da pessoa ao longo das datas do orçamento (ou do intervalo selecionado, num orçamento sem datas), pelo que a parte coberta continua deixada de fora num mês em que a pessoa não tenha registado nada. Uma fatura datada antes do período do orçamento ainda pode esgotar primeiro o tempo registado, pelo que uma fatura dentro do período pode manter mais do seu custo do que esperaria.

A fatura e o tempo registado raramente coincidem exatamente, e não se espera que coincidam: um prestador pode faturar trabalho ainda não registado, ou registar trabalho ainda não faturado. A diferença é informação sobre qual dos dois valores verificar, não um erro em nenhum dos sentidos.

Como é calculado um valor derivado

Alguns mosaicos do Resumo do Orçamento mostram um valor calculado e não somado: o indicador "SPEND VS INITIAL BUDGET" e os mosaicos projetados de gasto, receitas e resultado. Cada um tem um pequeno botão ? junto à sua etiqueta. Clique nele para ver como esse valor é calculado, em três partes: o que o valor é, a partir de que é calculado — com os montantes e datas do próprio mosaico — e o que não inclui.

Gasto vs orçamento inicial. Os custos reais do período selecionado divididos por todo o orçamento inicial dos projetos associados. O orçamento inicial não tem datas, pelo que, num projeto plurianual, uma percentagem baixa não significa que se tenha gasto pouco: os custos anteriores ao período selecionado não são contados. Para ver o consumo desde o início do projeto, escolha um "Custom range" que comece no seu início. Para avaliar o ritmo de gasto, utilize antes "SPEND VS PLAN".

Gasto, receitas e resultado projetados. Os valores reais dos meses concluídos, mais a tendência desses meses prolongada até ao fim do período mostrado. O intervalo sob o valor é aquele em que o resultado ficará, com 80 % de probabilidade, se essa tendência se mantiver. Quando o plano do orçamento vem de contratos e os seus calendários de pagamento se estendem até ao fim do período mostrado, o gasto e as receitas projetados param no que esses calendários ainda têm de pagar: se a tendência passasse esse limite, o valor e o seu intervalo são reduzidos até ele. Em todos os outros casos — um plano introduzido manualmente, ou um contrato cujo calendário termina antes do fim do período ou não tem calendário — a previsão segue apenas a tendência. O plano nunca eleva uma previsão, pelo que um pagamento elevado planeado para mais tarde não a faz subir.

Atualizar valores

Os valores orçamentais são colocados em cache por razões de desempenho. Na maioria dos casos, a cache é atualizada automaticamente quando chegam novas transações. Se precisar de forçar um recálculo imediato — por exemplo, após importação em massa de transações — clique no ícone "Refresh" no canto superior direito do separador Resumo do Orçamento. Isso limpa a cache deste orçamento e recalcula todos os valores do início.

Exemplos de utilização

Um gestor de projeto abre um orçamento de projeto de cliente a meio do trimestre para verificar se o saldo ainda é positivo após o pagamento das faturas mais recentes.
Um controller financeiro utiliza a desagregação por etiquetas para verificar se a renda do escritório está alocada com a quota correta de 40 % a este orçamento de departamento em vez de ser contabilizada na totalidade.
Um contabilista liquida um ano de faturas de fornecedores pendentes numa única execução de pagamentos, verifica depois o gráfico mensal e constata que cada fatura ainda é contabilizada no mês a que se refere em vez de um único pico no mês de pagamento.
Um controller que compara despesas mês a mês define o mês relacionado em cada documento recebido para que os custos coincidam com os períodos a que pertencem, independentemente de quando o fornecedor é efetivamente pago.