Звіт про прибутки, збитки та прогноз бюджету

Кожен бюджет у Flowtly містить вигляд P&L, який об'єднує доходи, витрати та баланс в одному місці. У цій статті пояснюється, як відкрити цей вигляд і що означають окремі показники.

Відкриття вигляду P&L

Перейдіть до розділу Бюджети у головному меню.
Натисніть на плитку бюджету, який хочете проаналізувати.
Виберіть вкладку Зведення бюджету (вона відображається за замовчуванням при відкритті бюджету).

Вигляд складається з розділу ключових показників KPI вгорі, діаграми нижче та таблиці розбивки.

Ключові показники KPI

У верхній частині вигляду P&L відображаються три ключові значення за поточний період:

Показник	Що відображає
Доходи	Загальна сума доходів, пов'язаних з цим бюджетом у поточному періоді (наприклад, оплачені рахунки-фактури клієнтів, прив'язані до бюджету).
Витрати	Загальна сума витрат, нарахованих на цей бюджет у поточному періоді.
Баланс	Доходи мінус витрати. Позитивний баланс означає профіцит; від'ємний — перевищення бюджету.

Очікувані проти отриманих: У розрізі доходів і витрат Flowtly розрізняє суми, що вже надійшли або були сплачені, від тих, що ще заплановані або очікують на розрахунок. Це дає змогу відразу бачити підтверджені грошові потоки окремо від очікуваних. Очікувані суми відображаються з менш виразним оформленням, щоб ви завжди знали, що підтверджено, а що ще в процесі.

Контракти з неповним циклом виставлення рахунків: Бюджет, спланований за контрактами, бере план кожного контракту з його регулярного виставлення рахунків: дати початку, інтервалу та суми. Якщо в контракті бракує будь-якого з цих трьох значень, його план може враховувати лише платежі за графіком, які вже збережено в ньому, а місяці без збереженого платежу можуть бути відсутні в плані. Тоді у вкладці «Зведення бюджету» над основними показниками з’являється попередження У деяких контрактах неповний цикл виставлення рахунків із кількістю контрактів, яких воно стосується. Попередження не називає самі контракти. Воно не показується, коли цикл кожного контракту повний.

Повторювані рядки з договорів оренди

В організаціях, які користуються функціями управління нерухомістю, бюджет, спланований за контрактами, показує картку Повторювані рядки у вкладці «Зведення бюджету». Вона перелічує кожен повторюваний платіж, що походить із рядків цін у договорах оренди цього бюджету, наприклад експлуатаційний збір за м².

Кожен рядок показує вид платежу та те, що він охоплює, ставку, помножену на площу або кількість місць, з місяцями дії, договір, з якого він походить, суму за місяць, план на рік, фактичні витрати та відхилення від плану на сьогодні. План — це ставка з договору оренди, помножена на чинну площу або кількість місць і на місяці дії договору. Фактичні витрати — це вхідні рахунки, пов’язані саме з цим рядком через проєкт або теги договору оренди, а відхилення порівнює їх із планом на сьогодні, а не з планом на весь рік. Рядок, що перевищує план на сьогодні, позначається словами, а не лише кольором.

не можна віднести означає, що рахунки рядка неможливо пов’язати лише з ним. Це не нуль, і показується це інакше, ніж справжній нуль.
площу ще не виміряно означає, що в договорі оренди немає виміряної площі, тож рядок не має плану; його фактичні витрати все одно показано. Площу записують додатковою угодою, див. Додаткові угоди до контракту.
Рядок Разом (рядки з планом) додає лише рядки, що мають план, а його фактичні витрати й відхилення — лише рядки, які порівнюються.
У виносці вказано дату, до якої рахується план, суму на рядках без плану та суму, яку не вдалося віднести до одного рядка.

План, фактичні витрати й відхилення — у валюті бюджету; сума за місяць у рядку називає власну валюту, коли вона інша. Коли в бюджеті ще немає таких рядків, картка повідомляє про це й пояснює, що вони беруться з цін експлуатаційного збору в договорах оренди. У бюджеті, який не планується за контрактами, картку не показано.

P&L за тегами та групами витрат

Нижче ключових показників розміщена таблиця розбивки, яка відображає всі теги та групи витрат, застосовані до транзакцій у цьому бюджеті. Кожен рядок містить:

Назва тегу / групи витрат — мітка, використана при категоризації транзакції.
Розподілена сума — частка спільних витрат, що належить саме цьому бюджету. Якщо транзакція розподіляється між кількома проєктами або бюджетами, тут враховується лише виділена частка.

Цей вигляд особливо корисний, коли накладні витрати (податки на заробітну плату, оренда офісу, ліцензії на програмне забезпечення) розподіляються між кількома бюджетами. Ви можете перевірити, чи несе бюджет правильну частку витрат, і виявити аномалії, не виходячи з вигляду P&L.

Рядки тегів і груп витрат призначаються місяцям на тій самій основі, що й ключові показники та наведений нижче часовий графік (пор. У якому місяці враховується витрата). Оскільки всі три узгоджені, місячні суми тегу узгоджуються із загальними витратами, під якими вони розміщені, а сплачена витрата ніколи не враховується один раз під своїм тегом в одному місяці і знову без тегу — в іншому.

Бюджети, відфільтровані за тегами. Коли бюджет обмежено набором тегів, кожна витрата з'являється під тим тегом фільтра, який привів її до бюджету, по одному рядку на тег. Рядок документа з кількома тегами бюджету ділиться між ними і ніколи не враховується двічі, а теги поза фільтром бюджету нічого не отримують. У розділі за проєктами кожен документ розміщується на своєму проєкті так само, як у зведенні бюджету.

Фільтрація за власним тегом групи тегів. Коли бюджет відфільтровано за тегом, що має ту саму назву, що й його група тегів (наприклад, тег Операційні витрати в групі тегів Операційні витрати), бюджет враховує всі теги цієї групи, а не лише цей. Витрата, позначена з цієї групи лише тегом Адміністрація, включається, тож не потрібно позначати документ двічі. Витрата з'являється у власному рядку, Адміністрація, і зведення бюджету також її включає. Регістр літер і пробіли в назві не мають значення. Будь-який інший тег фільтра враховує лише себе. Коли документ має тег групи на документі загалом, а тег цієї групи на деяких його рядках, враховуються лише ці рядки, так само як коли той самий тег стоїть і на документі, і на рядку.

Якщо валюта відображення бюджету відрізняється від валюти вашої організації, панелі доходів і витрат за проєктами у бюджеті, відфільтрованому за тегами, показують суми у цій валюті відображення, як і ключові показники над ними. Кожен документ конвертується за власною датою: рахунок-фактура - за датою продажу, витратний документ - за пов'язаним місяцем, а якщо його немає - за датою створення. Бюджет, що відображається у валюті вашої організації, не потребує конвертації.

Бюджети з одним проєктом. Коли бюджет охоплює рівно один проєкт, витрати, які жоден документ не відносить до проєкту, показуються під цим проєктом, як у таблиці За проєктами у зведенні, а не під Без проєкту.

План, узятий із суміжного бюджету. Коли бюджет, спланований за контрактами, включає введений вручну план проєкту, що належить іншому бюджету тієї самої групи бюджетів, цей план відображається в P&L під тегом, за яким відфільтровано інший бюджет, а не під Без тегу. Якщо інший бюджет відфільтровано за кількома тегами, план ділиться між ними в тій самій пропорції, що й фактичні витрати проєкту за цими тегами; якщо жодна з його фактичних витрат ще не має жодного з них, план залишається під Без тегу.

Вкладка P&L показує ті самі показники, що й зведення бюджету, у розрізі тегів і проєктів. За кожен період загальний дохід, загальні витрати за тегами та загальні витрати за проєктами дорівнюють доходу й витратам зведення за цей період: дохід включає банківські надходження та неоплачені рахунки-фактури, а не лише рядки рахунків, а витрати включають неоплачені витратні документи. Документ з кількома тегами на одному рівні ділиться між ними, а не враховується повністю під кожним, тому рядки завжди складаються в підсумок, а деталізація завжди складається в клітинку, яку ви відкрили. Суми в іноземній валюті конвертуються у валюту бюджету точно так, як у зведенні; якщо курсу бракує, P&L пропускає ці суми, а не додає іноземні суми так, ніби вони у валюті бюджету. Рядки плану беруться з власного плану бюджету — графіків платежів за контрактами або запланованих сум, які ви розписали по періодах, — тому вони збігаються з планом, показаним у зведенні.

Як читати таблицю

Понад план. Фактична витрата, що перевищує свій план за період, показується червоним, зі значком висхідного тренду перед сумою. Наведіть курсор на значок, щоб побачити Понад план. Значок потрібен, тому що від'ємна сума теж червона, але з іншої причини, і за самим кольором не можна було б зрозуміти, яка з них перед вами. Період без запланованої суми ніколи не позначається.
Неповні місяці. У бюджеті, де відшкодування орендарів вираховуються з витрат на комунальні послуги, місяць може містити відшкодування, уже виставлене орендарям, тоді як власний рахунок постачальника ще не завантажено. Тоді відшкодування перевищує витрати, проведені за цей місяць, і чиста сума виглядала б як від'ємна витрата. Замість того щоб стати червоною, сума зберігає звичайний колір і має помаранчеву позначку; наведіть на неї курсор, щоб побачити Відшкодування орендарів проведено, рахунки постачальників ще не завантажено. Такий місяць ніколи не позначається як понад план. Група тегів і підсумок мають позначку за місяць, якщо її має будь-який рядок під ними, а стовпець року, що містить такий місяць, повідомляє про це. У вкладці Зведення бюджету ці місяці виключаються з порівняння плану з фактом, і плану, і факту, а заголовок називає їх: Неповні місяці, виключені з порівняння з планом.
Звідки береться план. Кожна запланована сума в Витратах за тегами є кнопкою — під тегом, під групою тегів і під підсумком. Натисніть її, і відкриється панель плану: спершу йде запланована сума, позначена окремо, поруч — фактична витрата за той самий період і частка плану, яку вона вже використала. Нижче розділ Звідки береться цей план пояснює цю суму:
- для тегу або підсумку — рядки плану за нею: рядки графіка платежів за контрактами та суми плану, введені вручну; ці рядки складаються в суму, на яку ви натиснули. У стовпці кварталу або року це рядки кожного місяця в ньому;
- для групи тегів — план кожного з її тегів, які разом становлять план групи. Натисніть тег, щоб побачити його власні рядки плану.
Період із позначкою без плану відкриває ту саму панель, яка повідомляє, що на цей період нічого не заплановано. Будь-яка витрата за цей період є витратою без плану, тому вона не позначається як понад план. Якщо для показника є розбивка фактичних витрат, перемикач План / Виконано вгорі веде до неї.

Якщо рядки плану не можуть скластися в суму, панель повідомляє про це, а не перелічує рядки, що пояснюють іншу суму. Так буває, коли введений вручну план не має тегів, за якими його можна розділити, або коли частину плану тегу взято із суміжного бюджету. У стовпці місяця панель тоді пропонує весь план за цей місяць.

План підсумку — це весь план бюджету, включно з будь-яким планом, не введеним під тегом, так само як фактичний підсумок включає витрати без тегу.

Коли вибрано групу тегів, рядок Без тегу містить ту частину плану, яка не введена під жодним тегом цієї групи: план без жодного тегу та план, позначений тегом лише в іншій групі. Тег, запланований лише в іншій групі, тому не має власного рядка в таблиці цієї групи, адже його план уже входить до Без тегу. Тож рядки групи завжди складаються в загальний план. Запланована сума в рядку Без тегу — це число, а не кнопка: вона не відкриває жодної панелі.
Назви категорій з'являються один раз. Коротка мітка тегу показується поруч із його назвою лише тоді, коли додає щось нове. Якщо назва вже містить мітку, наприклад 01 Технічне обслуговування з міткою Технічне обслуговування, показується лише назва.
Цілі числа. Увімкніть Цілі числа над таблицею, щоб показувати суми, округлені до одиниці, без десяткових знаків. Налаштування змінює лише відображення: підсумки, як і раніше, обчислюються з точних сум, тому округлений підсумок може відрізнятися на одиницю від суми округлених рядків. Рядки вартості за м² зберігають десяткові знаки. Flowtly запам'ятовує налаштування у вашому браузері, тому воно не змінює вигляд для інших.

Фільтрація та сортування

Використовуйте заголовки стовпців для сортування рядків за назвою або сумою. Якщо ваша організація використовує багато тегів, поле пошуку над таблицею дозволяє фільтрувати за ключовими словами.

Відкриття транзакції, що стоїть за витратою на особу

На вкладці P&L by Person вибір особи відкриває панель зі списком її рядків прямих витрат. Рядок, що походить із банківської транзакції, має піктограму гаманця, Відкрити транзакцію оплати, яка відкриває сторінку цієї транзакції. Рядок, що походить із рахунку або іншого документа, її не має: за ним не стоїть окрема транзакція, яку можна було б відкрити.

Кожен такий рядок пропонує цю піктограму. Натискання завантажує саме цю транзакцію й потім відкриває її, тому піктограма на цей момент стає неактивною, а транзакція відкривається в тій самій вкладці, а не в новій.

Піктограма з'являється лише там, де ваші дозволи допускають сторінку самої транзакції, — а вона відкрита меншій кількості людей, ніж сама панель. Де не допускають, рядок і далі показує свою назву та суму; бракує тільки переходу до транзакції.

Очікувані проти отриманих — детально

Область діаграми містить перемикач між двома перспективами:

Отримані / сплачені — лише підтверджені транзакції (рахунки-фактури, позначені як оплачені, банківські транзакції, що вже розраховані).
Очікувані — заброньовані, але ще не розраховані транзакції (затверджені рахунки-фактури, що очікують оплати, заплановані витрати, термін яких ще не настав).

Перемикання між ними дає змогу оцінити стійкість бюджету: чи залишився б баланс позитивним, якби всі очікувані суми стали одночасно обов'язковими до сплати?

Цей поділ описує виключно статус розрахунку. Він не змінює місяця, до якого належить сума, — витрата знаходиться в місяці, до якого належить її документ, як до, так і після сплати, а проведення розрахунку переміщує її з очікуваних до отриманих, не переміщуючи між місяцями.

У бюджеті, що охоплює проєкти, неоплачений рахунок-фактура продажу враховується як очікуваний дохід, коли його рядок належить до одного з проєктів бюджету. Рядок без проєкту зараховується до проєкту контракту, за яким виставлено рахунок, тому рахунок, виставлений без проєктів у рядках, усе одно з'являється на проєкті цього контракту. Рядок, що називає проєкт, зберігає його, що б не вказував контракт.

Те саме правило діє, коли дохід бюджету відфільтровано за тегами: рядок рахунка-фактури продажу з тегом і без проєкту зараховується до проєкту свого контракту, оплачений він чи ні. Рядок з тегом, який не потрапляє в жоден з проєктів бюджету, — без власного проєкту, без розподілу за проєктами та без контракту на одному з проєктів бюджету, — виключається з доходу. Коли через це розділ доходу порожній, P&L повідомляє про це: примітка, що пояснює порожній розділ доходу, вказує, скільки рядків з тегами виключено і чому. Вказання проєкту рядка або виставлення рахунка за контрактом на одному з проєктів бюджету повертає його; зміна тегів — ні.

Часовий графік

Стовпчикова діаграма показує один стовпець за кожен календарний місяць. Кожен стовпець відображає фактичні доходи або витрати, зафіксовані в цьому місяці.

У якому місяці враховується витрата

Витрата враховується в місяці, до якого належить її документ, — Пов'язаний місяць, зафіксований у вкладенні до транзакції. Це застосовується незалежно від того, чи оплачено документ, тому після сплати витрата залишається в тому самому місяці.

Діють два уточнення:

Відсутній пов'язаний місяць у документі. Flowtly повертається до дати платежу і враховує витрату в місяці реєстрації платежу.
Пов'язаний період охоплює кілька місяців. Сума розподіляється пропорційно по цьому періоду, а не розміщується в одному місяці.

Оскільки атрибуція слідує за документом, а не за банком, погашення заборгованості за старими рахунками-фактурами в одному місяці не переносить витрати цілого року до цього місяця. Кожен документ залишається в місяці, до якого він належить, тому форма графіку відображає, коли відбулася робота або постачання, а не коли було проведено розрахунок. Місяць може тому нести витрати, навіть якщо в ньому жоден платіж не покинув рахунок, а місяць інтенсивних розрахунків може мати незначні власні витрати.

Місячна атрибуція змінює лише спосіб розподілу суми, але ніколи не саму суму. Підсумки за період, баланс і витрачання, виміряне відносно запланованого бюджету, рахують ті самі кошти незалежно від того, коли вони були сплачені.

Доходи підпадають під еквівалентне правило: рахунок-фактура визнається в місяці продажу, а не в місяці надходження платежу від клієнта.

План і факт за один і той самий місяць можуть відрізнятися

Місячний графік показує дві суми за кожен місяць — що було заплановано і що фактично сталося, — і вони рахуються за різними датами, цілеспрямовано:

Показник	Рахується за
План	датою в рядку графіка платежів контракту; для плану, введеного вручну, — періодом, який ви вказали
Факт	пов'язаним місяцем документа, як описано вище

Тому сума плану й сума факту за один календарний місяць можуть не збігатися, і різниця між ними сама по собі не є помилкою. Великий рахунок-фактура може лежати в червні, бо червень — його пов'язаний місяць, тоді як план червня походить із рядка графіка з датою в червні для зовсім іншого. Обидві відповіді правильні — на два різні питання.

Тепер вигляд каже, на яке питання він відповів. Натисніть місячний стовпець, рядок у розбивці за проєктами або плитку прогнозу, і відкриється панель, яка називає основу, перш ніж щось перелічити, а потім перелічує окремі рядки за сумою, на яку ви натиснули. Ці рядки складаються в цю суму, а якщо колись не складаються, панель повідомляє про це, замість того щоб змушувати вас додавати їх самостійно.

Два випадки панель називає прямо, замість того щоб показувати порожній список:

Сума, яку не можна розписати по рядках. Утримання за контрактом або одноразова сума, проведена на період, а не на рядок із датою, не має рядків для показу, і панель пояснює це замість порожнечі. Прогноз — така сама сума: це проєкція, а не сума документів.
Документ, спільний з іншими проєктами. Панель показує частку цього бюджету у відсотках разом з обома сумами — частиною, що враховується тут, і повною вартістю документа, — бо документ, повністю віднесений до цього бюджету, і документ, який ніколи не ділився, мають однакову суму, але є різними фактами.

Підрядник, який також веде облік часу, враховується один раз

Коли бюджет включає витрати на працівників, облікований час особи вже є витратою проєкту, на який його облікували. Якщо та сама особа ще й виставляє рахунок за ці роботи — підрядник, чий рахунок розподілено на неї, — бюджет інакше врахував би роботу двічі: як облікований час і як рахунок.

Тому рахунок, розподілений на особу, виключається з витрат бюджету на проєкті, де час цієї особи має вартість, але лише в межах вартості цього облікованого часу. Облікований час залишається; частина рахунка, що його дублює, — ні, а будь-яка сума понад нього залишається витратою. Рахунок на 100 000 поруч з 1 годиною облікованого часу за 100 тому знижує витрати проєкту на 100, а не на 100 000. Показник Витрати, P&L за тегами, розбивка за проєктами, місячна панель і список рядків активності виключають одну й ту саму частину, тому вони й далі узгоджуються між собою.

Лише на проєкті, де облікований час. Час, облікований на іншому проєкті, не покриває рахунок тут.
Лише для осіб, чий час має вартість. Субпідрядник, якому платять одноразову суму й який не веде облік часу, залишає рахунок як витрату.
Лише для роботи. Витрати на автомобіль, обладнання чи пільгу, віднесені до особи, не є вартістю її облікованого часу й залишаються.
Лише коли бюджет включає витрати на працівників. Без них рахунок є єдиним записом про роботу, і він враховується.
Спільно для рахунків особи. Облікований час розподіляється між рахунками особи на проєкті в порядку дат, за пов'язаним місяцем рахунка або за датою його створення, якщо пов'язаного місяця немає, а далі в порядку створення рахунків. Кожен рахунок бере те, що залишилося від облікованого часу, тому два рахунки по 50 000 поруч з 50 000 вартості облікованого часу виключають у сумі 50 000, а не 100 000. Рахунки без дати йдуть останніми.
Пропорційно. Якщо на особу розподілено лише частину рахунка, виключається лише ця частина.
За весь період бюджету. Рахунок порівнюється з відпрацьованим часом особи за датами бюджету (або за вибраним діапазоном, для бюджету без дат), тому покрита частина залишається виключеною і в місяці, коли особа випадково нічого не облікувала. Рахунок із датою до періоду бюджету все одно може першим вичерпати облікований час, тому рахунок усередині періоду може зберегти більше своєї вартості, ніж ви очікуєте.

Рахунок і облікований час рідко збігаються точно, і так і має бути: підрядник може виставити рахунок за роботу, яку ще не облікували, або облікувати роботу, ще не виставлену в рахунку. Різниця — це інформація про те, яку з двох сум перевірити, а не помилка в той чи інший бік.

Як обчислюється похідний показник

Деякі плитки зведення бюджету показують обчислене, а не додане значення: індикатор Витрати проти початкового бюджету та прогнозні плитки витрат, доходу й результату. Біля кожної підписи є маленька кнопка ?. Натисніть її, щоб побачити, як обчислюється цей показник, у трьох частинах: що це за показник, з чого він обчислюється — із власними сумами й датами плитки — і чого він не включає.

Витрати проти початкового бюджету. Фактичні витрати вибраного періоду, поділені на весь початковий бюджет пов'язаних проєктів. Початковий бюджет не має дат, тому в багаторічному проєкті низький відсоток не означає, що витрачено мало: витрати до вибраного періоду не враховуються. Щоб побачити споживання від початку проєкту, виберіть Власний діапазон, що починається з його початку. Щоб оцінити темп витрат, використовуйте натомість Витрати проти плану.

Прогнозні витрати, дохід і результат. Фактичні показники завершених місяців плюс тренд цих місяців, продовжений до кінця показаного періоду. Діапазон під значенням — це інтервал, у який результат потрапить з імовірністю 80%, якщо цей тренд збережеться. Коли план бюджету походить із контрактів, а їхні графіки платежів тривають до кінця показаного періоду, прогнозні витрати й дохід зупиняються на тому, що ці графіки ще мають виплатити: якщо тренд виходив би за цю межу, значення та його діапазон знижуються до неї. В усіх інших випадках — план, введений вручну, або контракт, графік якого закінчується до кінця періоду чи якого взагалі немає, — прогноз спирається лише на тренд. План ніколи не підвищує прогноз, тому великий платіж, запланований на пізніше, його не збільшує.

Оновлення показників

Показники бюджету кешуються для підвищення продуктивності. У більшості випадків кеш оновлюється автоматично при надходженні нових транзакцій. Якщо вам потрібно примусово виконати негайний перерахунок — наприклад, після масового імпорту транзакцій — натисніть значок Оновити у верхньому правому куті вкладки «Зведення бюджету». Це очистить кеш для цього бюджету та перерахує всі показники з нуля.

Приклади використання

Керівник проєкту відкриває бюджет клієнтського проєкту в середині кварталу, щоб перевірити, чи залишається баланс позитивним після оплати останніх рахунків-фактур.
Фінансовий контролер використовує таблицю розбивки за тегами, щоб перевірити, чи правильно розподіляється орендна плата за офіс — 40% на цей бюджет відділу, а не повна сума.
Бухгалтер сплачує річну заборгованість рахунків-фактур постачальників в одному платіжному запуску, потім перевіряє місячний графік і виявляє, що кожен рахунок-фактура досі враховується в місяці, до якого він належить, а не утворює єдиний стрибок у місяці платежу.
Контролер, який порівнює витрати місяць за місяцем, встановлює пов'язаний місяць для кожного вхідного документа, щоб витрати збігалися з відрізками часу, до яких вони відносяться, незалежно від того, коли фактично сплачується постачальнику.