Звіт про прибутки, збитки та прогноз бюджету
Кожен бюджет у Flowtly містить вигляд P&L, який об'єднує доходи, витрати та баланс в одному місці. У цій статті пояснюється, як відкрити цей вигляд і що означають окремі показники.
Відкриття вигляду P&L
- Перейдіть до розділу Бюджети у головному меню.
- Натисніть на плитку бюджету, який хочете проаналізувати.
- Виберіть вкладку Зведення бюджету (вона відображається за замовчуванням при відкритті бюджету).
Вигляд складається з розділу ключових показників KPI вгорі, діаграми нижче та таблиці розбивки.
Ключові показники KPI
У верхній частині вигляду P&L відображаються три ключові значення за поточний період:
| Показник | Що відображає |
|---|---|
| Доходи | Загальна сума доходів, пов'язаних з цим бюджетом у поточному періоді (наприклад, оплачені рахунки-фактури клієнтів, прив'язані до бюджету). |
| Витрати | Загальна сума витрат, нарахованих на цей бюджет у поточному періоді. |
| Баланс | Доходи мінус витрати. Позитивний баланс означає профіцит; від'ємний — перевищення бюджету. |
Очікувані проти отриманих: У розрізі доходів і витрат Flowtly розрізняє суми, що вже надійшли або були сплачені, від тих, що ще заплановані або очікують на розрахунок. Це дає змогу відразу бачити підтверджені грошові потоки окремо від очікуваних. Очікувані суми відображаються з менш виразним оформленням, щоб ви завжди знали, що підтверджено, а що ще в процесі.
P&L за тегами та групами витрат
Нижче ключових показників розміщена таблиця розбивки, яка відображає всі теги та групи витрат, застосовані до транзакцій у цьому бюджеті. Кожен рядок містить:
- Назва тегу / групи витрат — мітка, використана при категоризації транзакції.
- Розподілена сума — частка спільних витрат, що належить саме цьому бюджету. Якщо транзакція розподіляється між кількома проєктами або бюджетами, тут враховується лише виділена частка.
Цей вигляд особливо корисний, коли накладні витрати (податки на заробітну плату, оренда офісу, ліцензії на програмне забезпечення) розподіляються між кількома бюджетами. Ви можете перевірити, чи несе бюджет правильну частку витрат, і виявити аномалії, не виходячи з вигляду P&L.
Рядки тегів і груп витрат призначаються місяцям на тій самій основі, що й ключові показники та наведений нижче часовий графік (пор. У якому місяці враховується витрата). Оскільки всі три узгоджені, місячні суми тегу узгоджуються із загальними витратами, під якими вони розміщені, а сплачена витрата ніколи не враховується один раз під своїм тегом в одному місяці і знову без тегу — в іншому.
Фільтрація та сортування
Використовуйте заголовки стовпців для сортування рядків за назвою або сумою. Якщо ваша організація використовує багато тегів, поле пошуку над таблицею дозволяє фільтрувати за ключовими словами.
Очікувані проти отриманих — детально
Область діаграми містить перемикач між двома перспективами:
- Отримані / сплачені — лише підтверджені транзакції (рахунки-фактури, позначені як оплачені, банківські транзакції, що вже розраховані).
- Очікувані — заброньовані, але ще не розраховані транзакції (затверджені рахунки-фактури, що очікують оплати, заплановані витрати, термін яких ще не настав).
Перемикання між ними дає змогу оцінити стійкість бюджету: чи залишився б баланс позитивним, якби всі очікувані суми стали одночасно обов'язковими до сплати?
Цей поділ описує виключно статус розрахунку. Він не змінює місяця, до якого належить сума, — витрата знаходиться в місяці, до якого належить її документ, як до, так і після сплати, а проведення розрахунку переміщує її з очікуваних до отриманих, не переміщуючи між місяцями.
Часовий графік
Стовпчикова діаграма показує один стовпець за кожен календарний місяць. Кожен стовпець відображає фактичні доходи або витрати, зафіксовані в цьому місяці.
У якому місяці враховується витрата
Витрата враховується в місяці, до якого належить її документ, — Пов'язаний місяць, зафіксований у вкладенні до транзакції. Це застосовується незалежно від того, чи оплачено документ, тому після сплати витрата залишається в тому самому місяці.
Діють два уточнення:
- Відсутній пов'язаний місяць у документі. Flowtly повертається до дати платежу і враховує витрату в місяці реєстрації платежу.
- Пов'язаний період охоплює кілька місяців. Сума розподіляється пропорційно по цьому періоду, а не розміщується в одному місяці.
Оскільки атрибуція слідує за документом, а не за банком, погашення заборгованості за старими рахунками-фактурами в одному місяці не переносить витрати цілого року до цього місяця. Кожен документ залишається в місяці, до якого він належить, тому форма графіку відображає, коли відбулася робота або постачання, а не коли було проведено розрахунок. Місяць може тому нести витрати, навіть якщо в ньому жоден платіж не покинув рахунок, а місяць інтенсивних розрахунків може мати незначні власні витрати.
Місячна атрибуція змінює лише спосіб розподілу суми, але ніколи не саму суму. Підсумки за період, баланс і витрачання, виміряне відносно запланованого бюджету, рахують ті самі кошти незалежно від того, коли вони були сплачені.
Доходи підпадають під еквівалентне правило: рахунок-фактура визнається в місяці продажу, а не в місяці надходження платежу від клієнта.
Оновлення показників
Показники бюджету кешуються для підвищення продуктивності. У більшості випадків кеш оновлюється автоматично при надходженні нових транзакцій. Якщо вам потрібно примусово виконати негайний перерахунок — наприклад, після масового імпорту транзакцій — натисніть значок Оновити у верхньому правому куті вкладки «Зведення бюджету». Це очистить кеш для цього бюджету та перерахує всі показники з нуля.
Приклади використання
- Керівник проєкту відкриває бюджет клієнтського проєкту в середині кварталу, щоб перевірити, чи залишається баланс позитивним після оплати останніх рахунків-фактур.
- Фінансовий контролер використовує таблицю розбивки за тегами, щоб перевірити, чи правильно розподіляється орендна плата за офіс — 40% на цей бюджет відділу, а не повна сума.
- Бухгалтер сплачує річну заборгованість рахунків-фактур постачальників в одному платіжному запуску, потім перевіряє місячний графік і виявляє, що кожен рахунок-фактура досі враховується в місяці, до якого він належить, а не утворює єдиний стрибок у місяці платежу.
- Контролер, який порівнює витрати місяць за місяцем, встановлює пов'язаний місяць для кожного вхідного документа, щоб витрати збігалися з відрізками часу, до яких вони відносяться, незалежно від того, коли фактично сплачується постачальнику.