Додавання витрат до бюджету

Модуль бюджетів у системі управління бізнесом Flowtly дозволяє відстежувати та керувати витратами, пов'язуючи їх з конкретними бюджетами. Витрати можна додавати кількома способами: додаючи окремі транзакції, прив'язуючи підрядників, пов'язуючи проєкти та прив'язуючи рахунки-фактури. Нижче детально описано кожен метод:

Додавання окремої транзакції до бюджету

Щоб пов'язати окрему транзакцію з бюджетом, виконайте наступні кроки:

1. Перейдіть до розділу «Транзакції» в застосунку.
2. У верхній частині сторінки виберіть відповідний банківський рахунок з випадаючого меню. Це відфільтрує та покаже транзакції, пов'язані з обраним рахунком.
3. Знайдіть у списку транзакцію, яку потрібно пов'язати з бюджетом.
4. У рядку транзакції знайдіть поле «Додати бюджет» і виберіть потрібний бюджет з випадаючого меню.

Зміни зберігаються автоматично, і транзакція буде пов'язана з обраним бюджетом. Вона відобразиться у зведенні бюджету та в таблиці витрат за відповідний місяць транзакції. Крім того, ви можете зазначити точну суму для прив'язки до бюджету. Якщо сума не вказана, за замовчуванням буде прив'язана повна сума транзакції.

Прив'язка підрядника до бюджету

Прив'язка підрядника до певного бюджету дозволяє відстежувати та керувати витратами, пов'язаними з цим підрядником, безпосередньо у зведенні бюджету та в таблиці витрат. Щоб пов'язати підрядника з бюджетом:

1. Перейдіть до розділу «Підрядники» в застосунку.
2. Знайдіть потрібного підрядника та натисніть піктограму «Олівець» (редагувати), щоб перейти в режим редагування.
3. Виберіть відповідний бюджет з випадаючого списку в полі «Бюджет».
4. Збережіть зміни.

Після збереження всі транзакції, пов'язані з підрядником, автоматично відобразяться у зведенні та в таблиці витрат обраного бюджету. Бюджет також можна пов'язати з підрядником під час його додавання.

Прив'язка проєкту (фази проєкту) до бюджету

Прив'язка проєкту або його фази до певного бюджету дозволяє оптимізувати відстеження та управління витратами, пов'язаними з цим проєктом або фазою. Крім того, фази можуть бути прив'язані до іншого бюджету, ніж їхній батьківський проєкт, що забезпечує гнучкість у фінансовому плануванні та розподілі.

Щоб пов'язати проєкт з бюджетом:

1. Перейдіть до розділу «Проєкти» в застосунку.
2. Знайдіть потрібний проєкт або фазу та натисніть кнопку «Переглянути проєкт».
3. Натисніть кнопку «Редагувати проєкт», розташовану у верхньому правому куті сторінки.
4. У вікні, що з'явилося, виберіть відповідний бюджет з випадаючого списку в полі «Бюджет».
5. Збережіть зміни.

Після збереження всі транзакції, пов'язані з проєктом або фазою, відобразяться у зведенні та в таблиці витрат пов'язаного бюджету. Бюджет також можна пов'язати з проєктом під час його створення.

Щоб пов'язати фазу проєкту з бюджетом:

1. Перейдіть до розділу «Проєкти» в застосунку.
2. Знайдіть потрібний проєкт або фазу та натисніть кнопку «Переглянути проєкт».
3. Натисніть кнопку «Редагувати проєкт», розташовану у верхньому правому куті сторінки.
4. Виберіть вкладку «Фази» у верхній частині сторінки.
5. Натисніть піктограму «Олівець» (редагувати), щоб відкрити модальне вікно.
6. Виберіть відповідний бюджет з випадаючого списку в полі «Бюджет».
7. Збережіть зміни.

Бюджет також можна пов'язати з фазою проєкту безпосередньо під час її створення.

Примітка: Якщо бюджет ще не запланований або не налаштований, витрати все одно будуть прив'язані, а система відобразить стандартний місячний перегляд у зведенні. Кожен метод додавання витрат забезпечує оновлення в режимі реального часу у зведенні бюджету, діаграмах та в таблиці витрат для кращого відстеження та управління.

Примітка: Поля для додавання транзакцій, підрядників, проєктів і рахунків-фактур до бюджету будуть видимими та доступними для редагування лише користувачам з відповідною роллю.

Прив'язка рахунка-фактури до бюджету

Прив'язка рахунка-фактури до бюджету дозволяє відстежувати його як дохід після оплати, забезпечуючи чітку видимість платежів у зведенні бюджету. Доходи позначаються зеленим кольором на діаграмі витрат бюджету для кращої наочності. Детальніше про це описано в розділі «Рахунки-фактури»

Приклади використання

• Наприклад, компанії потрібно відстежувати всі витрати, пов'язані з їхньою маркетинговою кампанією Q4. Вони можуть прив'язувати конкретні транзакції рекламних витрат, платежі маркетинговим підрядникам і витрати, пов'язані з проєктами кампанії, безпосередньо до цього бюджету.
• Будівельна компанія керує кількома будівельними проєктами. Прив'язуючи кожну фазу проєкту та конкретні рахунки-фактури постачальників до спеціальних бюджетів «Проєкт А» або «Проєкт Б», вони забезпечують точний фінансовий контроль за кожним об'єктом будівництва.
• Консалтингова агенція відстежує свій бюджет «Цільового доходу від клієнта». Вони прив'язують вхідні рахунки-фактури від клієнтів до цього бюджету, щоб відстежувати дохід відносно своїх фінансових цілей у режимі реального часу.
• Некомерційна організація управляє грантами. Вони прив'язують конкретні транзакції витрат і проєктні витрати до бюджету «Грант X», щоб забезпечити прозоре відстеження та дотримання вимог гранту.