Додавання витрат до бюджету

Модуль бюджетів у системі управління бізнесом Flowtly дозволяє відстежувати та керувати витратами, пов'язуючи їх з конкретними бюджетами. Витрати можна додавати кількома способами: додаючи окремі транзакції, прив'язуючи підрядників, пов'язуючи проєкти та прив'язуючи рахунки-фактури. Нижче детально описано кожен метод:

Додавання окремої транзакції до бюджету

Щоб пов'язати окрему транзакцію з бюджетом, виконайте наступні кроки:

1. Перейдіть до розділу «Транзакції» в застосунку.
2. У верхній частині сторінки виберіть відповідний банківський рахунок з випадаючого меню. Це відфільтрує та покаже транзакції, пов'язані з обраним рахунком.
3. Знайдіть у списку транзакцію, яку потрібно пов'язати з бюджетом.
4. У рядку транзакції знайдіть поле «Додати бюджет» і виберіть потрібний бюджет з випадаючого меню.

Зміни зберігаються автоматично, і транзакція буде пов'язана з обраним бюджетом. Вона відобразиться у зведенні бюджету та в таблиці витрат за відповідний місяць транзакції. Крім того, ви можете зазначити точну суму для прив'язки до бюджету. Якщо сума не вказана, за замовчуванням буде прив'язана повна сума транзакції.

Примітка: Транзакції з прихованого банківського рахунку не враховуються в бюджеті, навіть якщо прив'язку до бюджету було зроблено до приховування рахунку. Приховування рахунку вилучає його транзакції з підсумків бюджету, таблиць витрат і загальних сум; зняття позначки «Приховані» повертає їх. Дивіться Банківські рахунки, щоб дізнатися, на що впливає приховування рахунку.

Прив'язка підрядника до бюджету

Прив'язка підрядника до певного бюджету дозволяє відстежувати та керувати витратами, пов'язаними з цим підрядником, безпосередньо у зведенні бюджету та в таблиці витрат. Щоб пов'язати підрядника з бюджетом:

1. Перейдіть до розділу «Підрядники» в застосунку.
2. Знайдіть потрібного підрядника та натисніть піктограму «Олівець» (редагувати), щоб перейти в режим редагування.
3. Виберіть відповідний бюджет з випадаючого списку в полі «Бюджет».
4. Збережіть зміни.

Після збереження всі транзакції, пов'язані з підрядником, автоматично відобразяться у зведенні та в таблиці витрат обраного бюджету. Бюджет також можна пов'язати з підрядником під час його додавання.

Прив'язка проєкту (фази проєкту) до бюджету

Прив'язка проєкту або його фази до певного бюджету дозволяє оптимізувати відстеження та управління витратами, пов'язаними з цим проєктом або фазою. Крім того, фази можуть бути прив'язані до іншого бюджету, ніж їхній батьківський проєкт, що забезпечує гнучкість у фінансовому плануванні та розподілі.

Щоб пов'язати проєкт з бюджетом:

1. Перейдіть до розділу «Проєкти» в застосунку.
2. Знайдіть потрібний проєкт або фазу та натисніть кнопку «Переглянути проєкт».
3. Натисніть кнопку «Редагувати проєкт», розташовану у верхньому правому куті сторінки.
4. У вікні, що з'явилося, виберіть відповідний бюджет з випадаючого списку в полі «Бюджет».
5. Збережіть зміни.

Після збереження всі транзакції, пов'язані з проєктом або фазою, відобразяться у зведенні та в таблиці витрат пов'язаного бюджету. Бюджет також можна пов'язати з проєктом під час його створення.

Щоб пов'язати фазу проєкту з бюджетом:

1. Перейдіть до розділу «Проєкти» в застосунку.
2. Знайдіть потрібний проєкт або фазу та натисніть кнопку «Переглянути проєкт».
3. Натисніть кнопку «Редагувати проєкт», розташовану у верхньому правому куті сторінки.
4. Виберіть вкладку «Фази» у верхній частині сторінки.
5. Натисніть піктограму «Олівець» (редагувати), щоб відкрити модальне вікно.
6. Виберіть відповідний бюджет з випадаючого списку в полі «Бюджет».
7. Збережіть зміни.

Бюджет також можна пов'язати з фазою проєкту безпосередньо під час її створення.

Примітка: Якщо бюджет ще не запланований або не налаштований, витрати все одно будуть прив'язані, а система відобразить стандартний місячний перегляд у зведенні. Кожен метод додавання витрат забезпечує оновлення в режимі реального часу у зведенні бюджету, діаграмах та в таблиці витрат для кращого відстеження та управління.

Примітка: Поля для додавання транзакцій, підрядників, проєктів і рахунків-фактур до бюджету будуть видимими та доступними для редагування лише користувачам з відповідною роллю.

Прив'язка рахунка-фактури до бюджету

Прив'язка рахунка-фактури до бюджету дозволяє відстежувати його як дохід після оплати, забезпечуючи чітку видимість платежів у зведенні бюджету. Доходи позначаються зеленим кольором на діаграмі витрат бюджету для кращої наочності. Детальніше про це описано в розділі «Рахунки-фактури»

Приклади використання

• Наприклад, компанії потрібно відстежувати всі витрати, пов'язані з їхньою маркетинговою кампанією Q4. Вони можуть прив'язувати конкретні транзакції рекламних витрат, платежі маркетинговим підрядникам і витрати, пов'язані з проєктами кампанії, безпосередньо до цього бюджету.
• Будівельна компанія керує кількома будівельними проєктами. Прив'язуючи кожну фазу проєкту та конкретні рахунки-фактури постачальників до спеціальних бюджетів «Проєкт А» або «Проєкт Б», вони забезпечують точний фінансовий контроль за кожним об'єктом будівництва.
• Консалтингова агенція відстежує свій бюджет «Цільового доходу від клієнта». Вони прив'язують вхідні рахунки-фактури від клієнтів до цього бюджету, щоб відстежувати дохід відносно своїх фінансових цілей у режимі реального часу.
• Некомерційна організація управляє грантами. Вони прив'язують конкретні транзакції витрат і проєктні витрати до бюджету «Грант X», щоб забезпечити прозоре відстеження та дотримання вимог гранту.