Adăugarea costurilor la buget

Modulul Bugete din Flowtly îți permite să urmărești și să gestionezi cheltuielile asociind costurile cu bugete specifice. Poți adăuga costuri în mai multe moduri, printre care adăugarea de tranzacții individuale, legarea contractorilor, asocierea proiectelor și atașarea facturilor. Mai jos sunt detaliile pentru fiecare metodă:

Adăugarea unei singure tranzacții la buget

Pentru a asocia o singură tranzacție cu un buget, urmează acești pași:

1. Deschide elementul Tranzacții din aplicație.
2. În partea de sus a paginii, selectează contul bancar relevant din meniul derulant. Astfel se filtrează și se afișează tranzacțiile asociate contului ales.
3. Găsește în listă tranzacția pe care vrei s-o asociezi cu un buget.
4. În rândul tranzacției, găsește câmpul Adaugă buget și selectează bugetul dorit din meniul derulant.

Modificările se salvează automat, iar tranzacția va fi legată de bugetul selectat. Ea va apărea în sumarul bugetului și în tabelul de costuri, în luna corespunzătoare tranzacției. În plus, poți specifica suma exactă de asociat cu bugetul. Dacă nu indici nicio sumă, se leagă implicit întreaga sumă a tranzacției.

Notă: tranzacțiile de pe un cont bancar ascuns nu sunt numărate într-un buget, chiar dacă legătura cu bugetul a fost făcută înainte ca ascunderea contului. Ascunderea unui cont retrage tranzacțiile sale din sumarele de buget, din tabelele de costuri și din totaluri; eliminarea marcajului Ascuns le readuce. Vezi Conturi bancare pentru ce afectează ascunderea unui cont.

Legarea unui contractor la buget

Legarea unui contractor la un buget anume îți permite să urmărești și să gestionezi cheltuielile legate de acel contractor direct în sumarul bugetului și în tabelul de costuri. Pentru a asocia un contractor cu un buget:

1. Deschide elementul Contractori din aplicație.
2. Găsește contractorul și fă clic pe pictograma creion pentru a intra în modul de editare.
3. Selectează bugetul relevant din lista derulantă a câmpului Buget.
4. Salvează modificările.

După salvare, toate tranzacțiile asociate contractorului se vor reflecta automat în sumarul și în tabelul de costuri ale bugetului selectat. Poți lega bugetul de contractor și în momentul adăugării contractorului.

Legarea unui proiect (a unei faze de proiect) la buget

Legarea unui proiect sau a unei faze a acestuia la un buget anume simplifică urmărirea și gestionarea cheltuielilor asociate proiectului sau fazei respective. În plus, fazelor li se poate atribui un alt buget decât cel al proiectului părinte, ceea ce oferă flexibilitate în planificarea și alocarea financiară.

Pentru a asocia un proiect cu un buget:

1. Deschide elementul Proiecte din aplicație.
2. Găsește proiectul sau faza dorită și fă clic pe butonul „Mergi la vizualizarea proiectului”.
3. Fă clic pe butonul Editează proiectul din dreapta sus a paginii.
4. În fereastra care apare, selectează bugetul relevant din lista derulantă a câmpului Buget.
5. Salvează modificările.

După salvare, toate tranzacțiile legate de proiect sau de fază se vor reflecta în sumarul și în tabelul de costuri ale bugetului asociat. Poți lega bugetul de proiect și în momentul creării proiectului.

Pentru a asocia o fază de proiect cu un buget:

1. Deschide elementul Proiecte din aplicație.
2. Găsește proiectul sau faza dorită și fă clic pe butonul „Mergi la vizualizarea proiectului”.
3. Fă clic pe butonul Editează proiectul din dreapta sus a paginii.
4. Selectează fila Faze din partea de sus a paginii.
5. Fă clic pe pictograma creion pentru a deschide fereastra.
6. Selectează bugetul relevant din lista derulantă a câmpului Buget.
7. Salvează modificările

Poți lega bugetul de faza de proiect și direct în momentul creării fazei.

Notă: dacă un buget nu este încă planificat sau configurat, costurile se atașează oricum, iar sistemul afișează în sumar o vizualizare lunară implicită. Fiecare metodă de adăugare a costurilor asigură actualizări în timp real în sumarul bugetului, în diagrame și în tabelul de costuri, pentru o urmărire și o gestionare mai bune.

Notă: câmpurile pentru adăugarea tranzacțiilor, a contractorilor, a proiectelor și a facturilor la un buget vor fi vizibile și editabile doar pentru utilizatorii cu rolul potrivit.

Legarea unei facturi la buget

Legarea unei facturi la un buget o urmărește ca venit odată ce este plătită, asigurând o vizibilitate clară a plăților în sumarul bugetului. Veniturile sunt marcate cu verde în diagrama de costuri a bugetului, pentru o vizibilitate clară. Aceasta este detaliată în secțiunea Facturi.

Exemple de utilizare

• O companie trebuie să urmărească toate cheltuielile legate de „Campania de marketing T4”. Poate lega direct de acest buget tranzacții specifice de cheltuieli publicitare, plăți către contractori de marketing și costuri asociate proiectelor specifice campaniei.
• O firmă de construcții gestionează mai multe proiecte de clădiri. Legând fiecare fază de proiect și facturile specifice ale furnizorilor la bugete dedicate „Proiect A” sau „Proiect B”, își asigură o supraveghere financiară precisă pentru fiecare construcție.
• O agenție de consultanță urmărește un buget „Țintă de venituri din clienți”. Leagă facturile primite de la clienți de acest buget pentru a monitoriza veniturile față de obiectivele financiare în timp real.
• O organizație non-profit gestionează granturi. Leagă tranzacții de cheltuieli specifice și costuri de proiect de un buget „Grant X”, pentru a asigura o urmărire transparentă și conformitatea cu cerințele grantului.