Configurarea bugetului

Pentru a configura un buget, începe făcând clic pe elementul Buget din meniul principal. În colțul din dreapta sus al vizualizării vei vedea butonul Adaugă, care oferă două opțiuni: adăugarea unui Buget sau adăugarea unui Grup de buget.

Dacă selectezi opțiunea Grup de buget, apare o fereastră în care poți introduce numele grupului de buget. După salvare, noul grup de buget apare în vizualizarea principală a bugetelor, listat după toate bugetele negrupate.

După crearea unui grup de buget, poți adăuga bugete în el în două moduri:

• Creează un buget nou în grup: fă clic pe butonul Adaugă buget nou aflat lângă grupul de buget. Se deschide o fereastră în care poți configura noul buget.

• Atașează un buget existent la grup: deschide bugetul dorit făcând clic pe placa lui, apoi selectează Editează bugetul în colțul din dreapta sus al paginii. În fereastra care apare, alege grupul de buget dorit din meniul derulant și salvează modificările. În plus, poți redenumi un grup de buget sau îl poți șterge complet folosind butoanele corespunzătoare din interfață.

Dacă, după ce faci clic pe butonul Adaugă, selectezi opțiunea Buget, se deschide o fereastră cu următoarele câmpuri:

• Nume;

• Grup de buget [opțional];

• Tip de buget: Comun (toți participanții folosesc un singur fond comun de buget), Individual (fiecare participant are propriul fond de buget, pe care îl folosește independent).

  După ce faci clic pe butonul „Save”, ești redirecționat la pagina acestui buget. Pagina bugetului arată întotdeauna o filă Sumar buget și o filă P&L pe etichete (în prezent o funcție în previzualizare); o filă P&L pe persoană (tot o funcție în previzualizare) apare în plus pentru bugetele care includ costuri cu angajații. O insignă de lângă numele bugetului arată dacă bugetul este în modul observare sau planificare. Fila Sumar buget este împărțită în două secțiuni: o diagramă și o listă detaliată de costuri cu o diagramă circulară, care reprezintă vizual toate costurile și arată suma totală folosită în cadrul bugetului. În această vizualizare îți poți planifica și gestiona bugetul făcând clic pe butonul dedicat Planifică-ți bugetul.

Planificarea bugetului

Planificarea bugetului în Flowtly este lunară și fără dată de sfârșit. Alegi un an, alegi o lună de început dacă vrei și stabilești suma pentru orice lună. Nu există dată de sfârșit - valorile și regulile continuă în lunile și anii următori până când le schimbi. Planificarea nu este obligatorie pentru a folosi Bugetele.

Planificatorul arată câte un an pe rând, pentru comoditate. Folosește selectorul de an pentru a schimba ce vizualizezi; asta nu limitează perioada bugetului. Fă clic pe orice bară lunară pentru a deschide editorul lunii. Total buget din dreapta sus reflectă suma pentru anul vizibil în prezent, iar salvarea actualizează imediat diagrama. Poți reveni oricând și ajusta din nou lunile.

În editorul lunii introduci o Sumă de bază pentru luna respectivă. Dacă luna anterioară are deja o valoare, aceasta apare ca valoare implicită. Poți aplica opțional o Creștere exponențială (%), pentru a compune de aici înainte o creștere procentuală de la o lună la alta, o Creștere liniară (în monedă), pentru a adăuga o sumă fixă în fiecare lună, sau o Creștere pe unitate (în monedă), când bugetul tău depinde de unități. Dacă lași câmpurile de creștere goale, aceeași valoare se păstrează pentru lunile următoare.

Când stabilești într-o lună o sumă de bază sau o regulă de creștere, ea devine punctul de plecare pentru toate lunile următoare și se transferă automat de la un an la altul. Editarea oricărei luni ulterioare stabilește un nou punct de plecare de acolo încolo. Golirea câmpurilor de creștere într-o lună ulterioară oprește creșterile automate din acel punct; valorile existente rămân așa cum sunt. Lunile dinaintea lunii de început alese pot rămâne la zero dacă nu ai nevoie de ele.

Salvează modificările și navighează între ani pentru a vedea cum se extind în viitor regulile curente.

Bugete planificate pe baza contractelor, în interiorul unui grup de buget. Un buget își poate lua planul din graficele de plăți ale contractelor proiectelor sale, în loc de la planificator. Dacă un astfel de buget aparține unui grup de buget, iar unul dintre proiectele sale nu are grafic de plăți al contractului, folosește planul manual al acelui proiect. Planul manual provine de la bugetul din același grup care este planificat manual și acoperă doar acel proiect. Astfel, un buget consolidat poate include fiecare proiect, indiferent dacă este planificat pe baza contractelor sau manual. Planul unui proiect nu este niciodată numărat de două ori: când contractele lui planifică costurile (sau veniturile), acele contracte sunt planul pentru partea respectivă, iar planul manual nu li se adaugă. Dacă mai multe bugete manuale din grup acoperă același proiect, se folosește cel mai vechi. Un buget manual care acoperă mai multe proiecte nu este împărțit între ele.

Este important de reținut că planificarea bugetului nu este obligatorie pentru a începe să folosești bugetul. Poți atașa direct costuri sau facturi la un buget, chiar dacă nu a fost planificat sau configurat. În asemenea cazuri:

1. Sistemul va afișa implicit Sumarul bugetului într-o configurație lunară.
2. Se va afișa și tabelul de costuri, oferind o imagine de ansamblu asupra costurilor și facturilor atașate.

Această flexibilitate îți permite să începi imediat urmărirea activității financiare, chiar înainte de a finaliza procesul de configurare a bugetului.

Detalierea costurilor, parte a filei Sumar buget, afișează un tabel care rezumă toate tranzacțiile asociate bugetului, organizate pe luni. Fiecare rând reprezintă o tranzacție și arată costul pentru fiecare lună din intervalul selectat. Costurile sunt afișate în moneda relevantă, iar celulele goale indică lipsa cheltuielilor în luna respectivă. Această vizualizare structurată ajută la analiza tiparelor de cheltuieli și la gestionarea eficientă a bugetelor.

Pentru tipul de buget Individual, participanții sunt gestionați dintr-un panou Participanți, nu dintr-o filă separată. Acesta permite utilizatorilor să gestioneze și să vizualizeze persoanele sau entitățile asociate bugetului respectiv. Participanții pot fi adăugați sau eliminați după nevoie, asigurând o vizibilitate clară asupra celor implicați în alocarea și gestionarea bugetului.

Ce include bugetul

Un pas al dialogului bugetului, Ce ar trebui să includă bugetul?, este locul în care bifezi tipurile de costuri și venituri pe care le urmărește un buget - proiecte, contracte cu grafice de plăți, costuri salariale și de personal, venituri din orele înregistrate și facturi etichetate. Pentru Proiecte și Contracte cu grafice de plată alegi și cum decide bugetul care dintre ele îi aparțin.

Proiecte

• Proiectele selectate - bugetul acoperă proiectele pe care le alegi, și doar pe acestea.
• Toate proiectele - bugetul acoperă fiecare proiect care nu este arhivat. Cu această opțiune poți adăuga și o listă de proiecte de exclus, iar bugetul acoperă atunci tot, cu excepția celor din listă.

O legendă sub selector spune care dintre cele două reguli va fi salvată cu bugetul, astfel încât este mereu vizibil dacă se aplică excluderi.

Contracte

• Contractele selectate - bugetul acoperă contractele pe care le alegi, și doar pe acestea.
• Toate contractele - bugetul acoperă fiecare contract.
• Toate din proiectele asociate - bugetul acoperă fiecare contract atașat unui proiect pe care îl acoperă acest buget. Lărgirea sau restrângerea părții de proiecte lărgește sau restrânge odată cu ea și partea de contracte.

„Toate” este o regulă, nu o listă

Diferența contează cel mai mult pentru lucrurile care nu există încă.

Proiectele selectate și Contractele selectate înregistrează o listă fixă. Un proiect sau un contract creat ulterior rămâne în afara bugetului până când cineva deschide bugetul și îl adaugă, iar pe ecran nimic nu semnalează asta - cifrele sunt pur și simplu mai mici decât imaginea de ansamblu.

Opțiunile Toate înregistrează în schimb o regulă, iar regula aceea se aplică de fiecare dată când bugetul este citit. Un proiect creat luna viitoare se află într-un buget Toate proiectele fără ca cineva să redeschidă bugetul, iar un contract atașat ulterior unui proiect pe care îl acoperă bugetul se află în același mod într-un buget Toate din proiectele asociate.

Excluderile funcționează la fel. Excluderea unui proiect din Toate proiectele stochează „tot, în afară de acel proiect”, nu o listă cu ce exista la momentul respectiv, așa că proiectele create ulterior rămân acoperite, iar excluderea se menține.

Pe pagina bugetului și în lista de bugete, această regulă este afișată ca Toate proiectele nearhivate ale acestei organizații sau Toate proiectele nearhivate ale acestei organizații, mai puțin urmat de numărul proiectelor excluse. Înseamnă fiecare proiect din organizația ta care nu este arhivat, inclusiv proiectele create după buget.

Proiectele arhivate sunt omise. Arhivarea unui proiect îl scoate din fiecare buget cu regula Toate proiectele, așa că costurile și veniturile lui nu se mai numără în acele bugete. O tranzacție de pe acel proiect nu le mai listează atunci și arată Neasociată niciunui buget dacă niciun alt buget nu o acoperă. Dezarhivarea proiectului îl readuce.

Modificarea unui buget existent

Deschiderea unui buget pentru editare arată ce opțiune folosește și o păstrează. Un buget construit dintr-o listă aleasă manual păstrează lista aceea și acel comportament până când cineva le schimbă.

Trecerea la una dintre opțiunile Toate lasă la locul ei lista aleasă manual, în loc să o arunce, astfel încât revenirea restabilește proiectele sau contractele alese de tine, în loc să te oblige să le alegi din nou.

Dacă salvezi cât timp acoperirea bugetului încă se încarcă, dialogul îți cere să încerci din nou peste un moment, în loc să salveze. O salvare prea devreme ar putea pierde excluderi pe care bugetul trebuie să le păstreze și l-ar lărgi pe tăcute.

Exemple de utilizare

• Gestionarea cheltuielilor lunare recurente ale unui departament, cu creștere proiectată.
• Urmărirea bugetelor individuale ale proiectelor pentru diferite echipe sau clienți.
• Alocarea și monitorizarea limitelor personale de cheltuieli pentru mai mulți participanți în cadrul unui buget mai mare.
• Configurarea unor planuri flexibile de cheltuieli care se ajustează în funcție de unități sau de creșteri fixe.
• Păstrarea unui buget la nivel de companie care acoperă fiecare proiect nearhivat, inclusiv pe cele începute după stabilirea bugetului.
• Urmărirea cheltuielilor unui departament pe toate proiectele, cu excepția celor două conduse pentru un alt centru de cost.