Налаштування бюджету
Щоб налаштувати бюджет, натисніть пункт Бюджет у головному меню. У верхньому правому куті ви побачите кнопку Додати, яка пропонує два варіанти: додати Бюджет або додати Групу бюджетів.
Якщо ви оберете варіант «Група бюджетів», з'явиться модальне вікно, де можна ввести назву групи. Після збереження нова група з'явиться в основному вигляді бюджетів, після всіх негрупованих бюджетів.
Після створення групи бюджетів ви можете додавати до неї бюджети двома способами:
Створити новий бюджет у групі: натисніть кнопку Додати новий бюджет біля групи бюджетів. Відкриється модальне вікно для налаштування нового бюджету.
Прикріпити наявний бюджет до групи: відкрийте потрібний бюджет, натиснувши на його плитку, потім оберіть Редагувати бюджет у верхньому правому куті сторінки. У модальному вікні оберіть потрібну групу бюджетів зі списку та збережіть зміни. Крім того, ви можете перейменувати або повністю видалити групу бюджетів за допомогою відповідних кнопок в інтерфейсі.
Якщо після натискання кнопки Додати ви оберете варіант «Бюджет», відкриється модальне вікно з такими полями:
Назва;
Категорія бюджету [необов'язково];
Тип бюджету: Спільний (усі учасники використовують один спільний пул бюджету), Індивідуальний (кожен учасник має власний пул бюджету, яким користується самостійно).
Після натискання кнопки «Зберегти» вас буде перенаправлено на сторінку цього бюджету. Для спільного типу бюджету доступні 2 вкладки: «Зведення бюджету» та «Витрати». Вкладка «Зведення бюджету» поділена на два розділи: діаграма та детальний перелік витрат з круговою діаграмою, яка наочно відображає всі витрати та загальну суму, використану в межах бюджету. У цьому вигляді ви можете планувати та керувати бюджетом, натиснувши відповідну кнопку «Запланувати бюджет».
Планування бюджету
Планування бюджету у Flowtly є помісячним та безстроковим. Ви обираєте рік, за бажанням вказуєте початковий місяць і задаєте суму для будь-якого місяця. Кінцевої дати немає — значення та правила поширюються на майбутні місяці й роки, доки ви їх не зміните. Планування не є обов'язковим для використання бюджетів.
Планувальник показує один рік для зручності. Використовуйте перемикач років для зміни відображуваного періоду — це не обмежує термін дії бюджету. Натисніть на стовпчик будь-якого місяця, щоб відкрити редактор місяця. Загальна сума бюджету у верхньому правому куті відображає суму за поточний видимий рік; збереження одразу оновлює діаграму. Ви можете повернутися в будь-який час і скоригувати місяці.
У редакторі місяця ви вводите Базову суму для цього місяця. Якщо попередній місяць вже має значення, воно відображається як типове. За бажанням можна застосувати Експоненціальне зростання (%) для нарахування відсоткового збільшення з місяця в місяць, Лінійне зростання (валюта) для додавання фіксованої суми щомісяця або Зростання за одиницями (валюта), коли бюджет залежить від одиниць. Якщо залишити поля зростання порожніми, значення буде зберігатися незмінним для наступних місяців.
Коли ви задаєте базове значення або правило зростання для місяця, воно стає відправною точкою для всіх наступних місяців і автоматично переноситься на інші роки. Редагування будь-якого пізнішого місяця створює нову відправну точку з цього моменту. Очищення полів зростання в пізнішому місяці зупиняє автоматичне збільшення з цієї точки; наявні значення залишаються незмінними. Місяці до обраного початкового місяця можуть залишатися нульовими, якщо вони вам не потрібні.
Збережіть зміни та переходьте між роками, щоб переглянути, як поточні правила поширюються на майбутнє.
Важливо зазначити, що планування бюджету не є обов'язковим для початку його використання. Ви можете безпосередньо прив'язувати витрати або рахунки до бюджету, навіть якщо він ще не був запланований чи налаштований. У таких випадках:
- Система автоматично відобразить зведення бюджету в помісячному вигляді за замовчуванням.
- Таблиця витрат також буде відображена, надаючи огляд прив'язаних витрат і рахунків.
Ця гнучкість дозволяє розпочати відстеження фінансової діяльності негайно, навіть до завершення процесу налаштування бюджету.
Вкладка «Витрати» відображає таблицю з переліком усіх транзакцій, пов'язаних з бюджетом, організованих за місяцями. Кожен рядок представляє транзакцію із зазначенням витрат за кожен місяць обраного періоду. Витрати відображаються у відповідній валюті; порожні комірки вказують на відсутність витрат за цей місяць. Такий структурований вигляд допомагає аналізувати закономірності витрат та ефективно управляти бюджетами.
Для індивідуального типу бюджету, окрім вкладок «Зведення бюджету» та «Витрати», доступна додаткова вкладка «Учасники». Ця вкладка дозволяє управляти та переглядати осіб чи організації, пов'язані з конкретним бюджетом. Учасників можна додавати або видаляти за потреби, забезпечуючи чітку видимість того, хто бере участь у розподілі та управлінні бюджетом.
Приклади використання
- Управління щомісячними витратами відділу з прогнозованим зростанням.
- Відстеження індивідуальних бюджетів проєктів для різних команд або клієнтів.
- Розподіл та контроль персональних лімітів витрат для кількох учасників у межах більшого бюджету.
- Налаштування гнучких планів витрат із коригуванням за одиницями або фіксованими приростами.