Налаштування бюджету

Щоб налаштувати бюджет, натисніть пункт Бюджет у головному меню. У верхньому правому куті ви побачите кнопку Додати, яка пропонує два варіанти: додати Бюджет або додати Групу бюджетів.

Якщо ви оберете варіант «Група бюджетів», з'явиться модальне вікно, де можна ввести назву групи. Після збереження нова група з'явиться в основному вигляді бюджетів, після всіх негрупованих бюджетів.

Після створення групи бюджетів ви можете додавати до неї бюджети двома способами:

Створити новий бюджет у групі: натисніть кнопку Додати новий бюджет біля групи бюджетів. Відкриється модальне вікно для налаштування нового бюджету.
Прикріпити наявний бюджет до групи: відкрийте потрібний бюджет, натиснувши на його плитку, потім оберіть Редагувати бюджет у верхньому правому куті сторінки. У модальному вікні оберіть потрібну групу бюджетів зі списку та збережіть зміни. Крім того, ви можете перейменувати або повністю видалити групу бюджетів за допомогою відповідних кнопок в інтерфейсі.

Якщо після натискання кнопки Додати ви оберете варіант «Бюджет», відкриється модальне вікно з такими полями:

Назва;
Категорія бюджету [необов'язково];
Тип бюджету: Спільний (усі учасники використовують один спільний пул бюджету), Індивідуальний (кожен учасник має власний пул бюджету, яким користується самостійно).

Після натискання кнопки «Зберегти» вас буде перенаправлено на сторінку цього бюджету. Для спільного типу бюджету доступні 2 вкладки: «Зведення бюджету» та «Витрати». Вкладка «Зведення бюджету» поділена на два розділи: діаграма та детальний перелік витрат з круговою діаграмою, яка наочно відображає всі витрати та загальну суму, використану в межах бюджету. У цьому вигляді ви можете планувати та керувати бюджетом, натиснувши відповідну кнопку «Запланувати бюджет».

Планування бюджету

Планування бюджету у Flowtly є помісячним та безстроковим. Ви обираєте рік, за бажанням вказуєте початковий місяць і задаєте суму для будь-якого місяця. Кінцевої дати немає — значення та правила поширюються на майбутні місяці й роки, доки ви їх не зміните. Планування не є обов'язковим для використання бюджетів.

Планувальник показує один рік для зручності. Використовуйте перемикач років для зміни відображуваного періоду — це не обмежує термін дії бюджету. Натисніть на стовпчик будь-якого місяця, щоб відкрити редактор місяця. Загальна сума бюджету у верхньому правому куті відображає суму за поточний видимий рік; збереження одразу оновлює діаграму. Ви можете повернутися в будь-який час і скоригувати місяці.

У редакторі місяця ви вводите Базову суму для цього місяця. Якщо попередній місяць вже має значення, воно відображається як типове. За бажанням можна застосувати Експоненціальне зростання (%) для нарахування відсоткового збільшення з місяця в місяць, Лінійне зростання (валюта) для додавання фіксованої суми щомісяця або Зростання за одиницями (валюта), коли бюджет залежить від одиниць. Якщо залишити поля зростання порожніми, значення буде зберігатися незмінним для наступних місяців.

Коли ви задаєте базове значення або правило зростання для місяця, воно стає відправною точкою для всіх наступних місяців і автоматично переноситься на інші роки. Редагування будь-якого пізнішого місяця створює нову відправну точку з цього моменту. Очищення полів зростання в пізнішому місяці зупиняє автоматичне збільшення з цієї точки; наявні значення залишаються незмінними. Місяці до обраного початкового місяця можуть залишатися нульовими, якщо вони вам не потрібні.

Збережіть зміни та переходьте між роками, щоб переглянути, як поточні правила поширюються на майбутнє.

Важливо зазначити, що планування бюджету не є обов'язковим для початку його використання. Ви можете безпосередньо прив'язувати витрати або рахунки до бюджету, навіть якщо він ще не був запланований чи налаштований. У таких випадках:

Система автоматично відобразить зведення бюджету в помісячному вигляді за замовчуванням.
Таблиця витрат також буде відображена, надаючи огляд прив'язаних витрат і рахунків.

Ця гнучкість дозволяє розпочати відстеження фінансової діяльності негайно, навіть до завершення процесу налаштування бюджету.

Вкладка «Витрати» відображає таблицю з переліком усіх транзакцій, пов'язаних з бюджетом, організованих за місяцями. Кожен рядок представляє транзакцію із зазначенням витрат за кожен місяць обраного періоду. Витрати відображаються у відповідній валюті; порожні комірки вказують на відсутність витрат за цей місяць. Такий структурований вигляд допомагає аналізувати закономірності витрат та ефективно управляти бюджетами.

Для індивідуального типу бюджету, окрім вкладок «Зведення бюджету» та «Витрати», доступна додаткова вкладка «Учасники». Ця вкладка дозволяє управляти та переглядати осіб чи організації, пов'язані з конкретним бюджетом. Учасників можна додавати або видаляти за потреби, забезпечуючи чітку видимість того, хто бере участь у розподілі та управлінні бюджетом.

Що охоплює бюджет

Один із кроків діалогу бюджету, Що має охоплювати бюджет?, — це місце, де ви позначаєте види витрат і доходів, які відстежує бюджет: проєкти, контракти з графіками платежів, витрати на оплату праці та персонал, дохід від облікованих годин і рахунки з тегами. Для Проєктів і Контрактів з графіками платежів ви також обираєте, яким чином бюджет визначає, які з них до нього належать.

Проєкти

Вибрані проєкти — бюджет охоплює обрані вами проєкти, і лише їх.
Усі проєкти — бюджет охоплює кожен неархівний проєкт. Архівні проєкти не враховуються, а архівування проєкту вилучає його з бюджету. У межах цього варіанту ви можете додатково вказати проєкти для виключення, і тоді бюджет охоплюватиме все, крім перелічених.

Підпис під селектором показує, яке з двох правил буде збережено разом із бюджетом, тому завжди видно, чи застосовуються виключення.

Контракти

Вибрані контракти — бюджет охоплює обрані вами контракти, і лише їх.
Усі контракти — бюджет охоплює кожен контракт.
Усі з пов'язаних проєктів — бюджет охоплює кожен контракт, прив'язаний до проєкту, який охоплює цей бюджет. Розширення або звуження сторони проєктів відповідно розширює або звужує сторону контрактів.

«Усі» — це правило, а не список

Різниця має найбільше значення для того, чого ще не існує.

Вибрані проєкти та Вибрані контракти зберігають фіксований список. Проєкт або контракт, створений пізніше, залишається поза бюджетом, доки хтось не відкриє бюджет і не додасть його, і ніщо на екрані на це не вказує — показники просто менші за повну картину.

Натомість варіанти Усі зберігають правило, яке застосовується щоразу, коли бюджет зчитується. Проєкт, створений наступного місяця, входить до бюджету Усі проєкти без потреби повторно відкривати бюджет, а контракт, прив'язаний пізніше до проєкту, який охоплює бюджет, так само входить до бюджету Усі з пов'язаних проєктів.

Виключення працюють так само. Виключення одного проєкту з варіанту Усі проєкти зберігає правило «все, крім цього проєкту», а не список того, що існувало на той момент, тому проєкти, створені пізніше, залишаються охопленими, а виключення продовжує діяти.

Зміна наявного бюджету

Відкриття бюджету для редагування показує, який варіант він використовує, і зберігає його. Бюджет, побудований на основі вручну обраного списку, зберігає цей список і цю поведінку, доки хтось її не змінить.

Перемикання на один із варіантів Усі залишає ваш вручну обраний список на місці, а не відкидає його, тому повернення назад відновлює раніше обрані проєкти чи контракти, а не змушує обирати їх заново.

Якщо ви збережете бюджет, поки його охоплення ще завантажується, діалогове вікно попросить повторити спробу за мить, а не збереже зміни. Занадто раннє збереження може видалити виключення, які бюджет мав зберегти, і непомітно розширити його.

Приклади використання

Управління щомісячними витратами відділу з прогнозованим зростанням.
Відстеження індивідуальних бюджетів проєктів для різних команд або клієнтів.
Розподіл та контроль персональних лімітів витрат для кількох учасників у межах більшого бюджету.
Налаштування гнучких планів витрат із коригуванням за одиницями або фіксованими приростами.
Вести загальнокорпоративний бюджет, який охоплює кожен неархівний проєкт, зокрема ті, що розпочалися після налаштування бюджету.
Відстежувати витрати відділу за всіма проєктами, крім двох, що ведуться для іншого центру витрат.