Сповіщення про бюджет

Flowtly перевіряє ваші бюджети за вас і повідомляє, коли якийсь із них відхиляється від плану, тож вам не потрібно відкривати сторінку бюджету, щоб це з'ясувати. Ви отримуєте сповіщення, коли витрати випереджають план або коли маржі, яку бюджет мав забезпечити за планом, більше немає.

Сповіщення надходять як повідомлення: у меню дзвіночка вгорі робочого простору та як push-сповіщення на пристроях, де ви їх дозволили.

Коли надсилаються сповіщення

Flowtly оцінює кожен бюджет раз на добу, вранці. Бюджет перевіряється за власним періодом планування, і перевіряється той період, що триває зараз, тож про проблему повідомляють, поки ви ще можете діяти, а не після закриття періоду. Період, що щойно завершився, також перевіряється, адже пізні рахунки й категоризація ще якийсь час змінюють його показники.

Кожен бюджет формує щонайбільше одне сповіщення на одну умову на добу. Якщо нічого не змінилося, нічого не надсилається.

Що спричиняє сповіщення

Сповіщення формують три умови.

Витрати понад план. Витрати, записані на бюджет, перевищують заплановане на період більш ніж на 10%. Якщо перевищення становить понад 30%, сповіщення позначається як критичне.
Маржа нижча за ціль. Для завершеного періоду маржа, яку бюджет фактично забезпечив, щонайменше на 5 відсоткових пунктів нижча за маржу, яку він мав забезпечити за планом. Розрив у 15 пунктів або більше є критичним.
Маржа під загрозою. Для періоду, що ще триває, витрати, записані досі, вже перевищують заплановані витрати щонайменше на 5% запланованого доходу. Іншими словами, навіть якщо кожен запланований рахунок буде оплачено повністю, маржа вже настільки нижча за план. Розрив у 15 пунктів або більше є критичним.

Бюджет без плану на період нічого не формує, так само як і бюджет, що планує лише одну сторону обліку, коли для перевірки потрібні обидві. Дохід, що надходить пізніше, ніж заплановано, сам по собі не є приводом для сповіщення: місяць із недоотриманим доходом проявляється через перевірки маржі, а не окремим сповіщенням.

Кожне сповіщення називає бюджет і період, показує фактичне значення поруч із запланованим та розмір розриву й пропонує один простий наступний крок. Воно веде просто до бюджету, щоб ви могли переглянути деталі. Воно ніколи не вказує причину і ніколи не змінює бюджет, план чи розподіл.

Хто отримує сповіщення

Бюджет може мати власний список одержувачів сповіщень. Коли цей список задано, сповіщення отримують лише ці люди.

Коли його не задано, сповіщення надходить усім в організації, хто може керувати бюджетами. Адміністратор або власник підпадає під це, бо ці ролі включають керування бюджетами.

Одержувачів перевіряють повторно в момент надсилання сповіщення. Тих, хто більше не має доступу до цього бюджету або залишив організацію, пропускають.

Повторення та відхилення

Те саме сповіщення не надсилається знову день за днем. Щойно умову було зафіксовано, ви дізнаєтеся про неї знову лише тоді, коли вона суттєво погіршиться: коли попередження переходить у критичне або коли показник погіршується ще щонайменше на 10 пунктів порівняно зі значенням, про яке вам повідомили востаннє.

Якщо бюджет повертається в межі плану, жодного повідомлення про це не надсилається. Умову просто закривають, а якщо вона пізніше повернеться, про неї повідомлять знову як про нове сповіщення.

Відхилене сповіщення залишається для вас відхиленим. Ви не отримаєте про нього нового повідомлення, якщо воно не перейде в критичне, а це нова інформація, а не повторення.

Вимкнення сповіщень

Є два способи припинити сповіщення про бюджет.

Для окремого бюджету. Проактивні сповіщення можна вимкнути для одного бюджету, якщо ви можете керувати бюджетами. За замовчуванням вони ввімкнені для кожного бюджету, що має план.
Тихий період для всієї організації. Поки організація перебуває у своєму тихому періоді сповіщень, нічого не надсилається. Сповіщення, що виникло під час тихого періоду, доставляється під час першої перевірки після закінчення цього вікна, тож його затримують, а не втрачають.

Вимкнення звуку в налаштуваннях сповіщень впливає лише на доставку. Сповіщення все одно відображається в списку сповіщень у застосунку, а умова все одно видна на самому бюджеті.

Коли показники можуть бути неповними

Сповіщення про бюджет актуальні настільки, наскільки актуальні дані, на яких вони ґрунтуються. Кожне сповіщення вказує дату, станом на яку чинні показники.

Сповіщення повідомляє, що показники можуть бути неповними, коли банківські дані чи дані імпорту не надходили нещодавно, коли період містить транзакції, не віднесені до жодного бюджету (їхню кількість названо), або коли банківські дані чи дані імпорту не надходили взагалі. Сповіщення з будь-якою з таких приміток ніколи не позначається як критичне: неповна картина повідомляється як попередження, бо остаточний показник цілком може бути кращим, ніж видається.

Якщо це трапляється часто, перевірте банківське підключення й віднесіть невідповідні транзакції до бюджету. Сповіщення стануть точнішими, щойно дані будуть повними.

Приклади використання

Дізнатися, що клієнтський проєкт перевищив свій план витрат, поки місяць ще триває, а не тоді, коли облік закривають.
Помітити, що ретейнер перестав покривати роботу, яка виконується за ним, ще до наступної розмови про продовження.
Спрямовувати сповіщення про бюджет відділу керівникові відділу замість усіх, хто керує бюджетами в організації.
Тримати під наглядом ретельно спланований бюджет кампанії, не відкриваючи його щодня.