Вибір тегів для бюджетування

Бюджет може відповісти лише на ті запитання, під які налаштовано його теги. Ця стаття допоможе вирішити, які групи тегів і теги створити, перш ніж почати бюджетувати. Вона пропонує варіанти, а не один фіксований макет, тож ви можете обрати те, що підходить вашій організації. Фінансової освіти для цього не потрібно.

Що тег дає бюджету

Одна група тегів відповідає на одне запитання. Вигляд P&L за тегами в бюджеті розбиває його доходи й витрати за однією групою тегів одночасно: ви обираєте групу в полі Група тегів, і кожен тег цієї групи стає рядком. Група Клієнти відповідає на запитання «від якого клієнта надійшли ці гроші або якому клієнту вони пішли?». Група Тип витрат відповідає на запитання «що це були за витрати?».

Звідси випливають три правила:

Документ враховується повністю в кожній групі, з якої він має тег. Рахунок із тегом Клієнт А у групі Клієнти і Закупівля медіа у групі Тип витрат з'являється повністю в обох розбивках. Групи — це окремі погляди на ту саму загальну суму, тому їх ніколи не додають одна до одної.
Усередині однієї групи документ ділиться між своїми тегами. Рахунок із двома клієнтами розподіляється між ними і ніколи не враховується двічі, тож рядки групи завжди в сумі дають підсумок бюджету.
Усе, що не має тегу з цієї групи, потрапляє в рядок «Без тегу». Великий рядок Без тегу — перша ознака того, що групу використовують не на кожному документі.

Коли Flowtly шукає тег витрати в групі, він починає з найконкретнішого місця й іде назовні: рядки рахунку, потім рахунок загалом, потім банківська транзакція, якою його сплачено, потім контрагент. Щойно будь-який рядок рахунку має тег із групи, враховуються лише рядки: рядок без нього потрапляє до рядка Без тегу замість того, щоб узяти тег рахунку. Тож один раз позначивши постачальника тегом, ви можете охопити всі його рахунки, а позначений рахунок або його рядки це перевизначають. Доходи починаються з рядків рахунку продажу, потім рахунок загалом. Неоплачений рахунок продажу без тегу з групи враховується як Без тегу, незалежно від того, який тег має його контрагент, тож позначайте самі рахунки продажу.

Як розраховують і читають показники, описано в статті Бюджет: звіт про прибутки, збитки та прогноз.

Три запитання, з яких починає більшість організацій

Більшості організацій потрібні три групи тегів: для кого робота, яка це робота і який це вид грошей. Для кожної є більше ніж один розумний спосіб налаштування.

Клієнти

Створіть одну групу тегів, наприклад Клієнти, з одним тегом на клієнта. Потім оберіть, як далеко піти:

Варіант А: дохід за клієнтами. Позначайте тегами лише рахунки продажу. Розбивка показує, скільки приносить кожен клієнт. Це найпростіше налаштування і хороша відправна точка.
Варіант Б: маржа за клієнтами. Позначайте тегами також витрати, які ви купуєте для клієнта, як-от медіа чи фрилансера, що працює лише з цим клієнтом. Тоді розбивка показує доходи й витрати за клієнтами, а отже, і маржу, яку лишає кожен.

Два налаштування заощаджують час на введенні:

Увімкніть Застосовувати також до контрагентів для групи, і ви зможете поставити тег клієнта на самого контрагента. P&L використовує цей тег для витратних документів контрагента, які не мають тегу з цієї групи. Він не поширюється на неоплачений рахунок продажу, тож дайте рахункам продажу власний тег клієнта.
Для постачальника, що працює лише з одним клієнтом, заповніть Теги рахунку-фактури за замовчуванням. Теги додаються до вхідних рахунків цього постачальника під час їх зіставлення або пропонуються як підказки, якщо у вашій організації автоматичне додавання вимкнено. Див. Контрагенти.

Flowtly не пов'язує клієнта з тегом автоматично. Створіть тег, коли берете клієнта на обслуговування.

Проєкти

Створіть групу, наприклад Проєкти. Потім оберіть:

Варіант А: один тег на проєкт. Найкраще, коли проєктів мало і вони тривають місяцями.
Варіант Б: один тег на тип проєкту, наприклад Абонентське обслуговування, Кампанія і Разове замовлення. Найкраще, коли проєктів багато і вони короткі, а порівнювати потрібно вид роботи, а не кожне окреме замовлення.

Для варіанта А вкажіть Пов'язаний проєкт для кожного тегу. У закупівельному рахунку вибір тегу тоді заповнює проєкт, а вибір проєкту заповнює тег. Обидва залишаються редагованими. Зв'язок задають вручну, тег за тегом.

Тип витрат і доходів

Це управлінський погляд: на що витрачено гроші і звідки надійшов дохід. Варіанти:

Варіант А: короткий стартовий список. Для сервісного бізнесу, наприклад: закупівля медіа, фрилансери й підрядники, зарплати, інструменти та підписки, офіс, відрядження і власний маркетинг. Для доходів — один тег на кожну лінію послуг.
Варіант Б: повторіть план рахунків вашого бухгалтера. Використовуйте назви рахунків, за якими звітує ваш бухгалтер, щоб бюджет і облік говорили однією мовою. Якщо ви експортуєте дані бухгалтеру, заповніть Бухгалтерський рахунок для кожного тегу.
Варіант В: почніть із п'яти й розділяйте пізніше. Почніть із п'яти широких тегів і розділіть один, коли він стане завеликим для пояснення. Розділити тег легше, ніж об'єднати два, якими люди користувалися по-різному.

Якщо витрати й доходи в одній групі, починайте назву кожного тегу з того, чим він є, наприклад Витрати · Офіс або Доходи · Абонентська плата, і встановіть для Напрям рахунку значення Лише вхідні рахунки (закупівлі) або Лише вихідні рахунки (продажі). Тоді кожен рахунок пропонуватиме лише ті теги, що йому підходять.

Категорії тегування: одне поле на одне запитання

Група тегів визначає, як розбивається P&L. Категорія визначає, що бачать люди, коли кодують рахунок за витрати. Категорії тегування, відкриті знизу сторінки Налаштування → Фінанси та бізнес → Групи тегів рахунків, перетворюють одну чи кілька груп тегів на одне підписане поле в рахунку, яке пропонує всі теги цих груп.

Обовʼязкове позначає поле як таке, що потрібно заповнити. Порожнє обов'язкове поле знижує повноту рахунку і підсвічує розділ, але ніколи не блокує збереження, тож рахунок можна відкласти до того, як його закодовано.
Вимкнене Кілька значень робить поле одиночним вибором. Увімкніть його, коли одну витрату може знадобитися розділити між кількома тегами.
Порядок категорій — це порядок полів у рахунку.

Для першого налаштування створіть одну категорію на групу тегів: Клієнт, Проєкт, Тип витрат. Одразу увімкніть Обовʼязкове для категорії типу витрат: це нічого не зупиняє, зате одразу видно, які рахунки ще потребують кодування. Як це робити крок за кроком, описано в статті Групи тегів рахунків.

Помилки, яких слід уникати

Вкладення непов'язаних тегів як рівнів. Рівні не додаються в P&L: кожен тег — окремий рядок, на якому б рівні він не стояв. Тому Бухгалтерія під Адміністрацією під однією групою дають вам рядки поруч, а не підсумок і його частини. Якщо дві речі відповідають на різні запитання, дайте їм різні групи.
Одна група на два запитання. Група, що містить і клієнтів, і типи витрат, або змушує людей обирати одне з двох у кожному рахунку, або ділить кожен рахунок між двома тегами, і обидві розбивки виходять хибними.
Група, названа за командою, а не за запитанням. Керівництво каже, хто володіє списком, а не на що він відповідає. Називайте групу за запитанням, наприклад Тип витрат, щоб усі позначали однаково.
Пропуск категорій. Без них люди, що кодують рахунки, мусять знати, які групи існують, і самі обирати з кожної. Одне обов'язкове поле на запитання легше заповнити правильно.

Робочий приклад

Невелике агентство з трьома клієнтами, чотирма проєктами і однією людиною, що кодує рахунки, налаштовує:

Клієнти: Клієнт А, Клієнт Б, Клієнт В, з увімкненим Застосовувати також до контрагентів і тегом кожного клієнта на його контрагенті та на кожному рахунку продажу, виставленому для нього.
Проєкти: по одному тегу на проєкт, у кожного вказано Пов'язаний проєкт: Абонентське обслуговування клієнта А, Весняна кампанія клієнта Б, Вебсайт клієнта Б, Запуск клієнта В.
Тип витрат і доходів: вісім тегів. Витрати · Закупівля медіа, Витрати · Фрилансери, Витрати · Інструменти та підписки, Витрати · Офіс і Витрати · Власний маркетинг, налаштовані лише для вхідних рахунків; Доходи · Абонентська плата, Доходи · Кампанії і Доходи · Виробництво, налаштовані лише для вихідних рахунків.
Три категорії: Клієнт, Проєкт і Тип витрат, кожна над власною групою, з обов'язковою категорією Тип витрат.

У P&L за тегами бюджету вибір Клієнти в полі Група тегів показує доходи й витрати за клієнтами. Спільні витрати, як-от оренда офісу, не мають тегу клієнта, тому потрапляють у рядок Без тегу, і агентство бачить, яка частина накладних витрат не віднесена на жодного клієнта. Вибір Проєкти показує ті самі гроші за проєктами, а вибір Тип витрат і доходів показує, на що витрачено гроші. Кожен вигляд у сумі дає той самий підсумок бюджету.

Приклади використання

Офіс-менеджер, що вперше налаштовує бюджетування, створює три групи тегів, по одній на запитання, ще до того, як хтось закодує рахунок.
Засновник хоче знати, які клієнти прибуткові, тож команда переходить від тегування лише рахунків продажу до тегування також витрат, куплених для кожного клієнта.
Фінансовий керівник повторює план рахунків бухгалтера в групі типів витрат, щоб бюджет і щомісячний звіт використовували ті самі назви.
Адміністратор бачить великий рядок Без тегу в розбивці за клієнтами і вмикає Обовʼязкове для категорії Клієнт.