Групи тегів рахунків

«Налаштування» → «Фінанси та бізнес» → «Групи тегів рахунків» — це місце, де ви визначаєте категорії, з яких люди вибирають, коли кодують рахунок або рядок рахунку: типи витрат, центри витрат, реєстри продажів. Група тегів — це одна категорія. Теги всередині неї — значення на вибір.

Хто може це змінювати

Відкрити цей екран і щось на ньому змінювати може лише адміністратор.

Елементи керування на цьому екрані

Угорі сторінки

«Експорт»: завантажує кожну групу тегів рахунків і її теги як файл електронної таблиці з назвою tags.csv для масового редагування.

«Імпорт»: читає файл .csv або .xlsx і показує, що він змінив би, перш ніж щось буде збережено (див. «Редагування в електронній таблиці» нижче).

«Додати групу тегів»: відкриває форму нової групи.

«Увімкнути теги рахунків»: загальноорганізаційний перемикач тегування рахунків. За замовчуванням увімкнений і зберігається, щойно ви його перемикаєте, з повідомленням «Успіх». Поки він вимкнений, Flowtly перестає пропонувати теги для вхідних рахунків, відмовляється задавати типові теги рахунків для контрагента і не приймає бюджет, що працює за тегами.

Список груп

Кожна група — це картка з її назвою і, якщо він є, її «Код». Група без тегів показує «Тегів ще немає.»

«Змінити порядок груп»: показується, коли груп більше однієї. Перемикає список у список груп із перетягуванням. Перетягніть групу, щоб задати порядок, у якому вона з'являється на цьому екрані, в кожному виборі тегів і в звіті бюджету за групами. Натисніть «Готово», щоб повернутися до карток.

«Додати тег» (унизу кожної картки): відкриває форму тегу для цієї групи. Новий тег долучається в кінець групи.

Усередині картки перетягніть тег за його ручку, щоб упорядкувати теги. Цей порядок — той, який показує кожен вибір тегів.

Кожен рядок тегу показує його мітку, а також те з наступного, що задано: «Назва для експорту» (показується, коли назва відрізняється від мітки), «Рахунок обліку» (бухгалтерський код), опис і «Відповідальний». Рядок із відповідальним, який не може затверджувати рахунки, також показує попередження, куди натомість потрапляють рахунки з цим тегом.

Кнопка редагування на картці відкриває форму групи. Меню рядка («Більше дій») на тегу містить «Редагувати тег» і «Видалити тег».

Форма групи («Додати групу тегів», «Редагувати групу тегів»)

«Назва»: назва групи. Форму не можна зберегти без неї. Зберігається кнопкою «Додати» для нової групи або «Зберегти» під час редагування.

«Застосовувати також до контрагентів»: для нової групи за замовчуванням вимкнено. Коли ввімкнено, теги групи стають доступними на контрагенті, де вони замінюють теги витрат цього контрагента в бюджетах. Група, що застосовується до кожного зв'язку, зокрема до контрагентів, показує цей перемикач увімкненим і заблокованим.

Форма тегу («Додати тег до групи», «Редагувати тег»)

«Назва»: повна назва, що використовується в експортах і друкованих контекстах. До 255 символів.

«Мітка»: короткий текст, що показується у виборі тегів і на чіпах. Вона заповнюється з назви під час введення, малими літерами, цифрами та дефісами, доки ви не відредагуєте її самі. Вона може мати щонайбільше 32 символи, тож довга назва потребує окремої мітки.

«Опис»: що охоплює тег, вашими словами, показується людям, які вибирають тег. До 255 символів.

«Бухгалтерський рахунок»: рахунок обліку, на який проводиться тег, так, як його називає ваш бухгалтер. Експорт Optima записує його замість назви тегу; залиште порожнім, щоб експортувати назву. До 64 символів.

«Порядок сортування»: число, що впорядковує теги. З'являється лише там, де теги не можна впорядкувати перетягуванням.

«Напрям рахунку»: на яких рахунках можна вибрати тег. Варіанти — «Вхідні та вихідні рахунки» (за замовчуванням), «Лише вхідні рахунки (закупівлі)» і «Лише вихідні рахунки (продажі)». Тег, що вже є на рахунку, там залишається. Поле показується для груп, які застосовуються до рахунків.

«Відповідальний»: особа, яка дає перше затвердження рахунку, позначеного цим значенням. Запитують лише того, хто має дозвіл на рахунки; будь-кого іншого пропускають, і рахунок маршрутизується далі так, ніби відповідального не задано. Якщо відповідальний не прийняв запрошення або не має ролі затверджувача рахунків, форма попереджає вас, і рахунки з цим тегом потрапляють до всіх, хто має цю роль. Відповідального використовують лише групи, застосовані до цілих рахунків; для інших груп форма повідомляє, що відповідального не використовують і його можна очистити. Див. Затверджувачі рахунків і Процес погодження рахунків-фактур.

«Пов'язаний проєкт»: підказка, а не правило. Вибір тегу на вхідному рахунку заповнює цей проєкт, а вибір проєкту заповнює тег. Обидва залишаються редагованими. Якщо два теги називають один проєкт, вибір цього проєкту не заповнює жодного. Показується для груп, які застосовуються до вхідних рахунків.

«Скасувати» закриває форму без збереження. «Додати» (новий тег) або «Зберегти» (наявний тег) зберігає його. «Назва» і «Мітка» обов'язкові; якщо сервер відхиляє тег, форма залишається відкритою з повідомленням про помилку.

Видалення тегу

«Видалити тег» запитує «Видалити цей тег?», а потім видаляє його кнопкою «Видалити». Це відхиляється, поки тег усе ще прикріплений до рахунків або вкладень; спершу приберіть ці посилання й спробуйте знову.

Категорії тегування

«Категорії тегування» — це рядок унизу сторінки з кнопкою «Налаштувати». Вона відкриває окремий екран, де категорії об'єднують групи тегів в одне підписане поле на видаткових рахунках. Категорії необов'язкові: без них тегування працює, як і завжди.

Редагування в електронній таблиці

«Експорт» записує по одному рядку на тег під його групою зі стовпцями id, group, tag, label, order, description і direction. Група, у якої ще немає тегів, — це рядок із порожнім тегом. Бухгалтерського коду та відповідального у файлі немає.

«Імпорт» зіставляє рядки спершу за id, а потім за групою та назвою тегу, тож файл, експортований з однієї організації, можна імпортувати в іншу. Діалог імпорту показує пробний прогін: скільки груп і тегів нових, змінених або без змін, і знайдені проблеми з рядком кожної. Поки залишається проблема, нічого застосувати не можна. «Застосувати зміни» зберігає зміни. Імпорт ніколи не видаляє: тег, якого немає у файлі, залишається як є, а діалог повідомляє, скільки таких тегів.

Приклади використання

• Адміністратор створює групу «Центр витрат» і додає по одному тегу на відділ, щоб кожен видатковий рахунок можна було закодувати на відділ.
• Адміністратор задає «Відповідальний» для тегу «Маркетинг», щоб рахунки з ним спершу надходили керівникові маркетингу.
• Адміністратор експортує теги, перейменовує й упорядковує їх в електронній таблиці та імпортує файл, щоб застосувати зміни за один крок.
• Адміністратор заповнює «Бухгалтерський рахунок» в кожному тезі, щоб експорт Optima для бухгалтера містив рахунки обліку, а не назви тегів.