Grupos de etiquetas de faturas

"Settings" → "Finance & Business" → "Invoice tag groups" é onde define as categorias que as pessoas escolhem ao classificar uma fatura ou uma linha de fatura: tipos de custo, centros de custo, registos de vendas. Um grupo de etiquetas é uma categoria. As etiquetas dentro dele são os valores a escolher.

Quem pode alterá-lo

Só um administrador pode abrir este ecrã e alterar qualquer coisa nele.

Os controlos deste ecrã

No topo da página

"Export": descarrega todos os grupos de etiquetas de faturas e as suas etiquetas como um ficheiro de folha de cálculo chamado tags.csv, para edição em massa.

"Import": lê um ficheiro .csv ou .xlsx e mostra o que alteraria antes de guardar seja o que for (ver «Editar numa folha de cálculo» abaixo).

"Add tag group": abre um formulário para um novo grupo.

"Enable invoice tagging": o interruptor de toda a organização para a etiquetagem de faturas. Está ligado por predefinição e guarda assim que o altera, com uma mensagem "Success". Enquanto estiver desligado, o Flowtly deixa de sugerir etiquetas nas faturas recebidas, recusa definir etiquetas de fatura predefinidas numa contraparte e não aceita um orçamento que funcione por etiqueta.

A lista de grupos

Cada grupo é um cartão com o seu nome e, quando tem um, o seu "Code". Um grupo sem etiquetas mostra "No tags yet."

"Reorder groups": mostrado quando há mais de um grupo. Muda a lista para uma lista de arrastar e largar dos grupos. Arraste um grupo para definir a ordem em que aparece neste ecrã, em todos os seletores de etiquetas e no relatório de orçamento por grupo. Clique em "Done" para voltar aos cartões.

"Add tag" (no fim de cada cartão): abre o formulário de etiqueta para esse grupo. Uma etiqueta nova junta-se ao fim do grupo.

Dentro de um cartão, arraste uma etiqueta pela sua pega para pôr as etiquetas por ordem. A ordem é a ordem que todos os seletores de etiquetas mostram.

Cada linha de etiqueta mostra a sua etiqueta, mais qualquer um destes que esteja definido: "Export name" (mostrado quando o nome difere da etiqueta), "Account" (o código contabilístico), a descrição e "Owner". Uma linha com um responsável que não pode aprovar faturas mostra também um aviso que indica para onde vão, em vez disso, as faturas com essa etiqueta.

O botão de editar num cartão abre o formulário do grupo. O menu da linha ("More actions") numa etiqueta contém "Edit tag" e "Delete tag".

"Name": o nome do grupo. O formulário não pode ser guardado sem um. Guarda-se com "Add" num grupo novo ou "Save" ao editar.

"Also apply to counterparties": desligado por predefinição num grupo novo. Quando ligado, as etiquetas do grupo ficam disponíveis numa contraparte, onde substituem as etiquetas dos custos dessa contraparte nos orçamentos. Um grupo que se aplica a todas as relações, contrapartes incluídas, mostra este interruptor ligado e bloqueado.

O formulário da etiqueta (Add tag to a group, Edit tag)

"Name": o nome longo, usado em exportações e contextos imprimíveis. Até 255 carateres.

"Label": o texto curto mostrado no seletor de etiquetas e nos distintivos. É preenchido a partir do nome à medida que escreve, em letras minúsculas, dígitos e hífenes, até o editar você mesmo. Pode ter no máximo 32 carateres, pelo que um nome longo precisa de uma etiqueta própria.

"Description": o que a etiqueta abrange, nas suas próprias palavras, mostrado às pessoas que escolhem a etiqueta. Até 255 carateres.

"Accounting code": a conta contabilística em que a etiqueta lança, como o seu contabilista lhe chama. A exportação Optima escreve-a no lugar do nome da etiqueta; deixe-a vazia para exportar o nome. Até 64 carateres.

"Sort order": um número que ordena as etiquetas. Só aparece onde as etiquetas não podem ser ordenadas por arrastar.

"Invoice direction": em que faturas a etiqueta pode ser escolhida. As opções são "Both incoming and outgoing invoices" (a predefinição), "Incoming (purchase) invoices only" e "Outgoing (sales) invoices only". Uma etiqueta já numa fatura continua lá. O campo é mostrado para grupos que se aplicam a faturas.

"Owner": a pessoa que dá a primeira aprovação a uma fatura etiquetada com este valor. Só é perguntada quem tem permissão de faturas; qualquer outra pessoa é ignorada e a fatura segue como se nenhum responsável estivesse definido. Se o responsável não aceitou o convite, ou não tem a função de aprovador de faturas, o formulário avisa-o e as faturas com a etiqueta vão para todos os que têm essa função. O responsável só é usado por grupos aplicados a faturas inteiras; para outros grupos o formulário diz que o responsável não é usado e pode ser limpo. Veja Aprovadores de faturas e Fluxo de aprovação de faturas.

"Linked project": uma sugestão, não uma regra. Escolher a etiqueta numa fatura de compra preenche este projeto, e escolher o projeto preenche a etiqueta. Ambos continuam editáveis. Se duas etiquetas indicam o mesmo projeto, escolher esse projeto não preenche nenhuma. Mostrado para grupos que se aplicam a faturas recebidas.

"Cancel" fecha o formulário sem guardar. "Add" (etiqueta nova) ou "Save" (etiqueta existente) guarda-a. "Name" e "Label" são obrigatórios; se o servidor recusar a etiqueta, o formulário fica aberto com uma mensagem de erro.

Eliminar uma etiqueta

"Delete tag" pergunta "Delete this tag?" e depois remove-a com "Delete". É recusado enquanto a etiqueta ainda estiver associada a faturas ou anexos; remova primeiro essas referências e tente de novo.

Categorias de etiquetagem

"Tagging categories" é uma linha no fim da página, com um botão "Configure". Abre o ecrã separado onde as categorias combinam grupos de etiquetas num campo com nome nas faturas de custo. As categorias são opcionais: sem elas a etiquetagem funciona como sempre funcionou.

Editar numa folha de cálculo

"Export" escreve uma linha por etiqueta, sob o seu grupo, com as colunas id, group, tag, label, order, description e direction. Um grupo ainda sem etiquetas é uma linha com uma etiqueta vazia. O código contabilístico e o responsável não estão no ficheiro.

"Import" associa as linhas primeiro por id e depois por grupo e nome da etiqueta, pelo que um ficheiro exportado de uma organização pode ser importado noutra. A caixa de diálogo de importação mostra uma simulação: quantos grupos e etiquetas são novos, alterados ou inalterados, e os problemas encontrados, com a linha de cada um. Nada pode ser aplicado enquanto restar um problema. "Apply changes" guarda as alterações. Uma importação nunca elimina: uma etiqueta em falta no ficheiro fica como está, e a caixa de diálogo diz quantas etiquetas assim existem.

Exemplos de utilização

Um administrador cria um grupo Cost centre e acrescenta uma etiqueta por departamento, para que cada fatura de custo possa ser classificada num departamento.
Um administrador define um "Owner" na etiqueta Marketing, para que as faturas que a levam vão primeiro para o responsável de marketing.
Um administrador exporta as etiquetas, muda-lhes o nome e a ordem numa folha de cálculo e importa o ficheiro para aplicar as alterações num só passo.
Um administrador preenche um "Accounting code" em cada etiqueta para que a exportação Optima do contabilista leve contas contabilísticas em vez de nomes de etiquetas.