Fluxo de aprovação de faturas

O Flowtly permite encaminhar as faturas de fornecedor recebidas por um passo de aprovação antes de serem pagas. Com a aprovação ativa, as faturas ficam numa lista pendente até que uma pessoa autorizada as aprove ou rejeite. Também pode ignorar a aprovação e ir diretamente ao separador Não pagas para selecionar faturas e exportar um ficheiro SEPA de transferência bancária para o seu banco.

Como ativar o fluxo de aprovação

1. Abra o menu do utilizador (o seu avatar, no canto superior direito) e vá a Definições da organização.
2. Encontre a secção Faturas ou Finanças e ligue Fluxo de aprovação de faturas.
3. Defina quem pode aprovar faturas. Se ainda não houver aprovadores configurados, a página de aprovações pendentes pedir-lhe-á que os acrescente. Os aprovadores são atribuídos diretamente nessa página através de uma janela; recebem o perfil de gestor de faturas.

Nota: o separador Não pagas está sempre visível, independentemente de o fluxo de aprovação estar ativo ou não.

Quem pode aprovar

Aprovar ou rejeitar uma fatura exige uma permissão sobre faturas — consultá-las ou geri-las. Conta quer tenha sido concedida diretamente à pessoa, quer através de um grupo de permissões a que pertence.

O Flowtly escolhe os aprovadores de uma fatura por esta ordem:

1. O proprietário do custo associado. Se a fatura estiver associada a um custo com proprietário e essa pessoa tiver uma permissão sobre faturas, a fatura segue para ela.
2. Todas as pessoas com uma permissão sobre faturas. Este passo aplica-se quando a fatura não tem proprietário do custo associado, ou quando esse proprietário não tem permissão sobre faturas.

Assim, um proprietário de custo sem permissão sobre faturas não é chamado a aprovar nem é notificado. A fatura não fica parada: segue para quem tem essa permissão.

Nota: é a permissão que possibilita a decisão, e não o simples facto de constar da lista. Quem aparece como aprovador sem permissão sobre faturas pode abrir a fatura, mas não pode aprová-la nem rejeitá-la.

Os separadores de aprovação

Com o fluxo ativo, o ecrã de faturas de fornecedor mostra cinco separadores:

Separador	O que contém
A aguardar	Todas as faturas à espera de decisão, independentemente de quem. Os aprovadores podem aprovar ou rejeitar a partir daqui.
À minha espera	A parte de A aguardar que espera a sua decisão pessoal.
Aprovadas	Faturas aprovadas e prontas a pagar.
Rejeitadas	Faturas que foram rejeitadas. Pode consultar o motivo e submeter de novo, se necessário.
Não pagas	Todas as faturas ainda não pagas, independentemente do estado de aprovação. Visível mesmo com a aprovação desligada.

À minha espera

A aguardar mostra tudo o que a organização tem em revisão — o que, para qualquer equipa além da mais pequena, é maioritariamente o trabalho de outras pessoas. À minha espera restringe isso às faturas em que é você a pessoa a quem é pedida uma decisão. É a mesma lista com as mesmas ações, filtrada para si — nada é aprovado ou rejeitado de forma diferente.

Uma fatura só aparece neste separador enquanto ainda aguarda uma decisão. Assim que a aprova ou rejeita, sai e passa para Aprovadas ou Rejeitadas como qualquer outra.

Quando não há nada para decidir, o separador diz isso — Nada está à sua espera agora. É uma afirmação mais restrita do que a que A aguardar faz quando está vazio: a organização pode ter uma fila cheia enquanto nada nela lhe pertence.

Aprovar ou rejeitar uma fatura

1. Vá a Faturas no menu principal e abra o separador À minha espera — ou A aguardar, se quiser ver toda a fila da organização.
2. Clique numa fatura para abrir os detalhes, ou use os botões de ação diretamente na lista.
3. Escolha Aprovar ou Rejeitar.
   • Se rejeitar uma fatura, pode acrescentar uma nota a explicar o motivo.
4. A fatura passa imediatamente para o separador Aprovadas ou Rejeitadas.

Nota: uma decisão exige as duas coisas: a pessoa tem de estar designada como aprovador na página de aprovações pendentes e ter uma permissão sobre faturas.

O separador Não pagas

O separador Não pagas reúne todas as faturas que continuam por pagar — tanto as aprovadas como as que passaram ao lado do fluxo. Use-o como a sua fila de pagamentos.

Funcionalidades principais:

• Seleção múltipla — assinale as caixas junto às faturas que quer pagar.
• Exportação em bloco — depois de selecionar uma ou mais faturas, o botão Exportar ficheiro SEPA fica ativo.

Exportar um ficheiro SEPA de transferência bancária

Em vez de introduzir cada transferência à mão no portal do banco, o Flowtly pode gerar um ficheiro XML pain.001 padrão (pain.001.001.03) que carrega diretamente no banco.

1. Abra o separador Não pagas.
2. Selecione as faturas que quer pagar usando as caixas de seleção.
3. Clique em Exportar ficheiro SEPA (ou na designação equivalente na barra de ferramentas).
4. O Flowtly gera um ficheiro pain.001 e descarrega-o para o seu computador.
5. Entre no portal online do seu banco e carregue o ficheiro através da função de pagamento em bloco ou de importação de transferências SEPA.

Nota: certifique-se de que cada fatura de fornecedor tem um IBAN e um BIC válidos na conta bancária da contraparte no Flowtly. As faturas sem dados bancários não podem ser incluídas na exportação pain.001.

Exemplos de utilização

• Um responsável financeiro analisa todas as manhãs as novas faturas de fornecedor no separador A aguardar, aprova as válidas e rejeita as duplicadas com uma nota.
• Um responsável de projeto que aprova apenas as faturas dos seus próprios custos abre À minha espera em vez disso, e limpa uma lista curta em vez de percorrer toda a fila da organização.
• No final da semana, um contabilista abre o separador Não pagas, seleciona todas as faturas aprovadas, exporta um ficheiro pain.001 e carrega-o no banco da empresa — pagando dezenas de fornecedores num só passo.
• Uma equipa pequena com a aprovação desligada usa o separador Não pagas apenas como fila de pagamentos, exportando ficheiros SEPA sem qualquer passo de aprovação.