Fluxo de aprovação de faturas

Equipa Editorial Flowtly4 min

O Flowtly permite encaminhar as faturas de fornecedor recebidas por um passo de aprovação antes de serem pagas. Com a aprovação ativa, as faturas ficam numa lista pendente até que uma pessoa autorizada as aprove ou rejeite. Também pode ignorar a aprovação e ir diretamente ao separador Não pagas para selecionar faturas e exportar um ficheiro SEPA de transferência bancária para o seu banco.

Como ativar o fluxo de aprovação

  1. Abra o menu do utilizador (o seu avatar, no canto superior direito) e vá a Definições da organização.
  2. Encontre a secção Faturas ou Finanças e ligue Fluxo de aprovação de faturas.
  3. Defina quem pode aprovar faturas. Se ainda não houver aprovadores configurados, a página de aprovações pendentes pedir-lhe-á que os acrescente. Os aprovadores são atribuídos diretamente nessa página através de uma janela; recebem o perfil de gestor de faturas.

Nota: o separador Não pagas está sempre visível, independentemente de o fluxo de aprovação estar ativo ou não.

Os separadores de aprovação

Com o fluxo ativo, o ecrã de faturas de fornecedor mostra quatro separadores:

Separador O que contém
A aguardar Faturas à espera de decisão. Os aprovadores podem aprovar ou rejeitar a partir daqui.
Aprovadas Faturas aprovadas e prontas a pagar.
Rejeitadas Faturas que foram rejeitadas. Pode consultar o motivo e submeter de novo, se necessário.
Não pagas Todas as faturas ainda não pagas, independentemente do estado de aprovação. Visível mesmo com a aprovação desligada.

Aprovar ou rejeitar uma fatura

  1. Vá a Faturas no menu principal e abra o separador A aguardar.
  2. Clique numa fatura para abrir os detalhes, ou use os botões de ação diretamente na lista.
  3. Escolha Aprovar ou Rejeitar.
    • Se rejeitar uma fatura, pode acrescentar uma nota a explicar o motivo.
  4. A fatura passa imediatamente para o separador Aprovadas ou Rejeitadas.

Nota: só os utilizadores designados como aprovadores na página de aprovações pendentes podem aprovar ou rejeitar faturas.

O separador Não pagas

O separador Não pagas reúne todas as faturas que continuam por pagar — tanto as aprovadas como as que passaram ao lado do fluxo. Use-o como a sua fila de pagamentos.

Funcionalidades principais:

  • Seleção múltipla — assinale as caixas junto às faturas que quer pagar.
  • Exportação em bloco — depois de selecionar uma ou mais faturas, o botão Exportar ficheiro SEPA fica ativo.

Exportar um ficheiro SEPA de transferência bancária

Em vez de introduzir cada transferência à mão no portal do banco, o Flowtly pode gerar um ficheiro XML pain.001 padrão (pain.001.001.03) que carrega diretamente no banco.

  1. Abra o separador Não pagas.
  2. Selecione as faturas que quer pagar usando as caixas de seleção.
  3. Clique em Exportar ficheiro SEPA (ou na designação equivalente na barra de ferramentas).
  4. O Flowtly gera um ficheiro pain.001 e descarrega-o para o seu computador.
  5. Entre no portal online do seu banco e carregue o ficheiro através da função de pagamento em bloco ou de importação de transferências SEPA.

Nota: certifique-se de que cada fatura de fornecedor tem um IBAN e um BIC válidos na conta bancária da contraparte no Flowtly. As faturas sem dados bancários não podem ser incluídas na exportação pain.001.

Exemplos de utilização

  • Um responsável financeiro analisa todas as manhãs as novas faturas de fornecedor no separador A aguardar, aprova as válidas e rejeita as duplicadas com uma nota.
  • No final da semana, um contabilista abre o separador Não pagas, seleciona todas as faturas aprovadas, exporta um ficheiro pain.001 e carrega-o no banco da empresa — pagando dezenas de fornecedores num só passo.
  • Uma equipa pequena com a aprovação desligada usa o separador Não pagas apenas como fila de pagamentos, exportando ficheiros SEPA sem qualquer passo de aprovação.

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Refere-se aConsomeParte deDerivado de
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invoice faturado a counterparty. invoice tributado por tax-group. cost imputa a budget. cost devido a counterparty. bank-transaction reconciliado com invoice. contract planeia payment-schedule-line. contract anexado a budget. budget abrange project. invoice faturado a partir de project. project ligado a budget. lead torna-se counterparty. deal vendido a counterparty.faturado atributado porimputa adevido areconciliado complaneiaanexado aabrangefaturado a partir deligado atorna-sevendido aFFatura — A sales document issued to a client: line items, dates, tax. It is created, reviewed, previewed and then sent.FaturaCContraparte — The other side of a financial document — a client billed, or a supplier owed.ContraparteGGrupo de impostos — The tax treatment applied to a line, so rates are set once rather than per document.Grupo de impostosCCusto — Money the organisation owes or has spent, tracked against a budget.CustoOOrçamento — The financial envelope an engagement is measured against — what was planned, versus what has actually been spent.OrçamentoMMovimento bancário — A movement on a connected bank account. Matching it to an invoice or a cost is what makes the books agree with the bank.Movimento bancárioCContrato — The financial terms of an engagement: a structured set of payment schedule lines, in one direction or the other.ContratoPPrestação do plano de pagamentos — One dated amount on a contract, in a direction — money owed to a supplier, or due from a client.Prestação do plano de…PProjeto — The core organizational unit for a business initiative, client engagement or internal work. Everything tracked — time, cost, invoicing, profitability — hangs off one.ProjetoPPotencial cliente — A company you are working but that is not a customer yet. It sits at New, Contacted or Qualified, and everything done to it is logged against it.Potencial clienteNNegócio — A sale in progress: a customer, an amount, and the stage it has reached. It cannot exist without a customer, and its stage is never blank.Negócio