Fluxo de aprovação de faturas — Faturas

O Flowtly permite encaminhar as faturas de fornecedor recebidas por um passo de aprovação antes de serem pagas. Com a aprovação ativa, as faturas ficam numa lista pendente até que uma pessoa autorizada as aprove ou rejeite. Também pode ignorar a aprovação e ir diretamente ao separador "Unpaid" para selecionar faturas e exportar um ficheiro SEPA de transferência bancária para o seu banco.

Como ativar o fluxo de aprovação

Vá a "Settings" → "Finance & Business" → "Invoice approvers".
Ligue "Invoice approval workflow".
Defina quem pode aprovar faturas. Se ainda não houver aprovadores configurados, a página de aprovações pendentes pedir-lhe-á que os acrescente. Os aprovadores são atribuídos diretamente nessa página através de uma janela; recebem o perfil de gestor de faturas.

Nota: o separador "Unpaid" está sempre visível, independentemente de o fluxo de aprovação estar ativo ou não.

Quem pode aprovar

Aprovar ou rejeitar uma fatura exige uma permissão sobre faturas — "Invoices viewer" ou "Invoices manager". Conta quer tenha sido concedida diretamente à pessoa, quer através de um grupo de permissões a que pertence.

O Flowtly escolhe os aprovadores de uma fatura por esta ordem, e para no primeiro passo que indica alguém:

O proprietário de uma etiqueta da fatura. Se a fatura tiver etiquetas — uma categoria de custo, por exemplo — e alguma delas tiver proprietário, a fatura segue para esse proprietário. Veja Encaminhamento por categoria de custo mais abaixo.
O proprietário do custo associado. Se a fatura estiver associada a um custo com proprietário e essa pessoa tiver uma permissão sobre faturas, a fatura segue para ela.
Todas as pessoas com uma permissão sobre faturas. Este passo aplica-se quando nenhum dos passos anteriores indicou alguém.

Assim, um proprietário de custo sem permissão sobre faturas não é chamado a aprovar nem é notificado. A fatura não fica parada: segue para quem tem essa permissão. O mesmo acontece com o proprietário de uma etiqueta: sem permissão sobre faturas, é ignorado e aplica-se o passo seguinte.

Nota: uma permissão sobre faturas é tudo o que um aprovador precisa. A pessoa de quem uma fatura está à espera pode abri-la a partir da lista de aprovação, ver o respetivo ficheiro e os documentos anexados, aprová-la ou rejeitá-la, atribuí-la a um projeto e escolher o respetivo contrato, sem permissão sobre contratos, documentos ou outra permissão financeira. No seletor de contrato vê apenas o nome de cada contrato, não os seus montantes nem condições. Quem não tem permissão sobre faturas nunca é solicitado a aprovar e não pode decidir sobre uma fatura, mesmo que esteja indicado como aprovador.

Encaminhamento por categoria de custo

As equipas que imputam cada fatura de fornecedor a uma categoria — construção, projeto, jurídico — normalmente querem que a primeira aprovação vá para quem é responsável por essa categoria, e não para quem é proprietário do fornecedor.

Para o configurar, atribua um proprietário a cada etiqueta:

Crie um grupo de etiquetas para as suas categorias, com uma etiqueta por categoria.
Atribua a cada etiqueta um "Owner" — a pessoa que deve aprovar as faturas dessa categoria.
Aplique a cada fatura recebida a etiqueta da sua categoria, como parte da sua imputação.

A partir daí, uma fatura com a etiqueta Jurídico segue para o proprietário da etiqueta Jurídico, e uma com a etiqueta Construção para o proprietário de Construção.

Três detalhes a ter em conta:

Uma etiqueta sem proprietário não muda nada. A aprovação passa para o proprietário do custo e depois para todas as pessoas com uma permissão sobre faturas, exatamente como antes. Só obtém o encaminhamento por categoria nas etiquetas a que atribui deliberadamente um proprietário, por isso as configurações existentes não são afetadas.
Uma fatura com duas etiquetas com proprietário segue para ambos os proprietários. Qualquer um deles pode aprová-la. O Flowtly não escolhe um por si, porque ambos foram escolhidos deliberadamente.
Uma etiqueta cujo proprietário não pode aprovar indica-o. Se o proprietário não tiver uma permissão sobre faturas ou ainda não tiver aceitado o convite, as definições da etiqueta mostram um aviso com o seu nome. Até isso ser corrigido, as suas faturas seguem para todas as pessoas com uma permissão sobre faturas.

Os separadores de aprovação

Com o fluxo ativo, o ecrã de faturas de fornecedor mostra cinco separadores:

Separador	O que contém
"Awaiting"	Todas as faturas à espera de decisão, independentemente de quem. Os aprovadores podem aprovar ou rejeitar a partir daqui.
"Waiting on me"	A parte de "Awaiting" que espera a sua decisão pessoal.
"Approved"	Faturas aprovadas e prontas a pagar.
"Rejected"	Faturas que foram rejeitadas. Pode consultar o motivo e submeter de novo, se necessário.
"Unpaid"	Todas as faturas ainda não pagas, independentemente do estado de aprovação. Visível mesmo com a aprovação desligada.

À minha espera

"Awaiting" mostra tudo o que a organização tem em revisão — o que, para qualquer equipa além da mais pequena, é maioritariamente o trabalho de outras pessoas. "Waiting on me" restringe isso às faturas em que é você a pessoa a quem é pedida uma decisão. É a mesma lista com as mesmas ações, filtrada para si — nada é aprovado ou rejeitado de forma diferente.

Uma fatura só aparece neste separador enquanto ainda aguarda uma decisão. Assim que a aprova ou rejeita, sai e passa para "Approved" ou "Rejected" como qualquer outra.

Quando não há nada para decidir, o separador diz isso — "Nothing is waiting on you right now". É uma afirmação mais restrita do que a que "Awaiting" faz quando está vazio: a organização pode ter uma fila cheia enquanto nada nela lhe pertence.

Com quem está uma fatura

Antes de submeter uma fatura que tem uma etiqueta com proprietário, a sua secção de aprovação indica a quem irá, acima de "Submit for approval":

"It will go to:" lista os proprietários de etiquetas da fatura que a podem aprovar.
Um aviso nomeia cada proprietário que não pode: um que ainda não aceitou o convite, ou um sem o perfil de aprovador de faturas.
Quando nenhum dos proprietários pode aprovar, uma frase indica que a fatura irá para o proprietário do custo do fornecedor, se este puder aprovar, e caso contrário para todos os que têm o perfil de aprovador de faturas.
Se o seu próprio perfil não lhe permitir ver pessoas, a secção indica que os destinatários não podem ser apresentados, em vez de não mostrar nada.

Quando submete uma fatura para aprovação, a confirmação indica as pessoas a quem foi enviada. Se foi para todos os que têm uma permissão de faturas, em vez de para o responsável de uma etiqueta ou de um custo, vê isso de imediato.

Enquanto a fatura está em revisão, a sua secção de aprovação mostra "Waiting for:" e as pessoas que ainda têm de decidir. Quando basta uma assinatura e alguém assina, os restantes deixam de ser consultados: desaparecem da coluna "Approvers" e a fatura surge apenas como aprovada, nunca como aprovada e ainda pendente.

Aprovar ou rejeitar uma fatura

Vá a "Invoices" no menu principal e abra o separador "Waiting on me" — ou "Awaiting", se quiser ver toda a fila da organização.
Clique numa fatura para abrir os detalhes, ou use os botões de ação diretamente na lista.
Escolha "Approve" ou "Reject".
- Se rejeitar uma fatura, pode acrescentar uma nota a explicar o motivo.
A fatura passa imediatamente para o separador "Approved" ou "Rejected".

Nota: uma decisão exige as duas coisas: a pessoa tem de estar designada como aprovador na página de aprovações pendentes e ter uma permissão sobre faturas.

O separador Não pagas

O separador "Unpaid" reúne todas as faturas que continuam por pagar — tanto as aprovadas como as que passaram ao lado do fluxo. Use-o como a sua fila de pagamentos.

Funcionalidades principais:

Seleção múltipla — assinale as caixas junto às faturas que quer pagar.
Exportação em bloco — depois de selecionar uma ou mais faturas, o botão "Export SEPA file" fica ativo.

Pagar parte de uma fatura

Selecionar uma fatura transforma o seu montante num campo editável, preenchido com o montante total e a mostrar o máximo que pode ser pago, por exemplo "Up to 1 000,00 EUR". Deixe-o como está para pagar esse montante, ou escreva um inferior para pagar no ficheiro apenas essa parte.

Escreva o montante no formato numérico da sua organização, com no máximo duas casas decimais. Não pode ser zero nem superior ao limite mostrado por baixo do campo. O total junto ao botão de exportação acompanha o que escrever. Enquanto cada fatura selecionada não tiver um montante válido, a exportação fica indisponível para essa moeda e uma mensagem diz "Enter a valid amount for each selected invoice."

O separador "Unpaid" lista as faturas sem pagamento associado. Quando um pagamento é associado a uma fatura, esta sai do separador, pelo que o restante de uma fatura parcialmente paga não é oferecido aqui.

Exportar um ficheiro SEPA de transferência bancária

Em vez de introduzir cada transferência à mão no portal do banco, o Flowtly pode gerar um ficheiro XML pain.001 padrão (pain.001.001.03) que carrega diretamente no banco.

Abra o separador "Unpaid".
Selecione as faturas que quer pagar usando as caixas de seleção.
Clique em "Export SEPA file" (ou na designação equivalente na barra de ferramentas).
O Flowtly gera um ficheiro pain.001 e descarrega-o para o seu computador.
Entre no portal online do seu banco e carregue o ficheiro através da função de pagamento em bloco ou de importação de transferências SEPA.

Nota: certifique-se de que cada fatura de fornecedor tem um IBAN e um BIC válidos na conta bancária da contraparte no Flowtly. As faturas sem dados bancários não podem ser incluídas na exportação pain.001.

Escolher o formato de ficheiro para o seu banco

Nem todos os bancos importam o mesmo ficheiro. O Flowtly reconhece o banco pelo BIC (código SWIFT) da conta selecionada em "Pay from" e propõe os formatos que esse banco importa. Por baixo de cada botão "Export PLN" ou "Export EUR", uma legenda indica o modelo de importação a escolher no portal do banco; o ícone de informação ao lado dos botões, "Which bank import format?", lista os mesmos modelos. Quando o banco importa mais do que um formato, escolha-o em "File format", no menu que se abre com a seta ao lado do botão de exportação.

Banco a partir do qual paga	Formato do ficheiro	Modelo de importação no portal do banco
BNP Paribas	SEPA / pain.001 XML	SEPA CT para EUR, Przelew krajowy XML V2 para PLN
ING Bank Śląski	SEPA / pain.001 XML	SEPA CT para EUR, Przelew krajowy XML para PLN
ING Bank Śląski	Multicash PLI (ING)	Multicash PLI (Elixir 0)
Bank Spółdzielczy w Kościanie (SGB24)	XML przelewy zwykłe (SGB24)	Przelewy zwykłe, formato XML
Qualquer outro banco	SEPA / pain.001 XML	Não é indicado nenhum modelo

O SGB24 só aceita PLN neste formato. Uma przelew zwykły (transferência nacional) não tem moeda, por isso o ficheiro SGB24 só é proposto para pagamentos em PLN. Um pagamento em EUR a partir dessa conta é exportado como pain.001, que a importação SEPA do SGB24 não aceita; pague as faturas em EUR dessa conta diretamente no SGB24.
Qualquer outro banco. Para EUR, importe o ficheiro pain.001 com o modelo de transferência SEPA do seu banco. Para PLN, use-o apenas se a importação nacional do banco ler pain.001: alguns bancos usam um formato próprio e rejeitam o ficheiro. Outro banco cooperativo no SGB24 é tratado como qualquer outro banco.
Sem legenda por baixo do botão significa que o Flowtly não conhece o modelo de importação do banco, normalmente porque a conta em "Pay from" não tem BIC. Acrescente o BIC à conta bancária para obter os formatos próprios do banco.

Exemplos de utilização

Um responsável financeiro analisa todas as manhãs as novas faturas de fornecedor no separador "Awaiting", aprova as válidas e rejeita as duplicadas com uma nota.
Um responsável de projeto que aprova apenas as faturas dos seus próprios custos abre "Waiting on me" em vez disso, e limpa uma lista curta em vez de percorrer toda a fila da organização.
No final da semana, um contabilista abre o separador "Unpaid", seleciona todas as faturas aprovadas, exporta um ficheiro pain.001 e carrega-o no banco da empresa — pagando dezenas de fornecedores num só passo.
Uma equipa pequena com a aprovação desligada usa o separador "Unpaid" apenas como fila de pagamentos, exportando ficheiros SEPA sem qualquer passo de aprovação.
Um contabilista contesta uma linha da fatura de um fornecedor, seleciona a fatura no separador "Unpaid" e reduz o seu montante à parte não contestada antes de exportar o ficheiro.