Clientes

Os clientes são essenciais para o processo de criação de faturas. A funcionalidade Clientes no Flowtly funciona como um centro de gestão de toda a informação e interações relacionadas com clientes. Esta funcionalidade permite manter uma base de dados detalhada de clientes, incluindo informações de contacto, historial de pagamentos com faturas associadas, todas as transações relacionadas e documentos pertinentes.

Criar e Editar um Cliente

Pode adicionar rapidamente novos clientes preenchendo um formulário simples que recolhe todos os detalhes necessários, como o nome da empresa, informações de contacto, endereços de faturação e quaisquer campos personalizados relevantes para o seu negócio. Pode seguir estes passos:

1. Navegar para Clientes:

   • Abra "Counterparties" no menu principal, no grupo "Counterparties & contracts", e escolha o separador "Clients".

   • Verá todas as contrapartes que são clientes, com as suas funções, quão completo está o seu registo, as suas contas bancárias e as suas etiquetas.

   • Acima da lista existe um campo de pesquisa que permite localizar rapidamente um cliente pelo nome.

2. Criar um Novo Cliente:

   • Clique em "Add counterparty" e escolha cliente como função. No separador "Clients" a função já vem selecionada.

   • A caixa de diálogo pede o número fiscal, o país e o nome, e preenche o nome a partir do registo de empresas no caso de um NIP polaco. Está descrita em Contrapartes.

3. Guardar e Rever:

   • Após guardar, o cliente aparecerá na lista. Abra o seu registo com "Open record" e siga a ligação na secção "Client" até à página do cliente, onde pode fornecer informações adicionais nos seguintes separadores:

• Separador "Overview": fornece um resumo das informações-chave do cliente, incluindo nome, país, moeda e idioma dos documentos. Apresenta campos detalhados como número de IVA, dias de pagamento e o prestador de serviços predefinido. Os utilizadores podem editar facilmente os detalhes básicos e financeiros diretamente a partir desta vista. No lado direito, uma secção de notas permite que os utilizadores deixem e gerenciem comentários relacionados com o cliente. Apenas o autor pode editar as suas próprias notas.

• Separador "Documents": No separador "Documents", os utilizadores podem carregar e armazenar ficheiros relacionados com cada cliente. Podem incluir contratos, faturas, acordos ou quaisquer outros documentos relevantes.

  No formulário "Add document", os utilizadores podem selecionar um tipo de documento existente ou criar um novo clicando no botão "New document type".

  Isto abre um modal onde o utilizador pode definir o nome do tipo de documento, fornecer uma descrição opcional e especificar se o tipo de documento tem prazo de validade.

  Os novos tipos de documento criados a partir deste modal estão disponíveis apenas para entidades de clientes. Para adicionar tipos de documento mais globais, aceda a "Organization settings" → "Document types".

• Separador "Address": No separador "Address", pode fornecer o endereço físico do cliente. O formulário inclui os seguintes campos opcionais:

  • "Street line"
  • "Building number"
  • "Unit number"
  • "City"
  • "Post code"
  • "Country"
  • "Phone number"

  Não há botão Guardar. Os seis campos da morada guardam-se em conjunto, como uma única alteração, quando sai do grupo, e o número de telefone guarda-se por si. Preencher a partir do GUS (NIP) obtém a morada do registo comercial polaco e guarda-a de uma só vez. O estado no cabeçalho da página do cliente, a seguir ao nome, mostra se tudo o que está no separador está guardado, e a última alteração pode ser anulada durante 8 segundos; consulte Formulários que guardam à medida que edita.

• Separador "Payments": Este separador apresenta todas as faturas criadas para o cliente através do Flowtly. À medida que os pagamentos são recebidos do cliente, o "Paid amount" será atualizado automaticamente para refletir as transações.

  Também pode selecionar manualmente transações para associar à fatura clicando em "Assign transaction" e selecionando-as na lista pendente. O botão "Assign transaction" está sempre visível, independentemente de existirem transações não atribuídas para o cliente.

  Se não houver transações correspondentes disponíveis, o modal apresentará uma mensagem "No results".

  No modal que se abre após clicar em "Assign transaction", pode especificar o montante exato a corresponder à fatura. Por predefinição, o campo "Transaction amount" apresentará um valor que cobre o montante total da fatura. Se o montante da transação for inferior ao total da fatura, será apresentado o montante total da transação.

  Após guardar, a coluna "Paid amount" será atualizada em conformidade e será apresentado um ícone indicando se a fatura está totalmente paga ou parcialmente paga. Uma vez que uma transação é correspondida com a fatura, aparece como uma linha separada abaixo da fatura. Pode clicar nela para ser redirecionado para a página da transação. Além disso, cada fatura na lista é clicável e redireciona para a página de Pré-visualização da Fatura. Cada transação anexada pode também ser removida da fatura se necessário.

• Separador "Contacts": Este separador permite fornecer diferentes tipos de contacto para o Cliente. Entre eles estão: "Contact" (geralmente a pessoa de contacto geral para o cliente), "Billing" (pessoa responsável pela gestão das comunicações de faturação e pagamento), "Debt collection" (pessoa a contactar se houver problemas com pagamentos em atraso ou atividades de cobrança). Para além do tipo de contacto, é necessário fornecer o nome e o e-mail. "Title" e "Contact phone" são campos opcionais. Após guardar, o contacto aparecerá na lista. Pode atualizar e remover estes contactos conforme necessário, garantindo que a pessoa correta é contactada para cada aspeto específico da gestão de clientes.

  Nota: Apenas o contacto "Billing" será utilizado para pré-preencher automaticamente os dados do cliente ao gerar faturas em PDF e enviá-las ao cliente. Isto garante que as faturas são enviadas à pessoa correta que gere os processos de faturação e pagamento.

Editar um Cliente Existente:

Para editar um cliente existente:

1. Abra o cliente a partir do separador "Clients" de Contrapartes e siga a ligação na secção "Client" do seu registo até à página do cliente.
2. Na página do cliente, localize a secção que pretende atualizar (por exemplo, "Basic information" ou "Details").
3. Clique no botão "Edit" dessa secção.
4. Efetue as alterações necessárias.
5. Feche a caixa de diálogo quando terminar. Se uma alteração foi recusada, o campo indica o motivo, e o Flowtly pergunta antes de fechar e a perder. A última alteração pode ser anulada durante alguns segundos, e uma alteração feita sem ligação fica à espera e guarda-se sozinha quando a ligação regressa; consulte Formulários que guardam à medida que edita.

Exemplos de utilização

• Antes de criar a sua primeira fatura, é necessário configurar o perfil do cliente com os seus dados de faturação e informações de contacto.
• Pretende atualizar o endereço, os termos de pagamento ou a pessoa de contacto de um cliente para garantir que todas as faturas futuras sejam precisas.
• Necessita de rever o historial de pagamentos de um cliente, incluindo todas as faturas passadas e transações associadas, para reconciliar a sua conta ou dar seguimento a pagamentos em atraso.
• Armazenar documentos importantes como contratos, acordos de serviço ou NDAs diretamente no perfil de um cliente para fácil acesso e registo.
• Gerir contactos separados para um único cliente, como um contacto geral, um contacto de faturação para comunicações de faturas e um contacto de cobrança de dívidas para problemas de pagamento.