Clientes
Os clientes são essenciais para o processo de criação de faturas. A funcionalidade Clientes no Flowtly funciona como um centro de gestão de toda a informação e interações relacionadas com clientes. Esta funcionalidade permite manter uma base de dados detalhada de clientes, incluindo informações de contacto, historial de pagamentos com faturas associadas, todas as transações relacionadas e documentos pertinentes.
Criar e Editar um Cliente
Pode adicionar rapidamente novos clientes preenchendo um formulário simples que recolhe todos os detalhes necessários, como o nome da empresa, informações de contacto, endereços de faturação e quaisquer campos personalizados relevantes para o seu negócio. Pode seguir estes passos:
Navegar para Clientes:
Aceda ao item Clientes no menu principal.
Verá uma lista de todos os clientes existentes, juntamente com o seu estado, país e custo predefinido (prestadores de serviços).
No topo desta lista, existe um campo de pesquisa que lhe permite localizar rapidamente um cliente. - A pesquisa é ativada automaticamente após a introdução de pelo menos 3 caracteres do nome ou número de IVA do cliente.
Criar um Novo Cliente:
Clique no botão "Adicionar cliente".
Abrirá um formulário com os seguintes campos:
Número de IVA – obrigatório. Quando introduzido juntamente com o prefixo do país (por exemplo, PT46584837), o sistema separa automaticamente o país (PT) e o número de IVA (46584837).
País – obrigatório. Este campo está associado ao número de IVA e é preenchido automaticamente quando é utilizado um prefixo de país.
Nome – obrigatório.
Cidade – obrigatório.
Código Postal – obrigatório.
Moeda – obrigatório, selecionada a partir de uma lista gerida nas definições da organização em Moedas.
Linha de Rua, Número do Edifício, Número da Fração, País do Endereço – campos opcionais para fornecer um endereço mais detalhado.
Para clientes polacos (PL), está disponível validação adicional:
- Clicar no botão Validar verifica o número de IVA no GUS (Instituto Central de Estatística).
- Se o número for válido, os campos como Nome, Cidade e Código Postal são preenchidos automaticamente.
Guardar e Rever:
- Após guardar, o cliente aparecerá na lista. Será redirecionado para a página Clientes onde pode fornecer informações adicionais nos seguintes separadores:
Separador Visão Geral: fornece um resumo das informações-chave do cliente, incluindo nome, país, moeda e idioma dos documentos. Apresenta campos detalhados como número de IVA, dias de pagamento e o prestador de serviços predefinido. Os utilizadores podem editar facilmente os detalhes básicos e financeiros diretamente a partir desta vista. No lado direito, uma secção de notas permite que os utilizadores deixem e gerenciem comentários relacionados com o cliente. Apenas o autor pode editar as suas próprias notas.
Separador Documentos: No separador Documentos, os utilizadores podem carregar e armazenar ficheiros relacionados com cada cliente. Podem incluir contratos, faturas, acordos ou quaisquer outros documentos relevantes.
No formulário Adicionar Documento, os utilizadores podem selecionar um tipo de documento existente ou criar um novo clicando no botão "Novo tipo de documento".
Isto abre um modal onde o utilizador pode definir o nome do tipo de documento, fornecer uma descrição opcional e especificar se o tipo de documento tem prazo de validade.
Os novos tipos de documento criados a partir deste modal estão disponíveis apenas para entidades de clientes. Para adicionar tipos de documento mais globais, aceda a Definições da Organização → Tipos de documentos.
Separador Endereço: No separador Endereço, pode fornecer o endereço físico do cliente. O formulário inclui os seguintes campos opcionais:
- Linha de rua
- Número do edifício
- Número da fração
- Cidade
- Código postal
- País
- Número de telefone
Separador Pagamentos: Este separador apresenta todas as faturas criadas para o cliente através do Flowtly. À medida que os pagamentos são recebidos do cliente, o Montante Pago será atualizado automaticamente para refletir as transações.
Também pode selecionar manualmente transações para associar à fatura clicando em Atribuir transação e selecionando-as na lista pendente. O botão Atribuir transação está sempre visível, independentemente de existirem transações não atribuídas para o cliente.
Se não houver transações correspondentes disponíveis, o modal apresentará uma mensagem "Sem resultados".
No modal que se abre após clicar em Atribuir transação, pode especificar o montante exato a corresponder à fatura. Por predefinição, o campo Montante da Transação apresentará um valor que cobre o montante total da fatura. Se o montante da transação for inferior ao total da fatura, será apresentado o montante total da transação.
Após guardar, a coluna Montante Pago será atualizada em conformidade e será apresentado um ícone indicando se a fatura está totalmente paga ou parcialmente paga. Uma vez que uma transação é correspondida com a fatura, aparece como uma linha separada abaixo da fatura. Pode clicar nela para ser redirecionado para a página da transação. Além disso, cada fatura na lista é clicável e redireciona para a página de Pré-visualização da Fatura. Cada transação anexada pode também ser removida da fatura se necessário.
Separador Contactos: Este separador permite fornecer diferentes tipos de contacto para o Cliente. Entre eles estão: Contacto (geralmente a pessoa de contacto geral para o cliente), Faturação (pessoa responsável pela gestão das comunicações de faturação e pagamento), Cobrança de Dívidas (pessoa a contactar se houver problemas com pagamentos em atraso ou atividades de cobrança). Para além do tipo de contacto, é necessário fornecer o nome e o e-mail. O título e o telefone de contacto são campos opcionais. Após guardar, o contacto aparecerá na lista. Pode atualizar e remover estes contactos conforme necessário, garantindo que a pessoa correta é contactada para cada aspeto específico da gestão de clientes.
Nota: Apenas o contacto de Faturação será utilizado para pré-preencher automaticamente os dados do cliente ao gerar faturas em PDF e enviá-las ao cliente. Isto garante que as faturas são enviadas à pessoa correta que gere os processos de faturação e pagamento.
Editar um Cliente Existente:
Para editar um cliente existente:
- Navegue para a lista de clientes e abra a página do cliente específico.
- Na página do cliente, localize a secção que pretende atualizar (por exemplo, Informações básicas ou Detalhes).
- Clique no botão Editar dessa secção.
- Efetue as alterações necessárias.
- Clique em Guardar para aplicar as atualizações.
Exemplos de utilização
- Antes de criar a sua primeira fatura, é necessário configurar o perfil do cliente com os seus dados de faturação e informações de contacto.
- Pretende atualizar o endereço, os termos de pagamento ou a pessoa de contacto de um cliente para garantir que todas as faturas futuras sejam precisas.
- Necessita de rever o historial de pagamentos de um cliente, incluindo todas as faturas passadas e transações associadas, para reconciliar a sua conta ou dar seguimento a pagamentos em atraso.
- Armazenar documentos importantes como contratos, acordos de serviço ou NDAs diretamente no perfil de um cliente para fácil acesso e registo.
- Gerir contactos separados para um único cliente, como um contacto geral, um contacto de faturação para comunicações de faturas e um contacto de cobrança de dívidas para problemas de pagamento.
Rotas da aplicação
- Abrir /invoices (Os Clientes são normalmente geridos através de uma secção dedicada 'Clientes' no menu principal, acessível a partir das funcionalidades relacionadas com a criação e gestão de faturas.)