Lista e criação de faturas

Nota: Antes de adicionar faturas, é necessário configurar primeiro a sua conta bancária. Mais informações sobre este assunto podem ser encontradas na secção Transações. É necessária uma conta bancária em cada fatura: se nenhuma for selecionada (por exemplo, porque ainda não existe nenhuma configurada, ou porque nenhuma corresponde à moeda da fatura), a gravação da fatura é recusada e o erro indica o campo da conta bancária para que possa ser corrigido. É também necessário um cliente em cada fatura: se nenhum for selecionado, a gravação da fatura é recusada e o erro indica o campo do cliente para que possa ser corrigido.

Nota: Antes de criar faturas, é necessário configurar os dados no bloco "Organization settings", localizado no menu de contexto do utilizador. Incluindo: "Company tax identification number", "Billing address", "Organization billing phone number".

Nota: Para enviar faturas a clientes através do Flowtly, deve primeiro configurar as informações do cliente no sistema (separador "Clients" de "Counterparties" no menu principal). Certifique-se de que os dados do cliente estão completamente configurados, incluindo detalhes como o país e a moeda do cliente. Esta configuração é crucial porque garante que todas as faturas são geradas com as definições regionais e financeiras corretas, alinhadas com os requisitos específicos do cliente.

Os utilizadores com funções "Manager" têm a capacidade de criar faturas. No Flowtly, existem três formas de criar uma fatura:

1. Criação Manual:

   • Selecione "Invoices" no menu principal.

   • Clique em "Create an invoice".

2. Criar Fatura Semelhante:

   • Clique em "Create similar" para uma fatura já existente.

3. Gerar Fatura a partir das Horas do Projeto:

   Também pode gerar faturas diretamente a partir da vista "Work Time".

   • Clique no botão "Create invoice" no canto superior direito.

   • A fatura será gerada com base nos filtros "Employee" e "Project" atualmente aplicados em "Work Time".

     O comportamento depende da vista ativa:

     • Vista de calendário mensal – só podem ser geradas faturas de mês completo.
     • Vista de Planeador de Trabalho – pode definir um intervalo de datas personalizado para o período da fatura.

   Nota: Esta forma está disponível apenas se o módulo Projetos estiver ativo.

Lista de Faturas

Quando escolhe "Invoices" no menu principal, será redirecionado para a página de Faturas, onde é apresentada uma lista de todas as faturas criadas anteriormente, juntamente com os seus detalhes, tais como:

• Título da Fatura: o nome da fatura. É clicável e redireciona para a página de pré-visualização da fatura. Abaixo do título, verá o nome do cliente associado, indicando a quem a fatura foi emitida;

• "Status": indica o estado atual da fatura. Os estados possíveis são:

  • "draft" – a fatura foi criada mas ainda não finalizada
  • "edited" – a fatura foi modificada após a criação
  • "sent" – a fatura foi gerada e enviada ao cliente;

• "Sale date": é a data em que a venda ocorreu ou o serviço foi prestado. Replica o valor de "Sale date" fornecido durante a criação da fatura;

• "Payment status": um círculo que mostra que parte da fatura foi liquidada, como parte do seu montante bruto. A sua cor indica se o dinheiro está em atraso:

  • Verde — a fatura está liquidada na totalidade ou paga antecipadamente;
  • Laranja — ainda há dinheiro em dívida e a data de vencimento ainda não passou;
  • Vermelho — a data de vencimento passou e ainda há dinheiro em dívida, quer nada tenha sido liquidado, quer apenas uma parte. Uma fatura que vence hoje fica vermelha no dia seguinte. Uma fatura sem data de vencimento continua laranja.

  O centro do círculo mostra um símbolo em vez de uma percentagem: um visto duplo para uma fatura paga antecipadamente, um visto para uma liquidada na totalidade, um relógio quando está vencida e um traço enquanto está em aberto e ainda não venceu. Depois de enviados lembretes de pagamento da fatura, o centro mostra em vez disso R1, R2 e assim por diante: o número de lembretes enviados.

  Ao passar o cursor por cima do círculo (ou ao focá-lo com o teclado), indica por palavras o que significa:

  • "Nothing settled yet" — o círculo está vazio;
  • "Partly settled" — o círculo está parcialmente preenchido;
  • "Paid in full" — o círculo é verde e está completo: não há nada em dívida na fatura;
  • "Settled in full by set-off, not by payment" — também um círculo verde completo, mas nada foi pago para a sua conta;
  • "Paid in advance, as declared on the invoice, not measured from payments" — um círculo verde completo numa fatura marcada como paga antecipadamente. Os 100% resultam dessa marca na fatura, não de pagamentos registados, pelo que é seguido apenas do total da fatura.

  Cada uma das outras descrições é seguida dos montantes, por exemplo Paid in full: 24 600,00 zl of 24 600,00 zl. A descrição de uma fatura vencida diz também "Overdue", e depois de enviados lembretes indica quantos, por exemplo 2 payment reminders sent.

  Num computador, clicar no círculo abre o painel lateral da fatura, onde os respetivos pagamentos estão listados, sem abrir a própria linha. Na vista móvel, o círculo faz parte do cartão da fatura, e tocar-lhe abre o que o cartão abre.

  Uma fatura cujo montante bruto é zero ou inferior, como uma retificação que anula uma fatura, não espera pagamento e não mostra círculo. Na vista móvel, a respetiva linha "Payment status" também é omitida, a menos que aí seja apresentada uma compensação. Quando ordena a lista por estado do pagamento, estas faturas ficam depois de todas as faturas que têm círculo, em qualquer dos sentidos de ordenação.

  Nota: O círculo mede o que está liquidado, não apenas o que foi pago. Uma nota de crédito ou uma compensação reduz o que está em dívida e preenche o círculo sem que chegue dinheiro, pelo que um círculo verde completo significa «nada por cobrar» e não «foi recebido um pagamento». A exceção é uma fatura paga antecipadamente: o seu círculo está completo porque a fatura o indica, independentemente dos pagamentos registados. Verifique a descrição na dica antes de procurar uma transferência no seu extrato bancário.

  Um círculo completo não altera o "Status" da fatura — não existe o estado Paga. O estado continua "sent" depois de a fatura ser liquidada.

• "Details": aqui encontrará tanto os valores líquidos (netto) como os valores brutos (brutto) claramente apresentados. Cada fatura inclui uma opção de descarga, que pode ser ativada por um botão dedicado. Além disso, verá um botão "More options" com as possibilidades de:

• "Send via e-mail"

• "Create similar"

• "Edit"

• "Open preview"

As faturas estão agrupadas por mês, e o número de faturas é apresentado para cada mês.

Localizar uma fatura

A caixa de pesquisa acima da lista corresponde ao número da fatura e ao nome do cliente, pelo que uma fatura pode ser encontrada digitando o número de uma cópia em papel ou de uma referência de pagamento — não existe um campo separado para pesquisar o número.

Criar Fatura

Vamos percorrer o processo de criação de uma fatura de raiz. Para começar a criar uma fatura, siga estes passos:

1. Selecione o item "Invoices" no menu principal.

2. Adicionar uma Fatura:

   • Clique no botão "Create an invoice" localizado no canto superior direito da página.

   • No formulário, o primeiro passo é selecionar um cliente a partir da lista de clientes criados anteriormente (isto preencherá automaticamente as informações da conta bancária com a sua moeda e taxa de conversão). Esta opção é crucial para garantir que as informações financeiras relevantes são aplicadas com precisão e eficiência à fatura sem necessitar de introdução manual, reduzindo a possibilidade de erros. Forneça:

   Nota: O campo "Conversion rate" aplica-se apenas quando a fatura é emitida numa moeda diferente da própria organização. Uma fatura na sua própria moeda não precisa de taxa — deixe o campo vazio e a fatura é guardada, porque uma moeda convertida para si própria é sempre 1. Para qualquer outra moeda, a taxa ainda é necessária. A edição de uma fatura que já tem uma taxa nunca a substitui.

   • "Issue date" - A data em que a fatura é oficialmente criada e emitida ao cliente,

   • "Sale date" - A data em que os bens ou serviços foram fornecidos ou vendidos ao cliente,

   • "Due date" - A data até à qual o cliente deve pagar a fatura. É preenchida a partir do prazo de pagamento do cliente (os dias de vencimento definidos no separador "Overview" do cliente); quando o cliente não tem prazo de pagamento, ou ainda não foi selecionado nenhum cliente, é utilizado um prazo predefinido de 20 dias. Uma linha curta sob o campo indica de qual das duas origens veio a data, por exemplo «Do prazo de pagamento do cliente: 30 dias». Se introduzir você mesmo outra data de vencimento, ou alterar as datas de modo que a data de vencimento deixe de corresponder a esse prazo, a linha desaparece, porque já não descreve a data apresentada. Adicione produtos à fatura especificando:

   • "Product name" - O nome ou descrição do produto ou serviço a faturar. Se o cliente estiver associado a uma contraparte que mantém textos guardados, "Use a template" na linha preenche este campo a partir dessa biblioteca — ver Modelos de linhas de fatura. Escreve apenas a descrição e deixa a quantidade, o preço e o IVA inalterados.

   • "Project" (opcional) - Este campo opcional ajuda a associar o produto a um projeto específico, para melhor gestão de projetos e acompanhamento de custos.

   • GTU (opcional) - Unidade de Imposto sobre Bens e Serviços, um identificador relacionado com regulamentações fiscais específicas, que ajuda a categorizar o produto para fins fiscais.

   • "Quantity" - O número de unidades do produto a faturar (importante para calcular o montante total a pagar).

   • "Units" - O seletor de lista pendente usado para especificar a medida do produto, como peças, horas, dias, quilowatts-hora (kWh) ou metros cúbicos (m³). Quando uma linha é preenchida automaticamente — por exemplo, a partir do consumo de serviços de utilidade pública medido por contador — e já contém uma unidade que não é uma das opções padrão, essa unidade é mantida e apresentada como selecionada, pelo que nunca se perde ao editar outros campos na mesma linha.

   • "Net price" - O preço de uma única unidade do produto antes de qualquer imposto ser aplicado.

   • "VAT" - Este campo especifica a percentagem de IVA, que é usada para calcular o montante de imposto a adicionar ao preço líquido. Além disso, é possível adicionar "Notes" e "Internal comments" à Fatura. As notas serão enviadas a todos os destinatários dentro do ficheiro da Fatura; os comentários internos serão guardados apenas no Flowtly e não serão enviados no formulário da fatura.

Ao adicionar produtos a uma fatura, os campos "VAT total" e "Gross value" são calculados automaticamente com base nos detalhes fornecidos.

Também pode alterar o título da fatura gerado automaticamente clicando no botão "Edit" localizado junto ao título atual da fatura.

Nota: Pode configurar um prefixo para todas as faturas futuras em "Organization settings", no menu de contexto do utilizador. Isso ajudará a categorizar e organizar as faturas.

3. Guardar e Enviar a Fatura:

   • Após guardar a fatura, o botão "Generate PDF and sent to customer" aparecerá no canto superior direito da página. Além disso, após guardar, esta fatura será adicionada à lista de faturas.

A fatura guardada também ficará associada ao Cliente selecionado durante a criação (está visível no separador "Payments" da página "Clients").

Faturas emitidas a partir de um contrato

Uma fatura emitida a partir de uma linha do plano de pagamentos de um contrato abre-se no formulário de edição. Quando esse contrato tem cláusulas de faturação registadas, aparece no formulário uma caixa com o título "What the contract says about invoicing" que as enumera: o tipo de cada cláusula, onde se encontra no documento e a própria cláusula, citada exatamente como o contrato a escreve.

• O texto da cláusula nunca é traduzido. O título segue o idioma da sua interface, mas a cláusula mantém-se na língua do contrato, palavra por palavra, para poder ser verificada com o documento assinado. Está também marcada para que a tradução do navegador a deixe intacta.
• Nada é aplicado por si. A caixa serve para ler. O Flowtly não converte nem recalcula nada por causa de uma cláusula: aplique a regra você mesmo, e os montantes e a taxa de câmbio da fatura ficam exatamente como os definir.
• Sem caixa significa que não há nada a mostrar. Não aparece numa fatura adicionada através de "Create an invoice", que não está associada a nenhum contrato, nem quando o contrato não tem cláusulas registadas.
• A caixa é apresentada a quem pode ver contratos. Quem tem acesso às faturas mas não aos contratos não a vê, mesmo que o contrato tenha cláusulas.

As cláusulas são registadas e mantidas no próprio contrato; consulte Contratos.

Exemplos de utilização

• Criar manualmente uma fatura para um serviço pontual prestado a um cliente.
• Gerar faturas automaticamente para clientes com base nas horas de projeto registadas, garantindo uma faturação precisa.
• Duplicar uma fatura existente para criar rapidamente uma semelhante para serviços recorrentes.
• Acompanhar o estado de pagamento de todas as faturas pendentes e enviar lembretes aos clientes.