Lista e Criação de Faturas

Nota: Antes de adicionar faturas, é necessário configurar primeiro a sua conta bancária. Mais informações sobre este assunto podem ser encontradas na secção Transações

Nota: Antes de criar faturas, é necessário configurar os dados no bloco Definições da Organização, localizado no menu de contexto do utilizador. Incluindo: Número de identificação fiscal da empresa, Endereço de faturação, Número de telefone de faturação.

Nota: Para enviar faturas a clientes através do Flowtly, deve primeiro configurar as informações do cliente no sistema (item "Clientes" no menu principal). Certifique-se de que os dados do cliente estão completamente configurados, incluindo detalhes como o país e a moeda do cliente. Esta configuração é crucial porque garante que todas as faturas são geradas com as definições regionais e financeiras corretas, alinhadas com os requisitos específicos do cliente.

Os utilizadores com funções de Gestor têm a capacidade de criar faturas. No Flowtly, existem três formas de criar uma fatura:

1. Criação Manual:

   • Selecione Faturas no menu principal.

   • Clique em "Adicionar Fatura".

2. Criar Fatura Semelhante:

   • Clique em "Criar semelhante" para uma fatura já existente.

3. Gerar Fatura a partir das Horas do Projeto:

   Também pode gerar faturas diretamente a partir da vista de Horas de Trabalho.

   • Clique no botão "Criar Fatura" no canto superior direito.

   • A fatura será gerada com base nos filtros de Colaborador e Projeto atualmente aplicados nas Horas de Trabalho.

     O comportamento depende da vista ativa:

     • Vista de calendário mensal – só podem ser geradas faturas de mês completo.
     • Vista de Planeador de Trabalho – pode definir um intervalo de datas personalizado para o período da fatura.

   Nota: Esta forma está disponível apenas se o módulo Projetos estiver ativo.

Lista de Faturas

Quando escolhe Faturas no menu principal, será redirecionado para a página de Faturas, onde é apresentada uma lista de todas as faturas criadas anteriormente, juntamente com os seus detalhes, tais como:

• Título da Fatura: o nome da fatura. É clicável e redireciona para a página de pré-visualização da fatura. Abaixo do título, verá o nome do cliente associado, indicando a quem a fatura foi emitida;

• Estado: indica o estado atual da fatura. Os estados possíveis são:

  • Rascunho – a fatura foi criada mas ainda não finalizada
  • Editada – a fatura foi modificada após a criação
  • Enviada – a fatura foi gerada e enviada ao cliente;

• Data de venda: é a data em que a venda ocorreu ou o serviço foi prestado. Replica a Data de venda fornecida durante a criação da fatura;

• Estado do pagamento: indica o progresso do pagamento, mostrando uma percentagem do montante pago.

• Detalhes: aqui encontrará tanto os valores líquidos (netto) como os valores brutos (brutto) claramente apresentados. Cada fatura inclui uma opção de descarga, que pode ser ativada por um botão dedicado. Além disso, verá um botão "Mais Opções" com as possibilidades de:

• Enviar por e-mail

• Criar semelhante

• Editar

• Abrir a pré-visualização

As faturas estão agrupadas por mês, e o número de faturas é apresentado para cada mês.

Criar Fatura

Vamos percorrer o processo de criação de uma fatura de raiz. Para começar a criar uma fatura, siga estes passos:

1. Selecione o item "Faturas" no menu principal.

2. Adicionar uma Fatura:

   • Clique no botão "Adicionar fatura" localizado no canto superior direito da página.

   • No formulário, o primeiro passo é selecionar um cliente a partir da lista de clientes criados anteriormente (isto preencherá automaticamente as informações da conta bancária com a sua moeda e taxa de conversão). Esta opção é crucial para garantir que as informações financeiras relevantes são aplicadas com precisão e eficiência à fatura sem necessitar de introdução manual, reduzindo a possibilidade de erros. Forneça:

   • Data de emissão - A data em que a fatura é oficialmente criada e emitida ao cliente,

   • Data de venda - A data em que os bens ou serviços foram fornecidos ou vendidos ao cliente,

   • Data de vencimento - A data até à qual o cliente deve pagar a fatura. Adicione produtos à fatura especificando:

   • Nome do produto - O nome ou descrição do produto ou serviço a faturar.

   • Projeto (opcional) - Este campo opcional ajuda a associar o produto a um projeto específico, para melhor gestão de projetos e acompanhamento de custos.

   • GTU (opcional) - Unidade de Imposto sobre Bens e Serviços, um identificador relacionado com regulamentações fiscais específicas, que ajuda a categorizar o produto para fins fiscais.

   • Quantidade - O número de unidades do produto a faturar (importante para calcular o montante total a pagar).

   • Unidades - O seletor de lista pendente usado para especificar a medida do produto, como peças, horas, dias, quilowatts-hora (kWh) ou metros cúbicos (m³). Quando uma linha é preenchida automaticamente — por exemplo, a partir do consumo de serviços de utilidade pública medido por contador — e já contém uma unidade que não é uma das opções padrão, essa unidade é mantida e apresentada como selecionada, pelo que nunca se perde ao editar outros campos na mesma linha.

   • Preço líquido - O preço de uma única unidade do produto antes de qualquer imposto ser aplicado.

   • IVA - Este campo especifica a percentagem de IVA, que é usada para calcular o montante de imposto a adicionar ao preço líquido. Além disso, é possível adicionar Notas e Comentários Internos à Fatura. As notas serão enviadas a todos os destinatários dentro do ficheiro da Fatura; os comentários internos serão guardados apenas no Flowtly e não serão enviados no formulário da fatura.

Ao adicionar produtos a uma fatura, os campos Total de IVA e Valor Bruto são calculados automaticamente com base nos detalhes fornecidos.

Também pode alterar o título da fatura gerado automaticamente clicando no botão "Editar" localizado junto ao título atual da fatura.

Nota: Pode configurar um prefixo para todas as faturas futuras nas Definições da Organização, no menu de contexto do utilizador. Isso ajudará a categorizar e organizar as faturas.

3. Guardar e Enviar a Fatura:

   • Após guardar a fatura, o botão "Gerar PDF e Enviar ao Cliente" aparecerá no canto superior direito da página. Além disso, após guardar, esta fatura será adicionada à lista de faturas.

A fatura guardada também ficará associada ao Cliente selecionado durante a criação (está visível no separador Pagamentos da página Clientes).

Exemplos de utilização

• Criar manualmente uma fatura para um serviço pontual prestado a um cliente.
• Gerar faturas automaticamente para clientes com base nas horas de projeto registadas, garantindo uma faturação precisa.
• Duplicar uma fatura existente para criar rapidamente uma semelhante para serviços recorrentes.
• Acompanhar o estado de pagamento de todas as faturas pendentes e enviar lembretes aos clientes.