Contas Bancárias

O item Transações no menu principal foi concebido para facilitar a criação, gestão e visualização de bancos e contas bancárias, bem como para rever as transações a elas associadas.

Para visualizar e gerir contas bancárias:

Aceda à secção "Transações" no menu principal.
Será apresentada uma lista de todas as contas bancárias criadas, juntamente com os respetivos detalhes. Ações disponíveis:
Editar contas: Clique no botão "Editar" junto a uma conta para atualizar os seus dados. A edição está disponível apenas para administradores.
Ver transações: Clique no botão "Transação" junto a uma conta para visualizar a lista de transações associadas a essa conta específica. Filtrar contas ocultas:
No topo da página existe um filtro designado "Ocultas".
Se selecionado, a lista apresentará as contas bancárias marcadas como ocultas.

Para gerir bancos e as respetivas contas:

Clique no botão "Gerir Bancos" no topo da página de Transações.
Será redirecionado para a página de Gestão de Bancos, onde são apresentados todos os bancos existentes.
Se um banco tiver múltiplas contas, estas são apresentadas como elementos subordinados do banco respetivo. Ações disponíveis:
Adicionar novos bancos: Utilize o botão "Adicionar Banco" para criar um novo banco.
Editar bancos existentes: Clique no botão "Editar" junto a um banco ou às suas contas para modificar os detalhes.
Adicionar nova conta: Utilize o botão "Adicionar conta" para criar uma nova conta num banco específico.

Adicionar novo banco

Para adicionar um novo banco, siga estes passos:

Selecione o item "Transações" no menu principal.
Clique em "Gerir Bancos" no topo da página.
Clique em "Adicionar Banco" no canto superior direito.
No formulário que aparece, indique o Nome do Banco e o número Swift.
Clique em "Guardar".

O banco criado é adicionado à lista.

Adicionar conta ao banco

Para adicionar uma conta a um banco existente, siga estes passos:

Clique no botão dedicado localizado no lado direito da linha do banco.
No formulário que aparece, indique as seguintes informações:
- Nome da conta
- Prefixo
- Número de conta
- Moeda
- Tipo (pode ser regular ou IVA)

Pode marcar a conta como predefinida, se aplicável. Adicionalmente, pode marcar a conta como oculta; desta forma, não será apresentada no item Transações até que o filtro Ocultas seja selecionado. Ocultar também retira as transações da conta do restante da aplicação — ver Ocultar uma conta abaixo.

Nota: Para disponibilizar moedas no seletor, configure-as em "Moedas" no menu de Definições Gerais.

Nota: O Número de conta é o campo utilizado para fazer a correspondência de um extrato bancário importado. Uma conta sem número de conta nunca é associada automaticamente a um ficheiro de extrato carregado — esses extratos têm de ser atribuídos manualmente. Preencha o número de conta em cada conta a partir da qual pretende importar extratos.

Após a criação, a conta aparecerá como elemento subordinado do banco na página Gerir Bancos e na lista de Contas Bancárias.

Esta lista contém todas as contas, independentemente de pertencerem ou não a um banco. Uma conta sem banco apresenta um traço na coluna Banco e é editada a partir daqui — a página Gerir Bancos lista as contas sob o seu banco, por isso uma conta que não pertence a nenhum não aparece lá.

Editar uma conta existente

A moeda e o tipo ficam fixos assim que uma conta os tem. Determinam como os valores já registados na conta são lidos — alterá-los posteriormente reinterpretaria o histórico da conta; os dois campos são apresentados mas não podem ser editados.

Uma conta guardada sem moeda ou tipo é a exceção: o campo vazio permanece editável, pelo que pode preenchê-lo e guardar. Tudo o resto da conta — nome, prefixo e número de conta — permanece editável em qualquer caso.

Duas formas de desativar uma conta

Uma conta com a qual já não trabalha pode ser tratada de duas maneiras diferentes. A linha disponibiliza-as como dois controlos separados, porque não são variantes da mesma operação:

Ocultar retira a conta e as suas transações da vista, conservando todos os registos. Pode ser desfeito em qualquer momento.
Eliminar remove permanentemente a conta, as suas transações e os ficheiros de extratos armazenados. Não pode ser desfeito.

Utilize Ocultar a menos que necessite especificamente que os registos desapareçam. É a resposta a quase todas as razões pelas quais uma conta deixa de ser utilizada — a relação bancária terminou, a conta foi encerrada, os extratos foram importados para o local errado — e mantém o historial intacto para auditorias e períodos orçamentais encerrados.

Ocultar uma conta

Ocultar é a forma de retirar uma conta que já não utiliza, mantendo o que ficou registado. Vai mais além do que simplesmente organizar a lista de contas: as transações de uma conta oculta deixam de ser apresentadas em qualquer parte da aplicação.

Selecione Ocultar na linha da conta. A confirmação indica o que vai acontecer: a conta e as suas transações deixam de ser apresentadas em todo o lado — incluindo nos totais orçamentais — nada é eliminado e pode ser desfeito em qualquer momento.

Enquanto uma conta está oculta:

As suas transações não aparecem na lista de transações nem no gráfico de saldo, e não são devolvidas por filtros ou pesquisas.
Não são contabilizadas nas cifras orçamentais. Uma transação numa conta oculta é excluída dos resumos de orçamento, das tabelas de custos e dos totais orçamentais, incluindo uma transação que tenha sido ligada manualmente a um orçamento antes de a conta ser ocultada.
Uma linha orçamental suportada pela transação de uma conta oculta é excluída em vez de aparecer como uma linha vazia.

Nada é eliminado. As transações permanecem nos seus dados exatamente como estavam; são apenas retidas da vista e dos cálculos. Limpe a marcação Ocultas na conta e todas essas transações voltam a ser apresentadas, com as cifras orçamentais a regressar ao que eram.

Duas consequências merecem ser conhecidas antes de ocultar uma conta:

Os totais orçamentais que incluíam a conta vão mudar, incluindo totais de meses já fechados. Se uma cifra orçamental mudou e não consegue explicar porquê, verifique se uma conta que alimentava esse orçamento foi ocultada.
Ocultar diz respeito à conta inteira, não a uma única transação. Para excluir um único movimento de um orçamento, desassocie essa transação do orçamento.

Para encontrar contas que estão atualmente ocultas, selecione o filtro Ocultas no topo da página Transações.

Eliminar uma conta

Eliminar é a desativação irreversível. Remove permanentemente a conta, todas as suas transações e os ficheiros de extratos armazenados. Não existe arquivo nem reciclagem, e os registos não podem ser recuperados posteriormente.

Por esse motivo, eliminar é deliberadamente mais difícil do que ocultar:

Eliminar está restrito a administradores. Alguém que gere bancos e contas pode ocultar uma conta, mas o controlo de eliminação não lhe é apresentado de todo.
A confirmação indica o que será destruído — as transações e os ficheiros de extratos armazenados — e declara que não pode ser desfeito. Também assinala que ocultar está disponível se apenas quiser pôr a conta de parte.
Tem de escrever o nome da conta na confirmação antes de a eliminação poder ser aceite. Não é possível clicar sem ler, pelo que um clique acidental na linha errada não pode destruir uma conta.

Quando uma eliminação é recusada

O Flowtly recusa-se a eliminar uma conta cujos registos ainda são necessários noutro lugar, em vez de os remover e deixar os valores que deles dependiam a falhar. Quando isso acontece, a confirmação permanece aberta e indica o que retém a conta e em que quantidade — por exemplo, que as suas transações têm um certo número de ligações orçamentais.

Essa mensagem é a parte útil da recusa: diz-lhe exatamente o que precisa de resolver se tencionar genuinamente eliminar a conta. Resolva o que nomeia e tente novamente, ou oculte a conta em alternativa.

Eliminar também é disponibilizado para uma conta que já está oculta — ocultar primeiro e depois eliminar é uma sequência razoável, e uma conta oculta mostra naturalmente apenas o controlo de eliminação, uma vez que já está oculta.

Prefira ocultar quando tiver dúvidas. Uma conta oculta pode sempre ser recuperada; uma eliminada não. Se uma conta foi retirada e as suas transações ainda aparecem algures, foi ocultada e não eliminada — e o inverso é mais importante: uma vez executada a eliminação, não resta qualquer rasto dessas transações para ser encontrado posteriormente.

Exemplos de casos de utilização

Um controlador financeiro precisa de rever todas as transações de entrada e saída nas diversas contas bancárias da empresa para reconciliar os registos contabilísticos.
Um contabilista pretende adicionar uma nova conta bancária corporativa recentemente aberta para acompanhar as suas transações no Flowtly.
Um gestor financeiro quer identificar rapidamente uma conta bancária específica para verificar o seu estado atual ou as transações associadas.
Um utilizador retira uma conta bancária fechada ocultando-a, de modo que as suas transações deixam de aparecer nas listas de transações e de ser contabilizadas nos orçamentos, enquanto os registos em si são conservados.
Um gestor financeiro verifica que um total orçamental é inferior ao esperado e consulta o filtro Ocultas para ver se uma conta que alimentava esse orçamento foi ocultada.
Um administrador elimina permanentemente uma conta criada por engano juntamente com o extrato importado incorretamente para ela, de modo a que nenhuma das suas transações fique pesquisável.
Um administrador tenta uma eliminação, lê a recusa que indica quantas ligações orçamentais as transações da conta têm, e oculta a conta em alternativa.