Contas bancárias

O item Transações no menu principal foi concebido para facilitar a criação, gestão e visualização de bancos e contas bancárias, bem como para rever as transações a elas associadas.

Para visualizar e gerir contas bancárias:

Aceda à secção "Transações" no menu principal.
Será apresentada uma lista de todas as contas bancárias criadas, juntamente com os respetivos detalhes. Ações disponíveis:
Editar contas: Clique no botão "Editar" junto a uma conta para atualizar os seus dados. A edição está disponível apenas para administradores.
Ver transações: Clique no botão "Transação" junto a uma conta para visualizar a lista de transações associadas a essa conta específica.
Ocultar ou mostrar: Selecione "Hide" para arrumar uma conta que já não utiliza, ou "Unhide" numa conta oculta para a recuperar. Disponível para quem gere os bancos — ver Ocultar uma conta.
Eliminar: Selecione "Delete" para remover uma conta definitivamente. Disponível apenas para administradores — ver Eliminar uma conta. Mostrar contas ocultas:
Por predefinição, as contas ocultas não aparecem na lista.
Enquanto houver pelo menos uma conta oculta, aparece o filtro "Visibility" no topo da lista. Escolha "All accounts (N hidden)" para listar também as ocultas; cada uma é assinalada com um olho riscado e oferece "Unhide".

Uma conta própria que as suas transações citam mas que ninguém registou

As linhas bancárias nomeiam muitas vezes a conta própria da organização do outro lado de uma transferência, por exemplo uma conta de IVA ou uma segunda conta à ordem. Quando citam uma das suas contas próprias que não está registada no Flowtly, um aviso por cima da lista diz "Unregistered own account found". Mostra a conta mascarada com os últimos quatro dígitos, explica que, até a conta ser registada, as transferências de e para ela contam como pagamentos normais, e indica quantas transações a citam.

Registar abre o formulário habitual de nova conta com o número e o tipo sugerido já preenchidos. Dê um nome à conta, escolha o respetivo banco e a respetiva moeda e confirme. Nada é registado até o fazer e, depois de a conta ser guardada, o aviso desaparece.
Não é a nossa conta dispensa um candidato que não é seu, para que não volte a ser oferecido.
O número de transações é uma ligação para as transações que citam a conta, mostradas como um filtro Linhas selecionadas removível na lista. Quando essas transações estão em mais do que uma das suas contas, o aviso acrescenta Abra-as em: com uma ligação por conta.

O aviso é mostrado às pessoas com a função gestor de bancos ou gestor de transações; a ligação para as transações apenas às que podem abrir a lista de transações de uma conta. Ambas as ações ficam indisponíveis enquanto a sua subscrição bloquear alterações.

Para gerir bancos e as respetivas contas:

Clique no botão "Manage Banks" no topo da página de Transações.
Será redirecionado para a página de Gestão de Bancos, onde são apresentados todos os bancos existentes.
Se um banco tiver múltiplas contas, estas são apresentadas como elementos subordinados do banco respetivo. Ações disponíveis:
Adicionar novos bancos: Utilize o botão "Add bank" para criar um novo banco.
Editar bancos existentes: Clique no botão "Editar" junto a um banco ou às suas contas para modificar os detalhes.
Adicionar nova conta: Utilize o botão "Add account" para criar uma nova conta num banco específico.

Adicionar novo banco

Para adicionar um novo banco, siga estes passos:

Selecione o item "Transactions" no menu principal.
Clique em "Manage Banks" no topo da página.
Clique em "Add bank" no canto superior direito.
No formulário que aparece, indique o Nome do Banco e o número Swift.
Clique em "Save".

O banco criado é adicionado à lista.

Adicionar conta ao banco

Para adicionar uma conta a um banco existente, siga estes passos:

Clique no botão dedicado localizado no lado direito da linha do banco.
No formulário que aparece, indique as seguintes informações:
- "Account name"
- Prefixo
- "Account number"
- "Currency"
- "Type" (pode ser regular ou IVA)

Pode marcar a conta como predefinida, se aplicável. Adicionalmente, pode marcar a conta como oculta; desta forma, não será apresentada no item Transações a menos que "All accounts" esteja escolhido no filtro "Visibility". Ocultar também retira as transações da conta do restante da aplicação — ver Ocultar uma conta abaixo.

Nota: Para disponibilizar moedas no seletor, configure-as em "Currencies" no menu de Definições Gerais.

Nota: O "Account number" é o campo utilizado para fazer a correspondência de um extrato bancário importado. Uma conta sem número de conta nunca é associada automaticamente a um ficheiro de extrato carregado — esses extratos têm de ser atribuídos manualmente. Preencha o número de conta em cada conta a partir da qual pretende importar extratos.

Após a criação, a conta aparecerá como elemento subordinado do banco na página Gerir Bancos e na lista "Bank accounts".

Uma conta criada a partir desta lista tem de ter um banco. O banco é obrigatório no formulário de nova conta, e o formulário não pode ser guardado enquanto não for escolhido um banco, seja qual for o tipo de conta, incluindo numerário. Quando ainda não há bancos para escolher, o formulário diz Ainda não há bancos para escolher. e liga para Adicionar um banco. Uma conta aberta a partir da linha de um banco já pertence a esse banco, pelo que o formulário não o pede.

Esta lista contém todas as contas, independentemente de pertencerem ou não a um banco. As contas sem banco apresentam um traço na coluna Banco. Ao editar uma delas, o banco continua opcional, pelo que pode ser guardada, e pode ser-lhe atribuído um banco aí. Uma conta assim é editada, ocultada e eliminada a partir daqui — a página Gerir Bancos lista as contas sob o seu banco, por isso uma conta que não pertence a nenhum não aparece lá.

O que conta como um número de conta válido

Para um tipo de conta que exige número, o número deve ter de 8 a 34 letras e dígitos, com pelo menos 8 dígitos. Espaços, pontos e hífenes entre grupos são permitidos, pelo que um número escrito em grupos é aceite. São removidos ao guardar o número, quer a conta esteja a ser criada, quer editada, pelo que o número guardado contém apenas letras e dígitos. Um texto como NOT-A-NUMBER-!!! ou um valor curto como 123 é recusado com uma mensagem no campo.

O Flowtly verifica apenas o formato, não os dígitos de controlo do IBAN, pelo que um número bem formado mas que não é um IBAN real continua a ser aceite. A mesma regra aplica-se ao alterar o número de uma conta existente. Uma conta cujo número guardado não a cumpre, por exemplo com menos de 8 dígitos ou com uma barra, pode ainda ser editada, ocultada ou renomeada: o formato só é verificado quando o próprio número é alterado.

Isto é importante porque o número é aquilo com que um extrato importado é associado: uma conta com um número mal formado nunca corresponde ao seu ficheiro de extrato.

Importar extratos MT940

Quando um ficheiro de extrato é carregado, cada montante de transação nele contido tem de ser escrito em dígitos com uma única vírgula decimal, por exemplo 84,09, 84, ou 0,00. Se algum montante do ficheiro estiver mal formado — uma vírgula isolada, uma segunda vírgula ou nenhuma vírgula —, o Flowtly recusa o ficheiro inteiro e não guarda nada dele, em vez de importar as linhas corretas e registar a incorreta com um montante errado. Corrija o montante no ficheiro e carregue-o novamente.

Nos extratos do BPS, o tipo de transação é guardado por inteiro (por exemplo NTRF) e não cortado à sua primeira letra.

Editar uma conta existente

A "Currency" e o "Type" ficam fixos assim que uma conta os tem. Determinam como os valores já registados na conta são lidos — alterá-los posteriormente reinterpretaria o histórico da conta; os dois campos são apresentados mas não podem ser editados.

Uma conta guardada sem moeda ou tipo é a exceção: o campo vazio permanece editável, pelo que pode preenchê-lo e guardar. Tudo o resto da conta — nome, prefixo e número de conta — permanece editável em qualquer caso.

Duas formas de desativar uma conta

Uma conta com a qual já não trabalha pode ser tratada de duas maneiras diferentes. A linha disponibiliza-as como dois controlos separados, porque não são variantes da mesma operação:

"Hide" retira a conta e as suas transações da vista, conservando todos os registos. Pode ser desfeito em qualquer momento.
"Delete" remove permanentemente a conta, as suas transações e os ficheiros de extratos armazenados. Não pode ser desfeito.

Utilize "Hide" a menos que necessite especificamente que os registos desapareçam. É a resposta a quase todas as razões pelas quais uma conta deixa de ser utilizada — a relação bancária terminou, a conta foi encerrada, os extratos foram importados para o local errado — e mantém o historial intacto para auditorias e períodos orçamentais encerrados.

Ocultar uma conta

Ocultar é a forma de retirar uma conta que já não utiliza, mantendo o que ficou registado. Vai mais além do que simplesmente organizar a lista de contas: as transações de uma conta oculta deixam de ser apresentadas em qualquer parte da aplicação.

Selecione "Hide" na linha da conta. A confirmação indica o que vai acontecer: a conta e as suas transações deixam de ser apresentadas em todo o lado — incluindo nos totais orçamentais — nada é eliminado e pode ser desfeito em qualquer momento.

Enquanto uma conta está oculta:

As suas transações não aparecem na lista de transações nem no gráfico de saldo, e não são devolvidas por filtros ou pesquisas.
Não são contabilizadas nas cifras orçamentais. Uma transação numa conta oculta é excluída dos resumos de orçamento, das tabelas de custos e dos totais orçamentais, incluindo uma transação que tenha sido ligada manualmente a um orçamento antes de a conta ser ocultada.
Uma linha orçamental suportada pela transação de uma conta oculta é excluída em vez de aparecer como uma linha vazia.

Nada é eliminado. As transações permanecem nos seus dados exatamente como estavam; são apenas retidas da vista e dos cálculos. Limpe a marcação "Hidden" na conta e todas essas transações voltam a ser apresentadas, com as cifras orçamentais a regressar ao que eram. "Unhide" na linha da conta na lista Transações faz o mesmo com um clique.

Duas consequências merecem ser conhecidas antes de ocultar uma conta:

Os totais orçamentais que incluíam a conta vão mudar, incluindo totais de meses já fechados. Se uma cifra orçamental mudou e não consegue explicar porquê, verifique se uma conta que alimentava esse orçamento foi ocultada.
Ocultar diz respeito à conta inteira, não a uma única transação. Para excluir um único movimento de um orçamento, desassocie essa transação do orçamento.

Para encontrar contas que estão atualmente ocultas, escolha "All accounts" no filtro "Visibility" no topo da página Transações. As contas ocultas são assinaladas com um olho riscado, e "Unhide" na linha recupera uma conta. O filtro só é apresentado enquanto houver pelo menos uma conta oculta.

Eliminar uma conta

"Delete" é a desativação irreversível. Remove permanentemente a conta, todas as suas transações e os ficheiros de extratos armazenados. Não existe arquivo nem reciclagem, e os registos não podem ser recuperados posteriormente.

Por esse motivo, eliminar é deliberadamente mais difícil do que ocultar:

Eliminar está restrito a administradores. Alguém que gere bancos e contas pode ocultar uma conta, mas o controlo de eliminação não lhe é apresentado de todo.
A confirmação indica o que será destruído — as transações e os ficheiros de extratos armazenados — e declara que não pode ser desfeito. Também assinala que ocultar está disponível se apenas quiser pôr a conta de parte.
Tem de escrever o nome da conta na confirmação antes de a eliminação poder ser aceite. Não é possível clicar sem ler, pelo que um clique acidental na linha errada não pode destruir uma conta.

Quando uma eliminação é recusada

O Flowtly recusa-se a eliminar uma conta cujos registos ainda são necessários noutro lugar, em vez de os remover e deixar os valores que deles dependiam a falhar. Quando isso acontece, a confirmação permanece aberta e indica o que retém a conta e em que quantidade — por exemplo, que as suas transações têm um certo número de ligações orçamentais.

Essa mensagem é a parte útil da recusa: diz-lhe exatamente o que precisa de resolver se tencionar genuinamente eliminar a conta. Resolva o que nomeia e tente novamente, ou oculte a conta em alternativa.

Eliminar também é disponibilizado para uma conta que já está oculta — ocultar primeiro e depois eliminar é uma sequência razoável, e na página Gerir bancos uma conta oculta mostra apenas o controlo de eliminação, uma vez que já está oculta. Na lista Transações mostra "Unhide" e "Delete".

Prefira ocultar quando tiver dúvidas. Uma conta oculta pode sempre ser recuperada; uma eliminada não. Se uma conta foi retirada e as suas transações ainda aparecem algures, foi ocultada e não eliminada — e o inverso é mais importante: uma vez executada a eliminação, não resta qualquer rasto dessas transações para ser encontrado posteriormente.

Exemplos de casos de utilização

Um controlador financeiro precisa de rever todas as transações de entrada e saída nas diversas contas bancárias da empresa para reconciliar os registos contabilísticos.
Um contabilista pretende adicionar uma nova conta bancária corporativa recentemente aberta para acompanhar as suas transações no Flowtly.
Um gestor financeiro quer identificar rapidamente uma conta bancária específica para verificar o seu estado atual ou as transações associadas.
Um utilizador retira uma conta bancária fechada ocultando-a, de modo que as suas transações deixam de aparecer nas listas de transações e de ser contabilizadas nos orçamentos, enquanto os registos em si são conservados.
Um gestor financeiro verifica que um total orçamental é inferior ao esperado e muda o filtro "Visibility" para "All accounts" para ver se uma conta que alimentava esse orçamento foi ocultada.
Um administrador elimina permanentemente uma conta criada por engano juntamente com o extrato importado incorretamente para ela, de modo a que nenhuma das suas transações fique pesquisável.
Um administrador tenta uma eliminação, lê a recusa que indica quantas ligações orçamentais as transações da conta têm, e oculta a conta em alternativa.