Fornecedores

A Vista de Fornecedores no Flowtly disponibiliza uma lista centralizada de todos os fornecedores externos, subempreiteiros e prestadores de serviços com quem a sua empresa colabora. Esta vista ajuda a acompanhar informações sobre fornecedores, categorizar despesas e gerir relações financeiras de forma eficiente. Carregue transações relacionadas com fornecedores e anexe documentos relevantes, garantindo operações fluidas e clareza financeira.

Cada fornecedor pertence a um grupo, que classifica o tipo de custos que representa. O grupo é apresentado na lista de fornecedores e é utilizado para detalhar as despesas no Gráfico de Custos. Quando adiciona um fornecedor, o Flowtly coloca-o automaticamente no grupo predefinido da sua organização, pelo que não há nenhum grupo a escolher no formulário.

Vista de Fornecedores

Os fornecedores são os fornecedores da sua organização. Abra "Counterparties" no menu principal, no grupo "Counterparties & contracts", e escolha o separador "Suppliers" para ver a lista de todos, como descrito em Contrapartes. Abra o registo de um fornecedor e siga a ligação na sua secção "Supplier" para chegar à página do fornecedor descrita abaixo. Esta vista ajuda a acompanhar informações sobre fornecedores, categorizar despesas e gerir relações financeiras de forma eficiente.

Cada entrada de fornecedor inclui:

• "Name" – O nome registado do fornecedor.
• "Group" – A categoria à qual o fornecedor pertence.
• "Description" – Detalhes adicionais sobre o fornecedor (se adicionados).
• Botão "Edit" – Permite aos utilizadores atualizar os dados do fornecedor.

Adicionar um novo fornecedor

Para adicionar um novo fornecedor:

• Clique em "Add counterparty" na página Contrapartes e escolha fornecedor como função. No separador "Suppliers" a função já vem selecionada.
• Introduza os dados do fornecedor, tais como:
  • "Name" (Obrigatório) – O nome oficial do fornecedor.
  • NIF (Número de Identificação Fiscal) – Utilizado para fins fiscais e de conformidade.
  • Regex de correspondência – Um padrão utilizado para associar automaticamente transações relacionadas com este fornecedor. As transferências com pagamento dividido (MPP) são também associadas pelo número de identificação fiscal presente na descrição da transferência, mesmo sem qualquer padrão aqui. O padrão é uma expressão regular e é comparado sem distinguir maiúsculas de minúsculas, incluindo letras acentuadas como Ł e ł. Os espaços antes e depois do padrão são ignorados, e um padrão formado apenas por espaços conta como nenhum padrão. Uma / simples no padrão, como em FV/TEST, corresponde a uma barra literal. Um padrão que não seja uma expressão regular válida é rejeitado com uma mensagem de validação ao guardar o fornecedor, por isso corrija-o antes de guardar.
  • Estado (Obrigatório) – Define se o fornecedor está ativo ou desatualizado.
  • "Recurring" – Para um fornecedor que lhe fatura num calendário regular, como uma renda ou um plano de telefone. Se não surgir nenhum pagamento a esse fornecedor durante três meses, o "Action center" inclui-o na lista para que o verifique.
  • Valor Fixo – Marca este fornecedor para pagamentos recorrentes fixos em vez de valores variáveis.
  • "Require attachment" – Cada pagamento bancário a este fornecedor fica sinalizado até lhe ser anexada uma fatura ou um recibo. Desative a opção para fornecedores que nunca enviam um, como um banco ou a autoridade tributária.
  • Não incluir no gráfico – Exclui as transações deste fornecedor dos gráficos de custos para efeitos de reporting.
  • Colaborador responsável – Associa um fornecedor a um colaborador interno específico responsável pela gestão da relação.
  • "Tax amount" – Define a taxa de imposto aplicável aos pagamentos deste fornecedor.
  • "Payment deadline" – O prazo de pagamento padrão utilizado para este fornecedor.
  • "Budget" – Atribui as despesas do fornecedor a um orçamento previamente criado para acompanhamento (disponível apenas se o módulo de Orçamentos estiver ativo).
  • "Description" – Detalhes adicionais sobre o fornecedor (por exemplo, termos do contrato, condições especiais).
• Guarde o fornecedor, tornando-o disponível para futuras transações.

Após a criação, o fornecedor aparecerá na lista "Active" ou "Inactive", dependendo do estado selecionado durante a criação.

Evitar fornecedores duplicados

Quando adiciona um novo fornecedor, o Flowtly compara o seu nome com as empresas e pessoas que já existem na sua organização, incluindo as que já fatura como clientes. Se encontrar uma correspondência provável, avisa-o antes de criar um segundo registo desligado, para que o histórico de uma empresa não fique dividido por duas entradas.

• Se for realmente uma empresa diferente que apenas tem o mesmo nome, avance e crie-a como uma entrada separada.

• Se for a mesma empresa com quem já trabalha como cliente, mantenha-as como um único registo, para que tudo fique junto. Escolha Adicionar o papel de fornecedor a, o botão que nomeia o cliente existente: o cliente existente passa a ser também fornecedor, não é criado um segundo registo e aparece de imediato na lista de fornecedores. O formulário oferece esta opção enquanto ainda o está a preencher, assim que o nome ou o NIF que escreveu corresponde a um cliente, e escolhê-la aí fecha o formulário. A mesma escolha volta a aparecer se a correspondência só for encontrada ao guardar.

O mesmo funciona no sentido inverso: uma empresa que já tem como fornecedor pode passar a ser faturável como cliente no mesmo passo (consulte Evitar clientes duplicados).

Gráfico de Custos

Adicionalmente, pode rever os Gráficos de Custos clicando no botão dedicado localizado junto ao cabeçalho no topo da página. A Vista de Gráficos de Custos no Flowtly proporciona uma análise visual das despesas por diferentes grupos de fornecedores ao longo do tempo. Esta funcionalidade ajuda as equipas financeiras a analisar padrões de despesa, acompanhar tendências de custos e tomar decisões financeiras baseadas em dados. A secção superior da vista contém um gráfico de área empilhada que representa as despesas totais com fornecedores ao longo do tempo.

Principais informações incluem:

Tendências globais de despesa – A altura do gráfico indica o total de despesas por período. Distribuição de despesas por categoria – Diferentes cores representam diferentes grupos de fornecedores, facilitando a identificação dos maiores centros de custo. Variações mensais de custos – Os picos e quedas evidenciam flutuações nas despesas, ajudando a acompanhar tendências sazonais ou aumentos de custos inesperados.

Ao passar o cursor sobre o gráfico, os utilizadores podem ver os valores exatos de cada categoria de fornecedor num mês específico.

Abaixo do gráfico, uma tabela detalhada decompõe os custos por grupo de fornecedores ao longo de vários meses. Cada linha representa uma categoria específica de fornecedor e as colunas apresentam as despesas mensais.

Coluna Grupo de Fornecedores – Lista os diferentes grupos de fornecedores (por exemplo, B2B, Externo, Equipamento TI, Formação). Colunas de Custos Mensais – Apresenta as despesas registadas por mês para cada grupo de fornecedores. Valores negativos ou zero – Indica reembolsos, correções ou a ausência de transações registadas nessa categoria.

Editar fornecedor

Os gestores também podem editar fornecedores existentes. A vista de edição oferece não só o modo de edição, mas também a possibilidade de visualizar/anexar documentos e ver todas as transações relacionadas com este fornecedor. Para aceder ao modo de edição, abra o registo do fornecedor em Contrapartes e siga a ligação na sua secção "Supplier".

Separador Visão geral

No separador "Overview", pode visualizar e atualizar todas as informações fornecidas durante a criação do fornecedor.

Separador Documentos

O separador "Documents" no perfil do fornecedor permite aos utilizadores:

• Carregar e armazenar contratos de fornecedor, acordos, NDAs e outros ficheiros relevantes.
• Acompanhar datas de expiração para renovações de contratos.
• Visualizar, transferir e eliminar documentos conforme necessário.
• Manter uma documentação organizada e segura para fins de conformidade e auditoria.

Cada entrada de documento inclui as seguintes colunas:

"Type" – Especifica a categoria do documento (por exemplo, Contrato de Fornecedor, NDA). "Notes" – Observações adicionais relacionadas com o documento. "Expiration date" – Um marcador para acompanhar a validade do contrato (a data de expiração só está disponível para definição se estiver marcada como possível para o tipo de documento específico nas definições de organização). "Attached file" – Permite aos utilizadores transferir ou pré-visualizar o documento carregado. Opções de edição e eliminação – Permite modificar ou remover documentos.

Para adicionar um novo documento de fornecedor:

• Clique no botão "Add document" no canto superior direito.
• Preencha os campos obrigatórios:
• "Document type" – Selecione entre os tipos de documentos previamente criados ou adicione um novo (ao clicar no botão “+” junto ao campo "Document type", será redirecionado para a página nas definições de organização, onde pode adicionar um novo tipo de documento e associá-lo à entidade Fornecedores para que fique visível na lista de documentos de fornecedores. Botão disponível apenas para a Função de Gestor de Documentos).
• "Attached file" – Carregue o contrato ou documento relevante.
• "Notes" – Forneça detalhes adicionais sobre o documento (opcional).
• Clique em "Add" para guardar o documento no perfil do fornecedor.

Gestão e acompanhamento de documentos de fornecedores:

• Visualizar e transferir – Clique no ícone de olho para pré-visualizar o documento ou no ícone de transferência para guardar uma cópia local.
• Editar detalhes do documento – Clique no ícone de edição para atualizar as notas ou a data de expiração do documento.
• Eliminar documentos – Clique no ícone do caixote do lixo para remover ficheiros desatualizados ou incorretos.

Separador Transações

No separador "Transactions", pode rever gráficos e todas as transações associadas ao fornecedor específico. Para mais informações, consulte o artigo Gestão de transações.

Exemplos de casos de utilização

• Gestão eficiente de fornecedores: Centralize todos os detalhes de fornecedores externos, subempreiteiros e prestadores de serviços num único local para fácil acesso e gestão.
• Análise de custos: Analise padrões de despesa ao longo do tempo por grupo de fornecedores através dos Gráficos de Custos.
• Operações financeiras simplificadas: Gira prazos de pagamento, acompanhe pagamentos recorrentes e garanta a documentação adequada exigindo anexos para transações específicas de fornecedores.
• Conformidade e prontidão para auditoria: Armazene e gira todos os documentos relacionados com fornecedores, como contratos e NDAs, diretamente no Flowtly para manter um registo de auditoria organizado e seguro.