Fornecedores

A Vista de Fornecedores no Flowtly disponibiliza uma lista centralizada de todos os fornecedores externos, subempreiteiros e prestadores de serviços com quem a sua empresa colabora. Esta vista ajuda a acompanhar informações sobre fornecedores, categorizar despesas e gerir relações financeiras de forma eficiente. Carregue transações relacionadas com fornecedores e anexe documentos relevantes, garantindo operações fluidas e clareza financeira.

Os Fornecedores no Flowtly devem ser organizados em Grupos de Fornecedores, que ajudam a classificar os diferentes tipos de fornecedores e subempreiteiros. Estes grupos podem ser geridos nas Definições de Organização, no mosaico Grupos de Fornecedores.

Cada fornecedor deve ser atribuído a um grupo específico com base na natureza dos seus serviços. Para gerir grupos de fornecedores:

Navegue até às Definições de Organização.
Selecione o mosaico Grupos de Fornecedores.
Clique em ”Adicionar Grupo de Fornecedores” para criar uma nova categoria.
Introduza o nome do grupo e selecione o tipo adequado.
Guarde o grupo, tornando-o disponível para a classificação de fornecedores.

Tipos de Grupos de Fornecedores:

Standard – Subempreiteiros regulares que prestam serviços.
Receita – Fornecedores relacionados com atividades geradoras de receita.
Dividendos – Fornecedores associados a pagamentos de dividendos.
Interno – Alocações de custos internos.

Após a criação, o Grupo de Fornecedores pode ser editado se necessário.

Vista de Fornecedores

Ao selecionar o item Fornecedores no menu principal, poderá ver a lista de todos os fornecedores existentes, organizados por estado. Esta vista ajuda a acompanhar informações sobre fornecedores, categorizar despesas e gerir relações financeiras de forma eficiente.

Cada entrada de fornecedor inclui:

Nome – O nome registado do fornecedor.
Grupo – A categoria à qual o fornecedor pertence (apenas os grupos de fornecedores previamente criados estarão disponíveis para seleção).
Descrição – Detalhes adicionais sobre o fornecedor (se adicionados).
Botão Editar – Permite aos utilizadores atualizar os dados do fornecedor.

Adicionar um novo fornecedor

Para adicionar um novo fornecedor:

Clique no botão ”Adicionar Fornecedor” no canto superior direito da página.
Introduza os dados do fornecedor, tais como:
- Nome (Obrigatório) – O nome oficial do fornecedor.
- NIF (Número de Identificação Fiscal) – Utilizado para fins fiscais e de conformidade.
- Regex de correspondência – Um padrão utilizado para associar automaticamente transações relacionadas com este fornecedor.
- Estado (Obrigatório) – Define se o fornecedor está ativo ou desatualizado.
- Cíclico – Se ativado, indica pagamentos recorrentes (por exemplo, assinaturas mensais, salários).
- Valor Fixo – Marca este fornecedor para pagamentos recorrentes fixos em vez de valores variáveis.
- Exigir Anexo – Se selecionado, as transações associadas a este fornecedor exigirão documentos de suporte (por exemplo, faturas, recibos).
- Não incluir no gráfico – Exclui as transações deste fornecedor dos gráficos de custos para efeitos de reporting.
- Colaborador responsável – Associa um fornecedor a um colaborador interno específico responsável pela gestão da relação.
- Grupo de Fornecedores (Obrigatório) – Categoriza o fornecedor num grupo predefinido.
- Valor de imposto – Define a taxa de imposto aplicável aos pagamentos deste fornecedor.
- Prazo de pagamento – O prazo de pagamento padrão utilizado para este fornecedor.
- Orçamento – Atribui as despesas do fornecedor a um orçamento previamente criado para acompanhamento (disponível apenas se o módulo de Orçamentos estiver ativo).
- Descrição – Detalhes adicionais sobre o fornecedor (por exemplo, termos do contrato, condições especiais).
Guarde o fornecedor, tornando-o disponível para futuras transações.

Após a criação, o fornecedor aparecerá na lista Ativo ou Inativo, dependendo do estado selecionado durante a criação.

Gráfico de Custos

Adicionalmente, pode rever os Gráficos de Custos clicando no botão dedicado localizado junto ao cabeçalho no topo da página. A Vista de Gráficos de Custos no Flowtly proporciona uma análise visual das despesas por diferentes grupos de fornecedores ao longo do tempo. Esta funcionalidade ajuda as equipas financeiras a analisar padrões de despesa, acompanhar tendências de custos e tomar decisões financeiras baseadas em dados. A secção superior da vista contém um gráfico de área empilhada que representa as despesas totais com fornecedores ao longo do tempo.

Principais informações incluem:

Tendências globais de despesa – A altura do gráfico indica o total de despesas por período. Distribuição de despesas por categoria – Diferentes cores representam diferentes grupos de fornecedores, facilitando a identificação dos maiores centros de custo. Variações mensais de custos – Os picos e quedas evidenciam flutuações nas despesas, ajudando a acompanhar tendências sazonais ou aumentos de custos inesperados.

Ao passar o cursor sobre o gráfico, os utilizadores podem ver os valores exatos de cada categoria de fornecedor num mês específico.

Abaixo do gráfico, uma tabela detalhada decompõe os custos por grupo de fornecedores ao longo de vários meses. Cada linha representa uma categoria específica de fornecedor e as colunas apresentam as despesas mensais.

Coluna Grupo de Fornecedores – Lista os diferentes grupos de fornecedores (por exemplo, B2B, Externo, Equipamento TI, Formação). Colunas de Custos Mensais – Apresenta as despesas registadas por mês para cada grupo de fornecedores. Valores negativos ou zero – Indica reembolsos, correções ou a ausência de transações registadas nessa categoria.

Editar fornecedor

Os gestores também podem editar fornecedores existentes. A vista de edição oferece não só o modo de edição, mas também a possibilidade de visualizar/anexar documentos e ver todas as transações relacionadas com este fornecedor. Para aceder ao modo de edição, basta clicar no botão Editar (lápis) do fornecedor específico na lista.

Separador Visão geral

No separador Visão geral, pode visualizar e atualizar todas as informações fornecidas durante a criação do fornecedor.

Separador Documentos

O separador Documentos no perfil do fornecedor permite aos utilizadores:

Carregar e armazenar contratos de fornecedor, acordos, NDAs e outros ficheiros relevantes.
Acompanhar datas de expiração para renovações de contratos.
Visualizar, transferir e eliminar documentos conforme necessário.
Manter uma documentação organizada e segura para fins de conformidade e auditoria.

Cada entrada de documento inclui as seguintes colunas:

Tipo – Especifica a categoria do documento (por exemplo, Contrato de Fornecedor, NDA). Notas – Observações adicionais relacionadas com o documento. Data de expiração – Um marcador para acompanhar a validade do contrato (a data de expiração só está disponível para definição se estiver marcada como possível para o tipo de documento específico nas definições de organização). Ficheiro anexado – Permite aos utilizadores transferir ou pré-visualizar o documento carregado. Opções de edição e eliminação – Permite modificar ou remover documentos.

Para adicionar um novo documento de fornecedor:

Clique no botão ”Adicionar Documento” no canto superior direito.
Preencha os campos obrigatórios:
Tipo de documento – Selecione entre os tipos de documentos previamente criados ou adicione um novo (ao clicar no botão “+” junto ao campo Tipo de documento, será redirecionado para a página nas definições de organização, onde pode adicionar um novo tipo de documento e associá-lo à entidade Fornecedores para que fique visível na lista de documentos de fornecedores. Botão disponível apenas para a Função de Gestor de Documentos).
Ficheiro anexado – Carregue o contrato ou documento relevante.
Notas – Forneça detalhes adicionais sobre o documento (opcional).
Clique em ”Adicionar” para guardar o documento no perfil do fornecedor.

Gestão e acompanhamento de documentos de fornecedores:

Visualizar e transferir – Clique no ícone de olho para pré-visualizar o documento ou no ícone de transferência para guardar uma cópia local.
Editar detalhes do documento – Clique no ícone de edição para atualizar as notas ou a data de expiração do documento.
Eliminar documentos – Clique no ícone do caixote do lixo para remover ficheiros desatualizados ou incorretos.

Separador Transações

No separador Transações, pode rever gráficos e todas as transações associadas ao fornecedor específico. Para mais informações, consulte o artigo Gestão de transações.

Exemplos de casos de utilização

Gestão eficiente de fornecedores: Centralize todos os detalhes de fornecedores externos, subempreiteiros e prestadores de serviços num único local para fácil acesso e gestão.
Categorização e análise de custos: Agrupe fornecedores por tipo (por exemplo, Standard, Receita, Dividendos) para categorizar com precisão as despesas e analisar padrões de despesa ao longo do tempo através dos Gráficos de Custos.
Operações financeiras simplificadas: Gira prazos de pagamento, acompanhe pagamentos recorrentes e garanta a documentação adequada exigindo anexos para transações específicas de fornecedores.
Conformidade e prontidão para auditoria: Armazene e gira todos os documentos relacionados com fornecedores, como contratos e NDAs, diretamente no Flowtly para manter um registo de auditoria organizado e seguro.