Leverantörer

Leverantörsvyn i Flowtly samlar en centraliserad översikt över alla externa leverantörer, underleverantörer och tjänsteleverantörer som ditt företag samarbetar med. Denna vy hjälper till att spåra leverantörsinformation, kategorisera utgifter och hantera finansiella relationer effektivt. Genom att ladda upp leverantörsrelaterade transaktioner och bifoga relevanta dokument säkerställs smidig verksamhet och finansiell tydlighet.

Leverantörer i Flowtly bör organiseras i Leverantörsgrupper för att klassificera olika typer av leverantörer och underleverantörer. Dessa grupper kan hanteras i Organisationsinställningarna under avsnittet Leverantörsgrupper.

Varje leverantör bör tilldelas en specifik grupp baserat på vilken typ av tjänster de tillhandahåller. För att hantera leverantörsgrupper:

1. Gå till Organisationsinställningar.
2. Välj avsnittet Leverantörsgrupper.
3. Klicka på "Lägg till leverantörsgrupp" för att skapa en ny kategori.
4. Ange gruppnamnet och välj lämplig typ.
5. Spara gruppen så att den blir tillgänglig för leverantörsklassificering.

Typer av Leverantörsgrupper:

• Standard – Regelbundna underleverantörer som tillhandahåller tjänster.
• Intäkt – Leverantörer kopplade till intäktsgenererande aktiviteter.
• Utdelning – Leverantörer associerade med utdelningsbetalningar.
• Intern – Interna kostnadsallokeringar.

Efter skapandet kan en leverantörsgrupp redigeras om det behövs.

Leverantörsvy

Genom att välja Leverantörer från huvudmenyn visas en lista över alla befintliga leverantörer, organiserade efter status. Denna vy hjälper till att spåra leverantörsinformation, kategorisera utgifter och hantera finansiella relationer effektivt.

Varje leverantörspost inkluderar:

• Namn – Leverantörens registrerade namn.
• Grupp – Den kategori leverantören tillhör (endast redan skapade leverantörsgrupper kommer att vara valbara).
• Beskrivning – Ytterligare detaljer om leverantören (om sådan finns).
• Redigera-knapp – Gör det möjligt för användare att uppdatera leverantörsdetaljer.

Lägga till en ny leverantör

För att lägga till en ny leverantör:

• Klicka på knappen "Lägg till leverantör" i det övre högra hörnet av sidan.
• Ange leverantörens uppgifter, såsom:
  • Namn (Obligatoriskt) – Leverantörens officiella namn eller företagsnamn.
  • TIN (Skatteregistreringsnummer) – Används för skatte- och regelefterlevnad.
  • Matcha Regex – Ett mönster som används för automatisk matchning av transaktioner kopplade till denna leverantör.
  • Status (Obligatoriskt) – Anger om leverantören är aktiv eller inaktiv.
  • Cyklisk – Om aktiverad, indikerar återkommande betalningar (t.ex. månatliga prenumerationer, löner).
  • Fast belopp – Markerar denna leverantör för fasta, återkommande betalningar istället för variabla belopp.
  • Kräv bilaga – Om markerad kommer transaktioner kopplade till denna leverantör att kräva styrkande dokument (t.ex. fakturor, kvitton).
  • Exkludera från diagram – Exkluderar denna leverantörs transaktioner från kostnadsdiagram för rapportering.
  • Ägare/Anställd – Kopplar leverantören till en specifik intern anställd som är ansvarig för att hantera relationen.
  • Leverantörsgrupp (Obligatoriskt) – Kategoriserar leverantören i en fördefinierad grupp.
  • Skattesats – Anger eventuell tillämplig skattesats för betalningar till denna leverantör.
  • Betalningsfrist – Standardbetalningsfristen som används för denna leverantör.
  • Budget – Tilldelar leverantörsutgifter till en specifik, redan skapad budget för spårning (visas endast om Budgetmodulen är aktiv).
  • Beskrivning – Ytterligare detaljer om leverantören (t.ex. avtalsvillkor eller särskilda villkor).
• Spara leverantören för att göra den tillgänglig för framtida transaktioner.

Efter skapandet kommer leverantören att visas i listan över Aktiva eller Inaktiva leverantörer, beroende på vilken status som valdes vid skapandet.

Kostnadsdiagram

Dessutom kan du granska Kostnadsdiagram genom att klicka på den dedikerade knappen nära sidhuvudet högst upp på sidan. Kostnadsdiagramvyn i Flowtly ger en visuell översikt över utgifterna för olika leverantörsgrupper över tid. Denna funktion hjälper ekonomiteam att analysera utgiftsmönster, följa kostnadstrender och fatta datadrivna finansiella beslut. Den övre delen av vyn innehåller ett staplat ytdiagram som visar totala leverantörsutgifter över tid.

Viktiga insikter inkluderar:

Övergripande utgiftstrender – Diagrammets höjd indikerar den totala utgiften för varje period. Kategoribaserad utgiftsfördelning – Olika färger representerar olika leverantörsgrupper, vilket gör det enkelt att identifiera var de flesta kostnaderna allokeras. Månatliga kostnadsvariationer – Toppar och dalar belyser fluktuationer i utgifter, vilket hjälper till att följa säsongstrender eller oväntade kostnadsökningar.

Genom att hålla muspekaren över diagrammet kan användare se exakta värden för varje leverantörskategori under en specifik månad.

Under diagrammet visar en detaljerad tabell en uppdelning av kostnader per leverantörsgrupp över flera månader. Varje rad representerar en specifik leverantörskategori, och kolumnerna visar månatliga utgifter.

Kolumn för Leverantörsgrupp – Listar olika grupper av leverantörer (t.ex. B2B, Extern, IT-utrustning, Utbildning). Kolumner för Månatliga kostnader – Visar registrerade utgifter per månad för varje leverantörsgrupp. Negativa eller nollvärden – Indikerar återbetalningar, korrigeringar eller inga registrerade transaktioner för kategorin.

Redigera leverantör

Det är möjligt att redigera befintliga leverantörer. Redigeringsvyn erbjuder inte bara redigeringsläge, utan också en möjlighet att visa och bifoga dokument samt en översikt över alla transaktioner kopplade till denna leverantör. För att komma åt redigeringsläget klickar du på knappen Redigera (pennan) för den specifika leverantören i listan.

Översiktsflik

På fliken Översikt kan du se och uppdatera all information som angavs vid leverantörens skapande.

Dokumentflik

Fliken Dokument i leverantörsprofilen ger användare möjlighet att:

• Ladda upp och lagra leverantörsavtal, överenskommelser, NDA:er och andra relevanta filer.
• Följa utgångsdatum för avtalsförnyelser.
• Visa, ladda ner och radera dokument vid behov.
• Upprätthålla organiserad och säker dokumentation för regelefterlevnad och granskning.

Varje dokumentpost inkluderar följande kolumner:

Typ – Anger dokumentets kategori (t.ex. Leverantörsavtal, NDA). Anteckningar – Ytterligare anmärkningar om dokumentet. Utgångsdatum – En platshållare för att följa avtalets giltighet (Utgångsdatum kan endast anges om det är aktiverat för den specifika dokumenttypen i organisationsinställningarna). Bifogad fil – Ger användare möjlighet att ladda ner eller förhandsgranska det uppladdade dokumentet. Redigerings- och borttagningsalternativ – Möjliggör ändring eller borttagning av dokument.

För att lägga till ett nytt leverantörsdokument:

• Klicka på knappen "Lägg till dokument" i det övre högra hörnet.
• Fyll i de obligatoriska fälten:
• Dokumenttyp – Välj bland redan skapade dokumenttyper eller lägg till en ny. (Genom att klicka på "+"-knappen nära fältet Dokumenttyp omdirigeras du till sidan under Organisationsinställningar. Här kan du lägga till en ny dokumenttyp och koppla den till enheten Leverantör för att den ska synas i listan över leverantörsdokument. Knappen visas endast för användare med rollen Dokumentansvarig).
• Bifogad fil – Ladda upp relevant avtal eller dokument.
• Anteckningar – Ange ytterligare detaljer om dokumentet (valfritt).
• Klicka på "Lägg till" för att spara dokumentet till leverantörsprofilen.

Hantera och följa leverantörsdokument:

• Visa och ladda ner – Klicka på ögonikonen för att förhandsgranska dokumentet, eller nedladdningsikonen för att spara en lokal kopia.
• Redigera dokumentinformation – Klicka på redigeringsikonen för att uppdatera dokumentanteckningar eller utgångsdatum.
• Radera dokument – Klicka på papperskorgsikonen för att ta bort inaktiva eller felaktiga filer.

Transaktionsflik

På fliken Transaktioner kan du granska diagram och alla transaktioner kopplade till den specifika leverantören. För mer information, besök artikeln om Transaktionshantering.

Exempel på användningsfall

• Effektiv leverantörshantering: Centralisera all information om externa leverantörer, underleverantörer och tjänsteleverantörer på ett och samma ställe för enkel åtkomst och hantering.
• Kostnadskategorisering och analys: Gruppera leverantörer efter typ (t.ex. Standard, Intäkt, Utdelning) för att korrekt kategorisera utgifter och analysera utgiftsmönster över tid med hjälp av kostnadsdiagram.
• Effektiviserade finansiella operationer: Hantera betalningsfrister, följa återkommande betalningar och säkerställa korrekt dokumentation genom att kräva bilagor för specifika leverantörstransaktioner.
• Regelefterlevnad och granskningsberedskap: Lagra och hantera alla leverantörsrelaterade dokument, såsom avtal och NDA:er, direkt i Flowtly för att upprätthålla en organiserad och säker spårbarhet för granskningar.