Transaktionshantering

När en kund eller annan part betalar en faktura, registreras betalningstransaktionen på ditt bankkonto, vilket även inkluderar transaktioner för underleverantörer. Alla transaktioner kan återfinnas genom att klicka på knappen ”Transaktioner” för det valda bankkontot.

Vyn Transaktioner ger en översikt i realtid över alla finansiella händelser för länkade bankkonton. Denna sektion hjälper ekonomiteam att spåra betalningar, stämma av avvikelser och övervaka kassaflödet. Vyn består av två delar: högst upp presenteras en grafisk representation av saldoförändringar över tid, och därunder visas en detaljerad lista över varje transaktion.

Vad vyn visar:

• Aktuellt saldo: Visar de totala tillgängliga medlen för det valda bankkontot.
• Transaktionshistorik: Listar alla behandlade och väntande transaktioner.
• Filtreringsalternativ: Ger möjlighet att filtrera efter datumintervall, underleverantör eller belopp.
• Bilagekolumn: Indikerar om stödjande dokument (t.ex. fakturor, kvitton) saknas eller krävs.
• Underleverantörslänkning: Visar information om underleverantörer som behöver kopplas eller uppdateras.
• Varje underleverantör i tabellen har en klickbar ikon till vänster, vilket ger enkel åtkomst till underleverantörens sida för att granska eller uppdatera uppgifter.

När du klickar på en specifik transaktion öppnas en sidopanel med detaljerade hanteringsalternativ för transaktionen. Denna funktion möjliggör för ekonomiteam att effektivt granska och uppdatera enskilda transaktioner.

Funktioner tillgängliga i sidopanelen:

• Lägg till bilaga – Ladda upp underlag som fakturor, kvitton eller avtal. Det är också viktigt att välja Mottagandedatum för att säkerställa korrekt redovisning och efterlevnad.
• Koppla befintliga bilagor – Om dokument redan har laddats upp men ännu inte är kopplade till denna transaktion, kan de kopplas här. Du kan enkelt hitta bilagan i listan och klicka på knappen ”Bifoga”.
• Tilldela budget – Koppla transaktionen till en specifik budget för noggrann finansiell spårning. Denna funktion är endast tillgänglig om budgetmodulen är aktiv.

Sektion för transaktionsdetaljer Val av underleverantör – Tilldela eller uppdatera den underleverantör som är kopplad till transaktionen. Kopplad månad – Definiera den relevanta finansiella perioden för rapporteringsändamål. Transaktionsbelopp & Saldo efter transaktion – Visar transaktionens finansiella påverkan och uppdaterat kontosaldo.

Bilagor Här har du möjlighet att granska kopplade bilagor i förekommande fall, ladda ner dem eller helt ta bort dem om de har kopplats felaktigt.

Det finns ett alternativ att direkt ladda ner MT940-filen från vyn Transaktioner i huvudmenyn, via en ikon i det övre högra hörnet. Efter att filen laddats ner kommer den automatiskt att länkas till det valda bankkontot.

En uppladdad kontoutdragsfil tilldelas ett bankkonto genom att jämföra kontonumret i filen med de kontonummer som är konfigurerade för dina bankkonton. Ett bankkonto sparat utan kontonummer kan inte delta i den jämförelsen och tar aldrig emot ett kontoutdrag automatiskt — se Bankkonton för var du fyller i det.

Underleverantörstransaktioner

Hur fungerar det?

Betala underleverantören via din bank (utanför Flowtly). Spara betalningsbekräftelsen eller banktransaktionsuppgifterna för avstämning. För att återspegla betalningen i Flowtly, importera ditt kontoutdrag (MT940-fil) till systemet. Flowtly kommer automatiskt att matcha betalningar mot underleverantörer baserat på belopp, betalningsreferens och underleverantörens information. Om Flowtly inte automatiskt matchar en transaktion kan du manuellt koppla den till relevant underleverantör.

Underleverantörer som tillhör en intern kostnadsgrupp utesluts från dessa automatiska förslag, så att en intern överföring inte föreslås som en leverantörsbetalning även om underleverantörens namn förekommer i transaktionsbeskrivningen. Du kan fortfarande tilldela en sådan underleverantör till transaktionen manuellt.

Navigera till Underleverantörer i huvudmenyn och välj relevant underleverantör. Under fliken Transaktioner listas alla betalningar kopplade till den underleverantören. Denna flik ger en strukturerad översikt över alla finansiella transaktioner relaterade till en specifik underleverantör, vilket gör det enkelt att spåra historiska betalningar, saknade bilagor och finansiella trender.

Huvudfunktioner för fliken Underleverantörstransaktioner:

• Grafisk översikt – Visar en visuell presentation av transaktioner över tid.
• Detaljerad transaktionslista – Visar alla transaktioner kopplade till underleverantören, inklusive betalningsdatum, belopp och status.
• Bilage­status – Indikerar om en transaktion har ett tillhörande dokument (t.ex. faktura, betalningsbevis).
• Finansiell trendanalys – Hjälper till att övervaka underleverantörskostnader över tid (månader och år).

När du klickar på en transaktion öppnas en sidopanel med detaljerade hanteringsalternativ för transaktionen. Denna funktion möjliggör för ekonomiteam att effektivt granska och uppdatera enskilda transaktioner. Detaljer beskrivs i avsnittet Funktioner tillgängliga i sidopanelen.

Du kan också hantera transaktionsbilagor här, på samma sätt som för bankkontotransaktioner.

Kundtransaktioner

Hur fungerar det?

För att återspegla kundbetalningar i Flowtly, importera ditt kontoutdrag (MT940-format) till systemet (vyn Transaktioner i huvudmenyn). Flowtly kommer automatiskt att upptäcka inkommande betalningar och försöka matcha dem med befintliga kundfakturor. Om systemet hittar en matchning kommer det att koppla transaktionen till korrekt faktura under motsvarande kundprofil. Fliken Betalningar i en kundprofil ger en strukturerad översikt över alla utfärdade fakturor och deras tillhörande betalningar. Om en betalning inte matchas automatiskt kan du manuellt koppla den genom att hitta fakturan under fliken Betalningar och klicka på ”Tilldela transaktion”. Detta öppnar en dialogruta med importerade transaktioner som inte matchats eller som inte använts fullt ut. Du kan också ange transaktionsbeloppet här.

Efter det kommer transaktionen att matchas med fakturan, och fakturans betalda belopp samt status kommer att uppdateras. Du kan ta bort redan kopplade transaktioner, vilket även resulterar i en omräkning.

Exempel på användningsfall

• Avstämning av kontoutdrag: Matcha enkelt importerade banktransaktioner med interna poster för att säkerställa att alla ekonomiska händelser redovisas och att avvikelser åtgärdas skyndsamt.
• Spåra underleverantörsbetalningar: Övervaka alla utgående betalningar till underleverantörer, koppla dem till specifika avtal eller projekt och säkerställ att alla underlag som fakturor eller betalningsbekräftelser är tillagda.
• Hantera kunders inbetalningar: Koppla automatiskt eller manuellt inkommande kundbetalningar till obetalda fakturor, uppdatera deras betalningsstatus och upprätthålla en noggrann översikt över fordringar.
• Förberedelse för revision: Se till att alla transaktioner har nödvändiga bilagor (fakturor, kvitton) kopplade, vilket underlättar effektivare revisioner och enklare efterlevnadskontroller genom att ha en centraliserad och organiserad dokumentation.